從跨國(guó)公司到個(gè)人辦公，大家都會(huì)使用世界上最廣泛使用的工作表程序來(lái)管理事務(wù)。但很糟糕的是，Excel 2003很多很好的工具都有些難以發(fā)掘，還有一些很實(shí)用的特性是要求第三方的插件的。以下的小建議以及一些下載能夠讓你的工作表迸發(fā)出最大的能量，你也能夠讓這個(gè)程序按照你想要的方式來(lái)工作。
閃電般地輸入數(shù)據(jù)
當(dāng)你可以使用填充柄一步就完成數(shù)據(jù)輸入時(shí)，為什么還要浪費(fèi)時(shí)間在Excel中輸入一連串的數(shù)據(jù)呢？這個(gè)程序能夠?yàn)槟阕詣?dòng)生成所有類(lèi)型的數(shù)字和文本序列，它甚至還能夠在你創(chuàng)建自定義序列的時(shí)候就為你將它們計(jì)算出來(lái)。例如，在一個(gè)單元格中輸入一月并選中它，接著將你的鼠標(biāo)指針移動(dòng)到單元格右下角的填充柄上。接著，將填充柄向下拖動(dòng)，或者是向右拖動(dòng)來(lái)填充“二月”、“三月”等等?；蛘吣阋部梢暂斎肫渌男蛄?，例如在相鄰的單元格中輸入5、10，（你至少需要輸入兩個(gè)數(shù)值才能夠看到之后的效果），選中單元格，接著使用填充柄讓Excel自動(dòng)填充入“15”、“20”、“25”……一直到你所選擇的最后。如果你想要Excel拷貝下這個(gè)序列，你只需要在你拖動(dòng)的時(shí)候按下Ctrl鍵。
利用填充柄快速填充內(nèi)容
擴(kuò)展你的命名域
Excel允許你定義命名的域，這樣你的方程式就能夠更具描述性，例如，你可以使用“=SUM (Bonus)”來(lái)替換“=SUM(C2:C25)”。盡管Excel的命名域通常都是靜態(tài)的單元域，例如“C2:C25”，但你也可以在添加新數(shù)據(jù)的時(shí)候創(chuàng)建一個(gè)動(dòng)態(tài)的命名域。要將一個(gè)域更名并讓其變成動(dòng)態(tài)，請(qǐng)注意工作簿的名稱(chēng)，以及第一個(gè)數(shù)據(jù)單元所在的地址，它需要不是一個(gè)列標(biāo)題，例如“$C$2”。點(diǎn)擊“插入>名稱(chēng)>定義”，在“在當(dāng)前工作簿的名稱(chēng)”中輸入工作簿名。在“引用位置”中，輸入“=OFFSET(Bonus!$C$2,0,0,COUNTA(Bonus!$C:$C))”，并注意其中不能有空格，接著按下回車(chē)鍵來(lái)創(chuàng)建命名域。這個(gè)方程式就能夠定義你的命名域，計(jì)算列中的數(shù)值，并能夠按單元格的數(shù)字延伸這個(gè)域。
命名日期
如果有人發(fā)送給你一份工作簿，日期是mm/dd/yyyy的格式，你只需要通過(guò)幾次的鼠標(biāo)點(diǎn)擊就能夠添加這些日期所指向的日子。你只需要選中日期，右鍵點(diǎn)擊它，選擇“格式化單元格”，在左邊“類(lèi)別”列表中選擇日期，在右邊則選擇好星期和年月日，接著點(diǎn)擊“確定”之后即可。要用自定義的樣式創(chuàng)建日期，則在“類(lèi)別”中選擇“自定義”，接著在右邊選擇你喜歡的格式。例如，你可以選擇“dd-mm-yy”這樣的格式，就能夠讓Excel將“10/23/2006”變?yōu)?#8220;23-Oct-06”。
尋找目標(biāo)值
你的老板是否會(huì)問(wèn)你這樣的問(wèn)題，“我們要怎樣才能降低勞動(dòng)成本，讓它不到我們總開(kāi)銷(xiāo)的20％？”無(wú)須再頭痛了，讓Excel用“單變量求解”的特性來(lái)為你完成這的重?fù)?dān)。打開(kāi)相關(guān)的工作簿，選擇包含了勞動(dòng)成本的數(shù)值，接著選擇“工具>單變量求解”，在“目標(biāo)值”中進(jìn)行輸入，接著在“可變單元格”輸入你想要更改的單元格地址，在這一例中，勞動(dòng)成本單元格即是。按下回車(chē)鍵，如果有可行的方案，單變量求解就會(huì)顯示出結(jié)果。如果沒(méi)有的話(huà)，它會(huì)告訴你沒(méi)有辦法解決。
用Excel來(lái)做PowerPoint的工作
你并不需要在每次幻燈片制作時(shí)都使用PowerPoint。Excel視圖中的功能也能夠有效地為你完成。如果一個(gè)部門(mén)開(kāi)支之類(lèi)工作簿，你只需要選中單元格后選擇“視圖>顯示比例”。在對(duì)話(huà)框中，選擇“恰好容納選定區(qū)域”并點(diǎn)擊“確定”。要保存這個(gè)視圖，則選擇“視圖>自定義視圖”，點(diǎn)擊“添加”按鈕，為這個(gè)視圖命名后按下回車(chē)鍵。要再次顯示這個(gè)視圖，只需要選擇“視圖>自定義視圖”，在列表中選擇相應(yīng)的視圖，接著點(diǎn)擊“顯示”按鈕即可。
顯示比例設(shè)置
共享PivotTable而不是數(shù)據(jù)
企業(yè)或多或少都會(huì)使用Excel來(lái)匯總他們的重要數(shù)據(jù)。但PivotTable經(jīng)常都會(huì)包含一些敏感數(shù)據(jù)，因此你在共享它們時(shí)總是需要非常小心謹(jǐn)慎。一個(gè)簡(jiǎn)單的方法就是將你的PivotTable從它之下的數(shù)據(jù)中獨(dú)立出來(lái)。要完成這樣的操作，你可以右鍵點(diǎn)擊屏幕底部PivotTable的工作簿選項(xiàng)卡，接著選擇“移動(dòng)”或“復(fù)制”。在其中選擇新建工作簿后，Excel就會(huì)把工作表移動(dòng)到新的工作簿中。接著給這個(gè)新的工作簿命名一個(gè)不同于之前文件的名稱(chēng)后保存它?，F(xiàn)在你就可以將這個(gè)工作簿分發(fā)出去，而不會(huì)暴露源數(shù)據(jù)。
真正地隱藏工作表
很多數(shù)據(jù)是很敏感而不能共享的。例如，一個(gè)工作簿可能會(huì)在工作表中計(jì)算出部門(mén)總銷(xiāo)售傭金讓每個(gè)人都能夠查看，但它也可能會(huì)在其它的工作表中列出每位銷(xiāo)售人員的傭金率，而則就是必須保留的隱私數(shù)據(jù)。要隱藏工作表，你可以點(diǎn)擊工作表的選項(xiàng)卡，接著選擇“格式>工作表>隱藏”，而這是一個(gè)大家都知道的做法，任何人都可以很簡(jiǎn)單地通過(guò)格式>工作表>取消隱藏”來(lái)進(jìn)行撤銷(xiāo)。要有效地隱藏一個(gè)工作表，請(qǐng)選擇“工具>宏>Visual Basic編輯器”。在左上方“工程”窗格中，點(diǎn)擊你想要隱藏的工作表名稱(chēng)。在下面的“屬性”窗格中，選擇“Visible”屬性標(biāo)簽，點(diǎn)擊右邊的下拉箭頭，選擇“2- xlSheetVeryHidden”。這樣一來(lái)，這個(gè)工作表就顯示不了“取消隱藏”的對(duì)話(huà)框了。如果之后你要顯示這個(gè)工作表，可以將屬性改成“-1- xlSheetVisible”或“0- xlSheetHidden”即可。
