給文件加密碼
有的文件內(nèi)容比較機(jī)密，往往不希望別人打開查閱或修改，這時可以給這個文件加上密碼，操作方法如下：
首先打開要加密的word文檔，單擊菜單欄中的“工具”選項，單擊彈出的菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中單擊“保存”標(biāo)簽，在彈出的選項卡的下半部分你就可以看到“打開權(quán)限密碼”和“修改權(quán)限密碼”兩個輸入框，根據(jù)你的需要，在其中一個對話框里輸入你自己的密碼，再次確認(rèn)密碼，然后單擊“確定”按鈕即可。比如，你在“打開權(quán)限密碼”對話框里輸入密碼，那么你以后打開這個文件，系統(tǒng)就會要求你輸入密碼，否則無法打開。所以，你一定要牢記剛才輸入的密碼！
定時自動保護(hù)文件
在操作過程中，有時會因為進(jìn)行某項操作導(dǎo)致死機(jī)，有時碰到突然停電等等其它原因，結(jié)果造成數(shù)據(jù)丟失。為了在一定程度上減少損失，可以用Word中的自動保護(hù)功能讓系統(tǒng)自動定時保存文件，具體操作步驟如下：
首先單擊菜單欄中的“工具”選項，然后單擊菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中單擊“保存”標(biāo)簽，在彈出的選項卡的下半部分你就可以看到“自動保護(hù)時間間隔”輸入框，在框中輸入自動保護(hù)的間隔時間，單擊“確定”按鈕即可。
此時即可放心地操作而不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)會大量丟失了!
快速保存
首先，要設(shè)置啟用快速保存：設(shè)置快速保存的方法為:單擊“工具”菜單中“選項”命令，在“選項”對話框中選擇“保存”標(biāo)簽卡，然后選中“快速保存”復(fù)選框即可?？焖俅蜷_和保存文檔。然后，word的菜單會生相應(yīng)的變化，選擇“文件”菜單，在菜單最下方出現(xiàn)最近編輯過的四個文件名，單擊其中一項，便可快速打開相應(yīng)文檔?！翱焖俦４妗睂?shí)際是每次保存的時候，只保存改變過的內(nèi)容，用它可以節(jié)省保存時間。
多處剪切，一處粘貼
用圖文場移動多個對象。圖文場是Word中另外一種剪切板，可以存儲已剪切的多個項目。你可用它移動兩個或更多不相鄰的項目。具體方法為:⑴選中要移動的文本或圖形，再按下Ctrl+F3組合鍵移至圖文場，對每個要移的項目重復(fù)此步驟;⑵單擊要插入圖文場的位置；⑶若插入圖文場內(nèi)容而并清空圖文場，可按下Ctrl+Shift+F3組合鍵，若只插入圖文場內(nèi)容而不清空圖文場，可按住Shift鍵，選擇“插入”菜單中“自動圖文集”命令，再單擊“自動圖文集”，然后在“請在此鍵入自動圖文集詞條”框中，單擊“圖文場”，選擇“插入”按鈕。
順便說一句，你若要查看圖文場內(nèi)容，可選擇“插入”菜單中“自動圖文集”命令，再單擊自動圖文集名稱列表中的“圖文場”， Word在“預(yù)覽”框中可顯示內(nèi)容。
文字塊的快速、重復(fù)錄入方法
用自動圖文集提高輸入效率。在錄入文字時經(jīng)常遇到一小塊文字需要重復(fù)錄入，這時你可以用自動圖文集來解決該問題，這種方法就是用“圖文集詞條”代替要錄入的文字，在編輯正文時，只需輸入相應(yīng)的詞條，Word即可將它自動轉(zhuǎn)換成自動圖文集中的內(nèi)容。若要添加自動圖文集，可選擇“工具”菜單中“自動更正”命令，單擊“自動圖文集”標(biāo)簽卡，然后選擇“添加”按鈕進(jìn)行編輯添加，編輯好后單擊“確定”按鈕。如你添加了“詞條”“賽迪網(wǎng)信息技術(shù)有限公司”后，只要你錄入“賽迪”兩個字后，屏幕上會立即顯示整個詞條，擊回車鍵這個“詞條”便被添加文檔中。
插入中英對譯的翻譯結(jié)果
注意:首先，要確認(rèn)“詞典”命令出現(xiàn)在菜單上，按Alt+Shift+F7試試，沒反映？安裝吧——用word安裝盤安裝詞典組件才行。
用詞典進(jìn)行翻譯。在編輯文檔時，常會遇到一些生詞難以弄懂，這時你求助于Word的中英——英中詞典，即可在Word中進(jìn)行動態(tài)互譯了。使用的方法是:⑴從“工具”菜單中選擇“語言”，然后單擊“詞典”命令，也可按Alt+Shift+F7組合鍵啟動詞典，這時出現(xiàn)“詞典”對話框;⑵鍵入要查閱的內(nèi)容，你可查閱英文單詞或詞組的中文解釋或是中文字詞對應(yīng)的英文單詞;⑶單擊“插入”按鈕，可以將互譯的單詞插入到文本中，單擊“翻譯”按鈕，可以在“替換為翻譯”列表框內(nèi)顯示該詞的含義、多種解釋及詞性等;⑷在“查閱”列表框內(nèi)單擊其中單詞，右邊會自動顯出相應(yīng)的翻譯結(jié)果。
同時編輯長文檔的多個部分
同時編輯同一文檔的多個部分。處理長文檔時可將文檔的不同部分同時顯示出來以供編輯，這里有兩種方法實(shí)現(xiàn)該功能。
方法一:利用不同的窗口顯示同一文檔的不同部分，首先打開需顯示的文檔，然后單擊“窗口”菜單的“新建窗口”菜單項，這樣屏幕上就會產(chǎn)生一個新窗口，顯示的是同一文檔，你可以通過窗口切換和窗口滾動技術(shù)，使不同的窗口顯示同一文檔的不同部分。
方法二:用同一窗口的子窗口顯示同一文檔的不同部分，即單擊“窗口”菜單的“拆分”菜單項，將當(dāng)前文檔窗口分割為兩個子窗口，且兩個子窗口都是激活的，你可以對任何一個子窗口獨(dú)立地進(jìn)行操作。要想結(jié)束這種子窗口狀態(tài)，可以單擊“窗口”菜單的“取消拆分”“菜單項”。
同時保存或關(guān)閉多個文檔
同時保存多個文檔。當(dāng)同時打開了多個文檔時，若要同時保存和關(guān)閉所有文檔，可按住Shift鍵，再單“文件”菜單。這時菜單中將包含“全部關(guān)閉”和“全部保存”兩個菜單項，你只需單擊其中之一即可。
在長文檔中快速漫游
在文檔中漫游。單擊常用工具欄上（就是有“新建”和“打開”按鈕的那個工具欄，靠近右邊，唉，沒辦法學(xué)問多了，蓋都蓋不?。┑摹拔臋n結(jié)構(gòu)圖”按鈕，然后再單擊文檔結(jié)構(gòu)圖中要跳轉(zhuǎn)的標(biāo)題即可至文檔中相應(yīng)位置。文檔結(jié)構(gòu)圖將在一個單獨(dú)的窗格中顯示文檔標(biāo)題，你可通過文檔結(jié)構(gòu)圖在整個文檔中快速漫游并追蹤特定位置。在文檔結(jié)構(gòu)圖中，可選擇顯示的內(nèi)容級別，調(diào)整文檔結(jié)構(gòu)圖的大小。若標(biāo)題太長，超出文檔結(jié)構(gòu)圖寬度，不必調(diào)整窗口大小，只需將鼠標(biāo)指針在標(biāo)題上稍作停留，即可看到整個標(biāo)題。
加入動態(tài)文字
讓文檔動起來。在Word97文檔中使用動態(tài)文字能使文檔更為生動，增強(qiáng)文檔的視覺效果。為文字添加動態(tài)效果的方法是：
⑴選定要添加動態(tài)效果的文字。
⑵單擊“格式”菜單中的“字體”項打開字體對話框，然后單擊“動態(tài)效果”選項框。
⑶在“動態(tài)效果”框中單擊所需效果（如赤水情深、禮花綻放、七彩霓虹、閃爍背景等），然后單擊“確定”按鈕即可。若要取消動態(tài)效果，可單擊“動態(tài)效果”框中的“無”選項。
添加彩色背景
為文檔添加彩色背景。Word97你可為改變文檔的背景以使眼睛舒適，為文檔添加背景的方法是：
⑴單擊“格式”菜單中的“背景”項，然后在彈出的圖形菜單中單擊所需要的填充色或單擊“填充效果”項。
⑵如果在上一步單擊“填充效果”項，就會打開“填充效果”對話框，可以以其中選擇過渡、紋理或帶圖案的背景。
⑶選好各項后，單擊“確定”按鈕即可。
添加常用中文標(biāo)點(diǎn)和其它符號工具欄
添加標(biāo)點(diǎn)符號工具欄。利用工具欄可快速地執(zhí)行命令，裝上標(biāo)點(diǎn)工具欄后你就可方便地輸入標(biāo)點(diǎn)符號了。將位于Program files\Microsoft Office \Office\Macros文件夾中的模塊文件Symbar.dot復(fù)制到 Program files\Microsoft Office\Startup文件夾中，然后重新啟動Word97，就可以得到標(biāo)點(diǎn)符號工具欄，你可以通過“插入”菜單中的“符號”來選擇標(biāo)點(diǎn)符號。
為文檔設(shè)置密碼。設(shè)置密碼的方法：
⑴單擊“文件”菜單的“另存為”菜單項打開“另存為”對話框。
⑵在“文件”框中輸入欲賦賦予文檔的新文件名。
⑶單擊“選項”按鈕，打開有“保存”選項卡的“保存”對話框。
⑷往“打開權(quán)限密碼”文本框中輸入密碼。密碼區(qū)分大小寫，并且最多只能有15個字符，這些字符可以是字母、數(shù)字或符號。每輸入一個密碼字符，文本框內(nèi)就會顯示一個星號。
⑸單擊“確定”按鈕，打開“確認(rèn)密碼”對話框，往“請再鍵入一遍打開權(quán)限密碼”框中再輸入一遍密碼，以確保無誤。
⑹單擊“確定”按鈕返回“另存為”對話框。
⑺單擊“保存“按鈕保存文件。
意外關(guān)機(jī)，自動恢復(fù)文檔
對付死機(jī)的補(bǔ)救方法。若Word發(fā)生意外死鎖，重新啟動之后，還有可能部分地恢復(fù)以前的工作。方法為:
⑴啟動Word，單擊“打開”命令。
⑵在文件夾列表中，雙擊Windows文件夾內(nèi)的Temp文件夾，在“文件類型”框中選擇“所有文件”。
⑶打開恢復(fù)的文檔，每個恢復(fù)的文檔都命名為“自動恢復(fù)保存的文件名”，擴(kuò)展名doc。
⑷單擊“保存”命令按鈕，在“文件名”框中輸入文件名，當(dāng)看到詢問是否替換已有文檔的提示信息時單擊“是”，這樣你就可以用現(xiàn)在的文件名打開并編輯文檔了。
使用格式刷
在Word中，可以使用“格式刷”方便地將某種格式復(fù)制到多個段落，操作方法為：
1．選定要進(jìn)行格式復(fù)制的文字，雙擊“格式刷”工具按鈕，這時鼠標(biāo)指針會變成格式刷形狀；
2．將鼠標(biāo)移至要改變格式的段落，單擊鼠標(biāo)左鍵，或者在文檔中選定要改變格式的文字；
3．重復(fù)步驟2，可進(jìn)行多次復(fù)制操作，直到再次單擊“格式刷”工具按鈕完成操作。
選定文字的技巧
1．用鼠標(biāo)快速選定。雙擊鼠標(biāo)左鍵，在Word 97中可選定一個由空格和標(biāo)點(diǎn)符號分隔的短句，在Word 2000中可選定一個默認(rèn)的詞；三擊鼠標(biāo)左鍵，選定一段正文。
2．使用選定欄。選定欄是文檔窗口左邊界和頁面上文本區(qū)左邊界之間不可見的一欄，當(dāng)鼠標(biāo)指針移到選定欄上時，指針形狀會自動變成一個指向右上方的箭頭，這時單擊鼠標(biāo)左鍵可以選定指針?biāo)感械恼形淖?，雙擊鼠標(biāo)左鍵可以選定指針?biāo)付蔚恼挝淖郑龘羰髽?biāo)左鍵可以將正在編輯的文檔全部文字選定。
3．選定一列文字。將光標(biāo)置于欲選定列的任意一角，按住alt鍵后，拖動鼠標(biāo)指針至該列的對角處，可選定一列文字。
4．使用快捷鍵f8：按f8第一次，打開“擴(kuò)展”模式；按第二次，選中當(dāng)前詞；按第三次，選中整個句子；按第四次，選中當(dāng)前段落；按第五次，選中整個文檔。
取消自動編號列表
在Word中，提供了許多智能化的自動功能，確實(shí)很方便，但許多Word用戶并不習(xí)慣，“自動編號列表”就是一例。關(guān)掉此項功能的方法是：
1．單擊“工具→自動更正”選單，打開“自動更正”對話框；
2．在Word 97中單擊“自動功能”選項卡；在Word 2000中單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡；
3．消除“自動編號列表”復(fù)選框中的復(fù)選標(biāo)志（√），單擊“確定”按鈕。
給跨頁的表格自動添加表頭
如果你在Word中制作的表格有多頁，往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭，這時，可按以下步驟進(jìn)行操作：
1．選定第一頁的表頭（表頭有多行時要選定多行）；
2．在“表格”選單上，單擊“標(biāo)題行重復(fù)”。
編輯時的快速定位
按下shift＋f5組合鍵可以將插入點(diǎn)返回到上次編輯的文檔位置。Word能夠記憶你前三次的編輯位置，第四次按shift＋f5組合鍵插入點(diǎn)會回到當(dāng)前的編輯位置。如果是在打開文檔之后按shift＋f5，可以將插入點(diǎn)移動到上次退出Word時最近一次的編輯位置。
示過寬文檔
在打開文檔時，有時會發(fā)現(xiàn)因為文檔過寬，屏幕上顯示不全，這可怎么辦，總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧！這時我們可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“視圖”選項，然后選中“窗口內(nèi)自動換行”復(fù)選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適用于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。這時我們單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令，然后選擇“頁寬”選項即可。我們還可以切換到W eb版式視圖中，使文字自動換行。
改變文檔的缺省目錄
所有Office文檔的缺省目錄是C盤下的My Documents文件夾，根據(jù)工作需要，我們可以輕松地改變它。單擊“工具”菜單，選擇“選項”命令，單擊“文件位置”選項卡，會顯示一列選項和它們當(dāng)前存儲的目錄。在“文件類型”列表中選中文檔，單擊“更改”按鈕，進(jìn)入“更改位置”對話框。單擊“查找范圍”框中的向下箭頭，選中想要的文件夾即可。
另有妙用的Ctrl＋Z
大家都知道，Ctrl＋Z的作用是撤消上一個操作，能使我們在編寫文檔過程中可以及時取消所進(jìn)行的誤操作，或是恢復(fù)到以前的某一步。但你知道嗎？Ctrl＋Z還有特殊的作用。先舉一個例子，在沒有改變W o rd缺省設(shè)置的情況下，在空行中輸入：“1、計算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”，系統(tǒng)會自動將其變?yōu)轫椖烤幪柕男问?，并在下一行添加了?、”字樣。這時如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，并不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說第一行中的“1、”已經(jīng)變成項目編號了，不可選。這時，Ctrl＋Z就發(fā)揮作用了。我們在輸入“1、計算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”敲回車后，順手按一下Ctrl＋Z，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點(diǎn)也沒變。原來系統(tǒng)有“自動更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動更正。比如我們輸入“1、計算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”并敲回車后，系統(tǒng)做了兩件事，先是換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问?。我們按了一下Ctrl＋Z，剛好取消了第二個操作，就像什么事都沒發(fā)生一樣，系統(tǒng)“自動更正”的內(nèi)容可以在“工具”菜單下的“自動更正”選項下更改，這里就不再細(xì)說了。大家可以根據(jù)此原理去發(fā)現(xiàn)Ctrl＋Z的妙用。
關(guān)閉語法錯誤標(biāo)記
在鍵入時，Word可以對我們鍵入的文字進(jìn)行拼寫和語法檢查，在頁面上可以看到紅紅綠綠的波浪線。如果你覺得這些線太影響視覺效果，可以將其隱藏。在狀態(tài)欄上的“拼寫和語法狀態(tài)”圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“隱藏語法錯誤”項，語法檢查出來的錯誤標(biāo)記就全都不見了。如果要詳細(xì)設(shè)定，可以在右鍵菜單中選擇“選項”，在“選項”對話框中單擊“拼寫和語法”選項，在這里我們可以詳細(xì)設(shè)定拼寫和語法的屬性。
控制轉(zhuǎn)換的字體
有時打開別人傳來的文檔，發(fā)現(xiàn)里面含有自己計算機(jī)中尚未安裝的字體。如果打開的文檔中包含這樣的字體，Word會將字體替換為機(jī)器中已安裝的字體。如何來選擇要替換的字體呢？我們可以這樣做：單擊“工具欄”菜單中的“選項”命令，再單擊“兼容性”選項。在“字體替換”中的“文檔所缺字體”中選擇所缺少的字體名稱。在“字體替換”列表框中，選擇用以替換的另一種字體，再單擊“確定”，系統(tǒng)就會按要求進(jìn)行字體的轉(zhuǎn)換。
將樣式傳給其他文檔
某一文檔中創(chuàng)建了幾種樣式后，如果想在其他文檔中也使用其中一種，可以用下面的方法。打開一個包含這些樣式的文檔，選擇“格式”菜單中的“樣式”命令，在“樣式”對話框中選擇“管理器”按鈕。在“管理器”對話框中，打開的文檔中的一列樣式會顯示在左邊，Normal. dot模板中的樣式顯示在右邊。選擇左邊的樣式，單擊“復(fù)制”按鈕，就將其添加到了右側(cè)的列表中。
防止打印表格空白頁
如果在Word中制作一個滿頁的表格，Word總會多一個回車符獨(dú)占下一頁，而且刪除不掉。打印時，要么走一張空紙，要么只能選擇打印當(dāng)前頁，挺麻煩的。解決辦法是：將光標(biāo)定位到獨(dú)占一頁的這行，選擇［格式］→［段落］，將［行距］設(shè)置為“固定值→1磅”就可以了。
取消自動添加超鏈接
我們在Word中輸入一個網(wǎng)址或郵箱地址后，Word總是將它們自動轉(zhuǎn)換成藍(lán)色的超鏈接，該怎么取消呢？其實(shí)，你只要選擇［工具］→［選項］中的［拼寫和語法］，將“忽略Internet和文件地址”選中即可?；蛘弋?dāng)出現(xiàn)自動鏈接時，馬上按[Ctrl+Z]，即可取消。
選擇文檔保存位置
Word保存文件時，總是默認(rèn)保存在“我的文檔”中，可是我的個人文件從來不保存在C盤上，而是有一個固定的其他分區(qū)來保存，每次選擇保存位置太麻煩了。有的同學(xué)會先在保存位置新建一個Word文檔并輸入文件名，然后雙擊打開，再書寫內(nèi)容，這樣，再保存時就不會提示保存位置了。這雖然是一種方法，但不是最好的。一勞永逸的方法是：選擇［工具］→［選項］中的［文件位置］，文件類型選為“文檔”，再單擊［修改］按鈕，選擇文檔保存位置，完成后單擊［確定］按鈕即可。
倒“?！钡闹谱?div style="height:15px;">
在撰寫教案或論文時，經(jīng)常要遇到圖文混排，即文本框和自選圖形的混排，但有時文本框卻無法實(shí)現(xiàn)某些特殊功能，比如說倒寫的紅“福”字通過文本框就無法實(shí)現(xiàn)，在這種情況下，通過插入藝術(shù)字就很容易實(shí)現(xiàn)。具體操作步驟如下：
1. 單擊“視圖”菜單，選中“工具欄”，再選中級聯(lián)菜單中的“繪圖”命令，啟動“繪圖”工具欄。
2. 單擊“自選圖形”下的“基本形狀”命令，選中第四個圖形，菱形。
3. 設(shè)置插入點(diǎn)，單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一規(guī)則菱形。
4. 設(shè)置自選圖形格式，填充為紅色，無線條色。
5. 設(shè)置插入點(diǎn)，單擊“插入”下的圖片命令，選擇“藝術(shù)字”。選擇第一種藝術(shù)字式樣，單擊[確定]。
6. 彈出“編輯藝術(shù)字文字”對話框，輸入“?！弊?，并設(shè)置字型為“華文行楷”，字號“48”，填充為“黑色”。
7. 選中“?！弊郑瑔螕簟袄L圖”選擇“旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)”命令，做兩次左轉(zhuǎn)。
8. 將圖2和圖4進(jìn)行組合。選中圖2，按住[Shift]鍵不放，再選擇圖4，此時兩張圖片同時被選中，選擇“繪圖”菜單，點(diǎn)擊[組合]命令。
9. 最后，將“?！弊峙c自選圖形格式對齊。首先選中圖形，再選擇“繪圖”菜單，點(diǎn)擊[對齊或分布]命令，選中水平居中和垂直居中。這樣“倒福字”圖片就制作成功了。
在Word文檔中插入公式后，行距便會變得很大，簡單的調(diào)整段落的行距是行不通的。逐個點(diǎn)選公式，然后拖動下角的箭頭倒可以將它任意放大縮小以調(diào)整行距，但是如果在一篇文檔中使用了大量的公式，這種操作顯然太麻煩，手工操作也容易使得公式大小不一，一些小的公式還會影響到顯示的效果。
選中要進(jìn)行操作的那些行，依次單擊菜單命令“格式→段落”，打開“段落”對話框；單擊“縮進(jìn)和間距”選項卡，將間距的“段前”和“段后”都調(diào)整為“0行”；將“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對齊網(wǎng)格”復(fù)選項前的小勾去掉，如圖2所示，最后單擊“確定”按鈕即可。
