財(cái)務(wù)人員實(shí)戰(zhàn)Excel之二---------憑證與憑證匯總表(未完，接下章)
第1節(jié)、憑證匯總表 科目代碼錄入
第2節(jié)、憑證匯總表的制作
第3節(jié)、憑證明細(xì)表中的自動(dòng)篩選
第4節(jié)、編制一、二級(jí)科目代碼
第5節(jié)、憑證明細(xì)表樣板設(shè)置科目代碼的錄入方式
第2章 Excel 憑證與憑證匯總表
第1節(jié)、憑證匯總表科目代碼錄入
有些工作注定是繁瑣而沒有創(chuàng)造性的重復(fù)勞動(dòng)，比如科目代碼的錄入工作等。但這些工作就像基本功，只有基本功練好了，才有了學(xué)習(xí)高深武功的資本。
憑證時(shí)記錄會(huì)計(jì)信息的重要載體，是生成對(duì)外報(bào)表的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。匯總憑證是財(cái)務(wù)工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，重大的財(cái)務(wù)報(bào)表也是從這些源頭上來。錄入、匯總、分析、規(guī)劃，一步步形成了完善的核算體系。
步驟01 新建工作表
啟動(dòng)Excel自動(dòng)新建一個(gè)工作簿，保存并命名。雙擊工作表標(biāo)簽，將工作表改名為“科目代碼”，按回車鍵確定。單擊鼠標(biāo)右鍵彈出快捷菜單，為工作表標(biāo)簽設(shè)置一個(gè)顏色。
步驟02 設(shè)置數(shù)據(jù)有效性
選中A2單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)工具”→“數(shù)據(jù)有效性”，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，“設(shè)置”→“允許”→在下拉列表中選擇“自定義”。在“公式”文本框中輸入公式：“=COUNTIF(A:A,A2)=
知識(shí)點(diǎn)：COUNTIF函數(shù)
COUNTIF函數(shù)用來返回計(jì)算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個(gè)數(shù)。
函數(shù)語(yǔ)法COUNTIF (range,criteria)range：為需要計(jì)算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域。
criteria：為確定哪些單元格倍計(jì)算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式和文本。
函數(shù)說明Excel提供其他的函數(shù)，可用來基于條件分析數(shù)據(jù)。
例如要計(jì)算基于一個(gè)文本字符或某個(gè)范圍內(nèi)的一個(gè)數(shù)值的總和，可以使用SUMIF函數(shù)。若要使公式返回兩個(gè)基于條的值之一，例如某個(gè)指定銷售量的銷售紅利，則可使用IF函數(shù)。
在本例中，是指在A列中查找和A2單元格中數(shù)字相同的單元格個(gè)數(shù)為1，即在A列沒有與A2單元格中的數(shù)字相同的單元格。
步驟03 用格式刷復(fù)制設(shè)置
選中A1單元格，單擊“開始”→剪貼板上的格式刷按鈕，此時(shí)，光標(biāo)起了變化。按住Shift鍵不放，單擊A100單元格，第一列格式復(fù)制完成，光標(biāo)回復(fù)常態(tài)。
步驟04 輸入數(shù)據(jù)、完善表格
這里可沒有竅門或技巧，老老實(shí)實(shí)根據(jù)公司的科目輸入數(shù)據(jù)吧。數(shù)據(jù)錄入完成，簡(jiǎn)單設(shè)置字體、字號(hào)和邊框線即可。
步驟05 凍結(jié)窗口
根據(jù)每個(gè)公司情況的不同，科目的數(shù)量也不同。在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員經(jīng)常會(huì)遇到這樣的情況：不管多大的顯示器，都無法完整顯示表格，給錄入工作帶來些許不便利。錄入時(shí)間一長(zhǎng)，還可能出錯(cuò)。這個(gè)時(shí)候可以用到Excel[Http://www.officewhy.com/excel/]凍結(jié)窗格的功能。在本例中就遇到這種情況，這時(shí)，選中A2單元格，點(diǎn)擊“視圖”→“窗口”→“凍結(jié)窗格”
→“凍結(jié)首行”。現(xiàn)在，我們下拉表格操作時(shí)，第一行始終固定不動(dòng)，非常方便查看。
第2節(jié)、憑證匯總表的制作
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前面一系列工作，其目的就是為了編制憑證匯總表，只有經(jīng)過數(shù)據(jù)匯總，才能給出一個(gè)明確的數(shù)據(jù)，成為規(guī)劃決策的依據(jù)。這里我們選擇一些重要的項(xiàng)目為大家講解匯總表的制作，當(dāng)然，在實(shí)際憑證匯總中，每個(gè)項(xiàng)目都是不能省略的。
步驟01 新建工作表
在“憑證明細(xì)表“工作簿中，將Sheet3改名為“憑證匯總”，在A1單元格輸入“憑證匯總表”，在A3：C3中分別輸入標(biāo)題。選中B2單元格，在右鍵菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”→“日期”→“2001年3月”。然后輸入表格的時(shí)間“
步驟02 輸入科目名稱
在A4:A19單元格區(qū)域中輸入科目名稱，在A20單元格輸入“合計(jì)”。
步驟03 設(shè)置貨幣格式
選中B4:C19單元格區(qū)域，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵彈出快捷菜單，選擇“設(shè)置單元格格式”→“數(shù)字” →“分類”→“貨幣”，將“小數(shù)位數(shù)”的值設(shè)置為“2”，“貨幣符號(hào)”選擇“無”，“負(fù)數(shù)”選擇“
步驟04 編制借方金額匯總公式
選中B4單元格，在編輯欄中輸入公式：“=SUMIF(憑證明細(xì)!$F:$F,$A4,憑證明細(xì)!D:D)”，按回車鍵確認(rèn)。將光標(biāo)移動(dòng)到B4單元格右下角，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)楹谑中螤顣r(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵不放，向下拖動(dòng)鼠標(biāo)到B19松開，即可完成公式的復(fù)制。適當(dāng)調(diào)整B列列寬，使B列內(nèi)容能夠完全顯示出來。
步驟05 編制貸方金額匯總公式
選中C4單元格，在編輯欄中輸入公式：“= SUMIF(憑證明細(xì)!$F:$F,$A4,憑證明細(xì)!E:E)”，用上面的方法，拖動(dòng)完成C5:C19單元格區(qū)域公式的復(fù)制。
步驟06 編制金額合計(jì)
選中B20單元格，點(diǎn)擊“編輯”中的Σ符號(hào)，自動(dòng)生成求和公式，用同樣的方法完成C20的金額合計(jì)。
步驟07 完善表格
表格中的0很影響表格的美觀，可以采用前面說過的方法取消零值的顯示。點(diǎn)擊Office按鈕→Excel選項(xiàng)→高級(jí)→此工作表的顯示選項(xiàng)→去掉復(fù)選項(xiàng)“在具有零值的單元格中顯示零”→確定。
設(shè)置工作表的字體、字號(hào)和邊框線，根據(jù)個(gè)人愛好對(duì)表格進(jìn)行美化。還可以在“頁(yè)面布局”→工作表選項(xiàng)→網(wǎng)格線→去掉“查看”復(fù)選框中的勾→確定。這樣就取消顯示網(wǎng)格線了。
步驟08 工作表的保護(hù)
每個(gè)人都明白財(cái)務(wù)報(bào)表對(duì)于財(cái)務(wù)工作的重要性，每個(gè)數(shù)據(jù)都是嚴(yán)謹(jǐn)不可隨意更改的。很多人擁有查閱報(bào)表的權(quán)利，但卻沒有修改數(shù)據(jù)的權(quán)利。做財(cái)務(wù)工作的人都知道，哪怕是一個(gè)數(shù)字，都足以改變?nèi)P。那么，怎樣保證工作表不被隨意改動(dòng)呢？除了對(duì)自己電腦的加密保護(hù)外，工作表同樣可以設(shè)置密碼保護(hù)。
在“審閱”→更改→保護(hù)工作表→在“取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼”，現(xiàn)在，想要修改工作表，系統(tǒng)都會(huì)彈出一個(gè)警告窗口。如果需要修改數(shù)據(jù)，就要先撤銷工作表保護(hù)，需要輸入事先設(shè)定的那個(gè)密碼。當(dāng)然，一定要記住這個(gè)密碼，否則自己也無法修改工作表中的數(shù)據(jù)了。我們還可以設(shè)置保護(hù)工作簿，對(duì)于一個(gè)系統(tǒng)的表格，這樣的保護(hù)措施是必要的。
第3節(jié)、憑證明細(xì)表中的自動(dòng)篩選
步驟01 設(shè)置自動(dòng)篩選
選擇A1:G1單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”→“篩選”，此時(shí)，在A1:G1單元格區(qū)域的每個(gè)單元格的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小三角的下拉按鈕。
步驟02 進(jìn)行篩選查詢
單擊A1單元格右側(cè)的下拉按鈕，然后選擇“6”，“憑證明細(xì)”工作表中就會(huì)篩選出“序號(hào)”為6的記錄。搭配其他幾項(xiàng)進(jìn)行篩選查詢，
可以更加精確地查找到符合條件的記錄
步驟03 美化表格
對(duì)表格的字體、字號(hào)、邊框線等進(jìn)行簡(jiǎn)單設(shè)置，為方便顯示A1:G1單元格區(qū)域適當(dāng)加寬。為方便瀏覽，可使用凍結(jié)窗格的功能。
第4節(jié)、編制一、二級(jí)科目代碼
步驟01 輸入一級(jí)科目代碼
選中F2單元格，在編輯框輸入公式：“=VLOOKUP(C2,科目代碼!$A$2:$C$171,2,FALSE)”，按回車鍵確認(rèn)。
選中F2單元格，將光標(biāo)放在單元格的右下角，當(dāng)光標(biāo)變成黑十字形狀時(shí)按住左鍵不放，向下拖拽到相應(yīng)位置后松開左鍵，即可完成該列的公式復(fù)制。
步驟02 輸入二級(jí)科目代碼
選中G2單元格，輸入公式：“=VLOOKUP(C2,科目代碼!$A$2:$C$171,3,FALSE)”，按回車鍵確認(rèn)。選中G2單元格，將光標(biāo)放到右下角，當(dāng)光標(biāo)變成黑十字形狀，按住鼠標(biāo)左鍵不放，向下拉動(dòng)鼠標(biāo)到相應(yīng)位置，松開左鍵即可完成該列公式的復(fù)制
知識(shí)點(diǎn)：
本例公式說明
一級(jí)科目代碼公式：是指在“科目代碼”工作表的A2:C171單元格區(qū)域的A列中查找與“憑證明細(xì)”工作表中C2單元格中內(nèi)容相同的單元格，然后返回對(duì)應(yīng)B列中的內(nèi)容到當(dāng)前單元格。
二級(jí)科目代碼公式：是指在“科目代碼”工作表的A2:C171單元格區(qū)域的A列中查找與“憑證明細(xì)”工作表中C2單元格中相同的單元格，然后返回對(duì)應(yīng)C列中的內(nèi)容到當(dāng)前單元格。
第5節(jié)、憑證明細(xì)表樣板設(shè)置科目代碼的錄入方式
步驟01 新建工作表
單擊工作表標(biāo)簽Sheet2，改名為“憑證明細(xì)”，然后在A1:G1單元格區(qū)域輸入標(biāo)題名稱。
步驟02 定義科目代碼名稱
單擊“科目代碼”工作表標(biāo)簽進(jìn)入“科目代碼”工作表，選中A2:A100單元格區(qū)域，然后單擊菜單“公式”→“定義名稱”→彈出“新建名稱”對(duì)話框，在“名稱”中輸入“data”，然后單擊確定按鈕。這樣就將“科目代木”工作表中的A2:A100單元格區(qū)
域的名稱定義為“data”。
步驟03 設(shè)置數(shù)據(jù)有效性
單擊“憑證明細(xì)”工作表標(biāo)簽，選中C2:C204單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)工具”→“數(shù)據(jù)有效性”，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在“設(shè)置”→“允許”→選擇“序列”。
在“來源”中輸入“=data”，單擊確定按鈕。
步驟04 單元格邊的下拉列表
此時(shí)，單擊C2單元格，在單元格的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉按鈕，鼠標(biāo)單擊下拉按鈕會(huì)彈出一個(gè)下拉列表，列表中的內(nèi)容是“科目代碼”工作表中的科目代碼，用戶可以用鼠標(biāo)選擇輸入內(nèi)容。
步驟05 輸入數(shù)據(jù)
在A2:E204單元格區(qū)域輸入數(shù)據(jù)，遇到數(shù)字過長(zhǎng)，可適當(dāng)調(diào)整列寬，讓單元格中的數(shù)據(jù)完整顯示。
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