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科技檔案如何排序？
-中國(guó)檔案管理培訓(xùn)網(wǎng)-
文 / 吳廣平 向陽(yáng)
排列是科技檔案整理中的一項(xiàng)重要工作，排列順序錯(cuò)誤，則表示整理不規(guī)范，不符合要求。
科技檔案的系統(tǒng)排列，就是對(duì)科技檔案有序的排列過(guò)程，這種排列過(guò)程要求體現(xiàn)科技文件材料的自然形成相互關(guān)系，應(yīng)當(dāng)反映分類(lèi)、組卷的系統(tǒng)成果。
系統(tǒng)排列包括兩個(gè)方面的具體工作：一是卷內(nèi)文件材料的排列；二是案卷之間的排列。
（一）卷內(nèi)文件材料的排列
卷內(nèi)文件材料的排列通常是按照科技文件材料在形成時(shí)編制的目錄進(jìn)行的（總圖目錄、初步設(shè)計(jì)目錄等），科技文件材料沒(méi)有目錄或原編制的目錄不能適應(yīng)組卷的排列時(shí)需重新排列。卷內(nèi)科技文件材料的排列方法如下。
1．文字材料型案卷
即全部由文字材料構(gòu)成的案卷，有3種方法：
（1）按重要程度排列，重要的在前，次要的在后。如：成果性材料—原始性材料—中間性材料；
（2）按時(shí)間順序排列，形成時(shí)間早的在前，晚的在后；
（3）按隸屬關(guān)系或邏輯排列，如：來(lái)文與復(fù)文關(guān)系，復(fù)文在前，來(lái)文在后；主件與附件關(guān)系，主件在前，附件在后；正本與原稿關(guān)系，正文在前，原稿在后。
2．圖樣材料型案卷
即全部由圖樣構(gòu)成的案卷。形成時(shí)已編制圖樣目錄的，按原有目錄順序進(jìn)行排列；原科技文件材料沒(méi)有圖樣目錄的，或原編制目錄不適應(yīng)組卷排列的（如同一圖樣目錄的科技文件材料形成兩個(gè)案卷的），按總體與局部的關(guān)系，先總后分，先大后小的原則排列。總的順序?yàn)椋嚎倛D在前，其他圖樣在后；組件在前，部件圖、零件圖在后。具體方式如下：
（1）機(jī)械產(chǎn)品圖樣材料，按圖樣的隸屬關(guān)系排列，如：總圖—組件圖—部件圖—零件圖；
（2）建筑工程圖樣材料，按圖樣形成的前后順序排列，如：總體布置圖—平面圖—大樣圖?？傮w性、系統(tǒng)性的圖樣在前，局部性、細(xì)部性的在后；
（3）專(zhuān)門(mén)性圖樣材料，或按時(shí)間順序排列，如：天文、水文、氣象等；或按地區(qū)特征排列，如地質(zhì)勘探、地震觀測(cè)、地形測(cè)繪等。
3．圖文混合型案卷
案卷由圖樣和文件交錯(cuò)混合組成，即有文字材料和圖紙的，文字材料在前，圖紙?jiān)诤螅ㄎ淖植牧显谇埃瑘D樣材料在后）。
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（二）案卷之間的排列
案卷排列是科技檔案整理的工作內(nèi)容之一，必須在分類(lèi)的基礎(chǔ)上進(jìn)行。所謂案卷排列，就是確定案卷在分類(lèi)體系中的位置。
1．案卷排列的基本要求。
由于每個(gè)項(xiàng)目（工程項(xiàng)目、科研課題、設(shè)備臺(tái)套、產(chǎn)品種類(lèi)）都會(huì)形成一定數(shù)量的案卷，幾卷、幾十卷甚至幾百卷不等，因此，必須對(duì)案卷的順序進(jìn)行科學(xué)排列，方能便于管理和利用。應(yīng)當(dāng)考慮如下要求：
（1）遵循科技檔案的形成規(guī)律；
（2）遵循檔案分類(lèi)大綱類(lèi)目體系的編制原則；
（3）要求反映對(duì)象的隸屬關(guān)系和邏輯關(guān)系。
2．案卷排列的具體方法。
由于案卷排列將影響科技檔案號(hào)的編制，因此，在排列過(guò)程中，必須體現(xiàn)其邏輯關(guān)系，一般情況下，案卷排列采用分類(lèi)排列法，步驟為：區(qū)分大類(lèi)——分清屬類(lèi)——找準(zhǔn)項(xiàng)目——案卷排列。
含義為：根據(jù)檔案分類(lèi)大綱確定的類(lèi)目體系，在明確歸屬的大類(lèi)、屬類(lèi)后，以項(xiàng)目（工程、課題、設(shè)備臺(tái)套、產(chǎn)品種類(lèi)）作為案卷排列的對(duì)象，在一個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)，進(jìn)行檔案案卷的排列。
（1）總體排列原則：以一個(gè)項(xiàng)目的全部檔案為對(duì)象，進(jìn)行案卷排列，項(xiàng)目?jī)?nèi)的文字材料型案卷排在前，圖樣材料型案卷在后。
（2）常見(jiàn)排列方法：科技檔案的類(lèi)別不同，案卷排列方法不同。
①產(chǎn)品檔案的排列。
按前期材料（市場(chǎng)調(diào)查材料、依據(jù)性文件材料）、設(shè)計(jì)（包括初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、工作圖設(shè)計(jì)、工藝設(shè)計(jì)）、產(chǎn)品試制、實(shí)驗(yàn)、定型、小批量生產(chǎn)、批量生產(chǎn)、工藝工裝、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)等程序排列，也可以按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)（組件或部件）排列。
②基建檔案的排列。
按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等順序排列。
③設(shè)備儀器檔案的排列。
按設(shè)備購(gòu)置文件、開(kāi)箱的隨機(jī)文件、安裝調(diào)試文件、設(shè)備運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等排列。隨機(jī)圖樣也可以單獨(dú)組卷。
④科研檔案的排列。
按研究依據(jù)、調(diào)研論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等時(shí)間階段排列。
⑤管理性科技文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。
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