[轉(zhuǎn)貼]VBA自學(xué)收集資料(九)2009-02-19 02:59
2.3.11 快速修改圖表元素的格式 通常，我們通過使用“格式”菜單或者選定圖表元素后單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“格式”命令來對圖表元素進(jìn)行格式化。其實(shí)還有快速的方法:雙擊圖表元素，將會調(diào)出此圖表元素的格式對話框。根據(jù)選擇的圖表元素不同，此對話框會有所不同。
2.3.12 創(chuàng)建復(fù)合圖表 復(fù)合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表，比如，你可以讓一個(gè)圖表同時(shí)顯示折線圖和柱形圖。創(chuàng)建一個(gè)復(fù)合圖表只需簡單地將一個(gè)或一個(gè)以上的數(shù)據(jù)系列轉(zhuǎn)變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個(gè)數(shù)據(jù)系列，單擊“圖表→圖表類型”命令，然后選擇你所要應(yīng)用到數(shù)據(jù)系列上的圖表類型，單擊“確定”按鈕即可。
2.3.13 對度量不同的數(shù)據(jù)系列使用不同坐標(biāo)軸 有時(shí)，你需要繪制度量完全不同的數(shù)據(jù)系列，如果你使用同樣的坐標(biāo)軸，那么很可能某個(gè)系列幾乎是不可見的。為了使得每個(gè)系列都清晰可見，你可以使用輔助坐標(biāo)軸。要為某個(gè)數(shù)據(jù)系列指定一個(gè)輔助坐標(biāo)軸，首先要選定圖表中的這個(gè)數(shù)據(jù)系列，按右鍵彈出快捷萊單，單擊“數(shù)據(jù)系列格式→坐標(biāo)軸”命令，選擇“次坐標(biāo)軸”選項(xiàng)。
2.3.14 將自己滿意的圖表設(shè)置為自定義圖表類型 Excel中提供了一些自定義圖表類型。其實(shí)，你可以將自己創(chuàng)建的圖表設(shè)置為自定義圖表類型，以便以后使用。具體方法為:創(chuàng)建要設(shè)置為自定義圖表類型的圖表，直到你滿意為止。激活此圖表，單擊“圖表→圖表類型→自定義類型”，選擇“自定義”選項(xiàng)，將會顯示所有用戶自定義圖表類型的一個(gè)列表。單擊“添加”按鈕，將會出現(xiàn)“添加自定義圖表類型”對話框，為你的圖表類型輸入一個(gè)名稱和簡短的說明，然后單擊“確定”，這樣你定制的自定義圖表類型就被加入到列表中了。
2.3.15 復(fù)制自定義圖表類型 如果你希望將你定制的自定義圖表類型復(fù)制到其他電腦中，只需要簡單地把C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel文件夾中的xlusrgal.xls文件復(fù)制到其他機(jī)器的同樣文件夾中即可。
2.3.16 旋轉(zhuǎn)三維圖表 你可以非常靈活地旋轉(zhuǎn)調(diào)節(jié)三維圖表的視覺角度，以獲得不同的視覺效果。 方法一:使用“設(shè)置三維視圖格式”對話框 激活三維圖表，單擊“圖表→設(shè)置三維視圖格式”命令，選擇合適的控制命令或數(shù)據(jù)來旋轉(zhuǎn)和進(jìn)行透視改變（）。 方法二:使用鼠標(biāo)實(shí)時(shí)拖動“角點(diǎn)”旋轉(zhuǎn)圖表 點(diǎn)擊圖表，圖表邊角出現(xiàn)黑色的控制點(diǎn)(稱為“角點(diǎn)”)。你可以拖動一個(gè)角點(diǎn)，旋轉(zhuǎn)圖表的三維框直到滿意為止。如果一旦你的圖表被完全搞亂了，不要緊，你可以單擊“圖表→設(shè)置三維視圖格式”命令，單擊“默認(rèn)值”按鈕，恢復(fù)原來的標(biāo)準(zhǔn)三維視圖。當(dāng)你旋轉(zhuǎn)三維圖表時(shí)，如果在拖動的同時(shí)按下Ctrl鍵，則可以看到全圖的外廓，這樣使你看得更清楚，不至于把圖表搞得奇形怪狀的。
2.3.17 拖動圖表數(shù)據(jù)點(diǎn)改變工作表中的數(shù)值 選擇圖表數(shù)據(jù)系列中的一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，然后按照數(shù)值增大或減少的方向拖動數(shù)據(jù)點(diǎn)，你會發(fā)現(xiàn)工作表中的相應(yīng)數(shù)值隨著圖中數(shù)據(jù)點(diǎn)的新位置改變而改變。如果你知道一個(gè)圖的外形以及你要確定能生成該圖的數(shù)值，這種技巧就顯得非常有用。但要注意的是，這種方法在大多數(shù)情況下是危險(xiǎn)的，因?yàn)槟憧赡茉诓唤?jīng)意間更改了不應(yīng)該更改的數(shù)值。
2.3.18 把圖片合并進(jìn)你的圖表 Excel能很容易地把一個(gè)圖案、圖形文件作為組成元素合并到圖表中。 方法一:使用“圖案”對話框 雙擊某個(gè)數(shù)據(jù)系列，選擇“圖案”標(biāo)簽，單擊“填充效果”按鈕，在“填充效果”對話框中選擇“圖片”標(biāo)簽，單擊“選擇圖片”按鈕，選擇一個(gè)要使用的圖形文件即可。 方法二:使用剪貼板 將圖像復(fù)制到剪貼板上，激活圖表，選擇數(shù)據(jù)系列或數(shù)據(jù)系列中的一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，再單擊“編輯→粘貼”命令。這種方法適用于需要調(diào)用的圖像不在文件中的時(shí)候，只要圖像可以復(fù)制到剪貼板上，則這種方法就可行。 方法三:使用鏈接圖片 我們知道，圖表中可以使用數(shù)據(jù)表。如果你覺得圖表中的數(shù)據(jù)表不是很靈活的話，你可以粘貼鏈接圖片到圖表代替數(shù)據(jù)表。下面是具體的操作方法: 創(chuàng)建好圖表，并將數(shù)據(jù)表使用的單元格區(qū)域按你的需要進(jìn)行格式化。選定需要的單元格區(qū)域，按住Shift鍵，單擊“編輯→復(fù)制圖片”命令，出現(xiàn)一個(gè)“復(fù)制圖片”對話框，單擊“確定”接受默認(rèn)選項(xiàng)。這樣，選定的單元格區(qū)域就作為一個(gè)圖片復(fù)制到剪貼板中了。激活圖表，將剪貼板中的內(nèi)容粘貼到圖表。此時(shí)所粘貼的是一幅圖，還不是鏈接的表，還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄輸入鏈接的單元格區(qū)域(或直接用鼠標(biāo)選擇)。這樣，粘貼的圖片就變成與工作表數(shù)據(jù)區(qū)域鏈接的圖片，對于工作表單元格區(qū)域中的任何改變，都會直接反映在圖表鏈接的圖片中。
2.3.19 用圖形美化工作表 我們在制作Excel工作表時(shí)，呆板的橫豎顯示的工作表可能沒有多大的說服力。如果需要使用讓人印象深刻的圖形來吸引人們的注意，首先在“繪圖”工具欄上按下“自選圖形”按鈕，然后選擇“其他自選圖形”，從中選擇一個(gè)你需要的圖案。插入此圖形后，在工作表中選中它，單擊“編輯欄”，輸入你想要突出顯示的鏈接單元格，然后回車。這樣，鏈接單元格的內(nèi)容將會出現(xiàn)在所選定的圖案上。如果鏈接單元格的內(nèi)容變動時(shí)，圖案上的數(shù)據(jù)也會跟著反映出變動情形。另外，如果想要讓自選圖形更加醒目的話，你可以用鼠標(biāo)雙擊圖形，打開“設(shè)置自選圖形格式”對話框。在這個(gè)對話框中，你可以改變目前所使用的格式，例如調(diào)整文字水平或垂直的位置、改變字體和字形、增加文字色彩等。
2.3.20 讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一 在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕，然后按住“Alt”鍵插入一文本框，就能保證文本框的邊界與工作表網(wǎng)格線重合。
2.3.21 快速創(chuàng)建默認(rèn)圖表 我們知道，創(chuàng)建圖表一般使用“圖表向?qū)?#8221;分4個(gè)步驟來完成，在每個(gè)步驟中你可以根據(jù)需要調(diào)整各個(gè)選項(xiàng)的設(shè)置。其實(shí)，如果你想使用默認(rèn)的圖表類型、圖表選項(xiàng)和格式而不加修改直接生成圖表的話，有快速的方法:打開包含用來制作圖表數(shù)據(jù)的工作表，選取用來制作圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后按F11鍵即可快速創(chuàng)建圖表，圖表存放在新工作表圖表中，它是一個(gè)二維柱形圖。
2.3.22 快速創(chuàng)建內(nèi)嵌式圖表 在工作表中選取用來制作圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后單擊“默認(rèn)圖表”按鈕即可，不過，一般缺省時(shí)，“默認(rèn)圖表”工具按鈕不會顯示在工具欄上，你可以通過下面的方法把“默認(rèn)圖表”按鈕顯示出來:單擊“工具→自定義→命令”，在“類別”列表中選擇“制作圖表”，并在“命令”列表中找到“默認(rèn)圖表”，用鼠標(biāo)將它拖到屏幕上工具欄中適當(dāng)?shù)奈恢眉纯伞?
2.3.23 改變默認(rèn)圖表類型 Excel的默認(rèn)圖表類型是二維柱形圖連同一個(gè)淺灰色區(qū)域、一個(gè)在右邊的圖例以及水平網(wǎng)格線。如果你不喜歡這種默認(rèn)圖表類型，可以通過以下方法來改變它:單擊“圖表→圖表類型”命令，選擇一個(gè)你想作為默認(rèn)值的圖表類型(它可以是標(biāo)準(zhǔn)類型或自定義類型中的一種)，然后單擊“設(shè)置為默認(rèn)圖表”按鈕，確認(rèn)即可。如果你需要?jiǎng)?chuàng)建很多個(gè)同一類型的圖表，你就可以通過這種改變默認(rèn)圖表類型的方法來提高你的效率。
2.3.24 快速轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表 你可以輕易轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表，方法是:選擇你已創(chuàng)建的圖表，可以看到Excel的“數(shù)據(jù)”菜單變?yōu)?#8220;圖表”菜單，單擊“圖表→位置”命令，出現(xiàn)“圖表位置”對話框，你可以在“作為新工作表插入”和“作為其中的對象插入”兩者之間作出選擇（圖5），同時(shí)選擇一個(gè)工作表。這樣，Excel將刪除原來的圖表，以你選擇的方式移動圖表到指定的工作表中。
2.3.25 利用圖表工具欄快速設(shè)置圖表 通常，我們使用“圖表”菜單中的命令來對圖表進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置。其實(shí)，我們可以用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄中的任意位置，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“圖表”。這樣就激活了圖表工具欄，我們看到其中包含了“圖表對象”、“圖表區(qū)格式”、“圖表類型”、“圖例”、“數(shù)據(jù)表”、“按行”、“按列”、“順時(shí)針斜排’’和“逆時(shí)針斜排”等按鈕（圖6），當(dāng)然你還可以通過自定義的方法將“默認(rèn)圖表”等其他一些制作圖表的工具按鈕拖到圖表工具欄中。使用圖表工具欄比使用“圖表”菜單更方便，而且速度更快。
2.3.26 快速選取圖表元素 圖表創(chuàng)建好以后，我們還需要對某些圖表元素進(jìn)行編輯和格式化。圖表區(qū)包括整個(gè)圖表和它的全部元素，當(dāng)你選取圖表區(qū)后，你就可以看到8個(gè)黑色小方塊。要想調(diào)整單個(gè)的圖表對象，首先必須選取該對象，然后更改其屬性。通過把鼠標(biāo)指向某一特定圖表對象來選取該對象，可能會很困難，特別是在一個(gè)帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在這種情況下，我們一般可以使用位于“圖表”工具欄上左側(cè)的“圖表對象”下拉列表，從該下拉列表中選取的任何項(xiàng)目，也就等于在當(dāng)前圖表中選取了那個(gè)項(xiàng)目。 其實(shí)，還有一種選取圖表元素方法，即在選取圖表的任何一部分以后，你可以通過使用箭頭鍵快速、連續(xù)地移向同一圖表中的其它部分。使用向上或向下的箭頭鍵可以選取主要的圖表元素;使用向左或向右的箭頭鍵可以連續(xù)地選取圖表每一個(gè)可以選取的元素，包括每一個(gè)數(shù)據(jù)系列中的單個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，以及圖例中的彩色圖例符號和文本條目。
2.3.27 通過一次按鍵創(chuàng)建一個(gè)Excel圖表 這是一個(gè)非常老套的Excel竅門。要想使用鍵盤快速創(chuàng)建一個(gè)圖表，選擇你需要繪制的數(shù)據(jù)并按下F11鍵。Excel將自動為你創(chuàng)建圖表。另外，在選好單元格后按下“Alt+F1”，你將得到相同的結(jié)果。
2.3.28 繪制平直直線 在Excel繪制直線時(shí)是不是很難？其實(shí)，在應(yīng)用直線繪制工具時(shí)，只要按下Shift鍵，則繪制出來的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫?、繪制橢圓形即變?yōu)閳A形。
第4節(jié) 函數(shù)和公式編輯技巧
2.4.1 巧用IF函數(shù)清除Excel工作表中的0 有時(shí)引用的單元格區(qū)域內(nèi)沒有數(shù)據(jù)，Excel仍然會計(jì)算出一個(gè)結(jié)果“0”，這樣使得報(bào)表非常不美觀，看起來也很別扭。怎樣才能去掉這些無意義的“0”呢？利用IF函數(shù)可以有效地解決這個(gè)問題。 IF函數(shù)是使用比較廣泛的一個(gè)函數(shù)，它可以對數(shù)值的公式進(jìn)行條件檢測，對真假值進(jìn)行判斷，根據(jù)邏輯測試的真假返回不同的結(jié)果。它的表達(dá)式為:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示計(jì)算結(jié)果為TRUE或FALSE的任意值或表達(dá)式。例如A1>=100就是一個(gè)邏輯表達(dá)式，如果A1單元格中的值大于等于100時(shí)，表達(dá)式結(jié)果即為TRUE，否則結(jié)果為FALSE;value_if_true表示當(dāng)logical_test為真時(shí)返回的值，也可是公式;value_if_false表示當(dāng)logical_test為假時(shí)返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含義為:如果單元格B1到C1內(nèi)有數(shù)值，且求和為真時(shí)，區(qū)域B1到C1中的數(shù)值將被進(jìn)行求和運(yùn)算。反之，單元格B1到C1內(nèi)沒有任何數(shù)值，求和為假，那么存放計(jì)算結(jié)果的單元格顯示為一個(gè)空白單元格。
2.4.2 批量求和 對數(shù)字求和是經(jīng)常遇到的操作，除傳統(tǒng)的輸入求和公式并復(fù)制外，對于連續(xù)區(qū)域求和可以采取如下方法:假定求和的連續(xù)區(qū)域?yàn)閙×n的矩陣型，并且此區(qū)域的右邊一列和下面一行為空白，用鼠標(biāo)將此區(qū)域選中并包含其右邊一列或下面一行，也可以兩者同時(shí)選中，單擊“常用”工具條上的“Σ”圖標(biāo)，則在選中區(qū)域的右邊一列或下面一行自動生成求和公式，并且系統(tǒng)能自動識別選中區(qū)域中的非數(shù)值型單元格，求和公式不會產(chǎn)生錯(cuò)誤。
2.4.3 對相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 如果要將單元格B2至B5的數(shù)據(jù)之和填入單元格B6中，操作如下:先選定單元格B6，輸入“=”， 再雙擊常用工具欄中的求和符號“∑”;接著用鼠標(biāo)單擊單元格B2并一直拖曳至B5，選中整個(gè)B2～B5區(qū)域，這時(shí)在編輯欄和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”，單擊編輯欄中的“√”（或按Enter鍵）確認(rèn)，公式即建立完畢。此時(shí)如果在B2到B5的單元格中任意輸入數(shù)據(jù)，它們的和立刻就會顯示在單元格B6中。 同樣的，如果要將單元格B2至D2的數(shù)據(jù)之和填入單元格E2中，也是采用類似的操作，但橫向操作時(shí)要注意:對建立公式的單元格(該例中的E2)一定要在“單元格格式”對話框中的“水平對齊”中選擇“常規(guī)”方式 , 這樣在單元格內(nèi)顯示的公式不會影響到旁邊的單元格。 如果還要將C2至C5、D2至D5、E2至E5的數(shù)據(jù)之和分別填入C6、D6和E6中，則可以采取簡捷的方法將公式復(fù)制到C6、D6和E6中:先選取已建立了公式的單元格B6，單擊常用工具欄中的“復(fù)制”圖標(biāo)，再選中C6到E6這一區(qū)域，單擊“粘貼”圖標(biāo)即可將B6中已建立的公式相對復(fù)制到C6、D6和E6中。
2.4.4 對不相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 假如要將單元格B2、C5和D4中的數(shù)據(jù)之和填入E6中，操作如下: 先選定單元格E6，輸入“=”，雙擊常用工具欄中的求和符號“∑”;接著單擊單元格B2，鍵入“，”，單擊C5，鍵入“，”，單擊D4，這時(shí)在編輯欄和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，確認(rèn)后公式即建立完畢。
2.4.5 利用公式來設(shè)置加權(quán)平均 加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個(gè)除法算式），分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。
2.4.6 自動求和 在老一些的Excel版本中，自動求和特性雖然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自動求和按鈕被鏈接到一個(gè)更長的公式列表，這些公式都可以添加到你的工作表中。借助這個(gè)功能更強(qiáng)大的自動求和函數(shù)，你可以快速計(jì)算所選中單元格的平均值，在一組值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:單擊列號下邊要計(jì)算的單元格，或者單擊行號右邊要計(jì)算的單元格，單擊常用工具欄上自動求和按鈕右邊的箭頭，并單擊要用的公式，然后按Enter。
2.4.7 用記事本編輯公式 在工作表中編輯公式時(shí)，需要不斷查看行列的坐標(biāo)，當(dāng)編輯的公式很長時(shí)，編輯欄所占據(jù)的屏幕面積越來越大，正好將列坐標(biāo)遮擋，想看而看不見,非常不便！能否用其它方法來編輯公式呢？ 打開記事本，在里面編輯公式，屏幕位置、字體大小不受限制，還有滾動條,其結(jié)果又是純文本格式，可以在編輯后直接粘貼到對應(yīng)的單元格中而勿需轉(zhuǎn)換，既方便，又避免了以上不足。
2.4.8 防止編輯欄顯示公式 有時(shí)，你可能不希望讓其他用戶看到你的公式，即單擊選中包含公式的單元格，在編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公式，可按以下方法設(shè)置: 右擊要隱藏公式的單元格區(qū)域，從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，單擊“保護(hù)”選項(xiàng)卡，選中“鎖定”和“隱藏”（）。然后再單擊“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，選取“內(nèi)容”，單擊“確定”以后，用戶將不能在編輯欄或單元格中看到已隱藏的公式，也不能編輯公式。
2.4.9 解決SUM函數(shù)參數(shù)中的數(shù)量限制 Excel中SUM函數(shù)的參數(shù)不得超過30個(gè)，假如我們需要用SUM函數(shù)計(jì)算50個(gè)單元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)顯然是不行的，Excel會提示“太多參數(shù)”。其實(shí)，我們只需使用雙組括號的SUM函數(shù);SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作變換即提高了由SUM函數(shù)和其他擁有可變參數(shù)的函數(shù)的引用區(qū)域數(shù)。
2.4.10 在絕對與相對單元引用之間切換 當(dāng)你在Excel中創(chuàng)建一個(gè)公式時(shí)，該公式可以使用相對單元引用，即相對于公式所在的位置引用單元，也可以使用絕對單元引用，引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$后跟符號表示，例如，$B$1是對第一行B列的絕對引用。借助公式工作時(shí)，通過使用下面這個(gè)捷徑，你可以輕松地將行和列的引用從相對引用改變到絕對引用，反之亦然。操作方法是:選中包含公式的單元格，在公式欄中選擇你想要改變的引用，按下F4切換。
2.4.11 快速查看所有工作表公式 只需一次簡單的鍵盤點(diǎn)擊，即可顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。操作方法如下: 要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下“Ctrl+`”（與“~”符號位于同一鍵上。在絕大多數(shù)鍵盤上，該鍵位于“1”鍵的左側(cè)）。
2.4.12 實(shí)現(xiàn)條件顯示 統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績時(shí)，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“不及格”;輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”，用IF函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)。 假設(shè)分?jǐn)?shù)在B3單元格中，要將等級顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實(shí)現(xiàn)不同的等級: =if(b3<=60,“不及格”，“及格”) 分“不及格”和“及格”2個(gè)等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“優(yōu)秀”)) 分3個(gè)等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“優(yōu)秀”))) 分為4個(gè)等級 注意:符號為半角，IF與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層。
第5節(jié) 數(shù)據(jù)分析和管理技巧
2.5.1 管理加載宏 Excel包括各種特殊作用的加載宏，它們使用自定義的函數(shù)、向?qū)?、對話框和其他工具，擴(kuò)充了工作表的基本功能。默認(rèn)情況下，每個(gè)加載宏都配置為在第一次使用時(shí)安裝，也就是說在第一次需要某個(gè)加載宏時(shí)，都要找Office光盤安裝，這是非常麻煩的事。為了避免這種情況，你可以一次性將以后可能需要的加載宏安裝，或者全部安裝它們。單擊“工具→加載宏”，出現(xiàn)“加載宏”對話框，選擇可能對你有用的加載宏，如“分析工具庫”、“規(guī)劃求解”、“條件求和向?qū)?#8221;等，單擊“確定”，Excel會提示所選加載宏尚沒有安裝，詢問是否現(xiàn)在安裝，選擇“是”，然后插入Office安裝光盤完成安裝。 不要在每次啟動Excel時(shí)加載每個(gè)加載宏，因?yàn)檫@樣將減慢啟動過程，而且每個(gè)加載宏都占用了大量的內(nèi)存。建議你將“自動保存”加載，井設(shè)置適當(dāng)?shù)?#8220;自動保存時(shí)間間隔”，這樣在Excel使用過程中能自動創(chuàng)建備份文件，避免了掉電時(shí)丟失尚未保存的文件內(nèi)容。
2.5.2 在工作表之間使用超級連接 首先需要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時(shí)，可以先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或URL”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書簽名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實(shí)現(xiàn)Excel自動打開目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處。
2.5.3 快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù) 你可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工作簿數(shù)據(jù)的鏈接: 1.打開Internet上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯→復(fù)制”命令; 2.打開需要?jiǎng)?chuàng)建鏈接的工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格; 3.單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。 若你想在創(chuàng)建鏈接時(shí)不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如:=http://www.Js.com/[filel.xls]。
2.5.4 跨表操作數(shù)據(jù) 設(shè)有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表，現(xiàn)要用Sheet1的D8單元格的內(nèi)容乘以40％，再加上Sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60％作為Sheet3的A8單元格的內(nèi)容，則應(yīng)該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。
2.5.5 查看Excel中相距較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù) 在Excel中，若要將距離較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)(如A列與Z列)進(jìn)行對比，只能不停地移動表格窗內(nèi)的水平滾動條來分別查看，這樣的操作非常麻煩而且容易出錯(cuò)。利用下面這個(gè)小技巧，你可以將一個(gè)數(shù)據(jù)表“變”成兩個(gè)，讓相距較遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)同屏顯示。 把鼠標(biāo)指針移到工作表底部水平滾動條右側(cè)的小塊上，鼠標(biāo)指針便會變成一個(gè)雙向的光標(biāo)。把這個(gè)小塊拖到工作表的中部，你便會發(fā)現(xiàn)整個(gè)工作表被一分為二，出現(xiàn)了兩個(gè)數(shù)據(jù)框，而其中的都是當(dāng)前工作表內(nèi)的內(nèi)容。這樣你便可以讓一個(gè)數(shù)據(jù)框中顯示A列數(shù)據(jù)，另一個(gè)數(shù)據(jù)框中顯示Z列數(shù)據(jù)，從而可以進(jìn)行輕松的比較。
2.5.6 如何消除縮位后的計(jì)算誤差（微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品） 有時(shí)我們輸入的數(shù)字是小數(shù)點(diǎn)后兩位數(shù)，但是在精度要求上只要一位，縮位后顯示沒問題，但其計(jì)算結(jié)果卻是有誤差的。解決方法是:單擊“工具→選項(xiàng)→重新計(jì)算”，選中“以顯示值為準(zhǔn)”（），這樣計(jì)算結(jié)果就沒有誤差了。 事實(shí)上并不是計(jì)算上有誤差，而是顯示設(shè)置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時(shí)會改變數(shù)值的精度，在使用前Excel會給你一個(gè)警告。
2.5.7 利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計(jì)算 如果某Excel工作表中有大量數(shù)字格式的數(shù)據(jù)，并且你希望將所有數(shù)字取負(fù)，請使用選擇性粘貼命令，操作方法如下: 在一個(gè)空單元格中輸入“-1”，選擇該單元格，并點(diǎn)擊“編輯→復(fù)制”命令，選擇目標(biāo)單元格。點(diǎn)擊“編輯→選擇性粘貼”命令，選中粘貼欄下的數(shù)值和運(yùn)算欄下的乘，點(diǎn)擊“確定”，所有數(shù)字將與-1相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數(shù)值縮小1000或更大倍數(shù)。
2.5.8 Web查詢保持Excel工作表總是最新 Web頁上經(jīng)常包含適合在Excel中進(jìn)行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接從Web頁上獲取的信息分析股票報(bào)價(jià)。但如果你需要經(jīng)常更新信息就必須借助Web頁上的最新信息?，F(xiàn)在Excel 2002可以用可刷新Web查詢簡化這個(gè)任務(wù)來創(chuàng)建新的可刷新Web查詢，方法如下: 在瀏覽器中瀏覽要查詢數(shù)據(jù)的Web頁，把數(shù)據(jù)復(fù)制并粘貼到Excel工作表中。在粘貼的數(shù)據(jù)下方將出現(xiàn)一個(gè)粘貼選項(xiàng)智能標(biāo)記，單擊粘貼選項(xiàng)智能標(biāo)記右邊的箭頭，再單擊創(chuàng)建可刷新的Web查詢，在新建Web查詢對話框中，點(diǎn)擊你想要查詢的數(shù)據(jù)表前面的黃色箭頭，單擊導(dǎo)入。 在Excel中可以手動或自動刷新這個(gè)數(shù)據(jù)。手動刷新方法如下:在外部數(shù)據(jù)工具欄上，單擊數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩园粹o，在刷新控制下面選中你想要的選項(xiàng)的復(fù)選框。 注意:當(dāng)你從Web站點(diǎn)獲取數(shù)據(jù)時(shí)，可能會丟失一些格式或內(nèi)容，像腳本、gif圖像或單個(gè)單元中的數(shù)據(jù)列表。
2.5.9 在Excel中進(jìn)行快速計(jì)算 查看一系列單元格的最大值的操作方法: 選擇你感興趣的單元格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態(tài)欄中。狀態(tài)欄就是工作表窗口下方的水平區(qū)域。如果沒有出現(xiàn)狀態(tài)欄，單擊視圖菜單中的狀態(tài)欄，鼠標(biāo)右擊狀態(tài)欄，然后單擊最大值，現(xiàn)在你就可以在狀態(tài)欄中看到最大值了。該方法可以計(jì)算選定單元格的平均值、總和、最小值。此外，你還可使用該方法計(jì)算包含數(shù)字的單元格的數(shù)量（選擇計(jì)數(shù)值），或者計(jì)算已填充單元格的數(shù)量（選擇計(jì)數(shù)）。
2.5.10 自動篩選前10個(gè) 有時(shí)你可能想對數(shù)值字段使用自動篩選來顯示數(shù)據(jù)清單里的前n個(gè)最大值或最小值，解決的方法是使用“前10個(gè)”自動篩選。當(dāng)你在自動篩選的數(shù)值字段下拉列表中選擇“前10個(gè)”選項(xiàng)時(shí)，將出現(xiàn)“自動篩選前10個(gè)”對話框，這里所謂“前10個(gè)”是一個(gè)一般術(shù)語，并不僅局限于前10個(gè)，你可以選擇最大或最小和定義任意的數(shù)字，比如根據(jù)需要選擇8個(gè)、12個(gè)等。
2.5.11 同時(shí)進(jìn)行多個(gè)單元格的運(yùn)算（微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品） 如果我們現(xiàn)在有多個(gè)單元格的數(shù)據(jù)要和一個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行加減乘除運(yùn)算，那么一個(gè)一個(gè)運(yùn)算顯然比較麻煩，其實(shí)利用“選擇性粘貼”功能就可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)運(yùn)算。下面我們一起來看一個(gè)實(shí)例。 我們要將C1、C4、C5、D3、E11單元格數(shù)據(jù)都加上25，那么可以這樣做:首先在一個(gè)空白的單元格中輸入25，選中這個(gè)單元格后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“復(fù)制”。然后按住Ctrl鍵依次點(diǎn)擊C1、C4、C5、D3、E11單元格，將這些單元格選中。接下來點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對話框中勾選“運(yùn)算”框內(nèi)的“加”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”?，F(xiàn)在我們可以看到，這些單元格中的數(shù)據(jù)都同時(shí)被加上了25。
2.5.12 讓Excel出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)提示 Excel除了可以對單元格或單元格區(qū)域設(shè)置數(shù)據(jù)有效性條件并進(jìn)行檢查外，還可以在用戶選擇單元格或單元格區(qū)域時(shí)顯示幫助性“輸入信息”，也可以在用戶輸入了非法數(shù)據(jù)時(shí)提示“錯(cuò)誤警告”。 選取單元格或單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，單擊“輸入信息”選項(xiàng)卡，選定“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”復(fù)選框，輸入標(biāo)題，如“注意”，輸入顯示信息如“這里應(yīng)輸入負(fù)數(shù)！”（），單擊“確定”按鈕。此后，再選定那些單元格或單元格區(qū)域時(shí)，Excel將自動提示上述信息。 另外，你還可以對設(shè)置了有效性條件檢查的單元格或單元格區(qū)域，再設(shè)置“出錯(cuò)警告”信息，方法是:選取單元格或單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，單擊“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，選定“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”復(fù)選框（），選擇警告樣式，輸入標(biāo)題如“警告”，輸入出錯(cuò)信息如“不能輸入正數(shù)！”，然后單擊“確定”按鈕即可。此后，如果你在指定的單元格中輸入了正數(shù)，Excel將警告你“不能輸入正數(shù)!”
2.5.13 用“超級連接”快速跳轉(zhuǎn)到其它文件 用超級鏈接在各個(gè)位置之間跳轉(zhuǎn)十分方便，若你要切換到其它文件，只需用鼠標(biāo)指向帶有下劃線的藍(lán)色超級鏈接文件，然后單擊鼠標(biāo)即可跳轉(zhuǎn)到超級鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。
第6節(jié) 設(shè)置技巧
2.6.1 定制菜單命令 你可以根據(jù)自己的要求來定制選項(xiàng)菜單。首先單擊“工具→自定義”命令，打開其中的“命令”選項(xiàng)卡（），在左側(cè)的“類別”窗口中選擇欲增刪的菜單類別。如果是增加菜單命令，你只需在右側(cè)的“命令”格內(nèi)進(jìn)行選擇，將其拖至對應(yīng)的菜單項(xiàng)，菜單自動打開并出現(xiàn)一黑線后，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊鼠標(biāo)左鍵即可。如果是刪除菜單命令，只須打開菜單選中需要?jiǎng)h除的命令，按下鼠標(biāo)左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開菜單單擊右鍵，選中“刪除”命令即可。
2.6.2 設(shè)置菜單分隔線 Excel工具欄按鈕之間有分隔線，如果你喜歡，也可以在菜單中的命令之間添加分隔線。方法是:按住Alt鍵后拖動菜單。如果拖動方向?yàn)樵龃蟛藛伍g距，則自動在中間添加分隔線;如果拖動方向?yàn)闇p小菜單間距，則自動去掉中間的分隔線。
2.6.3 備份自定義工具欄 在C:＼Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel文件夾中有個(gè)Excel10．xlb文件，這個(gè)文件保存了你的自定義工具欄和其他屏幕位置上每一個(gè)可見的工具欄信息。所以，建議你將工具欄設(shè)置好后，為Excell0．xlb文件作拷貝，起個(gè)不同的名字，以備隨時(shí)載入，恢復(fù)你的工具欄。
2.6.4 共享自定義工具欄 如果你建立了一個(gè)自定義工具欄并希望和其他人一起分享的話，你可以將它“附加”到一個(gè)工作簿中。單擊“工具→自定義→工具欄”，選擇你的自定義工具欄，單擊“附加”按鈕（），出現(xiàn)“附加工具欄”對話框，單擊“復(fù)制”按鈕，即可將工具欄添加到一個(gè)工作簿中。
2.6.5 使用單文檔界面快速切換工作簿 Excel 2002采用了單文檔界面，每打開一個(gè)工作簿，都會在任務(wù)欄中顯示出來。因此，你可以通過單擊任務(wù)欄上的名稱來快速切換工作簿，而不必在“窗口”菜單中選擇打開的工作簿名稱。如果你的Excel 2002沒有此項(xiàng)功能，可按以下方法設(shè)置:單擊“工具→選項(xiàng)”命令，單擊“視圖”選項(xiàng)卡，選中“任務(wù)欄中的窗口”復(fù)選框（），單擊“確定”按鈕即可。
2.6.6 自定義工具欄按鈕 單擊“工具→自定義”命令，打開“自定義”對話框使Excel處于自定義模式，這時(shí)你可以用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄上的按鈕圖標(biāo)，彈出快捷菜單，利用這個(gè)快捷萊單，我們可以完成好多自定義工作。 1.使用“命名”改變工具按鈕的名稱; 2.使用“復(fù)制按鈕圖像”可以將按鈕的圖標(biāo)復(fù)制到剪貼板中，然后插入到文本或表格中、或者粘貼到另一個(gè)按鈕上; 3.使用“編輯按鈕圖像”來調(diào)用按鈕編
Excel 2003函數(shù)應(yīng)用完全手冊
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