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證據(jù)如何整理提交,才能更高效?| 庭前獨(dú)角獸

本期提要  

本期智囊問(wèn)題來(lái)自之前讀者的留言,他想了解法院所希望看到的證據(jù)形式,以便更好地準(zhǔn)備證據(jù)。其實(shí),證據(jù)材料的提交確實(shí)在一定程度上影響著審理進(jìn)程,規(guī)范、高效的提供證據(jù),也能共同推進(jìn)審判效率。所以,我們請(qǐng)教了這方面有經(jīng)驗(yàn)的法官、法官助理和書記員,從不同的角度來(lái)探討更為合理的證據(jù)整理形式。相信這些智囊伙伴的智慧,能夠給你啟發(fā)。

本期問(wèn)題

   向法院提交證據(jù),

 怎樣整理,才更清晰有效?

A1

智囊伙伴:陸望舒

(松江法院民事庭 二級(jí)法官)

法院審理案件,必須以事實(shí)為依據(jù),以法律為準(zhǔn)繩。查清事實(shí)是適用法律的前提,而查清事實(shí)離不開(kāi)證據(jù)。無(wú)論是在線提交證據(jù)還是郵寄提交,一般都需要一份證據(jù)目錄來(lái)指引,畢竟合格的證據(jù)目錄好比使用說(shuō)明書,能夠快速有效地發(fā)揮證據(jù)的證明作用。所以,我覺(jué)得比較清晰、高效的證據(jù)目錄和整理形式應(yīng)該注意以下幾點(diǎn):

1. 注明證據(jù)來(lái)源。沒(méi)有標(biāo)注來(lái)源的證據(jù)常常讓人一頭霧水,比較好的做法是通過(guò)標(biāo)題或落款形式寫對(duì)案號(hào)、寫明身份、寫清名稱,直接了當(dāng)表明來(lái)源,方便第一時(shí)間定位到所涉案件。

2. 證據(jù)目錄稱謂統(tǒng)一。當(dāng)事人基于訴訟身份的理解會(huì)采用(被)答辯人、(被)反訴人,(被)申請(qǐng)人等稱謂,一審民商事案件中可以直接以原告被告相稱,簡(jiǎn)單明了不繞腦子。

3. 證據(jù)目錄表格化更清楚。證據(jù)目錄以表格的形式呈現(xiàn)一目了然,整齊美觀。同時(shí)在表格中對(duì)應(yīng)證據(jù)序號(hào)、證據(jù)名稱、證據(jù)來(lái)源、證明對(duì)象(目的)、證據(jù)頁(yè)碼這些必備要素進(jìn)行填寫,做到重點(diǎn)突出,簡(jiǎn)明準(zhǔn)確。

4. 合理分組歸類證據(jù)。對(duì)于證明同一事實(shí)的數(shù)個(gè)證據(jù),可以合并一組,如此既能緊湊連貫,又能形成體系。同時(shí)應(yīng)以法律要件分類為基礎(chǔ),圍繞爭(zhēng)議焦點(diǎn)并結(jié)合案件類型,或以同一要件事實(shí),或以同一爭(zhēng)議焦點(diǎn),或以同一訴訟請(qǐng)求等分組羅列證據(jù),以達(dá)到證據(jù)組織邏輯清晰、層次分明、內(nèi)容完整的效果。

5. 證據(jù)頁(yè)碼不可少。頁(yè)碼的作用在于方便查找具體證據(jù),但根據(jù)案件審理的進(jìn)展,往往存在補(bǔ)充證據(jù)的需要,宜采用多層級(jí)目錄的標(biāo)注方式,既能方便在原有證據(jù)分組歸類的情形下進(jìn)行擴(kuò)展補(bǔ)充而不用考慮重新編寫頁(yè)碼,又能保持證據(jù)目錄的完整連貫。

6. 復(fù)雜案件要適當(dāng)標(biāo)注、說(shuō)明。對(duì)于案情復(fù)雜的案件,可以通過(guò)法律關(guān)系圖時(shí)間進(jìn)程圖等可視化形式簡(jiǎn)化案情、歸納要點(diǎn)。對(duì)于大篇幅的合同文件、文字摘錄稿、銀行流水等證據(jù),可以就所涉內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注或在填寫證明對(duì)象時(shí)進(jìn)行部分援引。

7. 電子證據(jù)的提交要注意載體形式。對(duì)于電子證據(jù),應(yīng)當(dāng)采用截圖、拍照、錄音、錄像、公證等方式對(duì)內(nèi)容進(jìn)行固定,如果是采用線下提交的方式,還需要將相應(yīng)的圖片形成紙質(zhì)打印件,音頻視頻儲(chǔ)存至光盤、U盤等載體并制作與音頻內(nèi)容一致的文字摘錄稿進(jìn)行提交。尤其是電子郵件、聊天記錄等截圖應(yīng)注明時(shí)間及人員身份,對(duì)于文字摘錄稿應(yīng)對(duì)照音頻內(nèi)容標(biāo)注時(shí)間。

8. 注意恪守舉證期限,及時(shí)書面申請(qǐng)。為避免證據(jù)突襲,不能及時(shí)收集證據(jù)的,應(yīng)當(dāng)在舉證期限屆滿前書面申請(qǐng)延長(zhǎng)舉證期限。同時(shí),申請(qǐng)證人出庭作證的,應(yīng)當(dāng)在舉證期限屆滿前提交申請(qǐng)書,申請(qǐng)書應(yīng)載明證人的姓名、職業(yè)、住所、聯(lián)系方式,作證的主要內(nèi)容,作證內(nèi)容與待證事實(shí)的關(guān)聯(lián)性,以及證人出庭作證的必要性。

A2

智囊伙伴:程 煒

(閔行法院梅隴法庭 法官助理)

從法院角度而言,簡(jiǎn)潔、完整、及時(shí)的證據(jù)十分有助于法院查清事實(shí),依法作出裁判;而對(duì)當(dāng)事人來(lái)說(shuō),好的證據(jù)整理有利于證明自身主張,從而維護(hù)自身權(quán)益。法院對(duì)于證據(jù)提交,無(wú)論是在線提交還是線下提交的“基本要求”都是:

當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)對(duì)其提交的證據(jù)材料逐一分類編號(hào),對(duì)證據(jù)材料的來(lái)源、證明對(duì)象和內(nèi)容作簡(jiǎn)要說(shuō)明,簽名蓋章,注明提交日期。

但是,也有一些“進(jìn)階版”的證據(jù)整理方式,會(huì)讓舉證更清晰,主要是:

1. 證據(jù)目錄要簡(jiǎn)潔明了。當(dāng)事人舉證的簡(jiǎn)潔亦對(duì)庭審記錄和后續(xù)審理有所裨益,在提高了書記員庭審記錄效率的同時(shí),通過(guò)更高效的舉證質(zhì)證交鋒,可以使法庭在審理中能夠快速以證據(jù)還原案件事實(shí),從而專注于對(duì)案件爭(zhēng)議焦點(diǎn)的審理。具體而言:

證據(jù)編號(hào)應(yīng)以一定邏輯分門別類,對(duì)同一項(xiàng)待證明事實(shí)的多個(gè)證據(jù)應(yīng)列為同一組證據(jù),同一組證據(jù)內(nèi)可按時(shí)間、地點(diǎn)、人物順序等邏輯順序進(jìn)行排序,便于法官在審理時(shí)理清事件的來(lái)龍去脈。如勞動(dòng)合同糾紛案件中以勞動(dòng)關(guān)系的建立、存續(xù)、結(jié)束為脈絡(luò),分別以勞動(dòng)合同的簽訂、工作內(nèi)容的履行、解除通知的發(fā)出為序予以舉證。

證據(jù)名稱應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要,切勿與證明對(duì)象進(jìn)行混淆,以證據(jù)來(lái)源、種類、特征等予以概括命名為佳,便于表述與分辨:如微信聊天截圖、銀行流水記錄、醫(yī)療費(fèi)用憑據(jù)。

證明對(duì)象應(yīng)緊貼證據(jù)內(nèi)容,簡(jiǎn)單的證據(jù)可直接寫明證明對(duì)象,復(fù)雜的證據(jù)可先對(duì)證據(jù)進(jìn)一步描述再闡述證明對(duì)象,且應(yīng)說(shuō)明證明對(duì)象和證據(jù)各部分內(nèi)容的聯(lián)系,可引用提示關(guān)鍵內(nèi)容,方便法官在審理案件時(shí)快速查閱。

2.舉證要確保完整性。當(dāng)事人舉證的完整性事關(guān)案件事實(shí)的固定與查清,不得馬虎,不完整的舉證內(nèi)容也會(huì)導(dǎo)致庭審進(jìn)程的拖延,需由當(dāng)事人對(duì)其舉證進(jìn)行補(bǔ)充和完善。完整性的舉證應(yīng)該包括:

(1)形式完整。列證據(jù)目錄并按照目錄進(jìn)行編號(hào)排序;證據(jù)目錄寫明名稱和證明目的,證據(jù)內(nèi)容逐頁(yè)編號(hào),文字與圖片清晰完整。

(2)內(nèi)容完整。證據(jù)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整連貫,不可拼接、截取。如微信聊天截圖應(yīng)包括時(shí)間、對(duì)話人和連續(xù)的對(duì)話內(nèi)容,錄音文字整理資料應(yīng)列明對(duì)話時(shí)間、對(duì)話人和按照時(shí)間整理的逐字句的對(duì)話內(nèi)容;如提供復(fù)印件的,庭審時(shí)應(yīng)當(dāng)攜帶原件用以核對(duì)。

3. 在舉證期內(nèi)及時(shí)完成舉證。當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)在案件舉證期限內(nèi)完成舉證。為了庭審效率,預(yù)留交換證據(jù)與對(duì)方質(zhì)證的時(shí)間,在證據(jù)交換階段完成舉證質(zhì)證,更利于推進(jìn)案件審理。如無(wú)法在舉證期限內(nèi)完成舉證的,應(yīng)當(dāng)在收到舉證通知書的第一時(shí)間內(nèi)向法院提出申請(qǐng)延長(zhǎng)舉證期限并說(shuō)明理由。

Q3

智囊伙伴:葉若安

(長(zhǎng)寧法院商事庭 資深書記員)

書記員工作中,經(jīng)常會(huì)在第一時(shí)間接觸到當(dāng)事人提交的證據(jù),很明顯,良好的證據(jù)形式會(huì)讓你的舉證更高效,而且在庭審記錄中,也會(huì)更清晰讓人第一時(shí)間知道你所陳述的內(nèi)容,同時(shí)整理好證據(jù),也會(huì)方便案件歸檔和事后查閱。所以結(jié)合自己多年的書記員工作,總結(jié)幾個(gè)比較重要的整理證據(jù)的要點(diǎn):

1. 證據(jù)目錄很重要。包含證據(jù)名稱和證明目的的證據(jù)目錄,既可以便于書記員提前制作庭審筆錄,也為可以幫助法官及早了解當(dāng)事人訴請(qǐng)主張及依據(jù),方便庭審更有效開(kāi)展。

2. 證據(jù)要標(biāo)明頁(yè)碼。在證據(jù)材料眾多,且庭審過(guò)程中可能需要經(jīng)常引用證據(jù)內(nèi)容時(shí),當(dāng)事人可以按照證據(jù)目錄中證據(jù)順序編寫頁(yè)碼,推薦寫在紙張下方或右下方,右上方是法院歸檔時(shí)書記員填寫頁(yè)碼的區(qū)域,如果被占用,則會(huì)需要書記員一頁(yè)頁(yè)的手動(dòng)祛除。

3. 紙質(zhì)版證據(jù)材料打印制作要標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)法院卷宗檔案的歸檔要求,卷宗材料紙張一般為A4大小,紙張左邊行邊距應(yīng)留1厘米空白用于歸檔。當(dāng)事人在準(zhǔn)備線下提交證據(jù)材料時(shí)可以適當(dāng)調(diào)整文本格式,按照法院卷宗檔案的要求調(diào)整證據(jù)顯示的內(nèi)容和尺寸,確保案件歸檔時(shí)證據(jù)材料的完整性。

4. 用回形針或燕尾夾固定證據(jù)。對(duì)于需要線下提交的紙質(zhì)證據(jù),在整理時(shí)推薦使用回形針和燕尾夾。實(shí)踐中,很多當(dāng)事人習(xí)慣用訂書針將證據(jù)按照順序規(guī)整裝訂,有時(shí)紙張數(shù)量過(guò)多時(shí)還會(huì)重復(fù)裝訂用于固定。但其實(shí),法院對(duì)于證據(jù)材料的保管是非常謹(jǐn)慎的,不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)樯⒙涠z漏的情況,但是訂書針的固定方式卻需要書記員在歸檔需要將這些訂書針逐個(gè)拆除,如果遇上裝訂牢固拆除時(shí)紙張有破損的,還需另行粘貼補(bǔ)洞,其實(shí)并不利于完好的保存證據(jù)材料。

最后,在提交證據(jù)時(shí)還可以多多注意以下幾點(diǎn)細(xì)節(jié):一是證據(jù)原件存在一式多份的,準(zhǔn)備證據(jù)時(shí)應(yīng)核對(duì)原件與復(fù)印件是否一致;二是提交紙質(zhì)證據(jù)時(shí)盡量根據(jù)法院和對(duì)方當(dāng)事人人數(shù)提交證據(jù)副本;三是庭審時(shí)應(yīng)攜帶證據(jù)原件供核對(duì),若無(wú)法提供證據(jù)原件也需說(shuō)明證據(jù)來(lái)源。


責(zé)編 | 趙琛琛    本期策劃、編輯 | 趙琛琛 

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