“秘書(shū)”，是決策者的守門(mén)人，是主管資料處理中心。是一個(gè)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位不可或缺的組成部分，在單位里起到一個(gè)舉足輕重的作用。除了是主管的左右手，更是構(gòu)筑起主管與部屬間的橋梁，文秘工作本來(lái)就是個(gè)苦差事，水平太高的可能不愿意干，而素質(zhì)不高的也無(wú)法法勝任。因此說(shuō)一個(gè)文秘人員素質(zhì)的高低，直接體現(xiàn)著文秘工作的強(qiáng)弱，直接體現(xiàn)著該文秘人員是否對(duì)本職工作盡職盡責(zé)。
要做好一名秘書(shū)，無(wú)論是在政府工作部門(mén)，還是在商業(yè)企業(yè)，在行事工作中，都有很多相同的地方，比如說(shuō)做好上司的左右手，能夠?yàn)樯纤境鲋\劃策，在關(guān)鍵時(shí)候，為上司解圍，而且要與上司達(dá)成一種工作上的默契等等。
身為秘書(shū)，其實(shí)是一種自我挑戰(zhàn)，更是為晉升為主管作準(zhǔn)備；因?yàn)椋?dāng)你身處混亂而應(yīng)付自如，那么，一切的一切，都已在你的掌握之中。
做好一名秘書(shū)，最起碼的也要遵紀(jì)守法、愛(ài)崗敬業(yè)、辦事公道、合作共贏、甘于平凡、合理展示、自尊自重、克勤克儉、誠(chéng)實(shí)守信，這些是秘書(shū)基本的職業(yè)道德。秘書(shū)要做好上下關(guān)系，內(nèi)外溝通，加強(qiáng)與各部門(mén)各基層單位和上下級(jí)之間的聯(lián)絡(luò)，做好上情下達(dá)、下情上傳工作。要妥善協(xié)調(diào)各方利益和立場(chǎng)，以積極態(tài)度努力尋求解決矛盾和爭(zhēng)執(zhí)的辦法。積極解決職能范圍中的各種問(wèn)題。秘書(shū)要認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)的決定和命令，服從大局，相互配合，相互支持，團(tuán)結(jié)一致，勇于做好自我批評(píng)，努力勤勤懇懇的做好本職工作。
與上司之間要建設(shè)良好的關(guān)系，要懂得察言觀色。做事要做到領(lǐng)導(dǎo)想到之前，成功的秘書(shū)就是要有敏銳的觀察能力，同時(shí)，較強(qiáng)的觀察、分析能力也有助于培養(yǎng)秘書(shū)主動(dòng)思維習(xí)慣，有助于養(yǎng)成秘書(shū)主動(dòng)自覺(jué)地去發(fā)現(xiàn)和解決工作中難題的習(xí)慣，也有助于秘書(shū)擺脫平庸，成為出類拔萃的人才。
秘書(shū)要贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任，很重要的一點(diǎn)是讓領(lǐng)導(dǎo)感受到你的坦誠(chéng)。敢于實(shí)事求是，說(shuō)真話，報(bào)實(shí)情，學(xué)會(huì)從領(lǐng)導(dǎo)的眼神中和動(dòng)作中領(lǐng)悟意旨，工作中的事情不要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)保密或隱埋，要以開(kāi)放而坦率的態(tài)度與領(lǐng)導(dǎo)交流。以理服人不是說(shuō)服領(lǐng)導(dǎo)的最高原則，如果你沒(méi)能讓領(lǐng)導(dǎo)感受到你的坦誠(chéng)，那即使你把每一項(xiàng)事講得非常明白，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)卻是一點(diǎn)用沒(méi)有，人是有感情色彩的動(dòng)物，生活中情大于理的事比比皆是，在感情與道理之間，人往往側(cè)重于感情，當(dāng)然領(lǐng)導(dǎo)也不例外。
秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)是一致的。在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的的過(guò)程中，應(yīng)盡可能保持步調(diào)一致，秘書(shū)要了解領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖和工作打算，甚至還要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和工作習(xí)慣，要盡力在工作目標(biāo)、任務(wù)、進(jìn)度、方式方法上配合好上司，與上司保持一致。任何人都難免會(huì)犯錯(cuò)誤，錯(cuò)誤本身并不要緊，要緊的是在工作中出現(xiàn)紕漏或錯(cuò)誤后，應(yīng)主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通、交流，以期得到領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、指正和幫助，同時(shí)取得領(lǐng)導(dǎo)諒解。
與領(lǐng)導(dǎo)工作的配合既是一種助力，也應(yīng)是一種合力，應(yīng)該是相加，而不是相減或抵消。與領(lǐng)導(dǎo)有不同的能力結(jié)構(gòu)。在事務(wù)性和技術(shù)性工作中，部分的代替領(lǐng)導(dǎo)的工作，以節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間、體力和精力去關(guān)注更重要的事情。要想成為一名成功的秘書(shū)，就要把自己誠(chéng)信的一面展現(xiàn)出來(lái)，秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，有各種能帶來(lái)名利條件的優(yōu)勢(shì)，所以要想做一名好秘書(shū)，就必須具有正確的名利觀。要安于本分，不爭(zhēng)名、不圖利。
對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，忠誠(chéng)就是他的職業(yè)生命。在公司的所有機(jī)密里，人事問(wèn)題永遠(yuǎn)是秘中之秘，公司上層領(lǐng)導(dǎo)的工作變動(dòng)，由于工作作風(fēng)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)格的不同，必然會(huì)導(dǎo)致公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和手段的變化，從而對(duì)客戶和競(jìng)爭(zhēng)者都會(huì)造成相應(yīng)影響，影響本公司整體部署和工作安排，從而損害公司利益。
要善于體察，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。理解領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各項(xiàng)具體工作的意圖，了解領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣，并科學(xué)合理的安排好自己的工作，才能正確及時(shí)的提供服務(wù)，才能與領(lǐng)導(dǎo)之間打成默契配合的境地。樂(lè)于吃苦，累而無(wú)怨，作為秘書(shū)應(yīng)該做到周密、細(xì)致、充分有效地提高自己的工作效率，要忙而不亂，少出紕漏。作為助手的秘書(shū)人員付出的有效勞動(dòng)越多，越能提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。
無(wú)論何時(shí)何地，秘書(shū)都應(yīng)該廉潔奉公，做到公私分明。加強(qiáng)自律，要做到廉潔奉公，就要培養(yǎng)自己的自律精神，沒(méi)人監(jiān)督，就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)的一種信任，這種信任是秘書(shū)職業(yè)成長(zhǎng)道路上的一種最寶貴的資源，一旦濫用上司不僅不會(huì)再信賴你了，反而會(huì)加倍懲罰你。自我約束，既是自我管理和自我發(fā)展的需要，也是對(duì)自己價(jià)值觀的一種尊重。
避免感情用事。無(wú)論是對(duì)公司內(nèi)部的職員，還是對(duì)公司外部的客人，不合理的或自己做不到的請(qǐng)求，當(dāng)然要拒絕，拒絕時(shí)，除了提出替代建議，還可以每隔一段時(shí)間去問(wèn)問(wèn)對(duì)方的情況，讓他們也了解自己的苦衷與立場(chǎng)，這樣就可以減少因拒絕而帶來(lái)的負(fù)面影響。
做事縝密，不存僥幸心理。秘書(shū)在工作中必須縝密周到，養(yǎng)成做事留有余地的習(xí)慣。優(yōu)秀的秘書(shū)就像優(yōu)秀的棋手，在走第一步的時(shí)候，要能看到第二步，想到第三步。大多數(shù)人都吃過(guò)“沒(méi)想到”的苦頭。學(xué)會(huì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，特別是從教訓(xùn)中找出差距，吃一塹，長(zhǎng)一智。循序漸進(jìn)完善自己。
適當(dāng)保持沉默。秘書(shū)在處理錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系時(shí)，最好保持適當(dāng)?shù)某聊灰獰嶂杂诖蚵?tīng)公司的“內(nèi)幕”消息，即使自己知道一些內(nèi)情也不要談?wù)摚谟龅礁鞣N人事是非時(shí)裝些“糊涂”，遠(yuǎn)離是是非非，這樣不至于被各種是非“旋渦”所吞沒(méi)。但并不放棄原則，明哲保身。當(dāng)上司就有關(guān)問(wèn)題向你了解事情的真實(shí)情況時(shí)，那你就要如實(shí)匯報(bào)情況，哪怕是要得罪一些人，因?yàn)楣镜睦嬗肋h(yuǎn)高于個(gè)人的利益。
基本職責(zé)：
1. 接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話；接待來(lái)訪人員。
2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負(fù)責(zé)上司辦公室的清潔衛(wèi)生。
4. 做好會(huì)議紀(jì)要。
5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。
6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。
7. 負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。
8. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。
9做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。
10. 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。
11. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。
12社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。
13統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。
14管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。
15 接受其他臨時(shí)工作.
秘書(shū)做的事情都是很零碎的，說(shuō)起來(lái)不重要，但是如果不及時(shí)、不花時(shí)間、不花心思是做不好的。這些雜事、瑣碎事、小事，事無(wú)巨屑，老板吩咐的事情都是頭等大事，千萬(wàn)不要因?yàn)榇中亩稿e(cuò)誤，這是最不值得的。這種粗心而犯的錯(cuò)誤最容易讓老板留下深刻的印象，而從忽略你以前可能做過(guò)的一百件好事。
老板的公事，甚至私事都要記在心上，千萬(wàn)不要因?yàn)樽约旱氖д`而錯(cuò)過(guò)了老板的一個(gè)約會(huì)或者提醒。不要因?yàn)樽约菏嵌麻L(zhǎng)秘書(shū)了就覺(jué)得自己了不起了，你只是老板的傳聲筒，不要加上自己的主觀意志強(qiáng)加于人，記得和其他部門(mén)經(jīng)理、小職員打好交道，不偏不倚、四通八達(dá)才是做人之道。做秘書(shū)的工作永遠(yuǎn)沒(méi)有盡頭的，耐心、心細(xì)就可以做好事情。
秘書(shū)工作的角色特點(diǎn)：
（一）綜合性 領(lǐng)導(dǎo)工作是全面性的工作，其所涉及的管轄范圍的深度和廣度就決定了秘書(shū)工作的紛繁復(fù)雜特性。
（二）服務(wù)性 為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是文秘工作的永主題，對(duì)上級(jí)的合理要求來(lái)通過(guò)自己努力工作來(lái)滿足，并在具體的工作過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)。
（三）事務(wù)性 辦文、辦會(huì)、辦信（電）、收發(fā)公文、撰寫(xiě)文稿、轉(zhuǎn)接電話、接待來(lái)訪、安排日程、上傳下達(dá)等，周而復(fù)始，大多是以辦事形式表現(xiàn)出來(lái)。
（四）政治性 堅(jiān)持黨的路線，方針和國(guó)家的法規(guī)法令，因而文秘人員應(yīng)具有政治敏銳性和判斷力。
（五）機(jī)要性 文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，接觸重要文件，經(jīng)管機(jī)密，絕密事項(xiàng)，參加有關(guān)會(huì)議，提前知道某些重要決定和信息，這種機(jī)要性，要求有保密意識(shí)，遵守保密紀(jì)律。
（六）服從性 辦任何事情，處理任何職務(wù)，都只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神，而不能擅自做主決定某項(xiàng)任務(wù)。
秘書(shū)的七種角色：
概括地說(shuō)，秘書(shū)的基本角色就是領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職責(zé)和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和商務(wù)活動(dòng)。實(shí)行組織和社會(huì)管理。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系式秘書(shū)最重要、最基礎(chǔ)的社會(huì)關(guān)系。
（一）領(lǐng)導(dǎo)的助手 在領(lǐng)導(dǎo)的授意下處理事務(wù)
（二）領(lǐng)導(dǎo)的幫手 可以處理在單位領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生的有關(guān)部門(mén)活動(dòng)
（三）領(lǐng)導(dǎo)的腦筋 是領(lǐng)導(dǎo)的咨詢?nèi)藛T和決策參謀，秘書(shū)的思維往往是領(lǐng)導(dǎo)思維的前導(dǎo)和補(bǔ)充。
（四）政策活動(dòng)中的紐帶 在上級(jí)與平級(jí)、下級(jí)在領(lǐng)導(dǎo)與員工的關(guān)系中，秘書(shū)是傳達(dá)文件和溝通的關(guān)鍵。秘書(shū)負(fù)責(zé)溝通政務(wù)渠道，加強(qiáng)聯(lián)系，使上情下達(dá)，下情上傳，起到橋梁和紐帶作用。
（五）決策中的監(jiān)督員 在領(lǐng)導(dǎo)的決策、決定頒布實(shí)施以后，秘書(shū)具有負(fù)責(zé)、檢查、督辦、催辦落實(shí)的義務(wù)和權(quán)利。
（六）領(lǐng)導(dǎo)的資料庫(kù) 秘書(shū)具有搜集、掌握、儲(chǔ)存經(jīng)濟(jì)、行政社會(huì)方面的信息，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供必要的信息，管理單位的檔案和文書(shū)，保管與工作相關(guān)資料的責(zé)任。
（七）領(lǐng)導(dǎo)的隨員和具體事務(wù)的組織者。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的組織者，在正式活動(dòng)場(chǎng)合，要做好領(lǐng)導(dǎo)的隨員，在公關(guān)形態(tài)的表現(xiàn)中領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和事務(wù)活動(dòng)，比如：宴請(qǐng)，接待來(lái)訪，應(yīng)酬等。
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