文章基于對(duì)智慧檔案室的介紹，重點(diǎn)研究法院智慧檔案室建設(shè)和實(shí)施的有效策略，針對(duì)目前法院智慧檔案室的建設(shè)難點(diǎn)提出了相應(yīng)的創(chuàng)新策略，以供參考。
為了解決目前法院檔案管理人員不足但是訴訟檔案數(shù)量持續(xù)增加二者之間的矛盾，就需要基于目前快速發(fā)展的信息化技術(shù)加強(qiáng)法院檔案的信息化建設(shè)，通過(guò)構(gòu)件智慧檔案室的方式，充分發(fā)揮電子卷宗的高效率優(yōu)點(diǎn)，提升法院檔案管理中的“收、管、用、存”的能力。
智慧檔案室是基于目前的云計(jì)算平臺(tái)、運(yùn)用云管理理念所構(gòu)建的一種全新的檔案管理模式。在法院中構(gòu)建智慧檔案室，可以通過(guò)先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用來(lái)提升檔案管理工作效率，解決法院中一直存在的擋多人少的矛盾問(wèn)題。而且可以充分重視和利用訴訟檔案這種法院的財(cái)富和重要社會(huì)資源，發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。此外，在推進(jìn)司法公開(kāi)的過(guò)程中，通過(guò)智慧檔案室的構(gòu)建有利于推進(jìn)訴訟檔案公開(kāi)，這也是法院的未來(lái)發(fā)展方向，滿足司法公開(kāi)對(duì)審判公開(kāi)和信息公開(kāi)的要求。
（一）智慧檔案室全流程智能化管理
對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)法院檔案的智能化安全保管，一是實(shí)現(xiàn)檔案的智能化出入庫(kù)。針對(duì)需要入庫(kù)的新建檔案，需要對(duì)其類別、年度以及密級(jí)等信息進(jìn)行編目，并經(jīng)過(guò)終端管理器寫入RFID標(biāo)簽，然后在中心數(shù)據(jù)庫(kù)中保存，便于系統(tǒng)其他模塊可以調(diào)用。
二是實(shí)現(xiàn)檔案的智能化查詢。在需要查詢所需檔案資料時(shí)，通過(guò)查詢管理子系統(tǒng)對(duì)檔案編目號(hào)進(jìn)行查閱，然后由系統(tǒng)下達(dá)此編目號(hào)檔案的出庫(kù)指令，由自動(dòng)識(shí)別模塊根據(jù)指令要求來(lái)確定其儲(chǔ)位編號(hào)，在檔案出庫(kù)時(shí)還可以通過(guò)出庫(kù)口的RFID閱讀器對(duì)出庫(kù)檔案信息進(jìn)行讀取并核對(duì)，在確定無(wú)誤之后記錄檔案的出庫(kù)時(shí)間，否則就會(huì)通過(guò)監(jiān)控模塊向警報(bào)模塊發(fā)出信號(hào)，并由警報(bào)模塊發(fā)出異常警報(bào)。
三是實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的智能化盤點(diǎn)。在此信息管理模塊中的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令之后，RFID閱讀器就會(huì)對(duì)檔案信息和對(duì)應(yīng)的儲(chǔ)位信息進(jìn)行收集，然后上報(bào)到中心數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行核對(duì)，針對(duì)其中異常的信息提醒管理人員通過(guò)手持式閱讀器進(jìn)行人工現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)工作，將核對(duì)之后的信息重新輸入系統(tǒng)中。
四是實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的智能化安全管理。通過(guò)此檔案管理系統(tǒng)中的安全管理子系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案庫(kù)房現(xiàn)場(chǎng)情況，針對(duì)出現(xiàn)的異常情況發(fā)出異常警報(bào)，避免出現(xiàn)檔案被損壞或被盜等問(wèn)題。
（二）法院智慧檔案室電子標(biāo)簽集成
一是基于RFID技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)。在此RFID技術(shù)上所構(gòu)建的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)主要有RFID數(shù)據(jù)管理模塊和檔案信息管理模塊兩部分組成，前者主要用于對(duì)檔案數(shù)據(jù)電子標(biāo)簽的收集、儲(chǔ)存和讀寫，后者則主要應(yīng)用和管理檔案信息。
二是設(shè)計(jì)RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)模塊。此模塊主要有中心數(shù)據(jù)庫(kù)與終端管理器組成，主要用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)以及信息輸出或輸出。而且在訴訟檔案盤點(diǎn)工作中，也可以通過(guò)電子標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定，以及電子標(biāo)簽、電子標(biāo)簽閱讀器、密集架體天線的安裝來(lái)準(zhǔn)確匹配檔案信息和儲(chǔ)位信息。
（三）智慧檔案室電子門禁集成
通過(guò)RFID門禁系統(tǒng)可以不用接觸就能掃描RFID標(biāo)簽中的信息，因此可以應(yīng)用此門禁系統(tǒng)來(lái)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案資料的出入庫(kù)情況，并將記錄上述情況的錄像進(jìn)行保存。如果在沒(méi)有查詢子系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令的情況下出現(xiàn)了檔案離開(kāi)儲(chǔ)位的情況，此系統(tǒng)則會(huì)將此情況相關(guān)信號(hào)發(fā)給警報(bào)模塊并發(fā)出實(shí)時(shí)警報(bào)來(lái)提醒管理人員。
（四）智慧檔案室?guī)旆凯h(huán)境監(jiān)控
在智能庫(kù)房中通過(guò)溫濕度傳感器可以實(shí)時(shí)智能化檢測(cè)庫(kù)房環(huán)境狀況，并通過(guò)軟件平臺(tái)將監(jiān)測(cè)到的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)發(fā)送給監(jiān)控主機(jī)，在主機(jī)對(duì)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和判斷之后，針對(duì)其中出現(xiàn)的異常數(shù)據(jù)會(huì)向報(bào)警系統(tǒng)反饋信息并發(fā)出警報(bào)來(lái)提醒工作人員，而且可以聯(lián)動(dòng)空調(diào)和除濕設(shè)備等對(duì)庫(kù)房環(huán)境的溫濕度進(jìn)行智能化調(diào)節(jié)。
四、法院智慧檔案室建設(shè)難點(diǎn)與創(chuàng)新舉措總結(jié)法院智慧檔案室建設(shè)中的難點(diǎn)，主要表現(xiàn)在能否可以通過(guò)智慧檔案室來(lái)實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上的訴訟檔案公開(kāi)利用，以及確定訴訟檔案公開(kāi)范圍這兩個(gè)方面。對(duì)于前者來(lái)說(shuō)，在目前各級(jí)法院中推進(jìn)司法公開(kāi)的進(jìn)程中，按照要求要將庭審過(guò)程、結(jié)果、裁判依據(jù)和理念、案件審理以及其他審務(wù)工作內(nèi)容公開(kāi)，在全國(guó)范圍內(nèi)推進(jìn)陽(yáng)光司法工程。但是在愛(ài)利用智慧檔案室的外網(wǎng)平臺(tái)對(duì)上述信息公開(kāi)時(shí)，也表現(xiàn)出互聯(lián)網(wǎng)上訴訟檔案信息安全以及如何確保利用這身份符合要求這兩個(gè)方面的問(wèn)題，需要一定的技術(shù)支持和安全支撐。對(duì)于后者來(lái)說(shuō)，在目前人民群眾對(duì)檔案的利用需求不斷增加的過(guò)程中，也容易出現(xiàn)訴訟檔案公開(kāi)中內(nèi)容范圍和人員范圍兩個(gè)難點(diǎn)，如果做好保護(hù)公民的個(gè)人隱私但是又滿足人民群眾對(duì)法律資源的公平利用需求，這也成為目前智慧檔案室建設(shè)和應(yīng)用中的難點(diǎn)。
基于目前法院智慧檔案室的建設(shè)現(xiàn)狀，針對(duì)目前智慧檔案室建設(shè)和應(yīng)用中表現(xiàn)出的問(wèn)題，需要構(gòu)建實(shí)用、高效和先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全流程多元化管理，而且要構(gòu)建“三位一體”智能信息管理平臺(tái)，以及在建設(shè)檔案數(shù)據(jù)中心和檔案?jìng)浞葜行牡幕A(chǔ)上打造全國(guó)法院智慧檔案館，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和智能化管理，有利于司法公開(kāi)進(jìn)程的推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)司法為民的宗旨。
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