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編者按：在日常的工作、學(xué)習(xí)和生活中，我們總是避免不了效率問(wèn)題，我們也總是希望能夠?qū)W習(xí)和掌握一套高效方法，從而在任何方面都做到游刃有余。然而，世界上并不存在通用的高效生產(chǎn)力系統(tǒng)。這篇文章，原標(biāo)題為How to Build Your Own Productivity System，作者是Dan Silvestre。Dan在這篇文章中，結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，向讀者介紹了如何根據(jù)自身情況構(gòu)建屬于自己的效率系統(tǒng)，希望對(duì)你有所啟發(fā)。

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每一天，都只有24小時(shí)，不多不少。對(duì)于生活在地球上的所有人而言，大家擁有的唯一相同資源，可能就只有時(shí)間。因此，高效的時(shí)間管理這項(xiàng)技能才顯得如此稀缺。

如果懂得如何規(guī)劃自己的效率和工作，就會(huì)給你一種優(yōu)勢(shì)，讓你變成時(shí)間管理行家。然而，并不是人人都有這種優(yōu)勢(shì)。

高效地管理自己的時(shí)間，一點(diǎn)都不簡(jiǎn)單。一些人可能會(huì)借助于某種系統(tǒng)來(lái)管理自己的各項(xiàng)工作，而有些人可能根本不知道從何而起。

在這篇文章中，我將討論如何打造并構(gòu)建一套屬于自己的效率系統(tǒng)，從而高效地管理自己的時(shí)間。

要實(shí)現(xiàn)這一目的，只需要按照以下五個(gè)步驟來(lái)執(zhí)行：

一、先刪除，再優(yōu)化

二、構(gòu)建你的效率系統(tǒng)

三、加入效率訣竅

四、找到真正要解決的問(wèn)題

五、高效地授權(quán)

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一、先刪除，再優(yōu)化

我自己儲(chǔ)存的照片和視頻錄像，容量已經(jīng)超過(guò)了300G。

自智能手機(jī)推廣應(yīng)用以來(lái)，我們可以隨時(shí)隨地拿著手機(jī)拍照，記錄生活中的美好時(shí)刻。

過(guò)去幾年來(lái)，我拍攝了成百上千的照片和視頻。不久之前，我把所有的圖像和視頻文件全部轉(zhuǎn)移到了Dropbox云盤(pán)，同時(shí)還把它們?nèi)總浞菰诹艘粋€(gè)移動(dòng)硬盤(pán)中，以防萬(wàn)一。

整理照片的過(guò)程中，其實(shí)有一個(gè)比較棘手的問(wèn)題。

很多時(shí)候，對(duì)于同一處景象，我可能拍攝了若干張相同或相似的照片。所以，我不得不花時(shí)間挑選最滿意的照片，然后再把其它的照片刪掉。之后再單獨(dú)新建一個(gè)文件夾，并把這些整理好的照片放進(jìn)去，再按年份歸類整理所有的文件夾。

通常情況下，我都是直接在Dropbox云端中直接完成上述整理步驟的。這就意味著，我電腦和移動(dòng)硬盤(pán)中的照片還是“老樣子”，并沒(méi)有同步更新。但每當(dāng)從手機(jī)中轉(zhuǎn)存新照片時(shí)，我又是直接把它們轉(zhuǎn)存至電腦系統(tǒng)盤(pán)中的。

前不久，我去了日本和美國(guó)旅游?；丶液?，我想把相機(jī)里的所有照片轉(zhuǎn)存出來(lái)并進(jìn)行整理。

然而，問(wèn)題馬上就來(lái)了：應(yīng)該把照片轉(zhuǎn)存到哪里去？

Dropbox文件夾中的照片都是整理過(guò)的，所以并不是所有的照片都在Dropbox。之前所有的照片肯定都在電腦的硬盤(pán)上。至于移動(dòng)硬盤(pán)，我也不太確定到底有哪些版本的照片。

所以我決定，我必須要行動(dòng)起來(lái)，一次性把所有的照片都進(jìn)行同步整理和歸類。

而整理的第一步，我選擇先刪照片。實(shí)際上，那300G的照片和視頻，大多都是重復(fù)的，或者拍攝效果不好。所以，實(shí)際有用的照片也許只有100G。然后從中再刪掉一些不重要的照片，應(yīng)該可以做到只剩40G至60G左右的照片。

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于是，我大膽地把所有文件夾的照片都導(dǎo)入了一個(gè)相同的文件夾，就開(kāi)始準(zhǔn)備刪掉所有的重復(fù)文件。在這個(gè)過(guò)程中，我也借助了一個(gè)軟件，從而讓軟件幫我自動(dòng)刪除相關(guān)文件。

此外，我還運(yùn)用了一個(gè)高效時(shí)間管理法則——二八定律，來(lái)快速地完成這個(gè)動(dòng)作：其中20%的照片和視頻，是否占據(jù)了80%的存儲(chǔ)空間？

這個(gè)答案，非常明顯。許多重復(fù)拍攝的視頻片段占了大部分存儲(chǔ)空間，所以不到五分鐘的時(shí)間后，所有的文件就只剩下200G了。

然后，我就必須地手動(dòng)挑選希望留下的照片。注意，這里是選擇留下的照片，而不是選擇刪掉的照片。

之所以這樣做，是因?yàn)槲抑霸谌毡菊硎占{達(dá)人麻理惠（Marie Kondo）著作的《怦然心動(dòng)的人生整理魔法》（The Life-Changing Magic of Tidying Up ）一書(shū)中，閱讀到的這樣一句話：

重要的，不是要丟棄什么，而是要保留什么。

當(dāng)你只保留你喜歡的東西，你會(huì)愛(ài)上每一張照片的。

現(xiàn)在，每天花上我都會(huì)找十分鐘的時(shí)間，瀏覽這個(gè)文件夾，并挑選出我想保留的文件。我想，應(yīng)該用不了幾周，就可以完成這個(gè)任務(wù)。這里就涉及到第二步——借助某個(gè)效率系統(tǒng)。

這樣做有什么好處？對(duì)于手上所有的東西，直接開(kāi)始優(yōu)化整理，實(shí)際上是一個(gè)經(jīng)典的新手錯(cuò)誤。

如果你想對(duì)你的日常工作進(jìn)行優(yōu)化，你應(yīng)該把所有的任務(wù)寫(xiě)在一張紙上。然后，花幾分鐘進(jìn)行思考。對(duì)于每一項(xiàng)任務(wù)，都要問(wèn)自己這樣一個(gè)問(wèn)題：這項(xiàng)任務(wù)能不能幫你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)？

只要是不能幫你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的任務(wù)，統(tǒng)統(tǒng)刪掉。先刪掉，再優(yōu)化。

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二、構(gòu)建你的效率系統(tǒng)

一旦把不重要的東西刪掉過(guò)后，就只剩下可以幫你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的任務(wù)了。接下來(lái)，就應(yīng)該構(gòu)建一套屬于自己的效率系統(tǒng)，從而按重要性對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行排序，并依此完成。

不過(guò)，首先要注意的是，世界上并沒(méi)有完美的效率系統(tǒng)。你應(yīng)該根據(jù)自己的需求和工作習(xí)慣方式，構(gòu)建一套屬于自己的效率系統(tǒng)。

你可以借助現(xiàn)有的各種效率系統(tǒng)，然后從去其糟粕，取其精華，從而為自己量身定制一套屬于自己的效率系統(tǒng)。

一旦把這套系統(tǒng)的“大腦”構(gòu)建完畢，也就是說(shuō)形成這套系統(tǒng)的主要框架后，你就可以再深一步，通過(guò)效率訣竅對(duì)組成這個(gè)系統(tǒng)的各個(gè)部分進(jìn)行因地制宜的優(yōu)化。

為了幫助你構(gòu)建自己的效率系統(tǒng)，以下有7種常用的效率系統(tǒng)可以供你參考：

• 待辦事項(xiàng)清單（To-Do List）：這是最簡(jiǎn)單的一種效率系統(tǒng)，也是其它多種效率框架的基礎(chǔ)。細(xì)分而言，它還可以分為多種類型，包括“必做事項(xiàng)清單”或者著名的“艾維·李方法”（Ivy Lee Mothod，即每晚入睡前按重要性依次寫(xiě)下明天要做的最多六項(xiàng)任務(wù)，第一項(xiàng)任務(wù)沒(méi)完成絕對(duì)不做第二項(xiàng)任務(wù)）。
  

• 7個(gè)習(xí)慣：這套效率系統(tǒng)基于史蒂芬·柯維（Steven Covey）著作的《成功人士的7個(gè)習(xí)慣》（The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change）一書(shū)而來(lái)，主要是關(guān)于思考我們將如何改變工作和生活方式。你也可以通過(guò)這篇文章詳細(xì)了解這套生產(chǎn)力系統(tǒng)。
  

• 把事情做完（Getting Things Done，GTD）：這套效率系統(tǒng)是基于戴維·艾倫著作的《搞定：無(wú)壓工作的藝術(shù)》（Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity）一書(shū)而來(lái)。如果你想了解這套效率系統(tǒng)的工作原理，你可以參考這篇文章。

• 輕松搞定（Zen to Done，ZTD）：這套效率系統(tǒng)是基于效率專家萊奧·巴波塔（Leo Babauta）著作的《輕松搞定ZTD：終極簡(jiǎn)單的效率系統(tǒng)》（Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System）一書(shū)而來(lái)。ZTD是基于GTD而形成的，但其關(guān)注的是行為習(xí)慣，而不是這個(gè)效率系統(tǒng)本身。

• 看板（Kanban）：“看板”來(lái)源于日語(yǔ)詞匯。它是一套視覺(jué)效率系統(tǒng)，通過(guò)敏捷項(xiàng)目開(kāi)發(fā)框架普及開(kāi)來(lái)，特別適合團(tuán)隊(duì)協(xié)作。如果你想了解這套效率系統(tǒng)的工作原理，你可以參考這篇文章。

• 堅(jiān)持到底（Don’t Break the Chain）：這套方法是美國(guó)著名單人脫口秀喜劇演員杰瑞·宋飛（Jerry Seinfeld）提出的，是非常簡(jiǎn)單的效率系統(tǒng)之一。在我之前的一篇關(guān)于如何計(jì)算效率的文章中，專門(mén)對(duì)這套方法進(jìn)行了描述。

• 番茄工作法（The Pomodoro Technique）：這套效率系統(tǒng)源自弗朗切斯科·齊立羅（Francesco Cirillo）著作的《番茄工作法圖解:簡(jiǎn)單易行的時(shí)間管理方法》（The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time Management System That Has Transformed How We Work）一書(shū)而來(lái)。這套系統(tǒng)的工作原理是把番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，中途專注工作，不允許做任何其它無(wú)關(guān)的事情，直到番茄時(shí)鐘響起。如果你想了解這套效率系統(tǒng)的工作原理，你可以參考這篇文章。

花一點(diǎn)時(shí)間了解上述7種效率系統(tǒng)，特別是其工作原理。接著，你的主要任務(wù)就是取其精華，然后形成自己的一套系統(tǒng)。至于什么是精華，這個(gè)問(wèn)題因人而異，必須由你自己去決定。

不過(guò)，你仍然可以參考以下高效效率系統(tǒng)的6個(gè)主要特征：

• 簡(jiǎn)單易學(xué)：如果這套系統(tǒng)你研究了一個(gè)小時(shí)還沒(méi)上手的，那就不太適合。

• 設(shè)置簡(jiǎn)便：設(shè)置自己的這套系統(tǒng)，應(yīng)該只需要花幾分鐘，而不是多少個(gè)小時(shí)。

• 無(wú)需過(guò)多維護(hù)：這套系統(tǒng)可以協(xié)助你高效工作，同時(shí)使用這套系統(tǒng)只會(huì)占用你很少的時(shí)間。

• 適應(yīng)你的工作方式：好的效率系統(tǒng)，可以支持你的工作習(xí)慣和方式，而不是讓你去配合這套系統(tǒng)。

• 適應(yīng)能力強(qiáng)：它還應(yīng)該可以根據(jù)不同使用人的不同工作方式，進(jìn)行適當(dāng)性調(diào)整。比如，可以根據(jù)自己的需求愛(ài)好，添加不同的效率訣竅。

• 協(xié)作簡(jiǎn)便：這套系統(tǒng)應(yīng)該可以兼容多人甚至上千人同時(shí)使用。

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三、加入效率訣竅

構(gòu)建自己的效率系統(tǒng)后，你就可以開(kāi)始考慮更深層次的東西，并在系統(tǒng)中加入一些效率訣竅和規(guī)則。

你可以將這套效率系統(tǒng)設(shè)想為電腦或手機(jī)系統(tǒng)，而效率訣竅就可以理解為電腦系統(tǒng)中的軟件或者手機(jī)系統(tǒng)中的App應(yīng)用。

效率訣竅應(yīng)該充分利用你的操作系統(tǒng)，從而讓你的工作體驗(yàn)更加友好。

以下這九個(gè)效率訣竅，是我自己喜歡的，希望對(duì)你有所啟發(fā)。你也可以根據(jù)自己的習(xí)慣和需求，找到適合你的效率訣竅。

• 兩分鐘法則：如果你能夠在兩分鐘內(nèi)完成某件事情，那自己就立即做。不要讓別人去做，也不要在待辦事項(xiàng)清單上寫(xiě)下這項(xiàng)任務(wù)，因?yàn)槟阕鲞@些事情所耗費(fèi)的時(shí)間，都有可能不止兩分鐘。然而，如果兩分鐘內(nèi)無(wú)法完成的事，你就應(yīng)該開(kāi)始做。你可以把它設(shè)置成你的待辦事項(xiàng)（并把它切分為若干項(xiàng)子任務(wù)），然后通過(guò)你做一系列兩分鐘內(nèi)能完成的事情而得到的動(dòng)力，依次完成這些子任務(wù)。

• 番茄工作法：這個(gè)技巧也可以用作效率訣竅，但前提是只在一天中的某個(gè)時(shí)段使用。我自己是每天早上使用這項(xiàng)訣竅，首先要花兩小節(jié)番茄工作時(shí)間段專注寫(xiě)作，然后再做其他的事情。如果運(yùn)用正確合理的話，這將是一項(xiàng)非常高效的時(shí)間管理訣竅。

• 飛行模式：在專注某項(xiàng)工作時(shí)，開(kāi)啟手機(jī)的飛行模式。此外，你還可以給自己設(shè)定一些自動(dòng)化規(guī)則。比如，每天早上九點(diǎn)至十一點(diǎn)自動(dòng)開(kāi)啟手機(jī)的飛行模式。

• 關(guān)閉所有推送通知：關(guān)閉手機(jī)、平板電腦以及電腦的所有推送通知。

• 二八定律：在前文的照片整理任務(wù)重，我已經(jīng)使用了這項(xiàng)訣竅。值得注意的是，永遠(yuǎn)要關(guān)注能夠帶來(lái)80%結(jié)果的那20%。

• 誘惑捆綁（Temptation Bundling）：如果遇到不太感興趣的任務(wù)，你可以嘗試將它與你喜歡的任務(wù)進(jìn)行捆綁。比如，當(dāng)你給客戶發(fā)說(shuō)明郵件時(shí)，你可以打開(kāi)播放器，收聽(tīng)自己喜歡的音樂(lè)。

• 批處理（Batching）：顧名思義，批處理就是把同類型的任務(wù)進(jìn)行批量處理，從而你可以保證用同樣的心態(tài)高效完成任務(wù)，并且不破壞你的工作流，比如給不同的人發(fā)郵件或打電話，或者處理相關(guān)的數(shù)字表格等。

• 帕金森定律（ Parkinson’s Law）：主動(dòng)“減少”自己的空余時(shí)間，從而逼迫自己更快速地完成某項(xiàng)任務(wù)。

• 選擇在周末計(jì)劃自己的工作：在每周星期天的時(shí)候規(guī)劃自己下一周的工作，可以把接下來(lái)要做的事情寫(xiě)在郵件里，并把這封郵件發(fā)給自己。這樣它就可以每天提醒你執(zhí)行相關(guān)工作。

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四、找到真正要解決的問(wèn)題

下一步，就涉及到真正的高效時(shí)間管理，即找到自己真正要解決的問(wèn)題。

即便刪掉了不能幫你達(dá)成目標(biāo)的任務(wù)，你仍然還有許多要完成的任務(wù)。但這些任務(wù)的權(quán)重并不是相同的。

你必須要根據(jù)任務(wù)的重要性和緊急性來(lái)進(jìn)行評(píng)估，從而找到既重要又緊急的任務(wù)，這些任務(wù)就是我所謂的“真正要解決的任務(wù)”。

找到真正要解決的任務(wù)，你可以借助艾森豪威爾矩陣，把所有的任務(wù)都列在下圖中的四個(gè)象限內(nèi)。

艾森豪威爾矩陣的優(yōu)點(diǎn)在于，它可以適用于宏觀的效率方案。比如，我這一周應(yīng)該怎么做？當(dāng)然，它同時(shí)也適用于日常的細(xì)小任務(wù)。比如，我今天應(yīng)該做什么？

緊急又重要的任務(wù)，你必須要積極主動(dòng)地去對(duì)待，同時(shí)它們還可以助你實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的遠(yuǎn)大目標(biāo)任務(wù)。比如：

• 上司發(fā)送給你的有關(guān)你所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的郵件

• 打電話給大客戶，從而拿下一筆銷售訂單

• 寫(xiě)一篇文章，并且在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)表

同時(shí)，緊急但不重要的事情，也會(huì)對(duì)你的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生影響，但這些事情基本都是整個(gè)過(guò)程的一小部分。

每天早上（甚至前一天晚上），你可以借助艾森豪威爾矩陣，讓自己意識(shí)到哪些任務(wù)對(duì)你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)起重要作用，哪些任務(wù)的影響力又比較小，從而找到自己接下來(lái)這一天的工作重點(diǎn)。

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五、高效地授權(quán)

這一步，是構(gòu)建自己的效率系統(tǒng)中最難的一步，即如何高效地授權(quán)。

如果授權(quán)不當(dāng)?shù)脑?，你可能?huì)因此特別沮喪，不僅工作完成質(zhì)量不高，還有可能根本無(wú)法按時(shí)完成相關(guān)任務(wù)。在過(guò)去的自身經(jīng)驗(yàn)中，我總結(jié)了如下5個(gè)高效授權(quán)的方法，希望對(duì)你有用：

• 授權(quán)給對(duì)的人：要確保被授權(quán)對(duì)象擁有必要的技能和能力。

• 提供清晰的指導(dǎo)：按步驟寫(xiě)下被授權(quán)任務(wù)的指導(dǎo)說(shuō)明，要做到盡可能詳盡。對(duì)于某些任務(wù)，比如數(shù)據(jù)輸入，我通常還會(huì)借助Recordit這個(gè)軟件，親身示范并錄屏給被授權(quán)對(duì)象以供參考。

• 明確結(jié)果：你對(duì)被授權(quán)任務(wù)的期待和要求，要盡可能詳盡地告知被授權(quán)對(duì)象。比如，成功完成這項(xiàng)任務(wù)的考核標(biāo)準(zhǔn)是什么？這項(xiàng)任務(wù)的截止完成時(shí)間是什么時(shí)候？

• 主動(dòng)澄清確認(rèn)：在被授權(quán)對(duì)象閱讀或?yàn)g覽相關(guān)指導(dǎo)說(shuō)明后，主動(dòng)問(wèn)他們，是否有不明白的內(nèi)容，并且在必要的情況下更詳盡地解釋（如果必要的話，還可以重寫(xiě)指導(dǎo)說(shuō)明）。

• 反向再次確認(rèn)：最后一步，則必須要求被授權(quán)對(duì)象重述相關(guān)期待和要求，讓他們通過(guò)理解并用自己的話重述這項(xiàng)任務(wù)是什么，從而確保他們充分理解了這項(xiàng)被授權(quán)任務(wù)。如果他們理解不正確的，則需要你再次解釋或說(shuō)明。

譯者：井島俊一

本文翻譯自 https://medium.com/swlh/how-to-build-your-own-productivity-system-445a51b89c12，原文鏈接。如若轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處。