這個(gè)故事形象地說明了做事順序在工作中的重要性。
經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托發(fā)現(xiàn)，通常情況下，任何一件事情80%的結(jié)果取決于20%的原因。由此可見，如果大家在日常生活或工作中發(fā)現(xiàn)并出色完成了那20%的關(guān)鍵任務(wù)，成功就唾手可得了。
■怎樣區(qū)分一件事是否關(guān)鍵呢？
如果我們以任務(wù)的急切性為橫坐標(biāo)，以重要性為縱坐標(biāo)，那么一個(gè)人所需完成的所有任務(wù)可以分為以下四類：重要并急切、重要但不急切、急切但不重要、不急切也不重要
重要并急切
此類任務(wù)為當(dāng)務(wù)之急，應(yīng)積極回應(yīng)，如客戶來電、救火等。中國(guó)人常說：“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。”當(dāng)我們面對(duì)重要并急切的任務(wù)時(shí)，沒有什么比時(shí)間還珍貴了。對(duì)于此類任務(wù)必須做到分秒必爭(zhēng)。
重要但不急切
下一個(gè)工程的計(jì)劃工作，這類任務(wù)雖然也很重要，但不需迅速回應(yīng)。對(duì)此應(yīng)主動(dòng)回應(yīng)、掛在心頭。等重要并急切的任務(wù)都完成后，應(yīng)盡快著手此類任務(wù)。
急切但不重要
如朋友的臨時(shí)邀約，應(yīng)首先確保重要的任務(wù)都完成后，才去理會(huì)此類事件。一項(xiàng)日本調(diào)查發(fā)現(xiàn)，人們一天5.5個(gè)小時(shí)浪費(fèi)在對(duì)不速之客的、無實(shí)際意義的回復(fù)上。急切不等于重要。如果大家大部分時(shí)間都在處理急切的并非重要的事，說明時(shí)間管理做得還不夠充分。
不急切也不重要
這類事情可不予回應(yīng)，確保不被分神。有數(shù)據(jù)顯示，在較發(fā)達(dá)地區(qū)，人們平均每月在交友網(wǎng)站上所花的時(shí)間高達(dá)5.5個(gè)小時(shí)。適度休閑是合理的，但放縱自己并不明智。
故事中提到的大石頭、小石頭、沙子和水，就可以很形象地代表以上四類任務(wù)。沙子和水是很容易塞進(jìn)瓶子里的，所以根本不用著急理會(huì)。而石頭就不一樣了，尤其對(duì)于較大的石頭來說，不在最開始把它們放進(jìn)瓶子里，就很難再找到機(jī)會(huì)了。
■現(xiàn)代人在時(shí)間管理上表現(xiàn)出的四種情況
現(xiàn)代人挺忙，但忙人不一定忙出了效果，下面是四種忙碌類型：
欠忙族：特點(diǎn)好高騖遠(yuǎn)，紙上談兵，表現(xiàn)為缺乏實(shí)際行動(dòng)，結(jié)果是計(jì)劃無法實(shí)現(xiàn)。
窮忙族：特點(diǎn)是埋頭苦干，缺乏計(jì)劃，表現(xiàn)為無實(shí)際目的卻永遠(yuǎn)在忙碌，結(jié)果是身心疲憊。
瞎忙族：特點(diǎn)是好像很忙，毫無目的，表現(xiàn)為無目標(biāo)，忙于瑣碎之事，結(jié)果是原地踏步，人生無法進(jìn)步。
真忙族：特點(diǎn)是計(jì)劃明確，忙忙碌碌，表現(xiàn)為有計(jì)劃并付諸實(shí)現(xiàn)，結(jié)果是自我明確，高效率做事。
人生并不很長(zhǎng)，如何進(jìn)行時(shí)間管理很重要。時(shí)間管理就是在完成任務(wù)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中，用于安排時(shí)間的一系列技能和技巧。任務(wù)和目標(biāo)可以是工作范圍外的家庭生活。“時(shí)間管理”并不是要大家駕馭“時(shí)間”，而是通過合理安排任務(wù)，以確?？梢栽谔囟〞r(shí)間內(nèi)完成。巧妙的時(shí)間管理不僅可以減輕工作和生活中的壓力，還可以完成更多的事情，從而充實(shí)生活。
有效的時(shí)間管理可以被形象地描述為“ABC”優(yōu)先法則。所謂ABC就是把所有事物按照重要性分類，如前述的把任務(wù)按重要性和急切性分類，或把身邊的工具或文件按使用頻率分類等。
■把握時(shí)間管理的10大對(duì)策
目標(biāo)設(shè)定
就是要有目標(biāo)。俗話說，“好的開始是成功的一半”，準(zhǔn)確的個(gè)人定位與合理的目標(biāo)設(shè)定可以直接影響到計(jì)劃的成功與否。我們首先需要知道自己想要什么、終極目標(biāo)是什么。哈佛大學(xué)曾經(jīng)對(duì)畢業(yè)生做過一項(xiàng)調(diào)查，發(fā)現(xiàn)只有3%的人有遠(yuǎn)大并明確的目標(biāo)，而這些人后來成為各個(gè)領(lǐng)域的精英。
計(jì)劃合理
有了目標(biāo)，就需要寫一份計(jì)劃了。內(nèi)容需要包括：為什么要這樣做、要做什么、具體怎樣做。要寫清楚每項(xiàng)工作和目標(biāo)計(jì)劃需在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)完成和實(shí)現(xiàn)。建議把預(yù)計(jì)需要的時(shí)間計(jì)算得寬裕一些?？茖W(xué)家發(fā)現(xiàn)，每個(gè)人的最佳工作時(shí)間也許不同，對(duì)于一些人來說，有兩個(gè)容易被忽略的活動(dòng)高峰期：早上11點(diǎn)到下午1點(diǎn)、下午4點(diǎn)到6點(diǎn)。大家應(yīng)該發(fā)現(xiàn)和利用自己工作效率最高的時(shí)間段。
主次分流
把任務(wù)按照重要性和急切性排序。但需要注意，緊急的事情并非一定是最重要的，要看清全局。“重要”的任務(wù)是根據(jù)個(gè)人情況和環(huán)境而定的，有時(shí)休息一下遠(yuǎn)比完成幾份計(jì)劃書更重要且迫切。
專心致志
就是學(xué)會(huì)集中精力。人們?cè)谏钪幸瑫r(shí)扮演多個(gè)角色，所以必須面對(duì)并學(xué)會(huì)取舍。也許做計(jì)劃時(shí)發(fā)現(xiàn)很多事情都比較重要，如果無法把所有事情依次安排在日程表中，也不要試圖讓自己一心兩用，否則必然會(huì)影響到做事的效率和結(jié)果，導(dǎo)致雞飛蛋打。
分?jǐn)倝毫?/strong>
就是學(xué)會(huì)團(tuán)體合作。“重要”的任務(wù)不僅是工作上的，也可以是關(guān)于家庭、個(gè)人心理需求的。為了實(shí)現(xiàn)這種平衡，要強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)精神。當(dāng)計(jì)劃表已排滿的時(shí)候，應(yīng)該適當(dāng)?shù)貙⑿碌幕蛭赐瓿傻娜蝿?wù)交給其他人分擔(dān)。這樣才能避免因?yàn)槌涯芏绊懻麄€(gè)工作項(xiàng)目或者延誤生活上的大事。
自我定位
就是要客觀評(píng)價(jià)自己的能力范圍。這里有必要強(qiáng)調(diào)，做計(jì)劃也要適度。有理智的、清晰的自我定位，才能做到科學(xué)管理自己的時(shí)間，否則會(huì)讓自己面對(duì)巨大的心理壓力。
此外要在計(jì)劃中預(yù)留出解決重要突發(fā)事件的時(shí)間。如果把自己一天24小時(shí)的時(shí)間都安排得滿滿的，必然會(huì)因?yàn)橐恍o法避免的事情而耽誤計(jì)劃，進(jìn)而導(dǎo)致身心疲憊。
持之以恒
就是要監(jiān)督自己。需要準(zhǔn)備幾份簡(jiǎn)單的工作時(shí)間記錄表，用來記錄每天每個(gè)時(shí)間段所做的事情，以督促自己是否在按照計(jì)劃執(zhí)行。
培養(yǎng)自律
就是當(dāng)決定在生活或工作中要關(guān)注某一領(lǐng)域時(shí)，就應(yīng)特別關(guān)注該領(lǐng)域的信息、及時(shí)更新自己的知識(shí)。當(dāng)對(duì)一個(gè)領(lǐng)域更了解、更有興趣以后，做事也就自然高效許多。
如果在細(xì)節(jié)上做到自律，也可節(jié)省很多時(shí)間：如保持整潔的工作和生活環(huán)境；有目的地打電話，有計(jì)劃地參加會(huì)議等。時(shí)間管理最重要的一點(diǎn)就是要自覺、自律、持之以恒地按計(jì)劃完成任務(wù)、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
避免拖延
大部分人都有拖延工作的習(xí)慣。這可能是任務(wù)讓人反感。這一點(diǎn)也許可以通過合理的時(shí)間規(guī)劃，將任務(wù)由重要性和急切性排序而避免拖延。如果還是會(huì)因?yàn)閭€(gè)人喜好而耽誤工作進(jìn)程，那就可以使用“麻疹法”：每忽略一個(gè)文件時(shí)要在文件上用紅筆畫一個(gè)小圓圈，當(dāng)紅色圓圈堆積到一定程度時(shí)，就自然強(qiáng)迫自己閱讀此文件了。
任務(wù)太復(fù)雜或具體步驟不清晰也讓人拖延。這時(shí)，應(yīng)首先把大任務(wù)分解成若干小任務(wù)或步驟，之后把小任務(wù)按需要完成的時(shí)間和相互的關(guān)系合理安排，畫流程圖就是一個(gè)好辦法。
有時(shí)太逞能也造成拖延，要明白自己能完成的工作量和學(xué)會(huì)適當(dāng)?shù)木芙^新任務(wù)。
習(xí)慣性拖延工作的人，改變的第一步應(yīng)是意識(shí)到習(xí)慣性拖延工作的風(fēng)險(xiǎn)，也許剛要開始突擊工作的時(shí)候，就有另外一件突發(fā)事件需要處理。大家可以嘗試通過獎(jiǎng)勵(lì)自己來鼓勵(lì)自己及時(shí)完成任務(wù)。
拒絕他人
就是適當(dāng)做好人。當(dāng)自己時(shí)間表已滿的時(shí)候，就需要根據(jù)情況拒絕一些他人的請(qǐng)求。時(shí)間管理的益處也許不會(huì)在開始實(shí)施后馬上體現(xiàn)出來，所以大家一定要有足夠的耐心，相信完全按照一個(gè)合理的計(jì)劃做事會(huì)讓人生高效和輕松許多。
■小貼士
岳博士論時(shí)間管理
時(shí)間是擠出來的，效率是壓出來的。
時(shí)間會(huì)善待那些尊重它的人。
問題不在于時(shí)間怎么沒有了，問題在于時(shí)間為什么沒有了。
時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是一樣的，但每個(gè)人對(duì)時(shí)間的把握卻是不一樣的。
效率就是在同一時(shí)間內(nèi)，可以有效地完成不同時(shí)間的工夫。
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