文/強(qiáng)大的小萌萌
本文共計(jì)2539字，預(yù)計(jì)閱讀4分鐘
那天看了一個(gè)小視頻，一個(gè)住校的學(xué)生在放假前一邊尋思一邊收拾書包：數(shù)學(xué)課本得帶回去做點(diǎn)題，英語書也得帶回家背點(diǎn)單詞，還有物理那章學(xué)得不好，正好帶回去復(fù)習(xí)一下。就這樣裝了一大書包的書回家，打算開啟假期學(xué)習(xí)模式。
結(jié)果放假7天，書包始終被掛在門口的衣架上，連打開都沒打開。
相信很多人都會會心一笑，眼看著十一假期過去了，你是不是也是這樣，在放假前給自己做了完美的計(jì)劃，激情滿滿地規(guī)劃著要做這做那，但最后什么事情都沒有達(dá)成呢？
為什么我們總做不好時(shí)間管理呢？
做了3年的時(shí)間管理，我認(rèn)為時(shí)間管理其實(shí)并不難，無非是做好目標(biāo)規(guī)劃和時(shí)間安排，并按照計(jì)劃進(jìn)行。
只要稍微自律一些，按說大多數(shù)人都可以做到管理好自己的時(shí)間。
之所以還是有很多人做不好時(shí)間管理，最大的問題主要有2個(gè)。
1. 計(jì)劃趕不上變化，總會有很多計(jì)劃外的事情插入。
我們即使是做了再完美的計(jì)劃，在實(shí)際的工作和生活中總會有意想不到的事情突然插入，擾亂本來的計(jì)劃。
這些突然插入的事情會占據(jù)一部分時(shí)間，阻礙實(shí)現(xiàn)規(guī)劃好的日程，影響到計(jì)劃完成的成功，讓人感到沮喪，久而久之就會讓人覺得自己很沒用，總是不能完成計(jì)劃。
作為一名自媒體創(chuàng)業(yè)者的我來說，時(shí)間還比較好掌控，因?yàn)榇蟛糠值墓ぷ鞫际亲约簡畏矫婢涂梢酝瓿傻氖马?xiàng)。但是對于大多數(shù)職場上班族來說，會有很多需要協(xié)調(diào)溝通的工作被動(dòng)插入，就難管理一些。
比如你今天規(guī)劃了一個(gè)任務(wù)清單，上面有3件最重要的事情待完成，也許剛完成第一件事情，你的老板就給你發(fā)消息，讓你盡快給他安排一下明天飛上海的航班、酒店、接待等事宜。
這個(gè)任務(wù)可能一下子會把你原本的計(jì)劃打亂?？雌饋碇皇嵌▊€(gè)行程，5分鐘就能搞定，但是要跟訂票公司確認(rèn)航班，查詢并預(yù)定酒店，與接待方的人員溝通細(xì)節(jié)，并跟老板做最后確認(rèn)。
這種跟人溝通的事務(wù)往往相比寫一個(gè)策劃案來說更不好把控完成的時(shí)間，因?yàn)槭艿教嗖豢煽刂频囊蛩赜绊懀热绾桨嗟那闆r、酒店是否滿房、接待人是不是能夠馬上響應(yīng)你的需求等等。
所以說，不能按照原定計(jì)劃完成任務(wù)，有時(shí)候并不是因?yàn)閭€(gè)體的不自律，而是因?yàn)橛信R時(shí)性的事情插入進(jìn)來。不用過分苛責(zé)自己。
2. 做某件事，實(shí)際需要的時(shí)間總比預(yù)計(jì)的時(shí)間要長
時(shí)間管理的第二大難點(diǎn)在于，我們實(shí)際上做某事的時(shí)間總是會比預(yù)計(jì)的要長。
不知道你是否有跟我同樣的感受，很多時(shí)候規(guī)劃了2小時(shí)的時(shí)間做一件事，實(shí)際做的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)任務(wù)比想象的要復(fù)雜得多，整整花了4個(gè)小時(shí)才真正完成。
舉個(gè)真實(shí)的例子，
制作一個(gè)1分鐘VLOG小視頻，想象中只要2個(gè)小時(shí)就搞定了。但其實(shí)做的時(shí)候發(fā)現(xiàn)，需要先構(gòu)思一個(gè)腳本，然后拍攝幾遍選擇一個(gè)最好的，最后后期剪輯加上標(biāo)題、字幕、特效等。發(fā)布視頻的時(shí)候還要想用什么封面和文案最合適。
所以第一次做vlog，居然花了半天的時(shí)間。
即使是第二次做的時(shí)候熟練了一些，還是比預(yù)計(jì)的時(shí)間長了1個(gè)小時(shí)，擠占了其他任務(wù)的時(shí)間。
這種現(xiàn)象其實(shí)印證了著名的侯世達(dá)定律：“實(shí)際做事花費(fèi)的時(shí)間總是比預(yù)期要長，即使預(yù)期中考慮了侯世達(dá)定律?！?/p>
一旦總發(fā)生這種情況，我們也會陷入到自責(zé)的情緒當(dāng)中不等自拔。
不過這個(gè)問題不像臨時(shí)性插入事件沒法改變，是有解的。
我們可以通過不斷的記錄完成一件事情的時(shí)間來做出越來越準(zhǔn)確的計(jì)劃安排表。
比如最早的時(shí)候我規(guī)劃畫一張插圖需要1小時(shí)，每次在畫插圖時(shí)進(jìn)行計(jì)時(shí)，發(fā)現(xiàn)多數(shù)圖需要至少2個(gè)小時(shí)才能完成，并記錄下來。下次在做任務(wù)計(jì)劃的時(shí)候，時(shí)間安排就更加精準(zhǔn)了。
不過2個(gè)小時(shí)也不是一直如此，隨著畫圖的次數(shù)增加，我的技巧變得嫻熟，畫一張圖的速度也會縮減，這個(gè)時(shí)間是在不斷調(diào)整的。
規(guī)避預(yù)估不準(zhǔn)確的問題，最好的辦法就是養(yǎng)成在工作時(shí)計(jì)時(shí)的習(xí)慣。
一天就只有24個(gè)小時(shí)，不會因?yàn)槲覀兊呐Χ喑鲆环忠幻?，時(shí)間管理的本質(zhì)是選擇把時(shí)間花費(fèi)在重要的事情上。
在文章的上一個(gè)部分，聊到時(shí)間管理的2個(gè)難點(diǎn)，就是經(jīng)常有意料外的事件插入，以及總是不能準(zhǔn)確預(yù)估時(shí)間，所以我們更要把寶貴的時(shí)間安排給那些對我們來說重要的事情上。
在一天中不要給自己過多的安排事項(xiàng)，1-3件足以，預(yù)留出留白的時(shí)間填補(bǔ)預(yù)估事件的誤差以及那些臨時(shí)性插入的事件。
那么最后我們來說說什么是重要的事情。
在實(shí)際工作和生活中，經(jīng)常會有一大堆事情擺在我們面前需要完成，那么我們應(yīng)該如何做抉擇呢？
答案就是選擇半衰期長的事情。
所謂的半衰期，最早是物理學(xué)中的概念，指的是放射性元素中半數(shù)原子核發(fā)生衰變所需要的時(shí)間，半衰期越短，衰變得越快；半衰期越長，衰變得越慢。
在時(shí)間管理中，我們也應(yīng)該關(guān)注半衰期，做那些半衰期長的事情，少做半衰期短的事情。
最典型的半衰期短的事件就是玩游戲。玩游戲的當(dāng)下雖然人們能夠享受到巨大的感官和愉悅體驗(yàn)，但是游戲停止后立即消失，沒有持久性。
還有我原來最喜歡在淘寶上買衣服，看試穿直播就要花費(fèi)1個(gè)小時(shí)，反復(fù)挑選，雖然已經(jīng)比在線下逛街時(shí)間短很多，但是線上購物著實(shí)會消耗不少時(shí)間和精力。關(guān)鍵是買到衣服的喜悅感只出現(xiàn)在拆箱和試穿的10分鐘內(nèi)，過后就不起什么作用了。
長半衰期的事件典型的就是行動(dòng)后的復(fù)盤，每次在做完一個(gè)項(xiàng)目后對自己的收獲和需要改進(jìn)的地方進(jìn)行思考和總結(jié)。看似當(dāng)下沒有什么用，但其實(shí)復(fù)盤的作用可以延續(xù)到以后的每次項(xiàng)目中，對個(gè)人來說相當(dāng)有意義。
所以在時(shí)間管理中不好區(qū)分事件的重要和緊急程度時(shí)，可以思考一下這件事是不是長半衰期的事情，如果是的話那就值得花時(shí)間一做。
像看綜藝節(jié)目、看娛樂八卦就是短半衰期事件。而寫文章、學(xué)習(xí)某項(xiàng)技能就是長半衰期事件。
半衰期視角讓我們從更長遠(yuǎn)的時(shí)間維度看待事項(xiàng)的選擇和排序，更加科學(xué)。
縱觀我的3年時(shí)間管理史，并不是一帆風(fēng)順的，很多時(shí)候我也并不能把計(jì)劃的事件一一達(dá)成。
但是因?yàn)槲矣凶瞿甓?、月度?jì)劃和總結(jié)的習(xí)慣，我意識到偶爾某天的計(jì)劃完成情況不達(dá)標(biāo)并不影響整體的進(jìn)行，只要在月、年的維度上規(guī)劃好自己的大事件，選擇一些長半衰期的事件作為目標(biāo)，那么每年的收獲還是不小的。
對于我來說，回首2018年最大的事件就是寫書和精進(jìn)視覺技能畫插圖，這兩件事情都屬于長半衰期的事件，每天做一點(diǎn)點(diǎn)，對未來的影響很大。
我的一個(gè)好朋友，去年在年底的時(shí)候回首自己一年的經(jīng)歷，只有減肥成功一個(gè)大事件。但就是這一件事情就能讓他有極大的成就感。
所以時(shí)間管理不要在意一時(shí)的得失，規(guī)劃好幾件大事，在風(fēng)險(xiǎn)范圍內(nèi)盡量完成就算是成功了。
你有時(shí)間管理方面的困惑嗎？歡迎留言一起討論。
我的新書《一頁紙工作法》已在當(dāng)當(dāng)網(wǎng)、京東上市，喜歡的朋友可以去看看~
用一張紙和一支筆解決所有職場難題。歡迎關(guān)注萌萌，開啟一段奇妙的視覺思維之旅
聯(lián)系客服
