網(wǎng)上流行著一句調(diào)侃的話：“兩眼一睜，忙到熄燈?！贝嗽挼莱隽撕芏嗳说纳顮顟B(tài)，每天忙忙碌碌，耗費(fèi)了大量的時(shí)間，可成效甚微。深究原因，大多是沒做好時(shí)間管理。時(shí)間是非常重要的資產(chǎn)，但它又不同于金錢，金錢可以被儲(chǔ)蓄，用完了還能再賺，而時(shí)間一分一秒逝去之后，再也找不回來。在有限的時(shí)間里，誰能最大限度地減少浪費(fèi)，誰就是贏家。
胡小懶公司里的設(shè)計(jì)總監(jiān)阿倫，簡直就是疲于奔命的工作狂。每天，他都要花上六七個(gè)小時(shí)來做設(shè)計(jì)和研究，此外還要兼顧部門里的其他事務(wù)。胡小懶經(jīng)?？匆娝L(fēng)塵仆仆地從外面回來，又急急忙忙地出去，而且部門里的每件事他都要親自參與才放心，即使人不在，電話也會(huì)準(zhǔn)時(shí)來。
“你怎么每天這么忙呀？”胡小懶問阿倫。
“我管的事太多了，時(shí)間不夠用?，F(xiàn)在好一堆事拖著沒做呢！ ”阿倫一臉無奈地說。
時(shí)間久了，阿倫的設(shè)計(jì)工作受到了很大的影響，經(jīng)常是到了最后期限才能拿出作品。有時(shí)，因?yàn)闀r(shí)間太緊，設(shè)計(jì)出來的東西也不太好，老板已經(jīng)幾次表示了不滿。念在平日里與阿倫私交還不錯(cuò)，胡小懶對(duì)阿倫說：“你干嗎要忙成那樣呀？管好你的時(shí)間，做好重要的事就行了。沒想到，這句話竟然還真的點(diǎn)醒了阿倫。他發(fā)現(xiàn)，自己忙了半天，真正有價(jià)值的事很少。所幸，他聽了胡小懶的話，就把那些無關(guān)緊要的小事都交給助手了，自己集中精力做設(shè)計(jì)。—段時(shí)間之后，他發(fā)琬自己做事的效率髙了很多，設(shè)計(jì)的作品也比之前趕工出來的要好得多。
胡小懶也覺得挺意外，自已的一句話也能給人幫上大忙，以后看來也能出“語錄集”了，其實(shí)；他告訴阿倫的做法，與意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的“二八法則”如出一轍。帕累托從研究中歸納出這樣一個(gè)結(jié)論；80%的財(cái)富流向了20%的人群，而80%的人卻只擁有20%的財(cái)富。二八法則無不在影響著我們的生活，對(duì)于時(shí)間管理而言，它同樣適用，即把80%的間花在能出效益的20%的工作上。
阿倫在后來的工作中也意識(shí)到了這一點(diǎn)。此后，他手上從未同時(shí)有三件以上的急事，通常一次只有一件，其他的都暫時(shí)放在一邊，大部分的時(shí)間，他都用來思索主打的設(shè)計(jì)作品，至于細(xì)微的工作，看看部門里誰合適就讓誰去做。他只是時(shí)常盯一下工作的進(jìn)度?？梢?，要想提高工作效率，擺脫忙碌緊張的狀態(tài)，就要掌控好的時(shí)間的擺鐘，把80%的時(shí)間花在能出效益的20%的關(guān)鍵事情上。當(dāng)我們把二八法則運(yùn)用到時(shí)間管理上時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)下面的假設(shè)，一個(gè)人在各個(gè)領(lǐng)域里所創(chuàng)造出的大多數(shù)價(jià)值，都是在某一小段時(shí)間里實(shí)現(xiàn)地。這就是80%的成績都是在20%的時(shí)間內(nèi)取得的，剩余的80%的時(shí)間只創(chuàng)造了20%的價(jià)值。
問題又來了，如何才能把握住那關(guān)鍵的20%的時(shí)間呢 ？這就要說到“四象法則”了。它是著名管理學(xué)家柯維提出的一個(gè)間管理理論，即把工按照重要和緊急兩個(gè)不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，基本是可以分為四個(gè)象限；緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。我們每天要面對(duì)的事情，全部包含在這四個(gè)象限中。下面，我們就這些情況逐一進(jìn)行分析。
1. 緊急又重要的事
這類事情是你的當(dāng)務(wù)之急，是必須馬上要解決的。它們可能是你實(shí)現(xiàn)事業(yè)和目標(biāo)的關(guān)鍵因素，也可能與你的生活息息相關(guān)，比其他任何一件事都值得優(yōu)先處理。唯有先把這些事合理高效地解決掉，你才有可能順利地進(jìn)行其他工作。
2. 重要但不緊急的事
處理這這類事情，需要人的主動(dòng)性、積極性和自律性?？梢赃@樣說，一個(gè)人能否正確地處理這類事情，取決于他對(duì)事業(yè)的目標(biāo)和進(jìn)程的判斷能力。生活中，大多數(shù)較為重要的事都不是很緊急，比如培養(yǎng)感情、節(jié)制飲食、讀幾本有用的書。這些事情關(guān)乎著我們的家庭、健康、個(gè)人學(xué)識(shí)，當(dāng)然是重要的，但它們并不緊迫。也正因?yàn)槿绱?，很多時(shí)候我們才一直拖著。直到有一天，影響了工作和生活，才后悔當(dāng)初為何沒有早點(diǎn)重視，早點(diǎn)解決。
3. 緊急但不重要的事
這類事情在生活中很常見。比如，你剛剛準(zhǔn)備埋頭工作，突然間電話鈴響了，是你的朋友約你去看電影。你不好意思拒絕，就只好放下工作跟他去了。等回來后，你覺得很累，看見桌子上的工作資料，才發(fā)現(xiàn)重要的事情還沒做?？蛇@時(shí)候，你的思緒已經(jīng)不在工作上了，需要一段時(shí)間來緩沖才能進(jìn)入工作狀態(tài)。工作中很多任務(wù)被拖延，就是因?yàn)檫@些緊急但不重要的事情的干擾。
4.既不緊急也不重要的事
從字面意思可以看出，達(dá)些事情既不緊急也不重要，那就不值得花費(fèi)時(shí)間去做，一個(gè)人的時(shí)間和精力是有限的，這樣的事能不做就不。.比如，看電視、玩游戲。如果確實(shí)需要做，那就必須限定時(shí)間，比如寫博客發(fā)朋友圈和刷屏，限定一小時(shí)內(nèi)，看電視時(shí)，時(shí)間一到就馬上停止，不要讓這些無聊且無關(guān)緊要的事纏住。
了解了事情的分類之后，就知道該把主要的精力放在哪兒。很多人在1和3之間徘徊，以為緊急的事就是重要的事。事實(shí)上，如果緊急的事對(duì)于完成某項(xiàng)重要的目標(biāo)沒有絲毫幫助，那就要把它放在緊急但不重要的事中。舉個(gè)簡單的例子，參加一個(gè)非常重要的招投標(biāo)會(huì)議，這是緊急又重要的事，必須在最短的時(shí)間內(nèi)成，否則損失重大；如果是朋友遨約馬上出門逛街，確實(shí)緊急，可它并不太重要，對(duì)完成工作沒有絲毫的益處，那它就算不上重要的事。一般來說，'緊急且重不會(huì)花費(fèi)太長時(shí)間，比如打一個(gè)重要的電話，發(fā)一個(gè)重要的通知。真正耗費(fèi)時(shí)間和精力、容易導(dǎo)致人拖延的是那些重要但不緊急的事。它們通常是一個(gè)長期的規(guī)劃、一項(xiàng)長遠(yuǎn)的目標(biāo)，我們要把時(shí)間重點(diǎn)放在這些事情上。如果不能合理計(jì)劃安排利用好時(shí)間，那么到最后，這些事就會(huì)上升為既重要又緊急的事情，而到這個(gè)時(shí)候，時(shí)間緊張就很難保證按時(shí)完成任務(wù)，這無疑會(huì)給自己帶來巨大的麻煩。
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