提要：開好一次會議要知道會議的類型，要達(dá)到什么目的，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行內(nèi)容準(zhǔn)備、流程設(shè)計(jì)。普通員工在與多個(gè)客戶溝通時(shí)也可以按照開會的相關(guān)要求準(zhǔn)備和安排。日常工作中有哪些類型的會議，開一個(gè)高效的會議必須遵循哪些法制？
管理者不會開會會怎么樣？
幾乎所有的管理者都十分重視會議，但很多人不會開會。許多人抱怨“會議太多”，他們大部分的工作時(shí)間都花費(fèi)在冗長的文山會海之中，時(shí)間長、收獲少，讓人感到沮喪和疲憊。
他們迷惑：為什么總有些與會者的發(fā)言不著邊際；為什么會議開了幾個(gè)小時(shí)之后問題依然懸而未決；為什么會議結(jié)束后仍不清楚下一步該做些什么；為什么會上各部門相互推諉扯皮；為什么會議總是沒完沒了。
這些迷惑以及由此帶來的種種問題，都是對會議的理解不足、準(zhǔn)備不充分造成。常見的誤區(qū)是，會議的組織者只重視信息的輸出，忽視互動與反饋，忽視流程，忽視會后的落實(shí)和考核。
會議是集中溝通，是組織建設(shè)的重要形式和手段，通過會議溝通，統(tǒng)一思想，解決問題，一致行動。
工作中有哪些類型的會議
工作中各種會議可以按參會對象分為內(nèi)部會議和外部會議，最常見是內(nèi)部會議，大體可以分為以下幾種。
會議類型 | 會議目的 | 會議對象 | 會議要解決的問題 | 建議的方式 |
決策會 | 對事務(wù)進(jìn)行決策，明確每個(gè)關(guān)聯(lián)方的責(zé)任和范圍，并制定工作計(jì)劃 | 所有關(guān)聯(lián)團(tuán)隊(duì)的決策人及核心骨干 | 達(dá)成對事務(wù)的統(tǒng)一認(rèn)知并明確各個(gè)關(guān)聯(lián)方的職責(zé)和工作 | 方桌會議(體現(xiàn)主次) |
協(xié)調(diào)會 | 解決事務(wù)推動過程中發(fā)現(xiàn)的問題小范圍 | 部分團(tuán)隊(duì)的決策人及部分核心骨干 | 解決對推動過程中發(fā)現(xiàn)的問題，解決推動過程中存在的“負(fù)面”認(rèn)識 | 圓桌會議(圓桌代表公平) |
摸底會 | 了解現(xiàn)狀和關(guān)聯(lián)方的態(tài)度 | 所有關(guān)聯(lián)團(tuán)隊(duì)的決策人 | 摸清楚會議討論事件所要面對的現(xiàn)狀，特別是大家對于你想要推動事務(wù)的態(tài)度 | 小范圍圓桌會議 |
吹風(fēng)會 （動員會） | 給會議進(jìn)行造勢 | 所有關(guān)聯(lián)團(tuán)隊(duì)的決策人及核心骨干 | 對所要推動事務(wù)進(jìn)行造勢”，讓大家認(rèn)識到事情的重要性/正確性 | 講臺式的大范圍會議 |
碰頭會 | 及時(shí)同步信息 會議 | 工作相關(guān)負(fù)責(zé)人 | 關(guān)聯(lián)方信息不同步 | 小范圍段時(shí)間的會議，比如站會 |
通氣會 | 及時(shí)向上/外同步信息 | 更高級別的決策人 | 工作中上下級/內(nèi)外信息不同步 | 發(fā)布會或者通過通告、郵件等方代替 |
高效會議的五大黃金法則
明確會議主題和議程。
如果確實(shí)要開會，要準(zhǔn)備好會議的議程，討論哪些問題。需要多長時(shí)間。這樣會議才有針對性
確定誰來參加會議。
根據(jù)會議的主題，考慮誰有決策權(quán)，誰有相關(guān)知識和信息。誰的工作會受相關(guān)決策影響，以及誰需要執(zhí)行決策。盡量避免無關(guān)人員參加。
會中有效控制。
主持人要緊緊圍繞會議的議程引導(dǎo)討論，避免岔開話題。讓相關(guān)人員充分發(fā)表意見?？刂茣h的進(jìn)展，盡量準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會議。時(shí)間上有壓力也有助于聚焦討論。
會議要有結(jié)論和記錄。
養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣既有利于會后工作開展，也能夠促進(jìn)會議中的討論更集中有效。
會后要進(jìn)行跟進(jìn)。
會議過程中形成的行動方案，誰需要做什么，什么時(shí)候完成，要能夠得到追蹤和檢查。
會前準(zhǔn)備、會間服務(wù)、會后處理三個(gè)階段的重點(diǎn)工作
（一）會前準(zhǔn)備階段工作要點(diǎn)
除工作例會和小型會議、臨時(shí)性會議，準(zhǔn)備工作可適當(dāng)簡化外，一般會議都要根據(jù)實(shí)際需要，在會前做好以下準(zhǔn)備工作。
1.確定會議主題、制定會議方案和實(shí)施計(jì)劃。對會議的名稱、主旨、形式、規(guī)模、會期、議題、日程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)等拿出意見，提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據(jù)。
把會議中可能遇到的所有問題、面臨的所有矛盾和解決的所有辦法，盡可能地規(guī)劃設(shè)計(jì)好，越具體越省心。
較大型會議會務(wù)任務(wù)重，服務(wù)保障的部門多，要根據(jù)需要，組成會務(wù)工作班子，召開會議籌辦工作協(xié)調(diào)會。
2.會議通知和物料。一般應(yīng)提前發(fā)出會議通知，給參加會議的人員留出準(zhǔn)備時(shí)間。會議通知一般包括“八要素”：即會名、主要內(nèi)容、參加人員、報(bào)到時(shí)間、會期、會址、著裝、注意事項(xiàng)。注意事項(xiàng)主要講需要攜帶什么材料或物品，要不要提前準(zhǔn)備發(fā)言。通知的時(shí)機(jī)也要把握好。太早了，容易發(fā)生變化；太晚了，人家來不及做與會準(zhǔn)備。另外，發(fā)通知也不能就事論事，有些事前和事后的東西也要考慮到。
大型會議要印制相關(guān)物料，包括會議票證、《會議須知》、席卡（座簽）、出席證、列席證、工作證，有的需要住房分配、餐桌劃分。
《會議須知》一般包括6個(gè)方面的內(nèi)容：即日程安排、會議編組、作息時(shí)間、會務(wù)組等會議保障人員的住室及電話號碼、文化生活安排、注意事項(xiàng)。
較大型會議還要安排醫(yī)生、護(hù)士，準(zhǔn)備娛樂活動。
根據(jù)會議類型，有些會議會議準(zhǔn)備文具、水果等。表彰會議還要購買獎品等。如果會議有選舉任務(wù)，要提前準(zhǔn)備選票、票箱、監(jiān)票和計(jì)票人胸簽及計(jì)票所需物品。
3.安排好生活保障。主要包括食宿、醫(yī)療、安全保衛(wèi)和通信4個(gè)方面。
會議方案確定后，要把會議人員、伙食標(biāo)準(zhǔn)及其他服務(wù)保障要求及時(shí)通知接會的招待所或賓館。會議報(bào)到前3至5天，要督促招待所或賓館進(jìn)行會議生活供應(yīng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備。會議報(bào)到前1至2天，負(fù)責(zé)會議住宿安排的工作人員應(yīng)到招待所或賓館，對與會人員的住室、床位和就餐桌位，固定到人，并貼好門簽、擺放好餐桌座簽。較大型會議都要安排醫(yī)生、護(hù)士及食品檢驗(yàn)人員，設(shè)立醫(yī)療化驗(yàn)室，抽調(diào)安全保衛(wèi)和執(zhí)勤人員。還要根據(jù)會議需要，增設(shè)通信線路，架設(shè)電話。
參會人員分布區(qū)域廣的，要安排接站。會期較長的，要籌辦文娛活動。文娛活動一般安排在晚上，時(shí)間不宜過長，以免影響次日開會。
4.會場布置
會場主要是兩項(xiàng)工作：一是布置主席臺，主要包括懸掛會標(biāo)、擺放背景、排定座次、架設(shè)并試用話筒。主席臺座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準(zhǔn)的要及時(shí)請示，不能自作主張。
二是會場座區(qū)的布設(shè)，一般要將正式出席人員安排在會場靠前和中間位置，列席人員和工作人員安排在靠后或兩邊位置。另外，對會場的供電、供暖（冷）、音響等設(shè)備要全面了解，如無把握，應(yīng)有應(yīng)急方案。大中型會議，要協(xié)調(diào)地方電源車和消防車到位備用。
（二）會議中：流程管控、時(shí)間管控、紀(jì)律管控、內(nèi)容管控、結(jié)論管控
流程管控：是對整體會議的議題流程進(jìn)行嚴(yán)格管控，最常見的一種情況就是前一個(gè)議題還沒有討論結(jié)束，下一個(gè)議題就開始，這樣很容易造成議題沒有結(jié)論決策。
時(shí)間管控：會議管控的時(shí)間需要按照規(guī)劃的會議時(shí)間進(jìn)行管控，管控每個(gè)與會者的發(fā)言時(shí)間、討論時(shí)間，以確保整體時(shí)間受控。
紀(jì)律管控：與會人員可能會在會議上講到某些信息時(shí)會爭吵或者哄堂大笑，也有的會議中不斷的接聽手機(jī)等等，這些都對會議進(jìn)程帶來影響。所以要對會議中爭吵、嬉笑及時(shí)制止，對于現(xiàn)場紀(jì)律氛圍時(shí)刻引導(dǎo)提示。
內(nèi)容管控：會議內(nèi)容的偏移是會議中最常見影響會議的情形，常常是會議議題內(nèi)容發(fā)散、針對某些細(xì)節(jié)過度討論、或者直接偏離主題聊其他話題等等，這些都嚴(yán)重影響會議結(jié)果，同時(shí)也是浪費(fèi)其他與會者時(shí)間的行為。
結(jié)論管控：結(jié)論管控是對整體會議以及各個(gè)議題涉及內(nèi)容需要有敏感性，時(shí)刻關(guān)注議題討論是否有結(jié)果，如果沒有結(jié)果、或者沒有后續(xù)安排，那么針對這個(gè)議題或者整個(gè)會議就是沒有意義的。
會議發(fā)言：什么樣的發(fā)言是有水平
積極反饋、發(fā)言踴躍是一個(gè)會議成功的標(biāo)志。對于參會者而言，會議是獲得信息、知識的重要渠道，會議發(fā)言不僅是義務(wù)，也是展示自己才能到機(jī)會，許多員工的才華就是在會議中被領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)的。對于會議發(fā)言，有的人心里緊張，不敢講；有的人缺少思考，發(fā)言輕描淡寫。如何使自己的發(fā)言更有意義呢？
第一、緊扣主題。要站在會議組織者的角度去思考，與會議無關(guān)的建議意見放在適合的時(shí)機(jī)交流。
自己思考的結(jié)論，能對會議討論的問題有建設(shè)性，能幫助會議的組織者和參加者改善思考和解決問題。不離題是最低的要求，更重要的是要有建設(shè)性。建設(shè)性的發(fā)言表現(xiàn)為兩種形式：
對于解決問題形成建設(shè)性結(jié)論。這個(gè)雖然有難度，但如果你已經(jīng)深入思考和調(diào)研，會議正好是發(fā)表自己見解的機(jī)會。
二是關(guān)鍵處提供新信息，新思路，可以引發(fā)別人的思考，進(jìn)而形成建設(shè)性結(jié)論。
第二、前后呼應(yīng)，與前面的發(fā)言呼應(yīng)，與領(lǐng)導(dǎo)的要求呼應(yīng)。很多人在參加會議之前，可能認(rèn)真作了準(zhǔn)備，但在會議開始之后，他們卻經(jīng)常在思想上溜號，對別人的發(fā)言缺乏必要的分析與思考，只等著輪到自己發(fā)言，于是講話時(shí)完全是按照準(zhǔn)備的東西自說自話。這很可能導(dǎo)致與前面的發(fā)言重復(fù)，或者觀點(diǎn)沖突等其他問題。最高境界的發(fā)言，是能夠把握住整個(gè)會議的思考脈搏，能夠和最有價(jià)值的那些發(fā)言形成前后呼應(yīng)。
第三、形象生動，讓自己的發(fā)言吸引與會者的注意。因?yàn)槿说膶Ｗ⒍仁怯邢薜?，一般只能專?0到50分鐘。 可以采取提出問題的辦法，用十分重要而很多人沒有關(guān)注的問題吸引大家注意，也可以用講故事的辦法吸引大家注意。
第四、要控制言的時(shí)間。發(fā)言結(jié)束之前，要作一個(gè)總結(jié)。把你的發(fā)言要點(diǎn)緊緊扣在會議討論的主題上，要讓會議的發(fā)起者感到你的發(fā)言是和所議事項(xiàng)高度相關(guān)，你可以為事情的解決提供更多的好建議、好方案。
會議中的困境處理
1.有人試圖支配討論的局面
在會議中，常常會出現(xiàn)“一言堂“的局面。如果我們會議的目的是找出不同觀點(diǎn)， 那么廣泛的參與是會議成功所必不可少的因素。有時(shí)有些人可能因?yàn)楦挥薪?jīng)驗(yàn)、或職位較 高而處于支配地位。當(dāng)這種情形發(fā)生時(shí)，其他人通常就會只是坐著聽。這時(shí)，主持者就應(yīng)該提一些直接的問題，將與會者調(diào)動起來。 如果其他辦法都不能奏效，不妨嘗試在中間休息時(shí)與那個(gè)人私下談一談，也許會有所幫助。
2.有人想爭論
在任何情形下，主持者都要保持清醒的頭腦。通過提問，維持會場討論氣氛的平衡。 一般情況下，這個(gè)喜歡辯論的人會意識到情況，然后不再提出問題。但如果這個(gè)人不敏感的話，主持者就必須直截了當(dāng)?shù)叵蛩赋?，他這種吹毛求疵的做法擾亂了會議的進(jìn)程，浪費(fèi)了寶貴的時(shí)間。然后主持者立即向另一個(gè)人提問，以便讓討論繼續(xù)下去。
3.有人和身邊的人開小會
開小會往往是因?yàn)槟硞€(gè)人想講話，但又沒有機(jī)會，或者某個(gè)謹(jǐn)慎的與會者在向大會提出某種想法前，想先試探別人的看法。會議中有人開小差是不可避免的。只有當(dāng)小會時(shí)間持續(xù) 長了才會成為一個(gè)問題。一個(gè)辦法是請這個(gè)人告訴大家他剛才所講的內(nèi)容，另一個(gè)辦法就是沉默，然后看著那個(gè)破壞秩序的人。
4.有人發(fā)言偏離了主題
主持人要及時(shí)干預(yù)。通常先肯定這個(gè)偏離主題的話題的意義，不要打擊發(fā)言人的熱情，但要明確不宜在這個(gè)場合討論，建議另找時(shí)間，或私下交流。
（三）會后工作
會后的一項(xiàng)重要工作是會議紀(jì)要的核發(fā)。會議紀(jì)要確認(rèn)本次會議的決議事項(xiàng)，特別是決議事項(xiàng)的執(zhí)行責(zé)任人。重要的會議紀(jì)要要發(fā)送參會人員及決議相關(guān)人員。不能達(dá)成決議的議題，盡量不要達(dá)成妥協(xié)性的中間決議，可以再召集一次特別會議，聚焦該議題，深入分析，直至得出結(jié)論。
接下來就是指定專人跟蹤會議決議事項(xiàng)，閉環(huán)管理。
會議后管理主要是針對會議形成決定的事項(xiàng)進(jìn)行管控，確保最終實(shí)施結(jié)果，重點(diǎn)在階段性節(jié)點(diǎn)管控及最終驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)管控。
階段性節(jié)點(diǎn)管控也是單個(gè)任務(wù)的里程碑節(jié)點(diǎn)管控，即任務(wù)到了一個(gè)節(jié)點(diǎn)，是否按時(shí)間、按質(zhì)量完成；或者一個(gè)時(shí)間周期的管控，比如每天、每周。最終節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收的管控則是一項(xiàng)任務(wù)在最終時(shí)間節(jié)點(diǎn)時(shí)驗(yàn)收完成結(jié)果的管控。階段性節(jié)點(diǎn)在于更大概率保證最終節(jié)點(diǎn)的結(jié)果。
而節(jié)點(diǎn)的驗(yàn)收也主要是針對會議中所制定、明確的解決方案、責(zé)任人、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)、完成標(biāo)準(zhǔn)/交付標(biāo)準(zhǔn)等約定內(nèi)容在指定時(shí)間向指定人驗(yàn)收指定內(nèi)容和結(jié)果。
會議是交流的重要形式，不僅要重視內(nèi)容的準(zhǔn)備、輸出，還有重視與會者的互動和反饋。開有意義的會，開有準(zhǔn)備的會，開有結(jié)果的會。會議是團(tuán)隊(duì)建設(shè)、工作安排的重要手段，但不是唯一手段，一定要做好會后的落實(shí)和檢查、考核。（全文完）
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