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什么是領(lǐng)導(dǎo)者標準作業(yè)?
領(lǐng)導(dǎo)者標準作業(yè)(LSW)是一個確保制定并持續(xù)遵循標準流程的過程。它使領(lǐng)導(dǎo)者轉(zhuǎn)為注重教授、輔導(dǎo)、檢驗及問題解決,以此鼓勵正確的行為。正確的行為要求摒棄“危機管理”型領(lǐng)導(dǎo)方式,并轉(zhuǎn)變成使用標準化日常工作及每周工作的領(lǐng)導(dǎo)方式。領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)標準化的過程為改進提供了空間,因為相比臨時、偶然執(zhí)行的任務(wù),書面化的標準更易于改進。
實際上,不是所有領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)均可以標準化的,領(lǐng)導(dǎo)層級越高,任務(wù)標準化的范圍就越小。
不過,對于大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)崗位,或多或少有一些任務(wù)可被標準化,比如會議、問題解決方法、觀察、報告以及行政事務(wù)。
工作方法標準化是對我們目前所發(fā)現(xiàn)的所有良好方法的總結(jié)。因此,這樣的總結(jié)就成為了標準。今日的標準化是明日改進所需的必要基礎(chǔ)。如果認為標準就是限制,那么進步便會停止?!嗬じL?/span>(Henry Ford),《今天和明天》(1926)。
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為什么要學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)者標準作業(yè)?
我們都知道精益的推行,離不開高層的支持,但是令很多內(nèi)部精益專家,乃至外部咨詢顧問困惑的是,高層對精益的不支持和對精益喪失的興趣,從而忽略了精益對安全性、顧客滿意、質(zhì)量、成本帶來的巨大改善。
那么當你用盡了一切方法的時候,是否曾把他們也當成客戶一樣看待呢?理解他們重視什么?他們的學(xué)習(xí)風(fēng)格?以及其他的個人特征,還有他們戰(zhàn)略職責(zé)的唯一屬性呢?
如果這一切都沒有考慮的話,想要設(shè)計出一種讓高層參與精益,并教會他們更有效地更精益地處理問題的系統(tǒng),那么你還需要思考更多?
因為矛盾點在于,如果他們不參與其中的話,即使你設(shè)立了基層的標準作業(yè)系統(tǒng),但也可能會發(fā)生這樣一種場景:當詢問一位員工或者一位基層管理人員的時候,他們并不能解釋可視化管理板上的圖表,或者這些圖表中對問題的描述非常粗略,甚至模糊,又或者有些圖表已經(jīng)過期了,但仍然張貼在上面。
所以理解高層的行為,并創(chuàng)建適合他們的標準作業(yè)系統(tǒng),才能為組織中精益管理系統(tǒng)的持續(xù)實施提供基礎(chǔ)的保證。
而擁有這套系統(tǒng)的好處在于,在領(lǐng)導(dǎo)人的變更過程中,能夠確保工作的連續(xù)性,因此讓組織流程的波動最小化,并且可以迅速提高對現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)者的要求,或者說找出那些沒有能力實現(xiàn)這種轉(zhuǎn)變的人。
無論哪個領(lǐng)導(dǎo)級別,均需要開展現(xiàn)場走動,以掌握當前進展情況。
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領(lǐng)導(dǎo)者標準作業(yè)與現(xiàn)場走動之間的聯(lián)系
Gemba(現(xiàn)場)是日語術(shù)語“現(xiàn)場 ”的音譯,字面上就是“現(xiàn)場”的意思。在改進過程中,我們將其理解為價值增值的地方,即提供實際服務(wù) 或者實施工作的地方。工作不一定始終都在生產(chǎn)線完成。
您的工作現(xiàn)場可能是倉庫、辦公室、水電管線現(xiàn)場或者機工車間。
現(xiàn)場走動僅是領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)定期實施的眾多標準化任務(wù)中的一種。
不論是哪個領(lǐng)導(dǎo)層級,均需要開展現(xiàn)場走動,以掌握當前流程的情況。領(lǐng)導(dǎo)者標準作業(yè)旨在檢查標準程序和流程是否被各級員工遵循。它只能通過直接觀察每個層級正在進行的工作來實現(xiàn)。
例如,需要進到車間,才能檢查操作人員的作業(yè)情況。檢查其它層級的領(lǐng)導(dǎo)者標準作業(yè),可通過觀察相應(yīng)層級所開展的會議或任何其他常規(guī)標準活動(比如可視看板、文檔蹤跡、流程圖和記分卡)來實現(xiàn)。
許多領(lǐng)導(dǎo)者希望明確了解如何執(zhí)行現(xiàn)場走動。因為在走訪工廠現(xiàn)場的過程中,隨著情況的變化,總會有某種程度的“隨機應(yīng)變”。不過,也有一些標準可供遵循。
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領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當樹立“現(xiàn)場意識”
首先,現(xiàn)場走動的領(lǐng)導(dǎo)者需要明白,他們不能也不應(yīng)該為遇到的問題提供答案和解決方案。他們到現(xiàn)場的目的主要是,向流程負責(zé)人傳授自主解決問題和制定解決方案的方法,以提高流程的效率并同時消除浪費。領(lǐng)導(dǎo)者的作用是確保流程所涉及的所有員工積極參與到改進工作中去。
如果員工參與其中,并且感到他們是流程最初范圍和流程規(guī)劃的一部分,那么他們更有可能熱衷于持久進行改進。因此,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分發(fā)揮作為問題解決過程中的促進者這一角色,激勵各級員工。
因而,促進者不是負責(zé)提供答案和解決問題的。相反,促進者詢問引導(dǎo)性和探究性問題,從而幫助流程負責(zé)人和團隊學(xué)會如何通過提出“是什么、為什么、如果這樣會怎樣以及為什么不這樣”等問題,找出他們自己的問題和解決方案。
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如何進行現(xiàn)場走動
吉姆·沃馬克(Jim Womack)在他的書《現(xiàn)場走動》中告訴我們要“實地查看、詢問為什么,表示尊重”。這些是所有現(xiàn)場走動的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)者須走訪正在實施工作的地方,提出問題,而不是提供解決方案,最后,他們必須表示尊重。
流程負責(zé)人應(yīng)在現(xiàn)場走動過程中陪同領(lǐng)導(dǎo)者。讓流程負責(zé)人帶你參觀現(xiàn)場,不僅可以表示你的尊重,而且還可以借現(xiàn)場走動的機會進行標準化操作的輔導(dǎo),因為流程負責(zé)人是落實按標準操作的主要負責(zé)人。
雖然流程負責(zé)人應(yīng)在現(xiàn)場走動過程中陪同領(lǐng)導(dǎo)者,但在走動過程中,還應(yīng)與實施工作的員工進行交流。實施工作的員工是最熟悉流程的人,因此必須對他們予以重視并表示尊重。這時候主要注重的是,以授權(quán)的方式讓員工參與到改進工作中來。
依吉姆·沃馬克(Jim Womack)而言,表示尊重的最佳方法是讓員工和流程負責(zé)人參與到問題解決過程中,使他們自己負責(zé)工作改進。這樣做增加了參與度、對于解決方案的支持度以及解決方案的可持續(xù)性。
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現(xiàn)場走動時詢問的問題
許多領(lǐng)導(dǎo)者想知道在現(xiàn)場走動過程中應(yīng)詢問哪些問題。由于每次現(xiàn)場走動是獨特的,因此領(lǐng)導(dǎo)者需要自己準備問題,同時還應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場走動過程中出現(xiàn)的疑問,詢問未事先準備的問題。
不過,以下有一些通用的問題可供參考,以便促進與流程負責(zé)人和操作人員之間的討論:
● 這項任務(wù)或活動是否有已經(jīng)制定的書面標準流程可以遵循?
● 此區(qū)域是否實施了5S?如果已實施,那么此區(qū)域如何進行維護的標準是否明確?是否是可視化的?
● 實施工作的人對標準流程的理解程度有多深?該標準流程是否可視?是書面的嗎?
● 是否遵循了標準程序?(給我看看你所使用的標準程序。)
● 是否根據(jù)標準執(zhí)行流程?
● 如果未根據(jù)標準執(zhí)行流程,你認為原因何在?
● 如果未根據(jù)標準執(zhí)行流程,那么是否提供了故障排除指南或快速糾正程序?這些指南或程序是否正在使用?
● 如果流程超過了標準,您認為原因何在?
● 該流程區(qū)域當前存在什么問題?
● 如何才能改善當前狀況?
● 我們?nèi)绾巫尞惓顩r更容易看見?
從根本上講,在進行現(xiàn)場走動時,你要盡量確認以下問題:
● 當前存在什么問題?
● 導(dǎo)致問題的原因是什么?
● 怎樣才能解決問題?
● 我們?nèi)绾沃绬栴}已經(jīng)被消除?
這些問題可能難以回答,但在進行現(xiàn)場走動時隨時都可以進行討論。
最后需指出的是,現(xiàn)場走動是領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)作為領(lǐng)導(dǎo)者標準作業(yè)定期執(zhí)行的必要任務(wù)?,F(xiàn)場走動應(yīng)當排入領(lǐng)導(dǎo)者每周計劃或月度計劃,并且該計劃應(yīng)當列于可視化管理看板上。
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