據(jù)筆者抽樣對(duì)全國高校的調(diào)研情況統(tǒng)計(jì)分析,目前各高校OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)使用的實(shí)際狀況主要有:一、OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)分頭建設(shè);二、OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一建設(shè);三、OA系統(tǒng)未建設(shè)或因故已停用,檔案管理系統(tǒng)獨(dú)自運(yùn)行。其中第二種狀況已完全考慮了電子文件的歸檔要求,OA系統(tǒng)形成的電子文件可以自行流轉(zhuǎn)至檔案管理系統(tǒng),是目前看來電子檔案管理的最佳狀態(tài);第三種狀況可以在將來設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)時(shí)充分考慮歸檔需求,達(dá)到兩個(gè)系統(tǒng)的平滑對(duì)接,調(diào)整達(dá)到電子文件歸檔的最佳狀態(tài);只有第一種狀況,因OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)分頭建設(shè),兩個(gè)系統(tǒng)分屬不同部門管理,且都成熟運(yùn)行相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間,哪個(gè)部門都不愿意為了達(dá)到歸檔的目的,放棄自己的系統(tǒng),重新建設(shè)以適應(yīng)對(duì)方。高校OA系統(tǒng)形成的電子文件要在實(shí)踐層面真正達(dá)到真實(shí)、完整、有效歸檔,就目前的情況分析,還存在相當(dāng)大的困難。1.邏輯歸檔與物理歸檔并重真實(shí)性、完整性、有效性是對(duì)電子檔案提出的基本要求。這就要求在歸檔時(shí)對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定,確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致;將電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)同時(shí)完整歸檔;為確保歸檔電子文件的可理解性和可被利用性,要在存儲(chǔ)時(shí)保證電子信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等等。高校OA系統(tǒng)形成的電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行,先做邏輯歸檔,然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí),應(yīng)按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行并充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。1.1邏輯歸檔邏輯歸檔(logical filing)是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的,不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。這一過程要求檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)通過中間層接口服務(wù),將電子文件的物理地址傳入檔案管理系統(tǒng)中,檔案管理系統(tǒng)通過此地址打開電子文件。在邏輯歸檔過程中,電子文件在歸檔前后的物理存儲(chǔ)位置沒有發(fā)生任何變化,電子文件的實(shí)體也沒有向檔案部門移交,發(fā)生移交的只是文件的管理權(quán)限,即文件的管理權(quán)限由文件形成者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案管理人員。這種電子文件的歸檔模式屬于實(shí)時(shí)歸檔,也就是電子文件一經(jīng)形成或者外來文件一經(jīng)收到,立即通過網(wǎng)絡(luò)邏輯歸檔。如此一來,檔案部門得到的將是最權(quán)威的文件版本,即使后來電子文件在處理過程中添加了新的信息,也能通過再次進(jìn)行的物理歸檔和元數(shù)據(jù)的記錄得到捕獲。在這種歸檔方式下,只要注意在OA系統(tǒng)中把保障電子文件完整、可靠、安全、可讀的措施附加于文件形成過程,就能有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的增損和破壞。1.2物理歸檔物理歸檔(physical filing)是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上,向檔案部門移交的過程?！胺苍诰W(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件,均應(yīng)定期完成物理歸檔”。[1]物理歸檔中,電子文件的實(shí)體和管理權(quán)限同時(shí)向檔案部門移交。目前OA系統(tǒng)形成的電子文件主要有在線歸檔和卸載歸檔兩種方式。1.2.1在線歸檔在線歸檔是指將電子文件通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給檔案部門,并存儲(chǔ)在檔案部門的本地載體上的歸檔方法。在OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)分頭建設(shè)的高校,這一過程要求檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)通過中間整理庫接口服務(wù),將實(shí)體的電子文件提交到檔案系統(tǒng)中。同時(shí),記錄每份文件形成的背景信息的電子文件也應(yīng)同步歸檔。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)“,使之成為檔案信息資源管理的重要手段”[2],是這種歸檔方法的優(yōu)點(diǎn),同時(shí)能夠保證電子文件的完整性,并且可以讓多個(gè)用戶同時(shí)使用該電子文件,便于實(shí)現(xiàn)電子文件的資源共享。但這種歸檔也存在一些弊端,若是OA系統(tǒng)的服務(wù)器與檔案管理的服務(wù)器不在一個(gè)網(wǎng)段上,在線歸檔時(shí)就容易出現(xiàn)系統(tǒng)錯(cuò)誤或是死機(jī)現(xiàn)象。同時(shí),由于電子文件歸入檔案管理系統(tǒng)后需要一定的著錄才可查詢,而OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的著錄內(nèi)容又不盡相同,如何完善系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接是OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)分頭建設(shè)的高校在設(shè)計(jì)中間整理庫要考慮的問題。1.2.2卸載歸檔卸載歸檔是指將電子文件存儲(chǔ)在特定的介質(zhì)上,然后移交給檔案部門的歸檔方法。這種歸檔方法的優(yōu)點(diǎn)是可以比較完整地保存電子文件的內(nèi)容和背景信息;缺點(diǎn)是有些存儲(chǔ)載體的穩(wěn)定性差,在存放和利用過程中易損壞,容易導(dǎo)致信息丟失。目前,OA系統(tǒng)未建設(shè)或因故已停用而檔案管理系統(tǒng)獨(dú)自運(yùn)行的高校多使用這種方式。同時(shí),有部分OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)分頭建設(shè)的高校因沒有設(shè)計(jì)中間整理庫,OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)各行其是,也只能使用這種歸檔方式。2.具有特殊針對(duì)性的保管方式電子文件的不穩(wěn)定性、對(duì)系統(tǒng)的依賴性等內(nèi)因以及自然災(zāi)害和意外災(zāi)禍、技術(shù)障礙、管理疏漏等外因,要求在電子檔案的保管方面設(shè)置特殊針對(duì)性的方式。目前各高校在電子檔案保管方面的主要方式有:2.1多重雙套制存儲(chǔ)為了保證載體和信息內(nèi)容的安全,OA系統(tǒng)形成的電子文件歸檔后需要電子和紙質(zhì)雙套制、電子雙套制、本地和異地雙套制多重雙套制存儲(chǔ)。2.1.1電子和紙質(zhì)雙套制鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性,以及電子文件的易修改性等特點(diǎn),在現(xiàn)有技術(shù)條件下,對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。OA系統(tǒng)形成的電子文件保存時(shí)一般采取電子載體與紙質(zhì)載體內(nèi)容相同的兩套檔案并存,利用時(shí)相互參照?！半p套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)?！盵3]2.1.2電子雙套制由于電子文件信息的非人工識(shí)讀性、對(duì)系統(tǒng)的依賴性、信息與特定記錄載體之間的可分離性、信息的可變性、信息存儲(chǔ)的高密度性、多種媒體信息的集成性、信息的可操作性等基本特點(diǎn),使電子文件原始性的認(rèn)定比較困難。在實(shí)際工作中,為確保電子檔案的憑證價(jià)值的權(quán)威性,一般制作兩套電子檔案,一套封存,一套提供利用。封存的一般只用于與拷貝件核對(duì)校驗(yàn),不能對(duì)外提供利用,以保證電子檔案的原始性。2.1.3本地和異地雙套制異地保存是指檔案管理部門將電子檔案在地質(zhì)條件較好、保管條件較完備的地區(qū)實(shí)行跨省份區(qū)域的備份制度,即兩個(gè)距離較遠(yuǎn)的、處于不同地震帶、不同電網(wǎng)、不同流域的檔案管理部門相互建立電子檔案?jìng)浞葜行摹．?dāng)檔案原保存地發(fā)生暴雨、雷電、地震等重大自然災(zāi)害以及由于其他不可抗力造成紙質(zhì)檔案損毀,異地備份保存的電子檔案將起到不可替代的作用。國家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在2009年全國檔案館工作會(huì)議上指出:國家檔案局提倡和支持省級(jí)和副省級(jí)城市檔案館自愿結(jié)對(duì),互為對(duì)方建立檔案?jìng)浞輲臁?.2信息備份信息備份是保證電子文件信息真實(shí)性的最重要措施。如今各高校的檔案管理系統(tǒng)多采用網(wǎng)絡(luò)版,這也就意味著檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)需要一臺(tái)服務(wù)器的支持。眾所周知,服務(wù)器本身就是一個(gè)功能強(qiáng)大的主機(jī),網(wǎng)絡(luò)上的任何一臺(tái)主機(jī)都有遭遇黑客入侵及各種物理損壞的可能性。為保證OA系統(tǒng)形成的電子文件歸檔到檔案管理系統(tǒng)后不會(huì)遭受毀滅性的損失,歸檔的電子文件必須制作脫機(jī)備份。高校OA系統(tǒng)形成的電子文件面對(duì)與日俱增的環(huán)境安全威脅及電子文件的容量的急劇增長(zhǎng),對(duì)信息備份技術(shù)設(shè)備的要求也越來越高,簡(jiǎn)單的拷貝件已不再能滿足要求,而需要綜合考慮備份設(shè)備、備份技術(shù)和制定科學(xué)可行的備份制度。目前可采用的備份設(shè)備有組合磁帶機(jī)、磁帶陣列、光盤塔、光盤庫、光盤硬盤等存儲(chǔ)載體;備份技術(shù)亦不斷推陳出新,磁盤鏡像、磁盤雙工、鏡像站點(diǎn)、服務(wù)器集群技術(shù)、災(zāi)難恢復(fù)方案等。信息備份應(yīng)定期進(jìn)行,使OA系統(tǒng)形成的電子文件在檔案管理系統(tǒng)中的安全性得到保障。2.3數(shù)據(jù)遷移數(shù)據(jù)遷移是指當(dāng)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的軟、硬件或存儲(chǔ)介質(zhì)升級(jí)和變化時(shí),將數(shù)據(jù)從原有系統(tǒng)導(dǎo)入新系統(tǒng)的過程,數(shù)據(jù)遷移不是簡(jiǎn)單地改變數(shù)據(jù)存儲(chǔ)位置或制作數(shù)據(jù)備份,而是伴隨著數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和技術(shù)環(huán)境等的改變而進(jìn)行。在進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移時(shí),系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)遷移技術(shù)應(yīng)該采用標(biāo)準(zhǔn)算法,或者是技術(shù)領(lǐng)域得到普遍承認(rèn)的遷移技術(shù)和工具。當(dāng)前的智能分級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù),從原理上講就是從在線系統(tǒng)上遷移數(shù)據(jù)的一種方式。電子文件由數(shù)據(jù)遷移系統(tǒng)選擇遷移,然后備份到數(shù)據(jù)遷移介質(zhì)上。當(dāng)電子文件被正確備份后,一個(gè)和原文件相同名字但只占用比原文件小得多的磁盤空間的標(biāo)志文件被創(chuàng)建,當(dāng)用戶訪問這個(gè)標(biāo)志文件時(shí),數(shù)據(jù)遷移系統(tǒng)即將原始文件從正確的介質(zhì)上恢復(fù)過來。數(shù)據(jù)遷移技術(shù)所帶來的優(yōu)勢(shì)是在有限的存儲(chǔ)投資下感覺邏輯硬盤的容量大大增加,從而滿足海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求,同時(shí)也使得系統(tǒng)的整體容災(zāi)能力提高。高校OA系統(tǒng)電子文件的歸檔及保管方式@崔海莉$上海師范大學(xué)檔案館!上海200234<正>據(jù)筆者抽樣對(duì)全國高校的調(diào)研情況統(tǒng)計(jì)分析,目前各高校OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)使用的實(shí)際狀況主要有:一、OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)分頭建設(shè);二、OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一建設(shè);三、OA系統(tǒng)未建設(shè)或因故已停用,檔案管理系統(tǒng)獨(dú)自運(yùn)行。其中第二種狀況已完全考慮了電子文件的歸檔要求,OA系統(tǒng)形成的電子OA系統(tǒng);;電子文件;;歸檔;;保管方式;;高校[1]GB/T18894-2002,電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].[2]金波,覃哲.網(wǎng)格技術(shù)與檔案信息資源管理[J].檔案學(xué)通訊,2007,(3):53-56.[3]馮惠玲.電子文件與紙質(zhì)文件管理的共存與互動(dòng)[J].中國檔案,2003,(12):40-42.
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