來(lái)源：番茄不要酸
按 機(jī)關(guān)辦公室工作總的來(lái)說(shuō)就是“辦文、辦會(huì)、辦事”，像我所在的縣級(jí)小科局，單位人員少，辦公室就會(huì)還兼顧政工人事和財(cái)務(wù)工作?？偟膩?lái)說(shuō)，辦公室工作是人少事多且雜，看上去都是小事，但稍微出錯(cuò)就會(huì)后果嚴(yán)重。
我在辦公室工作了兩年，學(xué)習(xí)到了很多東西，但也還有非常大的進(jìn)步空間。今天主要是想談?wù)勛约旱囊恍┕ぷ鹘?jīng)驗(yàn)，將學(xué)習(xí)到的知識(shí)通過(guò)文字表達(dá)出來(lái)，既是一種歸納，也是一種分享。
接打電話是辦公室非常小的一件事，算是入門級(jí)別，但我有些時(shí)候還是會(huì)覺(jué)得自己在這件小事上并沒(méi)有做到位。事情雖小，也是需要功力的。
一、如何接電話
我將接電話分為了接聽(tīng)準(zhǔn)備、接聽(tīng)當(dāng)時(shí)、收到反饋三個(gè)部分。
1、接聽(tīng)準(zhǔn)備
電話機(jī)旁常備:筆，電話記錄本，本單位、本市、上級(jí)業(yè)務(wù)部門電話通訊錄。
常備這幾個(gè)東西可以提高接聽(tīng)電話的效率，不會(huì)在接到電話的時(shí)候還在手忙腳亂的找筆找紙，人一慌忙就容易想問(wèn)題不周全，就會(huì)影響接聽(tīng)電話時(shí)思維的清晰度，所以做好接聽(tīng)的準(zhǔn)備工作是很有必要的。
2、接聽(tīng)當(dāng)時(shí)
接聽(tīng)時(shí)間:通常在響鈴3聲之內(nèi)接聽(tīng)電話，最好是第2聲結(jié)束時(shí)。過(guò)早的接電話沒(méi)有給對(duì)方緩沖的時(shí)間，讓對(duì)方等待太久又不太禮貌。
接聽(tīng)語(yǔ)氣:電話溝通跟面對(duì)面溝通有所差別。面對(duì)面時(shí)可以通過(guò)面部表情、肢體語(yǔ)言、語(yǔ)氣音量等綜合信息來(lái)體會(huì)情感，但是電話溝通則只能根據(jù)聲音。我認(rèn)為基本上能夠做到禮貌親和、語(yǔ)速中等、音量中等、表述清晰就可以了。
另外需要注意的地方就是，在縣市區(qū)，對(duì)方一般都會(huì)說(shuō)方言，基本上做到方言對(duì)方言，普通話對(duì)普通話即可，畢竟同講方言也會(huì)拉近距離。再一個(gè)就是要靈活應(yīng)對(duì)，比如跟退休的老干部打電話時(shí)，就要相對(duì)提高音量、放慢語(yǔ)速、語(yǔ)氣更加親和。
內(nèi)容接收:接聽(tīng)電話一般是會(huì)議（培訓(xùn)）通知、督查（調(diào)研）通知、事項(xiàng)安排及其他情況。
我主要談一談會(huì)議通知、督查通知兩個(gè)情況。
會(huì)議通知：一般而言，會(huì)議通知是電話通知里最常見(jiàn)的情況，相對(duì)來(lái)說(shuō)也比較簡(jiǎn)單，主要是接收到該接收的信息就夠了。信息包括：來(lái)電部門、會(huì)議內(nèi)容、召開(kāi)時(shí)間、與會(huì)地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議要求、聯(lián)系人及電話等。
督查通知：一般督查會(huì)發(fā)正式的通知文件，但是也不乏電話通知的情況。
當(dāng)接到督查通知的電話時(shí)，一定要了解：誰(shuí)來(lái)督查，督查什么，何時(shí)督查，在哪督查，有何要求。
誰(shuí)來(lái)督查：例如市委組織部來(lái)督查調(diào)研黨建工作，你可以詢問(wèn)了解有幾個(gè)人來(lái)，誰(shuí)是帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，聯(lián)絡(luò)員是誰(shuí)，聯(lián)絡(luò)員電話是多少等信息，方便工作的開(kāi)展。
督查什么：還是以督查黨建工作為例，一般對(duì)方會(huì)告知他們來(lái)督查某一季度的黨建工作，這時(shí)你可以詢問(wèn)具體督查哪幾個(gè)方面，因?yàn)橐话銇?lái)督查，辦公室都是要準(zhǔn)備備查材料的，你了解的越清楚，在準(zhǔn)備材料時(shí)就會(huì)更加事半功倍而不像一個(gè)無(wú)頭蒼蠅。
何時(shí)督查：通常對(duì)方會(huì)告訴你，他們是某天上午或下午來(lái)你單位，其實(shí)這時(shí)你大概可以追問(wèn)一下具體時(shí)間。因?yàn)槿绻巧衔缁蛳挛绲淖詈笠徽镜絾挝?，這時(shí)單位就還要有公務(wù)接待的準(zhǔn)備。
在哪督查：如果是本市其他部門來(lái)督查，通常就是來(lái)單位。但是如果是上級(jí)業(yè)務(wù)部門，他就有可能還會(huì)督查其他地方，這時(shí)就還會(huì)涉及到溝通其他部門的工作，例如通知準(zhǔn)備、時(shí)間安排、接待安排等。
有何要求：一般對(duì)方會(huì)主動(dòng)告知你他們的工作要求，沒(méi)有提你也可以根據(jù)具體情況主動(dòng)詢問(wèn)。
還有一個(gè)比較小的點(diǎn)，就是來(lái)電最開(kāi)始會(huì)自報(bào)家門，但是很有可能對(duì)方不會(huì)自報(bào)姓名，所以在掛電話前，你可以追問(wèn)一句“您貴姓？”，方便你有什么不清楚的地方回電話咨詢。
電話記錄：記錄上要做到快、準(zhǔn)、全。接電話時(shí)信息準(zhǔn)確全面的接收才是最重要的，所以不要怕跟別人核對(duì)，不要怕麻煩別人而不多問(wèn)一句。比如會(huì)議通知接收到后，你可以再跟對(duì)方核對(duì)一遍你記在記錄本上的內(nèi)容，這樣出錯(cuò)的概率就會(huì)小很多。
3、收到反饋
收到反饋就是要將你得到的信息整合梳理形成條理后及時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)好盡快作出安排。
其中如果你負(fù)責(zé)通知的傳達(dá)，特別是會(huì)議通知，一定要接收及時(shí)，傳達(dá)到位，做到心中有數(shù)。例如周五通知了一個(gè)下周一早上的會(huì)，雖然周五你已經(jīng)給領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)到了，最好在周日下午或晚上再次提醒一下領(lǐng)導(dǎo)，避免他忘記。
二、如何打電話
其實(shí)明白了怎么接電話，也就明白了怎么打電話。
我認(rèn)為除了在接電話里提到的那些共性問(wèn)題，最重要的就是要做到心中有數(shù)。心中有數(shù)意味著你足夠了解你要跟別人講的事，經(jīng)得住對(duì)方的追問(wèn)，所以打電話之前一定要做足功課。
其實(shí)我還有很多做的不足，希望自己能不斷成長(zhǎng)和進(jìn)步。
不過(guò)，接打電話嘛，也不要有太大的壓力，抱著把事情做好的心去做事就好啦。有什么不清楚的也可以給對(duì)方回電話呀～
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