Word如何轉(zhuǎn)Excel？這樣操作，數(shù)據(jù)清晰又直觀！

蓮學(xué)無止境 >《Excel》

2020.06.01

關(guān)注

本文作者：農(nóng)夫

本文審核：瑪奇鵝

本文編輯：臉臉

小伙伴們，大家好，我是專治各種疑難雜「數(shù)」的農(nóng)夫~

今天，我就為大家介紹一種高效的數(shù)據(jù)清洗方法，助你告別熬夜加班，擁抱美好的夜晚時光~

日常工作中，我們經(jīng)常需要將其他同事發(fā)來的 Word 文件中的數(shù)據(jù)提取出來。

但粘貼進(jìn) Excel 表格后，數(shù)據(jù)就成了介個樣子，出現(xiàn)很多空行、重復(fù)的標(biāo)題行、多個相同的部門數(shù)據(jù)等~

看到這樣的表格，大家的內(nèi)心可能是這樣的~

如果我們想處理成下圖這樣規(guī)整的數(shù)據(jù)，應(yīng)該如何操作呢？

那么，現(xiàn)在請大家先思考幾秒~~~

問題分析

Word 中的數(shù)據(jù)表格，基本上不能直接操作計算，在數(shù)據(jù)處理上被認(rèn)為是張「死表」。

（而且 Word 中常常有合并的行列、重復(fù)的標(biāo)題行，「無腦復(fù)制粘貼」容易出現(xiàn)格式問題。）

而 Excel 中的數(shù)據(jù)相當(dāng)于數(shù)據(jù)倉庫，我們可以隨意取部分?jǐn)?shù)據(jù)，或者全部數(shù)據(jù)進(jìn)行計算、合并、數(shù)據(jù)透視等，這類表格我們稱之為「活表」。

知道了這些可能存在的問題，接下來，我們就需要逐個擊破，把 Word 中的「死表」變成 Excel 中的「活表」。

應(yīng)該怎么做呢？小伙伴們請隨農(nóng)夫走進(jìn)本期的「數(shù)據(jù)農(nóng)場」~

解決方法

▌備份數(shù)據(jù)

? 數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)之前，我們需要先將原表進(jìn)行備份，保留原始數(shù)據(jù)。

備份原始數(shù)據(jù)是處理數(shù)據(jù)中很重要的習(xí)慣。不然，原始數(shù)據(jù)被修改了，想要從頭再來，你可能只能哭了~

▌清理無效行列

? 刪除不需要的行，即「分部」和「投訴受理量」列。

數(shù)據(jù)清理中，根據(jù)自己處理需求保留或增添數(shù)據(jù)列，不要讓無效數(shù)據(jù)列影響到數(shù)據(jù)清理。

? 刪除列中的無用行，包括 Word 中合并單元格形成的大量空行，及設(shè)置「重復(fù)標(biāo)題行」形成的多個標(biāo)題行。

這些數(shù)據(jù)是 Word 粘貼進(jìn)入 Excel 之后，生成的冗余數(shù)據(jù)。

我們從以下兩點進(jìn)行操作：

首先，去除列中空值行，選中整列—【F5】快捷鍵進(jìn)入【定位】條件頁面—點擊「定位條件」—勾選空值—確定。

即可選中列中所有空值，然后右鍵，選擇【刪除整行】即可！

其實，空值也可視為重復(fù)值。數(shù)據(jù)選項卡下的【刪除重復(fù)值】按鈕，也可以刪除列中重復(fù)值。

但是，考慮到某些部門辦件數(shù)量相同，因此本次不用這個方法。

其次，刪除「重復(fù)標(biāo)題行」所形成的無用行。

① 點擊【數(shù)據(jù)】選項卡—【篩選】—勾選帶有「部門」的行。

② 選中除第一行之后的其他部門行，右鍵刪除，最后取消篩選。

還是基于上面剛剛說的原因，沒有使用【刪除重復(fù)值】功能。

以上就是我們初步的預(yù)處理數(shù)據(jù)了。

我們用動圖來演示下：

這個時候離最終的數(shù)據(jù)，是不是有那么幾分像了？

好了，下面我們繼續(xù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，也是本次數(shù)據(jù)清洗最為關(guān)鍵的操作。

▌錯行填值

數(shù)據(jù)錯行：即第二列的第一行數(shù)據(jù)引用的是前一列或后一列的第二行數(shù)據(jù)，以次類推。

? 命名新列（辦件量）存儲數(shù)值。

以錯行形式引入前一列（部門）數(shù)據(jù)。

即當(dāng)填充 B 列第 2 行的時候，我們在 B2 單元格中引入 A3 單元格的數(shù)值。

公式為：

=A3

下拉單元格即可填充整列，或使用快速填充功能，雙擊即可自動填充整列。

? 這是最簡單的一步，當(dāng)然也是最為重要的一步哦！

選中填充好的辦件量列，復(fù)制—單擊【右鍵】—粘貼為【值】。

如果不進(jìn)行這個操作，最后的數(shù)據(jù)全部都會出現(xiàn)#REF 錯誤哦！

#REF 代表什么呢？

意思是「無效的單元格引用」錯誤。

因為在后續(xù)操作中，我們會把部門列中所有數(shù)字全部刪除。

僅保留真正的部門名稱數(shù)據(jù)。

聽到這里，是不是恍然大悟？

▌再次清理無用行

? 數(shù)據(jù)清洗進(jìn)行過半，我們再次刪除第一列中的無用行。

點擊數(shù)據(jù)選項卡—選中「部門列」—選中帶有「件」字關(guān)鍵詞的行—選中全部—刪除。

取消篩選，這樣的數(shù)據(jù)形式，是不是和最終數(shù)據(jù)有七八分像了呢？

但是，數(shù)據(jù)中咋出現(xiàn)了重復(fù)部門呢？就連辦件量都是一模一樣。

? 存在這樣重復(fù)的數(shù)據(jù)，是 Word 中的手動拆分單元格造成的。

在 Word 中一個頁面無法容納一個部門的多個分部，就會自動將數(shù)據(jù)分割到兩頁。

所以，粘貼進(jìn)入 Excel，就會出現(xiàn)一個部門重復(fù)多行的數(shù)據(jù)。

如何清理？

選中部門列—點擊【數(shù)據(jù)】選項卡—刪除重復(fù)行—選擇刪除重復(fù)項警告頁面的【擴(kuò)展選定區(qū)域】——確定。

當(dāng)命令執(zhí)行完成，Excel 會貼心提示，刪除重復(fù)值的數(shù)量和保留多少唯一值。

就問你，這樣的 Office 服務(wù)感不感動？

操作步驟太多？沒有關(guān)系，動圖已到~

▌整理數(shù)據(jù)

? 替換的一小步，數(shù)據(jù)的一大步。

新建最終數(shù)據(jù)列——手動把第一行第二行的數(shù)據(jù)寫下來。

讓 Excel 識別出數(shù)據(jù)提取規(guī)律；

然后，雙擊第二行的填充柄

進(jìn)行快速填充，即可提取所有數(shù)據(jù)。

就問你是不是比老郭的神奇小元宵還要神奇？

PS：快速填充適用于 Office 2013 及以上版本、WPS 2019 及以上版本~

? 刪除中間的辦件量列，獲得最終想要的效果~

總結(jié)回顧

最后小小總結(jié)一下：

? 備份數(shù)據(jù)
? 定位條件【F5】—刪除空行
? 篩選—刪除重復(fù)的標(biāo)題行
? 錯行數(shù)據(jù)填充【B2=A3】
? 函數(shù)生成的列數(shù)據(jù)粘貼為值
? 篩選關(guān)鍵詞行—刪除無用行
? 刪除重復(fù)行
? 快速填充

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