1.目的
為加強(qiáng)XXXX有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）印章管理，規(guī)范印章使用，防范風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司印章的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和安全性，提高服務(wù)質(zhì)量和辦事效率，特制定本規(guī)定。
2.印章種類
本規(guī)定所指印章包括公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章及部門用章等。
3.使用范圍
本規(guī)定適用于公司各部門。
4.組織與職責(zé)
4.1 總經(jīng)理的主要職責(zé)：
4.1.1負(fù)責(zé)對(duì)公司印章的刻制、啟用、停用進(jìn)行審批。
4.1.2負(fù)責(zé)對(duì)公司印章的外攜使用進(jìn)行審批。
4.1.3負(fù)責(zé)對(duì)公司紅頭文件，涉外文件，擔(dān)保、呈報(bào)、法規(guī)文件等重要公件的印章使用進(jìn)行審批。
4.2人事行政部的主要職責(zé)：
4.2.1負(fù)責(zé)印章全面管理，制定、完善公司印章管理制度。
4.2.2負(fù)責(zé)公司印章的刻制；審核公司各部門印章刻制、停用的申請(qǐng)。
4.2.3負(fù)責(zé)對(duì)公司印章的合理使用進(jìn)行監(jiān)督檢查。
4.2.4負(fù)責(zé)外攜公司公章的審核。
4.2.5負(fù)責(zé)建立公章使用臺(tái)賬，監(jiān)督其他印章保管部門建立印章使用臺(tái)賬。
4.3公司各部門的主要職責(zé)：
4.3.1負(fù)責(zé)本部門印章的保管、使用及日常管理。
4.3.2嚴(yán)格執(zhí)行印章使用制度，完善印章使用審批手續(xù)。
5.印章的適用范圍
5.1公章適用于以公司名義上報(bào)國(guó)家機(jī)關(guān)、政府部門的重要公函和文件，以公司名義出具的證明、函件、下發(fā)的各類內(nèi)部文件等。
5.2法定代表人印章適用于由公司法定代表人簽章的文件、法人代表證明書(shū)、法定代表人授權(quán)委托書(shū)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
5.3財(cái)務(wù)專用章適用于公司及所屬企業(yè)內(nèi)部的現(xiàn)金、銀行收付業(yè)務(wù)（內(nèi)部借款、 往來(lái)結(jié)算），外部現(xiàn)金、銀行收付業(yè)務(wù)（預(yù)留銀行印鑒、支票、匯票、業(yè)務(wù)委托書(shū)等）以及其他外部業(yè)務(wù)（如工商部門備案等用途）等。
5.4發(fā)票專用章僅適用于公司財(cái)務(wù)部門開(kāi)具銷售發(fā)票。
5.5合同專用章僅適用于公司與外部簽訂的業(yè)務(wù)往來(lái)合同。
5.6部門用章僅適用于公司及所屬企業(yè)部門內(nèi)部管理或項(xiàng)目性管理工作需要的相關(guān)文件。
6.印章的刻制與啟用
6.1公司如需刻制印章，由人事行政部填寫《印章刻制申請(qǐng)表》（見(jiàn)附錄1），經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由公司根據(jù)具體規(guī)格要求安排刻制。
6.2公司的其它任何部門和個(gè)人均不得私自刻制公司各類印章。
6.3印章刻制完畢，人事行政部應(yīng)留存印模。公司的公章、財(cái)務(wù)章依據(jù)使用范圍發(fā)布《印章啟用通知》（見(jiàn)附錄2）。通知中應(yīng)明確發(fā)布印章全稱、啟用日期、啟用印模，同時(shí)填寫《印章留樣備案表》（見(jiàn)附錄3），由申請(qǐng)人辦理領(lǐng)用登記手續(xù)。
7.印章的保管
7.1公司公章由人事行政部設(shè)專人負(fù)責(zé)保管；合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、公司法定代表人印章及發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部設(shè)專人負(fù)責(zé)保管；部門印章由相關(guān)部門設(shè)專人負(fù)責(zé)保管。
7.2公司各類印章專管人員應(yīng)保證印章的安全及使用規(guī)范，若不慎遺失、損毀、被盜，應(yīng)立即上報(bào)公司人事行政部并及時(shí)作出相應(yīng)處理。
7.3印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，印章應(yīng)由印章專管人員的直接上級(jí)代管，印章專管人員要向代管人員交接工作，填寫《印章交接單》（見(jiàn)附錄4），交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)。
7.4印章專管人員離職，應(yīng)填寫《印章專管人離職交接單》（見(jiàn)附錄5）， 所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督其將印章管理情況作為離職移交工作的一部分，移交手續(xù)辦結(jié)后方可辦理離職手續(xù)。
8.印章的使用
8.1公司公章的使用流程：
8.1.1以下事項(xiàng)需蓋公章的，可由當(dāng)事人申請(qǐng)，人事行政部經(jīng)理審批：
（1） 員工身份證明、收入證明、員工證件掛失證明、實(shí)習(xí)證明及其他非經(jīng)濟(jì)類員工證明；
（2） 班長(zhǎng)級(jí)以下員工勞動(dòng)合同；
（3） 公司內(nèi)部紅頭文件、部門經(jīng)理級(jí)以上崗位任命或調(diào)整等以外的一般性公文。
8.1.2以下事項(xiàng)需加蓋公章的，需通過(guò)釘釘OA審批模塊，由當(dāng)事人申請(qǐng)、經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人事行政部經(jīng)理審核、部門總監(jiān)或分管副總經(jīng)理審批：
（1）政府相關(guān)部門檢查整改事項(xiàng)，上報(bào)完成報(bào)告的；
（2）對(duì)外提供的公司證照、資質(zhì)復(fù)印件等；
（3）生產(chǎn)期間各類安全、環(huán)?；虮O(jiān)控類設(shè)備異常，需向政府相關(guān)部門提供說(shuō)明報(bào)告的。
8.1.3其他需要加蓋公章的材料，均要執(zhí)行釘釘OA審批模塊的印章使用審批流程：
經(jīng)辦人申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人事行政部經(jīng)理、部門總監(jiān)或分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批，。
8.2公司合同專用章的使用流程：
對(duì)外簽署的合同或協(xié)議，使用合同專用章的，經(jīng)合同審核流程通過(guò)后用印。
8.3財(cái)務(wù)專用章、公司法定代表人印章及發(fā)票專用章的使用由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后用印。
8.4總經(jīng)理已簽批的文件、材料需蓋公章、合同專用章的，可以用印。
8.5部門印章的使用由公司部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后用印。
8.6公章原則上不準(zhǔn)帶出，如確因工作需要，需由用印人提出申請(qǐng)，填寫《印章外出使用審批單》（見(jiàn)附錄6），標(biāo)明印章名稱、用途、借出時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，經(jīng)公司總經(jīng)理審批，由公章專管人員攜公章隨行使用。
8.7在相關(guān)部門保管的印章如需帶出使用，需填寫《印章外出使用審批單》經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后帶出用印。
8.8已蓋公章的文件若未使用，必須立即交回人事行政部銷毀。
8.9印章應(yīng)蓋在文件正面或全稱上，有日期的要騎年蓋月，印記要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款一致。
8.10介紹信、便函、授權(quán)委托書(shū)要有存根，并在落款和騎縫處一并蓋章。 嚴(yán)禁在空白介紹信、便函、授權(quán)委托書(shū)等文本上加蓋印章。
8.11印章保管部門須建立《印章使用登記薄》（見(jiàn)附錄7），注明印章使用日期、部門、用印人、用途、用印數(shù)量和批準(zhǔn)人等，人事行政部對(duì)公司印章保管部門每季度檢查一次。
8.12印章專管人員要嚴(yán)格按要求用印，不得擅自用印。
9.印章的停用、銷毀
9.1由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)、名稱改變或相關(guān)部門發(fā)布新規(guī)定等原因造成印章停用，人事行政部應(yīng)及時(shí)收回原有印章，并辦理交接手續(xù)，同時(shí)發(fā)布《印章停用通知》（見(jiàn)附錄8）。
9.2印章因磨損、損壞需重新刻制，公司印章專管人員提出書(shū)面申請(qǐng)，并按印章刻制流程辦理審批手續(xù)后，由人事行政部統(tǒng)一刻制，并將破損印章交回，方可更換。
9.3人事行政部統(tǒng)一對(duì)停止使用的印章進(jìn)行封存或經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)兩人以上鑒定銷毀，并做好備案登記。如有特別需要，應(yīng)將停用的印章保存三年后，再行銷毀，所有銷毀的廢舊印章都要留下印模永久保存，以備日后查考。
10.附則
10.1本規(guī)定由人事行政部負(fù)責(zé)解釋。
10.2本規(guī)定自發(fā)布之日起開(kāi)始試行。
聯(lián)系客服
