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大家好，我是黃美玲。 

前段時(shí)間參加了一個(gè)律師交流會(huì)，非常有幸接觸了數(shù)十位資深律師，其中不乏律所主任、合伙人，他們都有自己的團(tuán)隊(duì)，或者合作的律師。

和其中幾位律師私下交流時(shí)，大家普遍反映，律師團(tuán)隊(duì)協(xié)作是一個(gè)令人頭疼的問題。

她提到了團(tuán)隊(duì)的一位同事，這位同事工作能力過關(guān)，布置給她的工作都能按時(shí)完成，但是所有和她相關(guān)的事情都在拖延。找與她配合的同事了解情況，大家都是一個(gè)反應(yīng)：啊，她做完了嗎，沒跟我說呀？

細(xì)聊一下才知道，這位同事完成她部分的工作之后，要么默默發(fā)在群里，要么上傳到大家的公共云平臺(tái)。如果你仔細(xì)找，她的工作成果都能找到，但需要完成她下一步工作的同事，總以為她還沒有做完，一直在等待她的工作結(jié)果。

即使她們的工作流程和分工非常明確，但卻一直不能很好地「協(xié)同」。

引起我深思的是，這位女律所主任的苦楚，并非是個(gè)例，而是法律行業(yè)的共性。

我接觸過不少律所或團(tuán)隊(duì)的管理者，他們自身業(yè)務(wù)能力很強(qiáng)，但他們之前沒有任何管理經(jīng)驗(yàn)，所以都面對著一個(gè)相當(dāng)難解決的團(tuán)隊(duì)難題——如何讓團(tuán)隊(duì)有效協(xié)作？

即使律師團(tuán)隊(duì)之間的工作流程和分工都非常明確，但依然不能很好地「協(xié)同」。 

所謂「協(xié)同」，核心是分工和合作，組織的成員彼此明確你做什么、我做什么，更重要的是，我們所做的事情之間應(yīng)當(dāng)如何銜接。

但現(xiàn)實(shí)情況是：

A律師完成了上半部分的工作，承接下半部分的B律師卻不知道，以至于客戶詢問工作進(jìn)展就很尷尬，甚至是影響非常負(fù)面的糟糕情況。這就會(huì)帶來比較高的溝通成本，以及還會(huì)影響到協(xié)作各方的滿意度。

團(tuán)隊(duì)協(xié)作，明確工作流程與分工是正確的，但缺乏了進(jìn)度跟蹤與共享，以至于容易造成「工作斷層」的局面。

所以工具有必要嗎？答案是必然的：

• 你可以任務(wù)管理，分配任務(wù)給團(tuán)隊(duì)成員

• 你可以隨時(shí)查看成員工作的進(jìn)度

• 你可以共享資料、文件......

律師的時(shí)間都很緊張，不可能花費(fèi)太多精力去研究各種功能繁復(fù)的效率工具，個(gè)人建議結(jié)合真實(shí)工作場景，充分挖掘市面上律師用得較多的工具。這里向大家推薦本人使用率高、幫助最大的一個(gè)免費(fèi)工具：和訟。

下面的分享不會(huì)直接討論和訟的功能。一則脫離使用場景列舉功能意義不大；二則只有70%的功能我們會(huì)真正反復(fù)使用，如果你時(shí)間很緊，沒必要全部掌握。

所以我將結(jié)合自己日常工作情形，分享如何利用這款效率工具的幾個(gè)常用功能，來實(shí)現(xiàn)律師團(tuán)隊(duì)協(xié)作、案件進(jìn)度管理以及日程管理這三個(gè)目的。

由于律師的工作有很多中間環(huán)節(jié)，會(huì)涉及到多位律師，從而增加了操作過程中協(xié)調(diào)的難度。假如你是這個(gè)項(xiàng)目或案子的組織者，首先你要做的就是有效的任務(wù)分配。

尤其是某個(gè)案子的總負(fù)責(zé)人，需要掌握工作的完整性。在給某個(gè)律師、某個(gè)中間環(huán)節(jié)分配任務(wù)時(shí)，一定要規(guī)定好其完成工作的時(shí)間期限，并一定要經(jīng)常關(guān)注他們工作完成的質(zhì)量與進(jìn)度，以免其中的某個(gè)或是某些環(huán)節(jié)影響了整體工作的進(jìn)度。

其實(shí)大家道理都懂，具體如何實(shí)施才是重點(diǎn)。再次重申：工具很重要??！

如下圖，我是通過在和訟大綱編輯頁拖拽設(shè)置執(zhí)行人與執(zhí)行時(shí)間的。

操作也很方便，只要從右側(cè)“團(tuán)隊(duì)”中鼠標(biāo)拖成員到大綱任務(wù)項(xiàng)即分配成功，從“日程”拖一個(gè)時(shí)間放在已分配的任務(wù)后面則設(shè)置了執(zhí)行時(shí)間，相當(dāng)于創(chuàng)建日程，對方也會(huì)收到微信發(fā)送的日程提醒信息。

和訟以大綱的方式去分配任務(wù)和執(zhí)行人，個(gè)人認(rèn)為很符合律師日常工作場景：

我習(xí)慣每天寫工作日志，也習(xí)慣做案件、庭審梳理，大綱結(jié)構(gòu)化、層級式的筆記方式就很方便，所以在我列出提綱或項(xiàng)目工作流程時(shí)，就在大綱基礎(chǔ)上設(shè)置時(shí)間與執(zhí)行人，然后創(chuàng)建日程、共享日程，這一點(diǎn)非常方便律師團(tuán)隊(duì)協(xié)作。重點(diǎn)是，大綱可以切換成導(dǎo)圖，很適合制作法律關(guān)系圖。

和訟大綱，官方提到了四個(gè)應(yīng)用場景，即寫筆記、思維整理、內(nèi)容創(chuàng)作與任務(wù)管理，「上傳文檔」很少律師知道，但卻是我使用率非常高的一個(gè)功能，如平時(shí)撰寫的文書、法律訴訟書、盡調(diào)材料等，我可以直接在大綱上傳，在線編輯還原Word、Excel、PPT等常用文檔編輯界面，可以直接上手。在異地或者沒帶筆記本的情況下，打開小程序也可以查看文檔。

最重要的一點(diǎn)，我曾經(jīng)有過由于電腦宕機(jī)導(dǎo)致文檔丟失的慘痛經(jīng)歷，而和訟在線文檔編輯卻是實(shí)時(shí)保存的，所以相比在文檔編輯器上編輯文書、盡調(diào)材料時(shí)要更好用。

之前在我們團(tuán)隊(duì)有律師反映，遠(yuǎn)程協(xié)作經(jīng)常碰到一個(gè)問題：協(xié)同辦公無法跨端進(jìn)行。

舉個(gè)例子：兩位律師修改一個(gè)文檔，A律師與B律師不在一起辦公，兩人一起編輯時(shí)無法看到對方的實(shí)時(shí)更新動(dòng)態(tài)，導(dǎo)致文書反復(fù)修改。

和訟同一個(gè)文檔內(nèi)，多人可以同時(shí)在線編輯，而且實(shí)時(shí)看到文檔修改動(dòng)態(tài)，修改處會(huì)提示改動(dòng)者的姓名。

和訟的這個(gè)功能就非常實(shí)用，尤其是項(xiàng)目需要多人配合編輯時(shí)，成員間不用再反復(fù)傳送文檔，從初稿到最終版直接一次性到位。

日程管理是當(dāng)今律師最為重視的問題之一了，但很多律師還停留在通過微信或電話等傳統(tǒng)渠道告知自己的日程，然后由律師助理統(tǒng)一整理到個(gè)人整理的日程安排表當(dāng)中；如果同一個(gè)項(xiàng)目的客戶來約時(shí)間，就需要翻開自己的日程以確認(rèn)，麻煩不說，還會(huì)經(jīng)常出錯(cuò)，比如約重時(shí)間這樣尷尬的事情。

另外，團(tuán)隊(duì)協(xié)作彼此不知道彼此的日程，只是微信或口頭交代，后續(xù)工作進(jìn)度跟蹤也是相當(dāng)困難，這也是導(dǎo)致「工作斷層」的重要原因。

看下和訟的日程管理，實(shí)用的地方主要是這幾點(diǎn)：

如下所示，和訟的日歷視圖?？梢圆榭磮F(tuán)隊(duì)成員整個(gè)月或整個(gè)周的工作安排，所有的任務(wù)狀態(tài)一目了然。

在平臺(tái)上創(chuàng)建的項(xiàng)目日程，項(xiàng)目成員都是可見的，比如A律師今天起草文書，B律師明天跑法院，日程可以共享，我能夠?qū)F(tuán)隊(duì)律師的工作進(jìn)度和忙閑時(shí)段一清二楚，這樣就可以實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同。

在使用和訟日歷過程中，可以將每天的日程待辦事項(xiàng)一條條記錄在日歷中，根據(jù)待辦內(nèi)容的不同設(shè)置不同時(shí)間點(diǎn)提醒，到達(dá)時(shí)間會(huì)準(zhǔn)時(shí)提醒你來完成這一待辦日程。

在提醒方面，可以針對不同的日程待辦設(shè)置提前5分鐘、30分鐘、1小時(shí)、2小時(shí)或1~7天的某個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行提醒。

律師這個(gè)特殊的工作，有時(shí)很難清楚工作時(shí)間和個(gè)人時(shí)間的界限在哪，所以就需要記錄和統(tǒng)計(jì)。

在和訟日歷中記錄的日程事項(xiàng)可以勾選標(biāo)記「已完成」，已完成的事項(xiàng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行已完成列表，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)「工時(shí)」并生成圖形表，可以概覽并導(dǎo)出團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目的數(shù)量、項(xiàng)目花費(fèi)的時(shí)間，也可以查看團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目成員的工時(shí)明細(xì)。

和訟的工時(shí)統(tǒng)計(jì)功能也是我用著覺得不錯(cuò)的，在我追蹤和管理所有項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)，可以一目了然地看到我為每個(gè)項(xiàng)目付出的時(shí)間。

這樣就方便定期總結(jié)整理相應(yīng)時(shí)間段內(nèi)的工作執(zhí)行情況，為接下來的任務(wù)安排提供有力的參考依據(jù)。

表格是律師經(jīng)常使用到的辦公工具，我們已經(jīng)不再局限于用它記錄文字、數(shù)字等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，在律師的工作場景中，經(jīng)常會(huì)有大量的圖片、文件等資料，需要集中地存儲(chǔ)在表格里，以便基于表格來結(jié)構(gòu)化地查看和管理信息。

以案件管理為例，平時(shí)一般是通過Excel表格來管理案件，把案件信息、進(jìn)度都寫在Excel內(nèi)，所以也會(huì)將文檔插入表格內(nèi)，方便在查閱進(jìn)度時(shí)也能打開文檔查看資料。

但即便是在Excel中直接插入附件、圖片，也經(jīng)常會(huì)引起圖片變形和單元格寬高不等，導(dǎo)致表格美觀度很差，查看和管理起來都不方便。

如下所示：

在我第一次使用和訟案件管理表時(shí)，以為也只是以Excel為原型的管理表，沒想到它卻可以直接存儲(chǔ)大量文件、材料。

如下所示：

在上面的表格中可以看到，不管在單元格里存儲(chǔ)多少文件、圖片等，都不會(huì)影響表格的列寬和行高，非常美觀整齊。而且支持上傳的格式也挺多，目前我上傳過Word、PPT、PDF、圖片、視頻、Excel，其它格式你們可以嘗試下。

和訟的案件管理表，和Excel表格一樣，但它比Excel好用的地方在于以下幾點(diǎn)：

據(jù)了解是不限存儲(chǔ)容量，我上傳再多的資料都可以，但單個(gè)文件上傳是限制在1G以內(nèi)的。