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常用檢索工具及編制方法

什么是檔案檢索工具？簡(jiǎn)單來說就是以一定的形式揭示和介紹館（室）藏，積累檔案線索和查詢檔案材料的手段，進(jìn)行檔案管理和提供利用的工具。

卷內(nèi)文件目錄（見表1）是以案卷為單位，系統(tǒng)登錄卷內(nèi)文件的題名及其他特征并固定其排列次序的檢索工具，通常排列在卷內(nèi)文件之前。卷內(nèi)文件目錄的登錄項(xiàng)目一般包括;順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)、備注。卷內(nèi)文件目錄能夠反映卷內(nèi)文件的基本情況，能夠固定文件在案卷中的具體位置，方便查找具體檔案文件，也能起到保護(hù)卷內(nèi)文件的作用。

案卷目錄（見表 2）是依據(jù)特定要求，對(duì)案卷進(jìn)行排列和編號(hào)，并登錄案卷題名及其他特征的檢索工具。它具有固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷順序、進(jìn)行檔案保管、統(tǒng)計(jì)和案卷查詢等重要功能的一種最基本的檔案檢索工具。

1. 案卷目錄采用書本式，其目錄表的基本項(xiàng)目包括∶案卷號(hào)、案卷題名、起止日期、卷內(nèi)文件總件數(shù)、卷內(nèi)文件總頁數(shù)、保管期限、備注。

2.編制案卷目錄是在全宗范圍內(nèi)進(jìn)行的，通常按照全宗內(nèi)檔案分類的類別來編制，如按年度編制、按組織機(jī)構(gòu)編制、按問題編制等;為了便于移交和管理檔案，一般按不同的保管期限編制案卷目錄;對(duì)帶密級(jí)的檔案，應(yīng)單獨(dú)編制案卷目錄。

全引目錄（見表3）又稱'案卷文件目錄''卷內(nèi)文件目錄匯集'，它是將一個(gè)全宗或全宗內(nèi)的某一部分案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合，匯編而成的一種檢索工具。

全引目錄比較常見的兩種編制方法∶一種是先列出每一個(gè)案卷的案卷號(hào)、案卷題名、起止日期、卷內(nèi)文件總頁數(shù)、保管期限，實(shí)際就是將案卷目錄表的項(xiàng)目重抄一次，再在每一個(gè)案卷下面詳細(xì)列出卷內(nèi)文件目錄；另一種是僅列出案卷號(hào)，下面列出該案卷的卷內(nèi)文件目錄。

全引目錄不僅以案卷為檢索單位，還能以文件為檢索單位，做到既能查找案卷，又能直接檢索文件，是全面了解檔案內(nèi)容與成分的基本工具。其局限性在于因沿用了案卷整理體系的束縛，不能滿足按專題檢索檔案的需要。同時(shí)，查閱時(shí)必須對(duì)目錄逐條審閱，影響檢索速度。

全宗文件目錄，較多采用卡片式，以全宗為對(duì)象，將所有文件（指永久與定期保存的文件）的內(nèi)容和形式特征記錄在卡片上，按照內(nèi)容所反映的問題加以系統(tǒng)化組織而成的目錄。它是檔案館，特別是機(jī)關(guān)檔案室最常用的一種檢索工具。

全宗文件卡片目錄多采用一文一卡或一文多卡著錄，能具體揭示每份文件的內(nèi)容和成分，具體指明文件的所屬類目和出處，存儲(chǔ)的信息量豐富，具有查找迅速、準(zhǔn)確、全面的特點(diǎn)，是一種基礎(chǔ)性的檢索工具。其著錄項(xiàng)一般設(shè)置題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、文件形成時(shí)間、附注、主題詞、摘要、分類號(hào)、檔號(hào)等。

主題目錄是根據(jù)檔案主題法的原理，按照檔案的主題詞標(biāo)識(shí)編排而成的一種檢索工具。主題目錄可以不受全宗、分類體系等的限制，集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，便于進(jìn)行特性檢索。

1.主題目錄大多采用卡片形式，一般以一份文件為單位將標(biāo)題式標(biāo)識(shí)串作為排檢項(xiàng)，所謂'標(biāo)題式標(biāo)識(shí)串'就是把反映該份文件主題的主題詞組配成的一條標(biāo)識(shí)，如有關(guān)小麥種子繁育的文件，可將小麥—種子—繁育三個(gè)主題詞連在一起作為該份文件的標(biāo)題式標(biāo)識(shí)串填寫一張卡片。如果該文件有兩個(gè)主題，就需要分別填寫兩張卡片。

2.主題目錄的優(yōu)越性在計(jì)算機(jī)檢索中可以得到充分顯示，即將每份文件的主題詞輸入計(jì)算機(jī)后，能夠以其中任何一個(gè)詞作為檢索項(xiàng)，查到有關(guān)該主題詞的全部文件。

分類目錄是將檔案主題按 《中國(guó)檔案分類法》的邏輯體系組織起來的一種檢索工具。分類目錄的主要特點(diǎn)是打破了全宗的界限，按照檔案內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案館（室）中全部檔案材料分門別類地組織起來，便于從檔案內(nèi)容入手進(jìn)行檢索，系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容。

專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專題檔案內(nèi)容的檢索工具。專題目錄的特點(diǎn)是以專門題目為對(duì)象，把同一問題的文件條目組織在一起，可以是同一個(gè)全宗內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案材料，也可以不受全宗限制，把全館（室）有關(guān)某一專題的檔案材料集中起來，有利于按專題查找檔案材料，對(duì)于科學(xué)研究、解決某些專門問題很有幫助。

全宗指南，又稱'全宗介紹'，是以文章敘述的形式介紹某一個(gè)全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種工具書。其主要作用是介紹、宣傳和報(bào)道有關(guān)某一全宗的立檔單位歷史、全宗歷史、檔案內(nèi)容和成分，從而使利用者全面熟悉檔案內(nèi)容，為利用者查找檔案提供線索。

全宗指南的內(nèi)容主要包括以下幾部分∶

1. 立檔單位的歷史概況。主要介紹立檔單位的名稱、成立時(shí)間、隸屬關(guān)系、性質(zhì)、任務(wù)、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置及職能、主要領(lǐng)導(dǎo)人、歷經(jīng)的重大事件等方面的情況和沿革。

2. 全宗歷史概況。主要介紹檔案的來源、數(shù)量、起止時(shí)間、進(jìn)館時(shí)間、完整程度、整理、鑒定、保管、利用情況、所編制的檢索工具等。

3. 全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分。這是全宗指南的主體，一般根據(jù)原來的檔案整理體系加以介紹，如果是按組織機(jī)構(gòu)分類的，可按機(jī)構(gòu)逐一介紹，首先指明機(jī)構(gòu)名稱，其次指明該組織機(jī)構(gòu)的職能任務(wù)、案卷數(shù)量，再進(jìn)一步介紹檔案內(nèi)容和成分;如果是按問題分類的，可按原劃分的類目逐一介紹，首先應(yīng)指明類目的準(zhǔn)確名稱，其次介紹類目?jī)?nèi)檔案所屬的時(shí)間、案卷數(shù)量、內(nèi)容和成分、利用價(jià)值等。介紹檔案內(nèi)容時(shí)原則上以案卷為單位，對(duì)若干個(gè)問題相近或相同的案卷可合并介紹，對(duì)有特色和價(jià)值較大的文件可單獨(dú)詳細(xì)具體介紹。

專題指南是按照一定的題目，以文章敘述的形式，綜合介紹檔案館（室）中保存的有關(guān)該題目的全部檔案材料的工具書。專題指南在選題與選材方面，與專題目錄是一致的;在檔案的內(nèi)容和成分的介紹方面，類似于全宗指南，不同的是只有按檔案內(nèi)容介紹的方式，而沒有按組織機(jī)構(gòu)介紹的方式。專題指南主要起到介紹、宣傳和報(bào)道的作用，不具備檢索檔案的功能。專題指南一般由三部分組成∶

1. 序言。對(duì)該題目的含義、意義、選材范圍、檔案價(jià)值以及編寫方法作概要說明。

2. 檔案材料內(nèi)容介紹。這是專題指南的主體部分，可按照專題目錄中劃分的類別系統(tǒng)介紹本專題包含哪些方面的材料，這些材料反映或涉及了哪些主要問題、重大事件、重要人物等，還要指明這些檔案材料的來源、數(shù)量、起止時(shí)間、價(jià)值等方面的情況。

3. 附錄?？蓪ｎ}指南材料來源的全宗名單、人名、地名索引等加以編排，以便利用者使用。

檔案館（室）指南是以文章敘述的方式，全面介紹檔案館（室）概況及其所保存檔案情況的一種敘述式的報(bào)道型工具書，是檔案館（室）必備的檢索工具，它使利用者了解檔案館（室）所存檔案內(nèi)容和成分，指導(dǎo)利用者查閱利用檔案。

檔案館（室）指南主要包括以下幾個(gè)部分：

1. 前言。也稱序言、引言，包括編著指南的目的和作用，指南的結(jié)構(gòu)體系、材料排列、使用方法、編制過程、參加編著工作的人員及其它需要說明的問題。

2. 目錄。是由指南各章節(jié)的題目及其所在的頁號(hào)組成，供利用者檢索。

3. 案館（室）概況。包括檔案館（室）歷史沿革，館（室）藏檔案綜述、館（室）藏資料綜述、檢索工具情況、匯編出版檔案資料情況以及利用工作綜述等部分。其中，館（室）藏檔案綜述包括館（室）藏檔案的來源、種類、范圍、數(shù)量、起止時(shí)間、整理、鑒定、保管利用情況;利用工作綜述包括查閱檔案的程序和方法、制發(fā)檔案證明的規(guī)定、查閱涉密文件的審批手續(xù)等。

4. 館（室）藏檔案情況介紹。這是檔案館（室）指南的主體部分，按照館（室）藏檔案實(shí)際整理、保管的體系為單位進(jìn)行介紹。立檔單位整理保管的檔案，以全宗為單位;按類別、項(xiàng)目等整理、保管的檔案，以相應(yīng)的類項(xiàng)為單位，分別進(jìn)行介紹。在介紹檔案情況時(shí)，對(duì)反映立檔單位主要職能活動(dòng)和重大事件的檔案、以及涉及知名人物和地方特色的檔案要作詳細(xì)介紹，涉及黨和國(guó)家秘密的檔案不能予以介紹。

5. 館（室）藏資料介紹。各檔案館（室）都保存有一定數(shù)量的館（室）藏資料，對(duì)館（室）藏檔案起著有益補(bǔ)充和輔助作用，可逐類予以介紹，內(nèi)容包括材料的來源、種類、數(shù)量、分類、整理及檢索工具等，但一般性資料不作具體介紹。

6. 附錄。是指附于正文之后與正文內(nèi)容有關(guān)的文字、圖表等材料，如檢索工具名冊(cè)、檔案館（室）的規(guī)章制度、人名索引和地名索引等輔助工具。

相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)》》》

• 全宗指南編制規(guī)范（DA/T 14-2012 ）

• 檔案館指南編制規(guī)范（DA/T 3-1992 ）