一、會議室空間
規(guī)劃設(shè)計視頻會議室的最基本的三個要素是：
1、足夠的空間
會議室的空間主要根據(jù)參加會議最多人數(shù)來確定，必須同時考慮視頻通信設(shè)備的擺設(shè)（包括監(jiān)視器、音響設(shè)備）、與會者座位安排、與會者桌椅的空間及攝像機(jī)的取景等因素。
視頻會議室通常使用廣角攝像機(jī)，并具有放大縮小功能，以便能取得會議室全景或任一與會者的特寫鏡頭，同時必須把攝影機(jī)盡量置于靠近顯示器上緣或下緣的地方，使遠(yuǎn)端會議室能看到所有與會者的正面特寫。
會議室內(nèi)為保證良好的通氣性，高度一般要求大于3米。
另外平均計算會議室中至少應(yīng)保證每人兩平方米的空間。若按照180平方米的大會議室計算，扣除前排至監(jiān)視屏的空間，應(yīng)為160平方米左右，會議室的總?cè)莘e應(yīng)在500立方米左右。
會議室空間較大時，可考慮放置多部攝像機(jī)和多臺監(jiān)視器，它們的位置要根據(jù)與會者座位安排而定，以達(dá)到最佳攝影角度和視聽效果。
會議室除保證視頻會議要求外，平時可間作報告廳、學(xué)術(shù)討論廳和一般會議廳，以提高其利用率。
等離子電視、攝像機(jī)的布置，應(yīng)盡量使與會者處在較好的視覺范圍之內(nèi)。在使用投影機(jī)時，應(yīng)注意避免與攝像頭相互照射。
視頻會議相關(guān)房間應(yīng)采用暗敷底方式布放纜線。在建造或改建房屋時應(yīng)事先埋設(shè)管子、安置橋架、預(yù)留地槽和孔洞等，以便穿線。
2、與會者座位安排
通常采用一字排開或小扇形，可取得最佳攝影角度。但從空間考慮，與會人數(shù)受到較大的限制，大半為4～6人的小型會議室；而大中型會議室大部分采用U字型，可容納較多與會人數(shù)，但兩側(cè)與會者較難取得正面特寫。
避免座位安排為長條型或大扇型，容易人員畫面重疊，無法取得正面特寫，而且與會者無法輕易看到遠(yuǎn)端會議室送過來的圖像畫面和顯示的文件資料。但是，如果會議室的座位后排高于前排，形成階梯型，這兩種布置可獲得最大空間，同時也能取得最佳攝影和觀看效果。
建議桌面采用中性或淺色，可以將天花板上投下的燈光均勻地反射到與會者的臉部，達(dá)到更好的效果。不要使用白色的桌面。若桌子是白色的，鏡頭為適應(yīng)桌面的亮度會使光圈自動調(diào)小，與會者就會顯得過暗。
3、會議室布置
視頻會議室應(yīng)遠(yuǎn)離吵雜或人員進(jìn)出頻繁的地區(qū)，如樓梯間、電梯間、洗手間、工作間等，及容易制造噪音的地方，如空調(diào)室、機(jī)房、收發(fā)室等；同時避免靠近較特殊的管制地區(qū)或高層主管的辦公室，以免與會者進(jìn)出不便或受拘束，感覺不舒適。
會議室最好不要有太多窗戶，避免室外光線和吵雜聲干擾會議室的視聽效果，窗子盡量小，窗子應(yīng)加裝雙層玻璃。而會議室出入口盡量靠近攝影機(jī)擺設(shè)位置，否則開會時，人員進(jìn)出將會因運(yùn)動圖像太多而影響畫面效果。
房間內(nèi)的裝飾應(yīng)盡量簡樸，天幕（背景墻）應(yīng)采用均勻單一的淺色調(diào)，如淺灰、淺藍(lán)等。而房間的其它三面墻壁、桌子、地板等均勻因與天幕顏色相匹配。另外避免在會議室內(nèi)陳設(shè)鏡子、懸掛藝術(shù)品、放置植物花卉等。以避免產(chǎn)生“奪光”“反光”效應(yīng)。
二、光源控制
會議室的照明控制非常重要，因?yàn)楣庠粗苯佑绊懸曨l畫面效果，以下四點(diǎn)建議可改善光源，增進(jìn)視頻會議畫面效果。
1、光源種類
由于召開會議的時間是隨機(jī)的，故室內(nèi)應(yīng)使用人工光源，避免自然光。會議室中最佳的光源應(yīng)該色溫為3200k的三基色燈或日光燈。
不要用燈泡，同時避免混合使用日光燈和黃色燈泡，因?yàn)槿绱藭率箶z影機(jī)混淆不同光源之顏色，因而產(chǎn)生不可預(yù)期的效果。
2、光源強(qiáng)度
主席區(qū)的平均照度不應(yīng)低于800lux；一般區(qū)的平均照度不應(yīng)低于500lux。水平工作面計算距地高度為0.8m。投影電視屏幕區(qū)照度不應(yīng)高于80lux。
三基色燈色溫在3200k左右為宜，日光燈色溫應(yīng)為3500k左右。日光燈可每隔一米排列一支，不應(yīng)混用白熾燈，也應(yīng)避免使用工作在30～50hz的節(jié)能日光燈。
3、窗戶布置
最好應(yīng)采用無窗戶之會議室，若避免不了，則以深色面容簾遮蔽窗戶，不要使用易透光之百葉窗。因室內(nèi)自然光會干擾光源，使攝影機(jī)的白平衡功能失調(diào)，因而無法正確設(shè)定。同時必須避免攝影機(jī)取景范圍內(nèi)有窗戶，否則室外光源會迫使攝影機(jī)光圈光小，造成黑暗。
4、陰影控制
使用光源分散器安裝于天花板燈具上，使光線能均勻分布到會議室各處；燈具最好安置于與會者之前上方，并且使用淺色會議桌，避免產(chǎn)生與會者臉部陰影。
5、光照管理
對于采用投影儀的會議室，光照應(yīng)分區(qū)管理，一般在投影屏幕的前面設(shè)置可調(diào)光源，并避免強(qiáng)光穿透投影儀和投影屏幕之間的投影區(qū)域。應(yīng)注意調(diào)節(jié)會議室的光線，使之更柔和，亮度更均勻。
三、音訊控制
視頻會議室內(nèi)的回音反射雜波對會議之音響效果影響甚大，所以建議以下列方式將雜波（noise level）控制在50db spl以內(nèi)。平時可利用spl測試器距會議桌約0.6米處測景。
1、麥克風(fēng)系統(tǒng)
采用全向麥克風(fēng)，且全向麥克風(fēng)應(yīng)具有自動增以控制、全向采集聲音等功能；采用具方向性麥克風(fēng)，通常一人一支，麥克風(fēng)之間距約為麥克風(fēng)和與會者距離的3倍，整套系統(tǒng)應(yīng)以能滿足會議室需求為原則，盡量避免使用過多麥克風(fēng)而造成不良影響。麥克風(fēng)應(yīng)盡量遠(yuǎn)離空調(diào)、風(fēng)扇等噪聲源。
2、室內(nèi)混響時間
視頻會議室要求較好的語言清晰度，適當(dāng)混響時間。會議室必須有吸音處理，具體計算公式如下：
t=0.16/s?[2.3lg(1-a)]+4m?v
t:混響時間，以秒為單位
v：會議室容積，以立方為單位
a：房間內(nèi)平均吸音系數(shù)
s：會議室內(nèi)吸音物總表面積，以平方米為單位
m：空氣衰減系數(shù)
其中0.16為房間形狀參數(shù)，按上式計算結(jié)果
當(dāng)會議室面積小于200立方米時，t＝0.3～0.5秒
當(dāng)會議室面積在200～500立方米之間時，t＝0.5～0.6秒
當(dāng)會議室面積大于500立方米時，t＝0.6～0.8秒
四、室內(nèi)裝潢
靠窗之墻面必須以具有吸音效果之窗簾（布幔）隔絕窗外雜音，其中以絨布皺褶窗簾或布幔效果最佳。視頻會議室內(nèi)墻面應(yīng)用軟包裝飾。地板最好鋪地毯，避免人員走動產(chǎn)生太多雜聲；同時盡量不要采用大理石墻面，因大理石容易反射雜訊，影響聲音效果。
1、顏色
應(yīng)采用中性且不易反光的顏色，可選用藍(lán)色系，根據(jù)實(shí)驗(yàn)證明，淺藍(lán)色使會議室和與會者看起來朝氣蓬勃，太深的顏色感覺較無生氣。
2、背景
應(yīng)采用單一顏色且不易反光的材料，不應(yīng)采用復(fù)雜圖案、壁畫、容易反光的裝飾物或鏡子等。同時避免太暗的背景和紋路復(fù)雜的木質(zhì)墻面。
3、物品擺設(shè)
與會者身后不要太多不必要的物品，墻面上亦不要掛容易反光的裝飾物或鏡子，避免干擾攝影機(jī)的取景動作，造成視訊系統(tǒng)不必要的負(fù)擔(dān)。
五、電源
保護(hù)地和工作地之間的交流電壓差<3v。視頻會議室，控制室，傳輸室等房間的周圍墻上或地面上應(yīng)每隔3～5m安裝一個220v三芯電源插座。
1、攝像機(jī)、電視機(jī)等視頻設(shè)備應(yīng)采用同相電源
在視頻會議室，控制室，傳輸室應(yīng)設(shè)置專用分路配電盤，每路容量宜為15－25a。在攝像機(jī)，監(jiān)視器，大屏幕電視機(jī)等設(shè)施附近應(yīng)設(shè)置220v三芯電源插座，每個插座的容量不小于2kw。不要和其他設(shè)備取同一相電源。
2、交流電源應(yīng)按一級負(fù)電荷供電
電壓波動超過交流用電設(shè)備正常工作范圍時，應(yīng)采用交流穩(wěn)壓或調(diào)壓設(shè)備。重要會場的mcu，codec攝像機(jī)應(yīng)采用不間斷電源。
3、考慮網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用
在會議桌的桌面上或會議桌的地面上可安裝適量的網(wǎng)絡(luò)信息插座和相應(yīng)的220v電源插座，以方便網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。
電源線和網(wǎng)絡(luò)傳輸線應(yīng)布到終端設(shè)備放置的地方，而且應(yīng)使用導(dǎo)管或墻內(nèi)布線，保護(hù)線纜及人身安全。
六、視頻會議室的環(huán)境
溫度18～25c；相對濕度60％～80％。
室內(nèi)空調(diào)氣體流速不宜大于1.5m/s。
視頻會議設(shè)備室應(yīng)采取通訊設(shè)備專用的滅火器。
在裝修之前應(yīng)考慮合理的布線位置。在會場應(yīng)預(yù)留不少于2個網(wǎng)絡(luò)接入端口。
室內(nèi)必須加裝低噪音空調(diào)。
