馬軍生 雍申源
一、案例簡介：為泄個人私憤，損毀單位多份重要檔案
2001年5月中旬，哈爾濱市檔案局接到舉報，稱該市機關(guān)某單位發(fā)生竊取、損毀檔案違法案件。市檔案局當(dāng)即組織執(zhí)法人員進行專案調(diào)查。據(jù)調(diào)查，該單位職工李某于2000年9月下旬值班時，利用管理人事檔案的工作人員未鎖檔案柜之際，為泄個人私憤，將檔案柜內(nèi)4份干部人事檔案取出，分別抽出大部分有重要價值的材料予以撕毀扔掉，后犯罪嫌疑人李某被法院以損毀公文罪判處有期徒刑6個月。
市檔案局執(zhí)法專案組認為該單位違法事實成立，證據(jù)確鑿；違法責(zé)任人王某因其工作嚴重失誤給犯罪嫌疑人造成可乘之機，給單位和檔案所有者造成不可彌補的損失。據(jù)此研究決定，鑒于犯罪嫌疑人李某已在市檔案局立案調(diào)查前被法律制裁，不再給予處罰。故依據(jù)《檔案法》、《黑龍江省檔案管理條例》有關(guān)規(guī)定，分別給予違法案件發(fā)生單位和違法責(zé)任當(dāng)事人王某罰款20000元和1000元的處罰。
二、案例分析與啟示
檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要信息資源，它客觀地記述和反映了企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中的全部內(nèi)容，著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用，然而，目前的在企業(yè)檔案管理工作中，卻存在著許多需要研究和解決的問題。
從這起撕毀檔案的案例來看，李某之所以能夠在工作中隨意的接觸到重要檔案并將其損毀，是因為企業(yè)對文件檔案的管理不夠嚴密，案例中的王某對檔案管理工作嚴重失職，未對重要的機密文檔進行上鎖保存，反映了該單位在檔案管理方面比較薄弱。
從目前很多單位檔案管理現(xiàn)狀來看，主要存在以下一些風(fēng)險：
1.檔案管理意識薄弱，對檔案管理未予以重視，一些重要檔案管理混亂。
2.檔案管理相關(guān)制度或流程缺乏明確規(guī)定，使得檔案管理工作隨意性較大。
3. 檔案歸檔內(nèi)容不全，歸檔媒介選擇不恰當(dāng)，如通過光盤保存等，可能導(dǎo)致部分重要信息沒有及時歸檔。
4. 檔案管理制度未對電子資料如何保管予以明確，可能導(dǎo)致電子資料歸檔缺少有效分類和管理，查閱困難。
5. 電子檔案的存放不符合要求，可能使得電子檔案受潮等客觀因素而導(dǎo)致后期無法讀取改電子檔案。
6.部分已歸檔的資料為各部門無處存放或無歸檔價值的資料，可能導(dǎo)致檔案室空間被占用、重要檔案無處存放。
7. 部分歸檔的資料因原件遺失而歸檔復(fù)印件，可能影響資料的后期使用。
8. 未對檔案借閱的不同類別，如室內(nèi)閱覽、借出、復(fù)印、拷貝等的相關(guān)要求予以明確，而將借閱等同于可以帶出檔案室進行任何形式的使用，可能導(dǎo)致重要檔案受損或信息泄露。
9. 檔案管理制度未對檔案室人員進出予以明確規(guī)定，可能導(dǎo)致不相關(guān)的人員隨意進出檔案室，檔案資料丟失或受損。
10. 檔案管理制度未對不同密級等級的檔案的借閱權(quán)限予以明確，可能導(dǎo)致密級等級較高的資料檔案能夠被無關(guān)人員接觸，造成重要信息泄露或丟失等。
11．檔案借閱登記表信息填寫不全（包括歸還時間、歸還人、經(jīng)辦人等），可能導(dǎo)致檔案管理人員無法有效跟蹤被借閱的檔案資料。
12. 沒有對電子檔案的安全性進行規(guī)定，可能導(dǎo)致電子資料損壞或被無關(guān)人員盜用，給企業(yè)造成損失。
13. 檔案資料借出未經(jīng)授權(quán)審批，或借閱檔案很長時間未歸還，未見跟蹤信息或原因說明信息等，可能導(dǎo)致借出的資料遺失而未能進行及時處理。
14. 對時間較長、較無利用價值的檔案未按規(guī)定銷毀，可能導(dǎo)致占用檔案室空間，影響其他檔案的管理。
為了防范檔案管理中的風(fēng)險，單位可從以下方面加強檔案管理的內(nèi)部控制：
1. 制定規(guī)范的檔案管理制度，明確檔案相關(guān)事項流程及規(guī)定，規(guī)范檔案管理工作；
2. 擬制歸檔立卷科目，并將工作中的相關(guān)資料及時歸入立卷科目內(nèi)及時將資料歸入檔案室；
3. 對接收的檔案資料按既定的類別分類，賦予名稱、編號、整理上架；
4. 檔案室統(tǒng)一購買存放電子檔案的裝備完善制度規(guī)定，并嚴格按照制度規(guī)定執(zhí)行；
5. 提供歸檔資料，須符合檔案管理制度中歸檔要求后，與檔案管理員清點核對一致，剔除無保留價值的資料后，方可歸檔；
6. 加強培訓(xùn)，提高資料原件的重視程度，盡量取得資料的原件；如果是傳真件，需復(fù)印一份附后；
7. 保持檔案室內(nèi)既定的溫度，適度，潔凈等物理條件，防火，防塵 防蟲，防盜，防水，防潮，禁止無關(guān)人員出入；
8. 檔案借閱須填寫《借閱登記表》，室內(nèi)閱覽，完畢后檔案管理員清點、確認。外單位借閱需出具身份證明或介紹信；
9. 對于檔案的保密級別需在制度中明確，并且在檔案室統(tǒng)一對檔案盒進行規(guī)范填寫
10. 檔案復(fù)印需經(jīng)檔案員同意，并按照權(quán)限經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，檔案員登記復(fù)印份數(shù)就拷貝情況；
11. 對到期檔案及時辦理銷毀手續(xù)，由檔案員編制檔案銷毀清單交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，檔案員登記到期銷毀資料信息，并組織兩人以上共同監(jiān)督到期檔案銷毀。
結(jié)合此案例，筆者認為企業(yè)在日常的檔案管理工作需要引入內(nèi)控風(fēng)險管理意識，嚴格規(guī)范并執(zhí)行檔案管理制度，在日常的培訓(xùn)中需提高檔案管理員工的內(nèi)控風(fēng)險意識，增強其責(zé)任感，從而提高檔案管理的總體水平。
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