3.使用“人事錄”，以拓寬人際信息網(wǎng)
除了上述的名片檔案、住址錄之外，你還應(yīng)自制所謂“人事錄”的檔案，時時加以活用。這也可以說是人事信息的“大全”。它不只記載對方上班處的資料，還囊括了對方的經(jīng)歷、家族成員，近況等私人信息，使人一目了然。關(guān)于這一點(diǎn)，要有更具體的說明：首先在用紙方面，必須使用比較厚的卡片。每一個人使用一張。上面記載“姓名”、“出生年月日”、“性別”、“第一次見面的日子”、“學(xué)歷、“職業(yè)”、“籍貫”、“工作地點(diǎn)”、“現(xiàn)在的住處”以及“家庭”等等，盡量地把已知的信息都填上去。所謂的“籍貫”，并不一定指戶籍所，而是指對方現(xiàn)住地址以外，更能夠確實(shí)地聯(lián)絡(luò)到的地方。這一項(xiàng)記載遇到本人被派往國外時，最有幫助。又如，變更比較多的“上班地點(diǎn)”、“現(xiàn)在居處”，以及“家庭”欄，一開始就留下很大的空白，一旦有了變更，立刻更正?？ㄆ谋趁娈?dāng)成備考欄，用于記載對方的近況。例如對方在賀年卡上寫著“今年二月起預(yù)定到美國留學(xué)”，或者“今秋將結(jié)婚”的話，那就把日期一塊記下來。仔細(xì)地把近況報告都記錄的話，最有助于人際信息的拓寬。有些人，每年都要寄出兩千張以上的賀年卡，而且每張賀年卡都要寫上一、兩行字。遇到這種情形，你只要看看備考欄，就能夠胸有成竹地寫下去。即使是好幾年不曾見面的朋友，只要這幾年的信息，被做成記錄保留下來的話，再見面時，就不愁沒有話題。
4.人事錄分別使用英文字母和職業(yè)索引，以加快尋找速度
使用英文字母和職業(yè)索引的人事錄，將成為你的最得力的助手。不過，由于數(shù)目很多，取出信息時非快速不可。做法是：
首先，在卡片的右上方設(shè)置“英文字母索引欄”。原則上，在一個人的姓氏上，利用姓名中的頭一個字母。
例如“林天沖”，則記為“L、T、C”。“陳”、“劉”等，同姓有好多個人的情況，則除了姓以外，連名字的頭兩個字母也記下。然后，并采取“A”行“B”行等的大致分法。如此處理，只要瞧瞧索引欄，就可以很快地找到必要的信息。除此之外，為了更有效地活用這種人事錄，也可從職業(yè)等其它角度開始尋找。人事錄的上端印有A到Z為止的英文字母。每一字母上都開一個小洞，每一個字母也表示對方的職業(yè)、經(jīng)歷，或者跟你的關(guān)系。 例如，對方是律師的話，使用英文LAWYER的“L”表示，注冊會計(jì)師則是以O(shè)PA的“P”表示。
在這些字母中，把表示本人的字母洞上部分去掉歸檔。
例如，你需要金融關(guān)系的信息，而且已經(jīng)把銀行職員列入名單的話，你可以使用一根細(xì)棒，刺入銀行的“B”洞，再把它挑起來，那么，只有“B”，也就是銀行職員的卡片會存留于下面?；蛟S有人認(rèn)為這種信息，應(yīng)該由電腦來管理更有效率。然而，用軟件同時處理三千人的信息時，還是采用卡片的方式比較容易管理，同時也比較實(shí)用。5利用賀年卡上的“最新信息”更換人事信息
不管是住址錄、人事錄、人事信息，都是越新越好。但是，要使對方的近況，在絲毫不漏的情況下，反映在你的資料上，實(shí)在是一件非常困難的事。遇到對方搬家，或者調(diào)職時，如果對方通知了你，你就應(yīng)該立刻修正住址錄、人事錄。如果不能獲得這種信息的話，你所持有的信息，將跟現(xiàn)實(shí)有出入。為了修正這種信息的不適合處，只好活用賀年卡。每年都會收到兩千張以上的賀年卡，這個數(shù)目占去人事錄所登記的三分之二人數(shù)。由賀年卡取得對方的最新信息后，舊的信息就會煥然一新。賀年卡上面，有不少除了住址以外，還添寫家族的私人之事。所以，它所包含的信息量比一般問候式的信件還要多。由此看來，賀年卡可稱之為“人事信息的寶庫”，你怎能不活用它呢?不過由于張數(shù)太多，除非采取某種程度的系統(tǒng)化作業(yè)，否則的話，將耗費(fèi)大量的時間。以辦公室來說，并非把當(dāng)日收到的賀年卡，在當(dāng)日內(nèi)就處理完畢，而是等到差不多都收齊時，即過了陽歷年以后，再把它們依據(jù)26個英文字母的順序排列。如果賀年卡上寫著新居落成、結(jié)婚、子女誕生，或者對新年的展望，那就把這些信息添寫在人事錄的備考欄。有不少人認(rèn)為，既然想要擁有大量的信息，那就得到處收集。其實(shí)，你身邊就有不少可以獲取信息的材料。雖然只是一張賀年卡，只要好好地活用，仍然能收集到不少的信息。
□ 自管理者管理的方法
1.積極利用情緒良好的時段，以提高工作效率
想做某一件事情，但是懶得動手。這種所謂“缺少干勁”的狀態(tài)，相信每一個人都曾經(jīng)有這種經(jīng)驗(yàn)。有一些人說，遇到這種“沒勁”的場合，只要自己勉強(qiáng)干上三十分鐘到一個小時，注意力就會慢慢的產(chǎn)生，效率也會逐漸的提高。不過采取這種做法，在到達(dá)“干勁十足”以前的三十分鐘乃至一小時之間，工作效率很差。因?yàn)槊銖?qiáng)工作，你在總精神方面免不了會感覺到痛苦?；诖?，絕對不能稱之為良策。以你來說，遇到“不起勁”時，就會立刻把手邊的工作置于一旁，再從“非做不可的工作”之中，找出自己最喜歡的工作，立刻著手去做。因?yàn)槭亲约合矚g的工作，自然就會產(chǎn)生工作熱情，效率自然也會提高。總而言之，一開始就制造“有勁”的狀態(tài)，然后再著手于你感到“討厭不想做的事情”。如此，你就不會感到它像先前一般，叫人做不下去。一旦培養(yǎng)出“干勁”想要有效率地進(jìn)行工作并不難。
又如，好不容易迸發(fā)出干勁，卻必須為會客或者參加會議而離開。遇到這時，你會保持原狀，就這樣的離開。使用的資料以及書本仍然打開著，圓珠筆也隨便擱下來。假如離開辦公室時，把桌子整理干凈的話，當(dāng)你再回來時，又得耗費(fèi)一些時間準(zhǔn)備，否則，根本就不能進(jìn)行工作。更壞的是工作停止前，好不容易才產(chǎn)生的干勁，如今又消失了。如果桌子上面仍然維持原狀的話，在短時間內(nèi)就可以恢復(fù)“干勁十足”的狀態(tài)。為了提高效率，你不妨試試看!
2.為了提高效率，不妨在接近限期時，仍然做別的工作
很多人都認(rèn)為，只要耗費(fèi)時間工作總能夠完成任務(wù)，實(shí)際上不見得完全如此。時間太充足的話，勢必將在無關(guān)緊要之處多耗費(fèi)時間，做起事來拖拖拉拉，缺乏一份緊張感。從你來說，除非接近限期，否則的話，都是先做別的工作。只有到了“不做將會來不及”時，才著手做本份的工作。
處于這種情況時，由于限期將至，自然地注意力就會增高，效率也會轉(zhuǎn)好。由于不能為其它事分心，完成的工作不但能夠緊抓要點(diǎn)，同時顯得簡潔有力，效率也得到提高。管理者稱之為“期限屆滿的效果”。
參加會計(jì)師考試時，方才能感到那種效果。會計(jì)考試及格率只有百分之十幾，這及格率看起來并不太困難。不過，到了第二次考試，只有前兩次考試合格者才能參加。兩次考試總算起來的話，及格率還不到百分之一，被稱為最困難的考試，合格率也只有百分之一，可見會計(jì)師的第二次考試有多么的困難。那時，真正準(zhǔn)備應(yīng)考的時間，比別人慢了一年以上。想不到，憑這種“時間不足”的情況，產(chǎn)生了爆發(fā)力，只經(jīng)過短時間的準(zhǔn)備，就通過了第二次的考試。從此以后，在日常生活里，也可時常活用“限期將屆”的效果。至于所謂到期日還很長，不宜著手做事的方法，還有一個有利點(diǎn)。那就是能夠縮短收集資料以及構(gòu)想的時間。
人類是很奇怪的動物。一旦腦海里惦念東西時，就能夠很敏感的引起反應(yīng)。不管你是為別的事情找資料，或者是觀看車廂里的廣告，只要碰到有關(guān)的記載，就會感到眼前一亮。關(guān)于構(gòu)想方面，只要內(nèi)心有問題意識，碰到有關(guān)的事情，立刻就會產(chǎn)生很好的構(gòu)想。如果很早就開始工作的話，為了尋找資料，樹立構(gòu)想，必須耗費(fèi)很多的時間，東找找，西看看，很難拿定主意。例如實(shí)際開展工作時，才發(fā)現(xiàn)了新的情況，甚至再產(chǎn)生更好構(gòu)想的話，反而令人內(nèi)心感到混亂，而不知何去何從。開始工作后，雖然已經(jīng)產(chǎn)生了問題意識，但是，仍然沒有真正著手進(jìn)行，反而處理其它的工作，這也正是所謂的“發(fā)酵時間”，能夠使工作效率更為良好。欲有效率地進(jìn)行構(gòu)思還不確定的工作，這種方法最能發(fā)揮效用。
3.感到效率直線下降時，應(yīng)該“積極的休息”
上午時間，腦力大都不差，但是到了下午，由于疲勞的累積，工作效率將逐漸下降。遇到這種情況，適度的休息是必要的。然而，遇到休息時，大多數(shù)的人都面對桌子，一副惘然若失的樣子，好像有一種不愉快的念頭，即休息就等于浪費(fèi)時間。在你的觀念里，工作效率一落千丈時，勉強(qiáng)打起精神工作，就是一種浪費(fèi)。與其驅(qū)使渾渾沌沌的頭腦“長期作戰(zhàn)”，不如以適當(dāng)?shù)男菹?，使精神恢?fù)清爽，如此才能提高工作效率。一旦感覺到效率明顯降低時，就會立刻休息。遇到這種情況，通常休息三分鐘也就足夠了?；蛟S有人會認(rèn)為三分鐘未免太短了吧?其實(shí)，這已經(jīng)足夠了。如果休息的時間比三分鐘更長的話，再度開始工作，欲把頭腦恢復(fù)到原來的狀態(tài)，那就得耗費(fèi)較長的時間，效率反而會降低。多數(shù)人認(rèn)為，“休息”是指身體的靜止?fàn)顟B(tài)。不過，管理者并不這樣認(rèn)為。遇到這時，管理者會積極地聽自己喜歡的音樂，并且輕松地做體操。坐辦公室而感到疲勞的最大原因，是長時間保持同樣姿勢造成的。遇到這種情況，只要使僵硬的肌肉恢復(fù)輕松，血液的循環(huán)就會轉(zhuǎn)好，頭腦也會感到清醒。不僅單純使身體舒服，最好也使精神放松下來，以便再開始工作時能提高效率。稱此為“積極的休息”。因?yàn)槠＞攵换顒拥脑?，身體固然可以達(dá)到休息的目的，但是頭部并沒有得到休息，如此對于提高工作效率是毫無幫助的。
4.發(fā)生麻煩時，先使精神輕松一下，然后再開始工作
管理者使精神轉(zhuǎn)為輕松，不僅僅是對疲勞有效。例如在工作方面發(fā)生了麻煩，精神上受了打擊，使用這種方法也非常有效。就像做錯了事，被上司罵得狗血淋頭，顧客抱怨發(fā)牢騷時，將有很長時間，叫你感到苦惱。心中感到苦惱時，即使勉強(qiáng)地工作，效率也不會提高。這時時，必須使自己輕松一下。不過，碰到麻煩時的輕松方法，不宜用消除疲勞的方法，使身體休息，或聽聽音樂，做一些輕松的運(yùn)動，必須徹底的改變目標(biāo)，使自己的精神“煥然一新”。遇到這種情況，最常使用的方式，就是跟人見面。一旦跟人見面時，不管你是否愿意，都得“改換一下頭面”。如此一打開話匣子，不知不覺地的就會被對方的說詞感染，以致在交談完畢時，先前的焦慮不安，已消失殆盡了。另外一種方法是投入單純的工作。
總之，使用頭腦的工作，碰到心境不好時，非常難以全心地投入。最好以十分鐘或二十分鐘的時間，投入單純的工作。如此，內(nèi)心就會逐漸地風(fēng)平浪靜，新的干勁也會跟著產(chǎn)生了。像整理資料、整理雜記本都很不錯。不過，在某些情況下，以上種種辦法實(shí)在無法使自己保持輕松。為了應(yīng)付這種情況，常常要針對各種麻煩，想出使自己保持輕松的方法。 例如，你不妨把麻煩分成A、B、C三級，遇到A級麻煩的話，讓你自己保持半天的輕松，無牽無掛；若是B級的話，則保持兩個小時，如果是C級，則保持三十分鐘。經(jīng)過如此決定以后，遇到有麻煩時，立刻就會萌出使自己輕松的念頭。
5.利用六分鐘為一單位的行動記錄表，就可以發(fā)現(xiàn)“看不到的時間”
常常聽到周圍的人老是把“沒有時間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭取更多的時間，甚至削減自己的睡眠時間。以長遠(yuǎn)的眼光來看，縮短睡眠時間，將在效率方面帶來負(fù)面的作用。與其這樣做，不如重估一下自己使用時間的方法，再仔細(xì)的思考，如何才能夠把時間更為有效的使用。雖說重估一下時間的使用方法，然而，缺乏具體資料的話，實(shí)在很難以做客觀的判斷。奉勸管理，不妨?xí)鴮懸幌伦约旱男袆佑涗?，即記下幾點(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分做了些什么?以辦公室來說，全體職員都使用“時間分析單”(以每六分鐘為一單位，記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位，是因它為一小時的十分之一，即等于零點(diǎn)一小時，合計(jì)起來比較方便之故。實(shí)際地做這種記錄的話，就可以獲得種種的資料，對于提高工作效率，有效地活用時間，以及休息的計(jì)算方面，都非常有幫助。
最大的收獲，不外乎是能發(fā)現(xiàn)時間如何的損失掉。或許，你自己以為分秒必爭，很快地就能投入工作中。實(shí)際上，你卻是拖拖拉拉的人。例如，必須耗費(fèi)很長的時間，才能實(shí)際的投入工作中；或者集中一次就能做完的工作，卻分成好多次，拖拖拉拉地做著?？戳酥T如這般“眼睛看不到的時間耗損”，這種時間分析單，就可以一目了然。同時，把這種記錄累積以后，就可以從過去的資料中，推測出某種工作需耗費(fèi)多少時間才能完成。即使有很多種方法，憑顯示的數(shù)字，仍然可以找出最有效率的方法。正因如此，工作進(jìn)度比較容易制訂，進(jìn)行的方式也會顯得更有效率一些。在你想購進(jìn)新的OA機(jī)器，或者某種文具時，也可以憑過去的資料，算出某人一年可以節(jié)約多少時間，再憑此數(shù)據(jù)決定購買與否。書寫行動記錄表的好處，可以說不勝枚舉，至少，它可以把你日常不重視的“東西”，改變成具體的數(shù)值，使它變成視覺的東西。在平常，習(xí)慣于憑主觀的記憶來考慮工作方法。然而，一旦把它變成客觀的資料，就會察覺到實(shí)在太獨(dú)斷專行了。不過，一察覺到這件事以后，即可發(fā)現(xiàn)有效的使用時間方法，實(shí)在多得不勝枚舉。因此，并不一定要耗費(fèi)很長的時間，來書寫行動記錄表。其實(shí)，只要嘗試一個星期，即可受到提高效率的各種啟示。
6.對于感到厭惡的工作，可準(zhǔn)備“成功報酬”給自己或家人，以激發(fā)干勁
人類對自己喜歡的工作，可以長久的集中精力。反之，如果是自己厭惡的工作，僅僅數(shù)分鐘就會感到痛苦異常。有時實(shí)在提不起勁，真想半途放廢呢!但是，工作豈能說不做就不做?大多數(shù)的人在責(zé)任感和緊迫感的驅(qū)使下，勉強(qiáng)的做下去。然而，在強(qiáng)迫之下做事，效率是絕對不可能提高的，只能應(yīng)付的拖延下去而已。于是，管理者就挖空心思，想起這個問題“如何使苦差事在比較快樂的氣氛下進(jìn)行呢……”，但是，工作的內(nèi)容往往很少能夠改變，至于所謂的“快樂”，只好由自己來制造。想來又想去，管理者認(rèn)為單純而最有效的方法，莫過于準(zhǔn)備一份“成功報酬”，告訴自己做完工作，就能立刻去“做某某事”。這里所謂的“某某事”，只要是任何對你有吸引力的東西都行。例如，寫完了這份報告書，就可以跟女朋友去逛街上館子，或者去看那部一直想看的電影。如果是短時間內(nèi)就能完成的事，就告訴自己，做完這項(xiàng)工作，立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有這種經(jīng)驗(yàn)，那就是在小學(xué)的時代，遇到考試前，父母對你說“這一次考試的成績很好的話，管理者就買那件你想要的東西送給你。”為了得到夢寐以求的東西，對于自己厭惡的科目，只好狠下功夫。管理者所說的“成功報酬”，原理就跟這件事相同。
唯一不同之點(diǎn)，就是必須“自己獎勵自己”?；蛟S有人會認(rèn)為那是哄騙孩子的勾當(dāng)。不過，在請你如此想以前，先試試看。雖然是叫你感到厭煩的工作，一旦做完了，就可以享樂，想到這些，工作的“干勁”和效率會截然不同。如果想更進(jìn)一步提高這種效果的話，那就把“成功報酬”擴(kuò)大到家人身上，跟他們來一個良好的預(yù)約。管理者有時會對家人說：“待管理者完成了這個工作，管理者就帶你們到海外度假。”甚至也決定了出發(fā)的日子，準(zhǔn)備好機(jī)票以及住宿的飯店。如此把一切具體化之后，就很難以改變預(yù)定，也能夠增強(qiáng)妻兒的信心，到了這種地步，自然就會產(chǎn)生無比的干勁，一心一意地把工作做完。對家人準(zhǔn)備成功報酬的話，不僅能夠提高你自己的干勁，甚至能使家人協(xié)助你。尤其是工作可能會拖長時，更具有神奇效果。不過，對于這種“成功報酬”，有一點(diǎn)必須特別注意，那就是達(dá)到“報酬”之路不能太長，縱然有很多樂趣可享，中途也很可能受到挫折。最好把“成功報酬”放置于伸手可及之處，如此才能夠激發(fā)干勁。
因此，在從事困難的工作時，不僅是要準(zhǔn)備一份“最后的成功報酬”，最好在實(shí)現(xiàn)中間目標(biāo)時，也給自己準(zhǔn)備一些報酬。
7.只要把日常的工作“格式化”，就可以防止工作的錯誤與疏忽
為了使工作有效率的進(jìn)行，最好把各種“格式化”，即把來自經(jīng)驗(yàn)的訣竅“格式化”。如此，不管在何時何地，任何人都可以采取最好的方法，在沒有錯誤的情況下開始工作。對于這種工作的格式化，有些公司已經(jīng)開始實(shí)施，不過對成為格式化對象者，幾乎都 是高度或者復(fù)雜的工作。在日常生活里面，管理者認(rèn)為可以大幅度的活用“格式化”。實(shí)際上，由于工作的訣竅不明了，而引起錯誤及疏忽者，不僅限于專業(yè)工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時，委托別人替你聽電話，并且抄錄電話的內(nèi)容。如果抄錄的內(nèi)容，還是不能使你弄清楚對方之意的話，你就得去請教抄錄者。諸如此類，如果在一天里發(fā)生幾次的話，時間的損失就很驚人了。遇到這種情形，就算責(zé)備抄錄者也不能解決問題。如果事前就規(guī)定抄錄電話的格式，那就不可能發(fā)生錯誤。在管理者的辦公室里，從專業(yè)的審查書類的寫法，到電話的應(yīng)答，郵件的處理等日常業(yè)務(wù)，都規(guī)定處理的格式，而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進(jìn)入公司，都必須弄懂所謂的“格式”。在決定“格式”之際，有一件事必須特別注意，那就是不能一開始就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然會發(fā)生意外的事情。因此必須在這種心理下規(guī)定“格式”，再經(jīng)過實(shí)際運(yùn)用后，不斷地添加內(nèi)容。
經(jīng)過如此的過程，才能夠完成“活的格式”。對于所謂的“格式”，不妨加入一些小小的信息。以書類的寫法格式來說，不妨提出該書類必須走的路程、所需時間、受理窗口的號碼、公休日和何時最不擁擠等。這些乍看之下，似乎不重要的信息是否被加入，其效果將有天壤之別。有些人由于忽略了這種小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪費(fèi)時間與精力。這種格式，恰如指示到達(dá)目的地的一幅地圖?？吹竭@幅地圖的人，為了能夠利用最短距離，走到目的地，必須加入適當(dāng)?shù)男畔ⅰ＊?div style="height:15px;">
8.對于千篇一律的工作，只要懷疑以前的做法，就可以提高效率
很多人以抱怨的口吻說：“到公司上班，每次都做千篇一律的工作，實(shí)在叫人感到厭倦……。”的確，每天都依照上司的命令做事，很難以叫人產(chǎn)生干勁。不過，對于這種千篇一律的工作，只要不盲從以往的做法，自己想出一些點(diǎn)子的話，就能夠使你感到趣味盎然。
在日常生活里，對于那些已經(jīng)變成習(xí)慣的方法，往往會萌出懷疑的念頭。例如扣衣服紐扣時，大家都從上面扣起。事實(shí)上，從最下面看得清楚的地方往上扣，不是更方便、更快速嗎?又例如絕大多數(shù)的人放下圓珠筆時，都是把筆尖朝上，其實(shí)將筆尖朝下，不是更能夠快速的拿起筆嗎?只要如此的想，對于這以前若無其事的動作，你當(dāng)會感覺到非常的新鮮。在工作方面亦復(fù)如此。碰到你想書寫的報告書，而不能順利地進(jìn)行時，不妨稍為改變一下想法，先從你能夠?qū)懗龅牡胤街帧Ｈ绱?，由于受到前后段關(guān)系的啟示，本來做不出的項(xiàng)目，突然使你一泄千里的發(fā)揮出來。如果拘泥于文章必須從第一段開始寫的話，即囿于傳統(tǒng)的觀念之中，則必然浪費(fèi)很長的時間，等到首段出現(xiàn)了，才能繼續(xù)地寫下去。在這種情況，能不感覺到厭倦才怪呢!對于日常工作方面，不妨對“常規(guī)”表示懷疑。如此，對于你認(rèn)為千篇一律的工作，可能會有新的發(fā)現(xiàn)。
9.知道自己能夠集中精力的限度，即可把它利用于提高效率
不管干勁如何的充足，人們能夠集中精力做一件事的時間，總是有限度的。如果無視于這一點(diǎn)，只一心一意地面對桌子坐著，仍然不能提高工作效率，反而會使它不斷的降低。你最好弄清楚自己能夠集中精力的時間，再配合工作，把工作分成幾節(jié)進(jìn)行，如此效果比較好。一般來說，一個人能集中精力做一件事的時間，大約為九十分鐘。正因?yàn)槿绱?，大學(xué)的教授，電影的放映時間都被設(shè)定于九十分鐘前后。不過，電影的放映時間都被設(shè)定于九十分鐘則后。不過，這并非鐵則，仍然有個人差異。同時，根據(jù)工作的內(nèi)容，能夠集中精神的時間也不一樣。不管是什么人，只要是自己感到興趣的事情，集中精神兩、三小時根本就不成問題。如果窗外有煩人的噪音，則能夠集中精神的時間也會縮短。集中精神這一件事，往往會受到環(huán)境的左右。把這些現(xiàn)象聯(lián)想起來，當(dāng)可判斷，能集中精神的時間的確有個限度。因此，最重要的一件事情，是從經(jīng)驗(yàn)中，找出最適合于自己的集中精神時間。一旦獲知并把握自己能集中精神的時間，那就能夠找出提高工作效率的方法。如果你認(rèn)為自己集中精神的限度為六十分鐘，那就全力投入于六十分鐘的工作。做滿了六十分鐘的工作，休息一會兒，使自己輕松一下，再集中精神另做六十分鐘的工作。如此的話，工作效率也會在無形中提高?；蛘吒淖児ぷ鞯膬?nèi)容也不錯。譬如做好一段校對的工作之后，改成會客，如此，即可使精神為之一振。一提起工作，有些人以為必須整天面對著桌子進(jìn)行。事實(shí)上并非如此，不時的管理自己，提高效率，這才是真正的工作。
10使用“進(jìn)度表”把必須做的事“視覺化”，如此就能用眼睛體會到成就感
工作必須長期地延續(xù)下去，那就必須知道目前完成了多少?還剩下多少?如果不能確實(shí)地把握的話，將陷入不安之地，工作效率也無法提高。
因此，必須實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)越大，越能夠客觀的確認(rèn)其進(jìn)行狀況。為了做到這一點(diǎn)，必須把它“視覺化”。對你來說，遇到報考大學(xué)，參加政府舉辦的考試時，都以自制“進(jìn)度表”的方式，使目標(biāo)的完成“視覺化”。在一張紙上畫了細(xì)小的格子，格子的橫面寫著完成目標(biāo)必須做的事情，每當(dāng)完成一件事情，就使用紅色的奇異筆把該格子涂掉。
這樣做的話，就可以一目了然的看出，自己正處于起點(diǎn)與目標(biāo)之間的那一點(diǎn)。對于下一步應(yīng)該做什么?才能胸有成竹，不至于感到茫茫然。在這種情況下，工作自然能夠很有效率地開展下去。而且，涂掉一個格子所產(chǎn)生的成就感，能夠增強(qiáng)對下一步挑戰(zhàn)的信心。除此之外，使用這種“進(jìn)度表”的好處，那就是能看出目標(biāo)與實(shí)績之間的差距。
早晨在決定工作程序時，雖然列下了今日工作的范圍，但是，有時卻無法達(dá)到這個范圍。到這時，如果有工作“進(jìn)度表”的話，就能夠一眼看出完成了目標(biāo)的幾個百分點(diǎn)。如果不會達(dá)到最后目標(biāo)的話，又可以當(dāng)成發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn)的反省資料。目標(biāo)只是驅(qū)使工作有效率進(jìn)行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目標(biāo)與實(shí)績之間的差距。如果沒有這個過程的話，無論到何時都不可能有進(jìn)步。
11.只要意識到自己的時間浪費(fèi)，工作的效率就會完全不同
一旦認(rèn)為時間很充裕的話，往往就會毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果認(rèn)為今天做不完，明天再來，或者加班的話，效率就會一天比一天差。時間也有代價。如果不會在一定的時間內(nèi)，賺得自己時間價值以上的東西的話，收入將會為負(fù)值。正因?yàn)槿绱?，時常存有自己時間價值的意識判斷。如此，想提高生產(chǎn)積極性的意識就會發(fā)生作用，自然就能夠很有效率地進(jìn)行工作。不僅吊兒郎當(dāng)?shù)牡滦袝В矣帜軌蚣ぐl(fā)產(chǎn)生提高工作效率的構(gòu)想。當(dāng)大學(xué)畢業(yè)，進(jìn)入國際性會計(jì)事務(wù)所上班時，才對時間的價值有了強(qiáng)烈的意識。這家會計(jì)事務(wù)所的主要業(yè)務(wù)有會計(jì)監(jiān)查、稅務(wù)，和財政問題等。幾乎所有的經(jīng)費(fèi)都屬于人的費(fèi)用。因此，制訂收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)時，都以時間做為準(zhǔn)則。因此，不會把時間有意義、有效率地使用的話，報酬可能少于花費(fèi)。正因?yàn)榭吹狡髽I(yè)界嚴(yán)酷的現(xiàn)實(shí)，因此才有了“時間并非免費(fèi)”的意識。一直到今天，雖然已擁有自己的事務(wù)所，但是仍然活用這寶貴的經(jīng)驗(yàn)，時時想著時間的價值?；蛟S對于事務(wù)人員來說，欲利用有形之物，比較生產(chǎn)性與時間價值間的平衡，似乎有一點(diǎn)困難。然而，只要從工資、年薪、加班費(fèi)等的金額，算出自己一個小時有多少“代價”時，你對時間的意識就會大幅度的改變。
12.完成一件工作之后，盡早地寫下問題點(diǎn)訣竅
不管如何辛苦，一旦完成了一件工作，絕大多數(shù)人都會滿足于結(jié)果，而很少去注意其過程。其實(shí)，這種態(tài)度是不對的，也可以說非常的可惜。越是重復(fù)出現(xiàn)錯誤的工作，越能得到新的竅門和反省問題。如果把這種貴重的“副產(chǎn)品”忽略掉，它就會被趕到意識的角落。遇到下次又得做同樣的工作時，就得重頭再來。
因此，在做完一件事以后，必定會以備忘錄的方式，把跟下一次工作有關(guān)的新發(fā)現(xiàn)，反省的事項(xiàng)記錄下來。如此，把眼睛能看到的“東西”記錄下來，下次就不至于犯同樣的錯誤，也不會在同一個地方浪費(fèi)時間，就算是委托他人，也可以很有效率地進(jìn)行。
“使用槍的人，拔起槍來很迅速”。槍一旦刺入敵人，不立刻拔開的話，將很難拔出來。因此，刺倒眼前的敵人以后，必須很快地進(jìn)入下一個情況，因?yàn)橐恢?，不能同時對付兩個敵人。工作方面也是如此。完成一件工作的“結(jié)果”，等于刺倒一個敵人，如果滿足于這一點(diǎn)，而忘掉“拔出”槍的話，將不可能使其余的工作繼續(xù)有效率地進(jìn)行。有道是“打鐵要趁熱”，重新評估剛完成的工作，應(yīng)該趁著記憶深刻時馬上進(jìn)行，才會更有效率。四、下班到就寢時段促效法
□ 交際的方法
1. 夜晚的交際最好決定退席的時間
“滿以為今天可以早點(diǎn)回家，誰知傍晚時，意外來了一個吃請，以致不得不搭最后一班車回家!”具有這種經(jīng)驗(yàn)的人，為數(shù)不少。對于這種夜間的吃請，管理者應(yīng)盡量避免參加。
一般地，酒過三巡，就會拖拖拉拉地說一些毫無意義的話，無謂的浪費(fèi)時間。
不過話說回來，有時總是難免會碰到推不掉的吃請。逢到這種場合，只好事先言明散席的時間。待時間一到，不妨在不傷及對方的情況下，說出理由，退出宴會或酒席。例如，你可以說：“明天，管理者必須一早就出差……”，或者預(yù)先告訴家人餐館的電話號碼，屆時叮嚀家人打電話來，聲稱“有急事……”。如此，早早的結(jié)束夜晚的酒席，并非上好之策。那么，什么才是上好之策呢?那就是把夜間的宴請，挪到中午休息時間。以白天來說，一般的會談，一個小時就足夠了。而且，由于中午的吃請，大致上均不喝酒，談起話來比較中肯。應(yīng)該利用午休時間會客。在這個被大家所忽略的時間里，一面進(jìn)餐，一面跟友人重溫舊情，與朋友們交換新信息，不但效率好，其樂也融融. 2. 聚會后，如果想擁有自己的時間，那就不要多喝多吃 參加聚會是結(jié)交朋友的最好機(jī)會，有人邀請參加聚會時，只要時間上允許，管理者都會出席。想結(jié)交朋友，那就得騰出時間才行。如果一天會見一個人的話，一年里也只能會見364個人。如果是參加聚會的話，在兩、三小時之內(nèi)，就可以會見好幾十個人。白白地坐失認(rèn)識朋友和跟老朋友交換信息的機(jī)會，實(shí)在是很可惜的一件事情。聚會一向離不開酒水。有一些人從聚會開始到結(jié)束，手中始終離不開酒杯。然而，欲把聚會當(dāng)成社交時間，有效地利用它的話，應(yīng)該放棄酒水。好不容易碰到平時難得一見之人，如果把他當(dāng)成灌黃湯的對象，那實(shí)在是太可惜了。有時在聚會以后，必須回到辦公室做一些收拾的工作，回到家以后，可能要學(xué)習(xí)某種東西，因此，酒水不宜喝得太多。在聚會會場時，應(yīng)少喝酒，而改為吃東西。在聚會會場填飽肚子，至少可以節(jié)省吃晚餐的時間。不喝酒，享受吃的滋味交談的樂趣，即活用聚會的方式。
3. 出席聚會時，以單身最理想，如此才能擴(kuò)大人際關(guān)系
對一般人來說，參加聚會的目的，是跟不認(rèn)識的人交談，以便獲得新信息，并且擴(kuò)大人際關(guān)系。不過，很多人參加聚會時喜歡帶著伴侶，而且，一旦到了會場，就迫不急待地尋找老友，一味的跟老友交談。
所謂的派對，是主辦者根據(jù)自己的想法，邀請很多人參加的歡樂宴會。這里不可能像混雜的街市，有一些暴徒，或者精神異常者，以及來路不明者混雜其內(nèi)。因此，就是有很多你不認(rèn)識的人，也不必產(chǎn)生害怕的念頭。既然來參加聚會，那就應(yīng)該把自己放輕松一些，積極的招呼參加的人，如此才能有效地使用時間。
到聚會會場碰到朋友時，除了跟他寒暄以外，也請他介紹他的朋友。你雖然不善于跟人搭訕，仍然可以順利地增加新朋友。而且又有熟人夾在中間，交談自然能夠進(jìn)行得水乳交融。或者，你不妨事先請教主辦者有關(guān)出席者的名單，再由主辦者介紹跟對方認(rèn)識。只要采取這種方式，你就可以在毫不費(fèi)力的情況下，跟你有興趣的人，或者你想接近的人認(rèn)識，你甚至可以主動地跟參加的人打招呼，或者分發(fā)你的名片，如此都可以收到相當(dāng)?shù)男ЧＶ鬓k聚會時，應(yīng)該請全部出席者佩帶名片，只要經(jīng)過如此的安排，就可以使交談充滿歡樂的氣氛，也可獲得好評。
□ 歸途時間使用法
1.回家途中，把“工作腦筋”換成“學(xué)習(xí)腦筋”
利用回家途中這段時間，把“工作腦筋”換成“學(xué)習(xí)腦筋”。回到家里以后，就算有意學(xué)習(xí)工作以外的事情，但是，往往會顯得心有余而力不足。因?yàn)橄肫鹆税滋毂簧纤巨陕渲?，而憤憤不平；再不然，就是想起明天的大宗交易事宜，而感到忐忑不安，以致無法集中精力。最理想的態(tài)度是，一旦踏出了公司的大門，就把公司的事情拋在腦后。不過，越是擔(dān)任負(fù)責(zé)階層的工作，越是無法做到這一點(diǎn)。正因?yàn)槿绱?，欲把公司?#8220;工作腦筋”，回到家后就改變?yōu)?#8220;學(xué)習(xí)腦筋”，就必須重視從公司到回家的這段時間。搭車回家時，不妨拿出回家后的學(xué)習(xí)時間表看看，會對昨天剩余的疑問，及回家后將收聽的節(jié)目產(chǎn)生興趣，自然會萌生出學(xué)習(xí)的欲望。如果再翻開跟今天學(xué)習(xí)有關(guān)的書本，或者聽聽語言教學(xué)的磁帶，回到家時，你就可以很自然的溶入學(xué)習(xí)氣氛中。或者，到書店翻翻書本雜志，以培養(yǎng)學(xué)習(xí)的興趣。反正，以適合自己的方式，在回到家以前，能夠把腦筋改變過來就行了。
2.英文報紙最好在歸途中閱讀
閱讀英文報紙是學(xué)習(xí)英語的手段之一。你在學(xué)習(xí)英語時，利用回家的途中來閱讀英語文報紙，并固定為每日必做的功課。英文報紙的好處，在于每天都能接觸到鮮活的英文。外語的訓(xùn)練，必須每天堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí)，才會有效果。英文報紙跟厚重的教科書不同，它攜帶方便，普遍的受到讀者的喜愛。
英文報紙的另一個好處，是其內(nèi)容對上班族來說，無異于貴重的信息，而且它的內(nèi)容趣味十足，自然會讓人愛不釋手。同時，報紙每天都刊載新鮮消息，叫人百看不厭。
一般地，在學(xué)校學(xué)習(xí)英文，無論是從質(zhì)還是從量方面上來說，都有過重之嫌。巴多蘭·拉雪在評論上說，那種程度的英文，就算是對英、美兩國的學(xué)生來說，也嫌深奧呢!為了興趣十足地學(xué)英語，最好擇其源題者上工夫，如此才能使學(xué)習(xí)的效率提高。從這個意義來說，面向一般大眾的英文報紙，可說是最理想的教科書，它又包括猜謎、漫畫等娛樂形式。即使是英文水平并不怎么好的人，也可以挑選自己喜歡的部分閱讀。
通常，都是先“預(yù)習(xí)”早報的新聞內(nèi)容，再閱讀英文新聞的內(nèi)容。如此，較一般的閱讀方法，更能夠深刻地把握內(nèi)容，可成為高強(qiáng)度的訓(xùn)練。即使不閱讀全部的報紙，只要閱讀一個專欄，也能取得較高水平的訓(xùn)練。
□ 回家后的時間使用法
1.最好別把工作帶回家
時常聽到一些作家到飯店或旅館就變成“罐頭”。以那種姿態(tài)撰寫稿子的話，效率就會節(jié)節(jié)提高，或許，這是受了“限期將到”的影響，要不然就是注意力集中吧?
對于這些人來說，可能待在家里時，一會兒不是接電話，就是接待訪客，還有家里的一些瑣碎之事等等，使他們無法集中精力吧?固然由家人把這些瑣碎之事處理好也未嘗不可呢，然而，單是將家人集中于他的身旁，也不可能會受到一些心理影響。
在這種情形下，為了能夠埋頭工作，他們才選擇飯店、旅館作為工作場所吧!
一提起在飯店工作，一般人總認(rèn)為跟他風(fēng)馬牛不相及，但是把它改成“在能夠集中精力的地方工作”時，那就不是跟你完全無關(guān)的事情了。原則上，你不把工作帶回家做。
還有一個原因，那就是資料、書籍、事務(wù)機(jī)器和事物用品的問題。以作家來說，只要有稿紙、筆就能夠進(jìn)行工作。可是，每當(dāng)要做事的時候，就必須使用這些工具。因此，為了埋頭進(jìn)行有效率的工作，必須待在自己的辦公室里。
不過話又說回來了，不管在辦公室工作的效率有多高，如果一直待在辦公室里勢必會感到厭倦，甚至?xí)爰夷?遇到這種情況，都會打電話回家，以便提提精神。通過電話跟孩子說：“你洗澡了沒有?”、“吃過晚飯了嗎?”，雖然是一些無關(guān)緊要的家常話，但是可以提提精神，也可以產(chǎn)生快點(diǎn)完成工作、回家跟親人團(tuán)聚的念頭。雖然不在家里工作，但是，時常把最低限度的“工作道具”放入皮包里帶回家，這是準(zhǔn)備應(yīng)付萬一的情況。例如，由于某種原因，預(yù)定突然改變，明天早晨必須出差等等。遇到這種情況，只要道具帶齊就可以放心。在移動途中只要看看資料，就可以立刻跟某一個人洽談，好可以在回家的車廂里，完成還沒有做完的事情。帶“工作道具”回家，反而成為不在家里工作的原因。
2.有噪音的話，就使用“聲音的遠(yuǎn)近”去處理
回到家里稍為休息，準(zhǔn)備讀書時突然響起了工地電鉆的聲音。這時，翻書頁的手往往會突然停下來。這種噪音，將降低注意力，往往會干擾讀書和學(xué)習(xí)的情緒。雖然不是很大的噪音，但是附近的談話聲，響起的鋼琴聲以及音響等，有時也會叫人感到心煩。在對周圍的噪音感到心煩時，就應(yīng)該使用“聲音的遠(yuǎn)近法”，以保持自己的注意力集中。
即使用身旁的小聲音來蓋過遠(yuǎn)處大聲音的方式，以對抗噪音。使用身旁的小聲音，并非指打開音響，而是通過耳機(jī)聽取自己感到愉快的聲音。經(jīng)過如此的處理，差不多可以完全隔絕噪音。
以這種情況來說，最成為問題的，是應(yīng)該選擇哪一種聲音。針對這個問題，首先，使用一般的“音樂”，但是效果不佳，尤其是流行歌曲，往往會使人傾聽歌詞，反而干擾到讀書；接著，再使用古典音樂試試，但是由于聲量的起伏很激烈，也使人分心。最有效果的是所謂的“環(huán)境音樂”。尤其是聽到在高原收錄的小鳥啼叫聲，以及風(fēng)吹草動的聲音，更能使我的情緒保持安靜，自然能夠很從容地讀書和學(xué)習(xí)。于是，把這些聲音錄下來，遇到周圍有噪音時，就戴耳機(jī)聽這種“環(huán)境音樂”讀書。如此一來，神經(jīng)也不會繃得緊緊的，可以在很安祥的氣氛下讀書、學(xué)習(xí)。一直被噪音困擾的人，你不妨試一試。
3.只要在愉快時“儲蓄”時間回家后的學(xué)習(xí)就能很容易地繼續(xù)下去
人類跟機(jī)器人最大的差別，不外是能力的大小。
通常只要無故障，機(jī)器人可以發(fā)揮百分之百的能力去工作。至于人類則很容易受到感情以及身體狀況的影響，有時只能發(fā)揮50%的能力，有時卻能夠發(fā)揮出兩倍的驚人能力。回家后想學(xué)習(xí)某種東西時，最好每天以相同的步調(diào)進(jìn)行。但是，有時因工作的關(guān)系回家較晚，或者由于疲勞、煩躁，以致無法集中精神學(xué)習(xí)。像這種情形持續(xù)一段時間后，就會叫人陷入近乎癱瘓的狀態(tài)，學(xué)習(xí)進(jìn)度也會停下來。到頭來，會叫人感到更為麻煩，以致完全放棄目標(biāo)。遇到這種情況，時間的“儲蓄效果”最為有效。每一個人都有情緒低落而缺乏干勁的時候，反過來說，也有情緒高昂干勁十足的時候。遇到這種時候，不妨盡量地多做一些，把這一天做好的大量工作，充作“時間儲蓄”。經(jīng)過這樣的安排，就算不久以后再陷入癱瘓的狀態(tài)，你也不會因?yàn)?#8220;沒有成果”而感到煩惱。這是你可以使用那時的“儲蓄”之故。一般地，陷入癱瘓狀態(tài)時，最好順乎自然，切勿勉強(qiáng)。因?yàn)樵矫銖?qiáng)，越會陷得更深。這段時間，不妨離開工作或者學(xué)習(xí)，跟孩子玩樂，以恢復(fù)常態(tài)。早些休息，反而會提高日后工作的效率。及早地掙脫出“癱瘓狀態(tài)”，更能夠使“儲蓄”的機(jī)會增加。只要能夠如此地思考，就能夠使你在不倦怠之下繼續(xù)做任何的事情。
□ 電視、收音機(jī)的使用法
1.想看的電視節(jié)目，不妨錄下來再看
“先生你整天那么忙碌，想必沒有時間看電視吧?”很多人如此詢問。但是，答案是“否”。在家時也看電視，也照常睡眠。一旦回答“管理者喜歡電視播放的影片”時，對方會更感到驚訝、因?yàn)樗麄儾恢滥膬簛砟敲炊嗟臅r間。其實(shí)，這并沒有什么秘訣，可說是很簡單的一件事。對于想看的電視節(jié)目，都會利用錄像錄下，對于不必要的部分，都飛快地跳過去。在看錄像帶時，一只手拿著遙控器，把那些廣告以及多余的部分刪除。經(jīng)過如此整理以后，在電視上播放兩個小時的長片，只剩一個小時左右了?？v然是沒有廣告的BBC節(jié)目，對于管理者認(rèn)為不重要的部分，管理者還是會毫不吝嗇地把它們刪除。這么一處理，本來一個小時的節(jié)目，只能剩下二十分鐘左右了。就算是很高級的節(jié)目，真正重要的部分并不多，如此地把焦點(diǎn)縮小的話，在少許的時間內(nèi)，就可以獲得很多有效的信息。反之，一直打開電視，將使人產(chǎn)生一種繼續(xù)看下去的念頭而浪費(fèi)時間。在這種情況下稍為疏忽，就會浪費(fèi)掉大半的時間。為了防止養(yǎng)成這種習(xí)慣最好把電視關(guān)起來，或者只看錄像的節(jié)目。一旦把電視關(guān)掉，你就會想起自己長久以來一直想讀的那本書。同時，客廳里沒有了電視的聲音，你就能夠很自然地跟家人交談起來?？傊?，你最好在掌握主動權(quán)下看電視，不要被電視“牽著”鼻子走。
2.FEN的新聞節(jié)目，對短時間的英語學(xué)習(xí)有效
當(dāng)被問及“你在工作以外，想學(xué)什么東西”時，絕大多數(shù)人會答以“語言”。最近，學(xué)習(xí)漢語和韓語的美國人，還真不少。不過，仍然以學(xué)習(xí)英語的人最多。你在學(xué)生時代就已經(jīng)有學(xué)過英語，但是想實(shí)際把它派上用場還很不容易呢!有很多人看英文能夠理解，但是聽不懂老外講的英語。為了訓(xùn)練聽力，最好是聽BBC的新聞節(jié)目。BBC時常插入最新暢銷曲子，因此，喜歡收聽的人相當(dāng)多。如果你想提高自己的語言素質(zhì)聽力的話，那就收聽短時間的英語新聞吧!
時常收聽的新聞節(jié)目是“EVERY HOUR ON THE HOUR”。這個新聞節(jié)目，首先播報美國發(fā)生的大事，有時也采取現(xiàn)場的新聞報道。到了深夜，則播報AP和UPI等的國際新聞節(jié)目。若想接觸實(shí)用的英語，收聽這個節(jié)目最為理想。剛一開始，只要能夠懂一些簡單會話就不錯了。聽過幾次以后，耳朵就會逐漸的習(xí)慣。你可以把它錄下來，以后再慢慢地聽。其實(shí)錄音最為理想，因?yàn)樗涂梢灾貜?fù)的聽好幾遍，學(xué)習(xí)效果也會跟著提高。把這一類英語新聞錄下來，每逢閑暇時，就放出來聽聽。
3.同時收聽兩種語言，也是良好的語言訓(xùn)練
在學(xué)生時代，為了訓(xùn)練自己的語言能力，上電影院看字幕影片的人，相信為數(shù)不少。時至今日，別說是電視機(jī)，就連錄像機(jī)VCD也非常普及，不必進(jìn)入電影院也可以看到外國電影。你不妨利用這個機(jī)會好好的訓(xùn)練自己的外語能力。最好時常同時收聽兩種不同的語言。例如，利用耳機(jī)聽英語，而利用擴(kuò)音機(jī)收聽日語。兩種語言播出來的節(jié)目里和有新聞以及外國影片，尤其是每逢到新聞節(jié)目，凡是涉及各國的主要人物，發(fā)生事件的都市，以及國家的名稱時，即可知道它們正確的英文名稱，以及正確的發(fā)音。如逢到中文的人名以及地名出現(xiàn)時，日本人總會采取日本語式的閱讀方法，但是以英語的讀法來說，更接近當(dāng)?shù)氐陌l(fā)音，所以，很值得一聽。
管理者的興趣之一就是看電影，因此，顧及興趣與實(shí)際的利益，時常觀看兩種語言發(fā)音的外國電影。觀賞電影不僅能夠陶醉于有趣的故事，更能夠發(fā)現(xiàn)外國與本國文化，以及思想方面的差距，實(shí)在是有趣的事。
就以美國人跟日本人對律師及審判的不同看法，和對家庭與公司認(rèn)識的不同，也叫人感到趣味十足。有時，疲備萬分地回家以后，實(shí)在提不起興趣學(xué)習(xí)語言。遇到這種情形，你不妨以這種方式，一面滿足自己的興趣，一面學(xué)語言，如此也不失為一個好方法。
4.想學(xué)自己感到束手之事，不妨利用電視講座
由于工作方面的必要，必須學(xué)習(xí)自己沒有興趣，或者不擅長的事物時，每一個人都會感到頭疼。例如，本來就機(jī)器操作不擅長的人，叫他去學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)之類的東西，使他感到十分畏縮。碰到這種情形，不妨?xí)簳r離開面對的問題，先培養(yǎng)自己對那件事的興趣。例如——不妨利用電視和廣播。
電視有各種講座的節(jié)目。大學(xué)教授就各種學(xué)科，講授專門知識。為了使一般初學(xué)者也能理解，通常都選擇比較淺顯的題材解說。由于電視的媒體，能夠顯示影像，使收看者能夠較具體的理解；而且，電視講座也懂得迎合觀眾的心理，因此使他們能夠在輕松愉快的氣氛下溶入學(xué)習(xí)中。關(guān)于這一類的視覺媒體，只要巧妙地利用，即可在不知不覺中，對該事物產(chǎn)生興趣，當(dāng)然學(xué)習(xí)起來，也可達(dá)到事半功倍的效果。欲深刻且詳細(xì)地理解某一種學(xué)問，非依賴專業(yè)性的書籍不可。至于在那些必須在短時間內(nèi)掌握重點(diǎn)，理解基本原理以及操作方法的場合，則利用視覺媒體學(xué)習(xí)就足夠了。千萬別以為面對著桌子開卷，才能夠達(dá)到學(xué)習(xí)的目的。有時，不妨把自己放輕松一些，從不同的媒體接受信息，以達(dá)到事半功倍的效果。
□ 效率讀書的方法
1.拋棄“書本只要精讀一冊”的觀念
一般人所謂的讀書目的，就是指從書本、雜志等文字媒體，學(xué)習(xí)到自己所必要的信息資料。所謂的必要信息，則因人而異，但迅速的引用信息，也就是提高效率的讀書法，這一點(diǎn)是大家所公認(rèn)的。“一天只有二十四小時，又要工作，又得睡眠，又非吃三餐不可，實(shí)在很難以騰出讀書的時間。”有一些人這樣說。關(guān)于這種說法，絕對不能茍同。讀書并不一定限制在這些時間內(nèi)進(jìn)行。例如上下班的時間，中午休息的時間，就寢以前，等待客人的時間等等，無一不能利用于讀書方面。
為了有效率的讀書，首先必須拋棄“書本只要精讀一冊”的觀念。只要閱讀自己所需信息的那幾頁，閱讀書本的目的即已算達(dá)到了。例如，有一個問題你無法理解，當(dāng)你拿到能獲得解答的參考書時，根本就不必從最初的一頁開始閱讀，你一定會翻到解答的那一頁，且只閱讀這一頁。一旦獲得了必要的信息，再閱讀這以外的部分，將構(gòu)成時間的浪費(fèi)。當(dāng)然啦，如果整冊都刊載著你需要的信息，那就另當(dāng)別論。不過，這種情形很少。如果自己都無法明確的了解自己讀書的目的是什么的話，那就不能開展重點(diǎn)式閱讀法。假如，你想閱讀一本有關(guān)稅金方面的書籍，那你就得考慮一下，你真正感興趣的是那一部分。例如你想在生前就把財產(chǎn)贈予妻子，或者想知道繼承稅的申告期限，那就去購買這方面的書籍閱讀吧!如果在漠然的態(tài)度下，認(rèn)為某一本書現(xiàn)在很流行，或者他人介紹你閱讀某一本書，你就去購買閱讀的話，由于你在無心之下閱讀，所以可能會在毫無目的中浪費(fèi)時間。就象食物有季節(jié)性一般，信息這種玩意兒，也是在你最需要它的時候，最能夠使你記牢。因此，以“忙!忙!忙!”做為借口，大嘆沒時間讀書的人，不妨使自己的目的明確化，再開展有效率的讀書方式。
2.最好并讀幾冊書，吸收信息的效果更好
讀書的時間因人而異，對某些人來說，他一向都利用上下班的時間，工作的間隙，回家以后的時間讀書。在車?yán)镩喿x書報，在辦公室、臥房，以及配合TPO(即時間TIME、地點(diǎn)PLACE、場合OCCASION)閱讀的書籍都不同。換句話說，你在同時閱讀好幾本書。
一般地，很多人不喜歡在未讀完一本書以前，再閱讀另一本書。理由是并讀是沒有效果的讀法，根本就無法同時理解兩本書的內(nèi)容。但是整天捧著一本書，一心一意地閱讀它，也不見得是很好的閱讀法。例如，在客滿的車內(nèi)，想翻看一本巨大的百科辭典，或者厚重的法律書籍，實(shí)在很困難。同時，你自己所需要的信息，不可能全部存在于一本書里面。因此，最好應(yīng)用讀書的TPO，來選擇內(nèi)容適當(dāng)?shù)臅?，同時進(jìn)行閱讀最有效果。例如，在早晨上班的車廂里，可閱讀從早報“撕下來”的消息，到了工作場所，可閱讀涉及本身工作的各種資料書本與外國的社會法等，回家后則閱讀一些輕松性的小品，或者涉及象棋、圍棋之類的書本……。因?yàn)?，這些書都屬消遣性質(zhì)，閱讀速度相當(dāng)?shù)乜?。只要能夠從書籍吸取信息，就不難拓寬信息收集的范圍，對工作也有很大的幫助。
3.先看目錄的話，很容易理解書的內(nèi)容
有些人在閱讀一本書時，未看目錄，就直接閱讀本文。
如果是小說、小品之類的趣味文章，目的只是用來消遣的話，那就無可厚非。假如是為了工作方面的需要，或者想學(xué)習(xí)一些東西的話，如此的閱讀將會產(chǎn)生弊端。因?yàn)閷σ槐緯鴣碚f，目錄好比是一幅地圖，或者是一個羅盤針。欲航海時，沒有人會胡亂開船。他們必須事先研究航線，為了抵達(dá)目的地，應(yīng)該朝哪一個方向行進(jìn)，以及應(yīng)該停泊在什么港口。閱讀一本書也是如此。必須先看所謂目錄的“地圖”，以便捕捉到目的地的全部過程，再檢查如何去閱讀哪一部分。對于不必要的地方可以避開，重要的部分則多耗費(fèi)一些時間閱讀。
廣場能帶來良好的效率，一開始就要想到這一點(diǎn)。等到?jīng)Q定某章某節(jié)應(yīng)該閱讀，以及哪些不必閱讀以后，就可以進(jìn)入本文。在這個時候，你不必拘泥于書本的章節(jié)，可以從刊登你需要信息的那章閱讀就行了。有時甚至可以從最后一章閱讀。
實(shí)際上，在閱讀各種企業(yè)方面的書籍時，往往從最后一章開始閱讀。因?yàn)橛幸恍┳髡咴谇懊嬲f了一大堆不怎么重要的話，到了最后才確切的揭示出秘訣。讀書的人急于知道具體的秘訣，實(shí)在沒有耐心看一大堆不重要的文章。利用目錄抓住書的綱要，再選擇你自己想要閱讀的章節(jié)，只要熟讀那些章節(jié)也就夠了。例如，時常閱讀的法律方面書籍，雖然非常的厚重，但是，必須閱讀的部分并不多，因此，能夠非常有效率地閱讀。
4.重要之處，可以多讀十分鐘或二十分鐘
一年平均要閱讀三百本書。這些書籍，包括純消遣的，涉及工作方面的，以及為了研究而閱讀的書籍。因?yàn)楣ぷ骱芊敝?，不可能有那么充裕的時間，從頭到尾閱讀每一本書，所以耗費(fèi)于一本書的閱讀時間，平均只有二十至三十分鐘即夠。“咦?那么短的時間能讀什么書呢?”，或許有人會表示疑問。事實(shí)上，一本書所刊載關(guān)于個人所需的信息，充其量，只有那么幾頁罷了。不過，在閱讀重要的地方時，一頁往往要耗費(fèi)十到二十分鐘。只要把握住自己所需要的信息，其他的頁數(shù)不看，也算是達(dá)到了目的。最重要的事情，并非在短時間之內(nèi)“讀完”一本書，而是在短時間內(nèi)獲得自己所需要的“信息”。僅利用短時間閱讀，而想有效率地獲得信息，就必須滿足一個條件，那就是要明確地知道，你想知道一些什么?不仔細(xì)地閱讀目錄，如果不知道自己想知道的事情，那就找不出應(yīng)該熟讀的地方。如果在不知自己的需求之下，從頭到尾讀完一本書，那還不如花十分鐘只熟讀必要的地方，效果要來得好些。對讀書來說，最重要的并非閱讀的時間，而是一種敏銳的判斷力，知道應(yīng)該熟讀哪一部分，應(yīng)該放棄哪一部分。在跳讀時，都是適應(yīng)需要而選擇頁數(shù)，有時只精讀剛開始的十頁。那是因?yàn)橛心承陂_頭部分，敘述全部的核心之故。如果，你的需要并非十分具體的話，那就不妨精讀開頭的部分，或者結(jié)論的部分。
5.只要弄懂一本書的“關(guān)鍵字”，即可迅速地理解內(nèi)容
因?yàn)槟闵砑媛蓭煛⒑嫌?jì)師數(shù)職，必須時常閱讀法律、稅務(wù)，和經(jīng)濟(jì)方面的書籍，然而，不管從事法律、會計(jì)工作多少年，閱讀了這些書籍以后，并非一下子就能融會貫通，有時必須重復(fù)閱讀好多遍，再把“關(guān)鍵字”打上記號。
所謂的“關(guān)鍵字”是在一本書里面，以比較高的頻率被使用的重要用語。也是它出現(xiàn)的部分，必須做為重點(diǎn)閱讀。如果一開始就打上記號的話，再次閱讀時的效率就會變得更好。漢語成語往往會變成所謂的關(guān)鍵字。日本的語文呈合式。它使用漢字，日本的片假名、平假名，閱讀起來效果很不錯。因?yàn)槌蔀槲恼碌年P(guān)鍵，即重要的概念都以漢字表現(xiàn)的緣故。閱讀的人只要用眼睛盯著漢字看，即可理解內(nèi)容的七成。因此，所謂的“關(guān)鍵字”，只要從“漢語成語”挑出就可以了。另外，必須注意專業(yè)術(shù)語。這些用語也往往使用漢字，到了最近，也有人使用片假名表示出來。尤其是在理工、經(jīng)濟(jì)方面，幾乎都全部使用外來語。漢語成語加上專業(yè)術(shù)語，只要從中找出關(guān)鍵字，就算是艱澀的專業(yè)書籍，也可以在很有效率的閱讀下融會貫穿通。
6.遇到難解的文章時，不妨在“然后”、“因?yàn)?#8221;等的連接詞加上記號及編號有道是良藥苦口。
有時只閱讀一、兩頁，就會叫人感到頭疼，而想放棄不閱讀；一旦搞懂了以后，它就會有如良藥一般，對你非常有幫助。不過，不管是多么好的良藥，如果不喝下去的話，根本就不會奏效。同樣的，不管是一本對管理者如何有益的書，假如不能理解它的含義，那么，它就等于沒有用的東西。因此，恰有如管理者服用苦藥時，使用糯米紙包起來服用一般。閱讀難解的書籍時，也應(yīng)該想想辦法。一般地，難閱讀的書籍有兩種：一種是文中所使用的語句異常地難懂。例如，動輒就使用專業(yè)術(shù)語和外來語，或者作者故意賣弄玄虛，繞著圈子說話，叫人似懂非懂。關(guān)于那些專業(yè)術(shù)語以及外來語，只要查查辭典之類就不難明白。至于作者故意賣弄玄虛，兜著圈子所說的話，只要把它們改成淺顯易懂的言語，就不難解決。另一種難讀的書籍是文章的結(jié)構(gòu)很繁雜，使人難以抓住前后的關(guān)系。象學(xué)術(shù)性的專業(yè)書，充滿實(shí)用知識的讀物，都有這種缺點(diǎn)。如果碰到又繁又長的句子，不叫人感到疲憊才怪。遇到這種情況，要把文章分割成幾段閱讀。同時，也把連接詞“然后”、“因?yàn)?#8221;、“這樣”等記號化，如果確實(shí)太多的話，就使用號碼。如此，由于各文章的關(guān)系被記號化，因此可以一目了然。又如，對于羅列的內(nèi)容管理者也使用號碼，并且在頭腦里整理一番，經(jīng)過如此的處理，將比最初的狀態(tài)，更容易使人吸收。如果有幾種解釋和學(xué)說被并行敘述的話，為了不使它們混淆起見，管理者都會加上A、B、C的記號，經(jīng)過如此處置，一眼就可以把它們比較出來，因此，信息收集的效率，自然也就會隨著提高。如果，你有一本準(zhǔn)備拋棄不看的書，那就不妨使用這個方法，然后再決定是否真的無法閱讀。
7.書內(nèi)附上書簽的話，就能夠有效率地讀書
對忙碌的上班族來說，想抽出一些固定的時間讀書，可以說相當(dāng)困難。所以，只好使用上下班時間、休息時間、以及就寢前的時間。在坐車的時間內(nèi)，或者等人時，即使只有三、五分鐘，也利用它們來讀書。
利用這種零碎時間讀書時，最叫人感到浪費(fèi)時間的是必須尋找好幾遍，才能找到你想要閱讀的部分。象小說一般，從頭到尾閱讀下去，或許不成問題。不過，欲從實(shí)用的書籍找出自己想要閱讀的部分的話，那就得耗費(fèi)時間翻看頁碼了。在這種情況下，就使用自制的“繩子書簽”。這種繩子書簽被縫在書背，不會掉下來。同時，既然夾著它，也不會妨礙你翻查別頁，如果你想?yún)⒖己芏嗟胤降脑挘褂眠@種繩子書簽最方便。正因?yàn)橛羞@些益處，才說它比紙制的書簽好用。關(guān)于制造繩子書簽的材料，試過很多的材料，結(jié)果還是刺繡用的絲線最好。制作方法很簡單，只要把刺繡用的絲線穿過刺針、在刺入書背外側(cè)再打一個結(jié)就行了。繡線一般手工藝材料行或文具店均有出售，顏色有數(shù)十種之多。
如果你嫌這樣太麻煩的話，那就不要使用刺繡針。以玻璃紙把繡線貼在書背表皮就行了。使用這種方式，只要三十秒鐘就足夠了。購買六種不同顏色的刺繡用絲線，使每一種顏色代表不同的意思。例如——茶色是需要參閱很多次的部分，黑色表示最重要的信息，綠色表示正在閱讀的部分。如此分開使用，立刻就會知道自己現(xiàn)在想打開的頁數(shù)，且讀書的效率也會跟著提高。
8.去掉書本書套，對封皮和宣傳帶子，再閱讀
同樣是文字媒體，但是多數(shù)的人把書本過于神圣化，而忽略了雜志和報紙。的確，比起報紙跟雜志，書本所使用的紙張比較好，且售價也比較昂貴。但是，以找出信息的觀點(diǎn)來看，書本跟報紙，雜志并沒有什么兩樣。管理者個人并不把書本神圣化，而且把它當(dāng)成報紙來使用。想閱讀時，躺在床上也捧著書本，就是在看電視時，心血來潮時也會拿出書本瞧瞧。遇到必要時，甚至把書本解體，取其中的一部分閱讀。如要有效率地吸收的話，如此的加工是不可缺少的。有很多人在閱讀時，舍不得拿下書套、外皮以及有些書商在封面加強(qiáng)宣傳的書帶子。書本受到了營銷競爭的影響，大多數(shù)附有印刷精美的外套，以及醒目的書帶子。其實(shí)，這些東西只是裝飾罷了，或許為了招徠讀者，又或者是把書本當(dāng)成裝飾品，這種做法或許有些功效。不過，對于想活用書本的人來說，那些裝飾只會礙手礙腳而已。管理者時常在車廂里面，看著一些人一面把快掉下來的書皮對好，一面閱讀。如此這般，注意裝飾品，勢必將不能全心全意的閱讀，真是何苦?或許有人會說，帶上書皮，書本才不會污損。然而，書本是一種獲得信息的道具，在防止污損閱讀書本，這未免太“本末倒置”了。剛買回來的書本，只是半成品，在必須加工成容易閱讀的書本以后，才可以說是成品了。這種加工的第一步，就是剛才所說的取掉書套、書帶子以及書皮等裝飾品。再取掉書本里面夾的紙制書簽、廣告以及回函卡之類。在這種形態(tài)下的書本最容易閱讀，也最為實(shí)用。按下來，把一直到目錄為止的書皮，也就是翻開書本時，手指會碰到的地方，剪成半圓形。如此一來，立刻就可以打開目錄，并縮短你尋找需要信息的時間。如果你是必須利用短時間閱讀的上班族，則這種加工將影響到你讀書的效率。
