淺談數(shù)碼照片歸檔的做法
數(shù)碼照相機(jī)以其使用方便、使用成本低廉、照片信息易共享等特點(diǎn)而迅速普及運(yùn)用，現(xiàn)在絕大多數(shù)單位都是使用數(shù)碼照相機(jī)了，數(shù)碼照片歸檔已經(jīng)成為檔案工作者不可回避的問(wèn)題。目前，指導(dǎo)數(shù)碼照片歸檔工作的業(yè)務(wù)規(guī)范有兩個(gè)：一是《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(CB／18894—2002)；二是重慶市檔案局2006年出臺(tái)的《重慶市照片檔案歸檔整理實(shí)施細(xì)則》(渝檔發(fā)〔2006〕36號(hào))。結(jié)合工作實(shí)際，現(xiàn)簡(jiǎn)要談?wù)勎覀冞M(jìn)行數(shù)碼照片歸檔的做法。
一是必須保證數(shù)碼照片的原始性。檔案的本質(zhì)屬性是原始性，因此數(shù)碼照片歸檔過(guò)程中必須保證未經(jīng)編輯，即符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中關(guān)于保證電子文件真實(shí)性、完整性、有效性亦即原始性的規(guī)定。
二是堅(jiān)持?jǐn)?shù)碼照片與紙質(zhì)照片歸檔的雙軌制原則。電子文件與紙質(zhì)文件雙軌制歸檔，是我國(guó)現(xiàn)階段關(guān)于電子文件歸檔管理的基本原則，數(shù)碼照片的歸檔也必須遵循這一原則。作為永久、長(zhǎng)期保存的數(shù)碼照片在按規(guī)定要求刻制光盤保管的同時(shí)，要沖洗出紙質(zhì)照片，按照《照片檔案管理規(guī)范》的規(guī)定要求整理歸檔。
三是統(tǒng)一和規(guī)范保管數(shù)碼照片的光盤內(nèi)的文件信息的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》中只對(duì)電子文件的存儲(chǔ)載體作了規(guī)定，即推薦使用只讀光盤。但對(duì)于光盤內(nèi)文件信息的組織結(jié)構(gòu)并未明確。因此在工作實(shí)踐中就出現(xiàn)了五花八門的狀況。有的將從數(shù)碼照相機(jī)傳送到計(jì)算機(jī)上的數(shù)碼照片直接刻錄進(jìn)光盤，沒(méi)有任何文字說(shuō)明，一旦經(jīng)過(guò)一定時(shí)間后要提供利用，照片上的人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事件等信息就只有靠當(dāng)事人回憶了，這種回憶只能是模糊或大概情況，對(duì)照片檔案的價(jià)值和利用就大打折扣了；有的在光盤根目錄下建立幾個(gè)文件夾(或稱子目錄)，以活動(dòng)的名稱作為文件夾的名稱，再把這次活動(dòng)的若干張照片存儲(chǔ)到相關(guān)文件夾中，也沒(méi)有文件說(shuō)明；有的使用電子表格或字處理軟件來(lái)處理和存儲(chǔ)數(shù)碼照片。筆者認(rèn)為上述種種作法都存在這樣或那樣的問(wèn)題，不利于數(shù)碼照片的規(guī)范管理。我們對(duì)光盤內(nèi)文件信息的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)統(tǒng)一規(guī)定為如下結(jié)構(gòu)：
說(shuō)明文件主要說(shuō)明本張光盤內(nèi)存儲(chǔ)的照片檔案全宗名稱、全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限、照片數(shù)量、照片反映的主要內(nèi)容、攝影者等。說(shuō)明文件命名為README.TXT，文件存儲(chǔ)格式為文本文件。著錄文件命名為DESCRIPT.XML，其內(nèi)容是按照《照片檔案管理規(guī)范》編制的照片檔案基本目錄的電子版本。
照片檔案子目錄命名為DATA。
照片文件命名按照《照片檔案管理規(guī)范》中照片號(hào)的格式命名，如78—C—1，78—C—2，就代表78號(hào)全宗長(zhǎng)期的第1張和第2張照片。同時(shí)，在整理沖洗出來(lái)的紙質(zhì)照片時(shí)，說(shuō)明中的底片號(hào)就可填寫該張照片在光盤中的文件名，這樣數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片就建立了一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，方便照片檔案的利用。
按照這種格式存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案，我們認(rèn)為有兩方面的優(yōu)點(diǎn)：其一是一目了然，打開光盤就呈現(xiàn)兩個(gè)文件README．TXT和DESCRIPT．XML以及一個(gè)子目錄DATA，打開子目錄DATA就看到了I／]檔保存的數(shù)碼照片。這樣在光盤里既有數(shù)碼照片，同時(shí)又有這些數(shù)碼照片的目錄，還有關(guān)于這張光盤內(nèi)數(shù)碼照片內(nèi)容的說(shuō)明；其二是操作簡(jiǎn)便易行。在各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位檔案室，普遍存在工作量大、人手少、計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)不太精通的特點(diǎn)，因此數(shù)碼照片歸檔整理應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)便易行，否則反而會(huì)給檔案工作帶來(lái)不必要的麻煩。
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