變更與索賠是業(yè)務(wù)性很強(qiáng)、基礎(chǔ)工作很細(xì)的工作，變更與索賠的成功與否直接影響到工程項目的工期和最終成本。無論是業(yè)主還是承包商，作為一名風(fēng)險管理者，必須做到：①知道任何一種施工方法或風(fēng)險轉(zhuǎn)移合同條款都不能完全避免施工風(fēng)險;②了解所采用的合同條款可能產(chǎn)生的風(fēng)險種類和大小;③考慮好出現(xiàn)風(fēng)險時進(jìn)行挽救的有效方法和措施。
工程變更的種類
工程變更索賠是承包商遇到的主要風(fēng)險之一。變更條款非常重要，承包商和分包商經(jīng)常利用這一條款來增加彌補(bǔ)費(fèi)用，這也往往引起工程爭議。因此，承包商必須充分理解典型變更條款的內(nèi)容及其范圍。
正規(guī)變更 業(yè)主頒發(fā)了“變更指令”，“指令”在某種程度上修改了合同條款、計劃、或規(guī)劃?！白兏噶睢北仨毥?jīng)業(yè)主簽署，否則會成為無效“指令”，導(dǎo)致索賠時得不到補(bǔ)償。
建設(shè)性變更 這種變更或者遵照業(yè)主的口頭或暗示指令，或者是起因于業(yè)主應(yīng)負(fù)責(zé)的問題而進(jìn)行的合同外工程的施工。比較常見的有：①在不完全的或不確切的合同文件之外增加的工程;②起源于合同中沒有要求的工程(額外工程)的非正式批準(zhǔn)或口頭指示。
主體變更 在最初合同范圍以外要求做大量的工作時，就是“主體變更”。作為一個總體規(guī)則，主體變更通常由業(yè)主發(fā)布變更指令來落實。主體變更不是指單一的變更，而是指極大的偏離原項目的一系列變更。多而頻繁的變更并不能認(rèn)為是主體變更。
工程變更處理
如果業(yè)主發(fā)出正規(guī)的變更指令，索賠時較易處理，當(dāng)業(yè)主通過口頭或暗示方式下達(dá)變更指令時，承包商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)出書面信函要求業(yè)主對其口頭或暗示指令予以確認(rèn)。當(dāng)由于工程變更導(dǎo)致工期延長或費(fèi)用增加時，應(yīng)及時提出索賠要求，并在規(guī)定的時間內(nèi)計算工期延長或費(fèi)用增加的數(shù)量，保證承包商在各個環(huán)節(jié)上符合合同要求。這樣，一旦出現(xiàn)合同爭議，在進(jìn)行爭議評審或仲裁時，承包商可以處于有利地位，可以得到應(yīng)得的補(bǔ)償。而主體變更將賦于承包商取消合同而不受懲罰的權(quán)力。
索賠的基礎(chǔ)
根據(jù)招投標(biāo)文件，充分了解工程和自身條件，盡可能細(xì)致考慮工程將來可能出現(xiàn)的各種因素進(jìn)行合同條款簽訂和制定施工方案與施工組織設(shè)計。
認(rèn)真研究合同，了解合同約定的賠償范圍、條件和方法，嚴(yán)格進(jìn)行合同管理，為索賠提供充分的依據(jù)、論據(jù)和數(shù)據(jù)。
索賠原則
及時發(fā)現(xiàn)與報告，根據(jù)招標(biāo)文件及合同要求中有關(guān)規(guī)定提出索賠意向書，意向書中應(yīng)包含索賠項目(分部分項名稱)、索賠事由及依據(jù)、事件發(fā)生起算日期和估算損失，無須附有詳細(xì)的計算資料和證明。這樣，使監(jiān)理工程師通過意向書就可以把整個事件的起因、地點及索賠方向有大致了解。
索賠意向書遞交監(jiān)理工程師后應(yīng)經(jīng)主管監(jiān)理工程師簽字確認(rèn)，必要時建筑業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場負(fù)責(zé)人及現(xiàn)場監(jiān)理工程師、主管監(jiān)理工程師要一起到現(xiàn)場核對。
索賠意向書送交監(jiān)理工程師簽字確認(rèn)后要及時收集證據(jù)，收集的證據(jù)要確鑿，理由要充分;所有工程費(fèi)用和工期索賠應(yīng)附有現(xiàn)場工程監(jiān)理工程師認(rèn)可的記錄和計算資料及相關(guān)的證明材料。
索賠的操作步驟
索賠資料的收集 額外費(fèi)用和工期延長索賠是由建設(shè)項目中的各種事件引起的，業(yè)主、總包商或項目的任何分包商、供貨商都可索賠。為了增加索賠成功的機(jī)會，索賠者必須有足夠的證據(jù)，相應(yīng)的文件，確定額外的費(fèi)用和工期的數(shù)量和原因。因此，合同各方必須以事件和文件為依據(jù)，辨別、記錄可能發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的事件對工期施工費(fèi)用的影響。很多事件能夠引起工期和費(fèi)用的增加，其中有些是可索賠的，但必須證明事件的存在及引起事件的原因。成功的索賠者必須以事件和文件為依據(jù)、記錄可能發(fā)生和已經(jīng)發(fā)生的影響工期費(fèi)用的事件，并以記錄為依據(jù)來跟蹤索賠的影響費(fèi)用。為了了解并記錄索賠事件(包括給業(yè)主的通知)，有經(jīng)驗的承包商往往跟蹤索賠事件的履行時間和費(fèi)用，承包商通過及時通知和處理的文件來保護(hù)他索賠的權(quán)利。
按索賠程序進(jìn)行索賠 合同中規(guī)定了提出索賠的程序及時間要求，承包商一定要及時地提交有關(guān)報告，如果承包商沒有按合同要求及時出示書面索賠通知，可能會導(dǎo)致失敗。因此，承包商必須意識到及時準(zhǔn)確的通知和合理的文件證明對索賠成功的重要性。它可能成功地阻止業(yè)主拒絕索賠，最終解決索賠問題。
爭議解決機(jī)構(gòu)的建立
出現(xiàn)爭議并不可怕，只要能妥善地進(jìn)行處理，合同雙方仍可愉快地合作。防止?fàn)幾h的技巧包括合作和激勵兩方面。最好的解決方式是在爭議還不重要或還不大的時候就及時、公平、低廉地解決它。一些常用的爭議解決方法有：①監(jiān)理工程師調(diào)解：一旦出現(xiàn)爭議，由監(jiān)理工程師根據(jù)實際情況進(jìn)行凋解。②組建爭議評審委員會：該委員會對出現(xiàn)的爭議進(jìn)行評審，提出解決辦法。③仲裁：對通過調(diào)解仍不能解決的爭議，由仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行最終仲裁處理。
成功的工程變更和索賠管理從工程開工之前就已經(jīng)開始了，并且直到最后一個合同結(jié)束為止，它對縮短工期和降低最終工程成本是非常有益的。索賠的管理
由于索賠引起費(fèi)用或工期增加，故往往為上級主管單位復(fù)查對象，為真實、準(zhǔn)確反映索賠情況，建筑業(yè)企業(yè)應(yīng)建立、健全工程索賠臺賬或檔案。
索賠臺賬應(yīng)反映索賠發(fā)生的原因、索賠發(fā)生的時間，索賠意向提交時間，索賠結(jié)束時間，索賠申請工期和金額，監(jiān)理工程師審核結(jié)果，業(yè)主審批結(jié)果等內(nèi)容。
對合同工期內(nèi)發(fā)生的每筆索賠均應(yīng)及時登記。工程完工時應(yīng)形成一冊完整的臺賬，作為工程竣工資料的組成部分。
避免索賠存在的誤區(qū)
當(dāng)索賠事件發(fā)生時，有些建筑業(yè)企業(yè)由于受我國傳統(tǒng)工程管理模式的影響，考慮與業(yè)主、監(jiān)理方面的關(guān)系，而沒有把索賠認(rèn)真對待。
項目經(jīng)理和技術(shù)負(fù)責(zé)人對索賠工作意識不到位，沒有深刻認(rèn)識索賠工作管理程序，對可提可不提的索賠事項往往無法把握。
主管人員對技術(shù)規(guī)范文件及業(yè)主、監(jiān)理、施工企業(yè)往來文件理解不深刻，對實際存在的索賠項目沒有充分理由。
只注重索賠意向的提出，不重視索賠過程中的證據(jù)收集和時間準(zhǔn)確性，沒有及時作最終索賠報告。
很多項目管理成員認(rèn)為只有建筑業(yè)企業(yè)向業(yè)主索賠，沒有考慮對方的索賠和反索賠。
工程索賠是一項復(fù)雜的、系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，在索賠工作中我們要充分理解施工圖紙、技術(shù)規(guī)范及業(yè)主、監(jiān)理、施工企業(yè)簽訂的合同協(xié)議和各項往來性文件，必須依合同、重證據(jù)、講技巧、樹信譽(yù)，踏踏實實地做好索賠管理基礎(chǔ)工作，嚴(yán)格按程序辦事，工程索賠是合同管理的重要環(huán)節(jié)，也是項目管理的重要內(nèi)容，是建筑業(yè)企業(yè)贏取利潤的重要手段，這樣把索賠工作處理好，才能切實維護(hù)自己的合法權(quán)益，取得效益最大化。
工程索賠的依據(jù)
工地會議記錄和有關(guān)工程的來往信件，都必須全部保存妥當(dāng)，直到合同全部履行完畢、所有索賠項目獲得解決為止。
各種施工進(jìn)度表，包括建設(shè)單位代表和分包單位編制的進(jìn)度表。
施工備忘錄（施工日記），在施工中發(fā)生影響工期和索賠有關(guān)的事項，都要及時做好記錄。按年月日順序號存檔，以便查找。
做好監(jiān)理單位和建設(shè)單位代表的口頭指示記錄，及時以書面形式報告建設(shè)單位予以承認(rèn)。將他們的書面指示按年月日順序編號存檔。
工程照片需有專人管理，照片都應(yīng)標(biāo)明拍攝的日期，最好購買帶有日期的相機(jī)。將照片按工程進(jìn)度整理編排。
收集記錄每天的氣象報告和實際氣候情況。
整理保存工人和雇員的工資與薪金單據(jù)、材料物資購買單據(jù)，按年月日編號歸檔。
完整的工程會計資料，人工分配表、材料購買清單、支出記賬憑據(jù)、收工程款票據(jù)、帳目、財務(wù)信件。
所有的圖紙、修改增加圖紙、計劃工程進(jìn)度表、人工日報表、材料設(shè)備進(jìn)場報表及記帳憑證等需歸類保存入檔。
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