回到基礎(chǔ)規(guī)劃時代，我需要依靠自己來幫助我時時關(guān)注我的代辦事項清單以及任務(wù)。由紙質(zhì)轉(zhuǎn)向使用電子工具是困難并且有破壞力的，一開始我并不想做出改變。但是曾經(jīng)我這樣做了，我意識到軟件和小工具幫助我把效率提高到更高層次上起到了多大的作用。
但事實是，并不單單是工具，還有我應(yīng)用的工作流管理過程或者管理方法提高了效率。這一點很重要但常常被忽視，當(dāng)人們嘗試新的生產(chǎn)工具工或者當(dāng)公司向員工引進新的工具時。
一個工作流管理過程把關(guān)注點放在重點上同時提供一個一個框架為解決如何組織以及管理細(xì)節(jié)的問題。
所以當(dāng)人們向我咨詢關(guān)于選擇何種軟件來提高他們自己或者公司的生產(chǎn)能力的意見時，我會問他們這樣一個問題：“這個軟件將如何適應(yīng)現(xiàn)有的工作流管理過程？”而且通常我們會迅速揭開真正的問題：根本就沒有工作流管理過程。
為了說明這個問題，我們以運動的例子來說明。你曾經(jīng)聽過“網(wǎng)球課”、“俱樂部課程”或者“堅持的課程”呢？可能沒有。但我確定你聽說過乒乓球、高爾夫、曲棍球的課程。在所有情況下，學(xué)習(xí)如何使用其實是副產(chǎn)品。真正的目的是去學(xué)習(xí)如何玩這個游戲。我不打高爾夫球，但是我知道如何揮桿；我知道我應(yīng)該抓柄并且擺動平端，但這并不意味著我是一個好的高爾夫球手。繼續(xù)這樣的類比，如果Jason Day 或者 Dustin Johnson要用他在舊貨店里淘到的不經(jīng)常使用的球桿，非自愿的參加下一次比賽，他不會好好配合PGA 項目的標(biāo)準(zhǔn)的。技能以及一套正確的工具是很有必要的。
同樣的，對于個人或者公司而言，生產(chǎn)力也是技能和工具的結(jié)合。公司無論是為員工投資的軟件、apps、小工具，這些工具都不會提高員工的生產(chǎn)效率除非他們被教授如何使用這些工具的固定的方法。
多數(shù)公司推出的軟件僅僅提供技術(shù)訓(xùn)練，意在希望這款軟件可以改善效率，提高實用性及生產(chǎn)力。不同的菜單有不同的指示，以及在哪點擊來獲取這些既定任務(wù)。這個訓(xùn)練只是服務(wù)于使得員工精通這項軟件，對于更多的生產(chǎn)力確是不必要的。這款新的軟件不經(jīng)常被使用，即使被使用，也解決不了問題。
對于尋找最新以及最好的app或者花哨的新的軟件的個人而言，他們同樣希望這些軟件或者app可以成為神奇的子彈來解決他們的時間管理問題，這是真的。我的客戶告訴我他們安裝了這款軟件，用了1~2天的時間來測試，但是從此再也沒打開過。我知道這個并不是因為這個工具不好，僅僅是因為他們沒有工作流方法的框架。他們買來球桿，但是球桿并不能使他們成為高爾夫球手。
更好的解決措施是首先關(guān)注方法論而不是工具本身。當(dāng)你有了方法論，對于工具的需求就顯而易見了。
一般來說，如果個人和公司有好的工作流方法論，新的軟件就不被經(jīng)常需要了。但無論哪種方式，得到想要的結(jié)果將會通過使用現(xiàn)有工具解決問題，或者闡明對新的軟件的要求，或者兩者都有。如果你為努力改善生產(chǎn)力或者提高你自己或者公司的效率而正在考慮購買新的軟件或者從一種工具切換到另已一種工具，首先要問一下幾個問題： 1.你希望軟件可以解決的具體問題是什么？
2.目前正在做什么？例如，考慮員工生產(chǎn)力的問題，可以問：“現(xiàn)在正在管理的工作量如何？”如果你認(rèn)為你需要一個項目管理工具，可以問：“目前個人如何追蹤與項目有關(guān)的任務(wù)以及目前項目領(lǐng)導(dǎo)如何設(shè)置時間表，追蹤項目？”
3.如果沒有課識別的工作流管理過程，軟件就不會提供相關(guān)工具，這是要解決的第一個問題。如果有一個工具，就要問：“這項新的工具將如何支持現(xiàn)在的過程？”
4.如果你是一個領(lǐng)導(dǎo)并且你有員工在感知問題方面比你強，檢查他們的過程，并且詢問他們需要什么樣的工具。
毫無疑問技術(shù)可以提高知識工作者的生產(chǎn)力。但是當(dāng)給你自己或是公司資源引進科技工具時，記住僅僅癡迷于球桿不會進入PGA pros的。
Maura Thomas是一個屢獲殊榮的國際演說家，同時她還是對個人、企業(yè)生產(chǎn)力、注意力、效率方面的教練。她是TEDx的演說家，regainyourtime網(wǎng)站的創(chuàng)始人，同時還是《個人生產(chǎn)力秘密和即將到來的沒有圍墻的工作：注意力管理、生產(chǎn)力、未來工作的精確指南》在推特上關(guān)注@mnthomas,或者在這注冊，當(dāng)新的文章出版時會通知您。
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