身在職場(chǎng)，我們經(jīng)常會(huì)有這樣的同感，明明已經(jīng)很努力的去工作，但每到下班前手頭還是遺留一堆的活兒沒(méi)處理，于是很容易開始抱怨工作量安排不合理，跨部門配合效率低等等表面的現(xiàn)象。殊不知，在你身邊還有這樣一群神一樣存在的人，他們工作量更飽滿，面對(duì)的情況更復(fù)雜、每天的工作卻能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，貌似閑庭信步，悠然有余。而造成這種反差的重要原因之一，就是對(duì)時(shí)間的高效規(guī)劃的合理應(yīng)用，要破解工作效率低的桎梏，讓我們一起了解一種行之有效的時(shí)間管理方法——時(shí)間管理四象限法
簡(jiǎn)單而言，時(shí)間管理四象限的概念，是將我們要處理的事情，按照重要，緊急兩個(gè)緯度分類在四個(gè)象限中，對(duì)每個(gè)象限里的事情提出高效的處理思路和方法。
如圖所示，第一象限為重要且緊急，需要我們優(yōu)先處理刻不容緩的事情；第二象限為重要不緊急，需要我們提前做好計(jì)劃，一步一步持續(xù)推進(jìn)完成的事情；第三象限為緊急不重要，我們的工作時(shí)間往往浪費(fèi)在這里，是需要我們重點(diǎn)管控的；第四象限為既不緊急也不重要，酌情去做。
時(shí)間管理四象限中，我們重點(diǎn)說(shuō)一說(shuō)第二和第三象限。第二象限是重要不緊急的事情，第一種情況是需要較長(zhǎng)周期才能完成但目前不急于完成的工作，第二種情況是對(duì)我們的未來(lái)發(fā)展、成長(zhǎng)積累至關(guān)重要的事情，比如學(xué)習(xí)充電，鍛煉身體，需要我們每天進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn)的事情。可以看出兩種類型的事情都需要我們做好計(jì)劃分解，將大塊的工作分解到每一天，每天完成一部分，日積月累最終完成。
雖然這個(gè)象限的事情不緊急，但如果我們忽視了日清日結(jié)的推進(jìn)，在不久的將來(lái)，這些事情將會(huì)演變成需要我們投入更多時(shí)間和精力去處理的緊急事情，從重要不緊急象限轉(zhuǎn)移到重要且緊急的象限，到那個(gè)時(shí)候，我們面臨的壓力會(huì)很大。職場(chǎng)中很多浪費(fèi)時(shí)間的情況并不在于執(zhí)行效率低下，而是時(shí)間計(jì)劃管理沒(méi)有做好，不急的事情沒(méi)有分解到每天去做，而是拖延到不得不做的時(shí)候，把小事變成大事，把不急變得緊急，我們必須注意，不要將重要不緊急的事情慢慢拖延成重要且緊急的事，這是最常見(jiàn)的時(shí)間管理誤區(qū)。
第三象限是緊急不重要的事情，例如常規(guī)事務(wù)性工作、節(jié)點(diǎn)統(tǒng)計(jì)性工作等等，不得不做但卻不那么重要。對(duì)于這類事情，最有效的處理方式是提前安排，合理計(jì)劃。我們每天的工作按不同的時(shí)段會(huì)表現(xiàn)不同的效率，這叫做工作效率曲線。通常而言，人們?cè)谏衔?－11時(shí)，15－17時(shí)的工作效率會(huì)更高些。我們應(yīng)該將重要的事情放在效率最高的時(shí)段去做，而將緊急不重要的事安排在其它時(shí)段；另外，如果可以將任務(wù)分配給多人，通過(guò)效率杠桿來(lái)節(jié)約時(shí)間，或采取輪職承擔(dān)的方式節(jié)省個(gè)人時(shí)間。
《禮記·中庸》有云：“凡事豫（預(yù)）則立，不豫（預(yù)）則廢”。沒(méi)有事先的計(jì)劃和準(zhǔn)備，就不能達(dá)到預(yù)期的效果。從某種意義上講，人的一生就是一個(gè)時(shí)間管理的過(guò)程，時(shí)間管理的意義在于提前規(guī)劃，時(shí)間管理的本質(zhì)是任務(wù)分解與合理計(jì)劃，這是做好一切工作的基礎(chǔ)。
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