如何當(dāng)好辦公室主任
(2009-02-23 18:47:47)如何當(dāng)好辦公室主任、如何提高辦公室服務(wù)水平？我談三點(diǎn)個人看法。
一、主次分明
辦公室工作事多、事繁、事雜，只有做到主次分明才能重點(diǎn)突出、簡繁得當(dāng)、事半功倍。辦公室工作的職責(zé)是“三個服務(wù)”，“三個服務(wù)”的關(guān)鍵是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)就要突出為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、致力搞好政務(wù)服務(wù)、盡量做到主動服務(wù)、努力實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。主動為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是辦公室工作的首要職責(zé)、主要方面、重要內(nèi)容。把握了這一點(diǎn)，就做到了主次分明。
1.要突出為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，具體工作中要堅持做到四條。第一，要謀事。辦公室是一個綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，更是一個參謀機(jī)構(gòu)。辦公室的同志要始終站在全局的高度，站在主要領(lǐng)導(dǎo)的角度，不斷增強(qiáng)理性思維能力，能想事、多想事、想大事，為領(lǐng)導(dǎo)分憂，為群眾解難，為發(fā)展盡責(zé)。第二，要理事。辦公室是個綜合部門，其他部門不想管、不能管、不會管的事，辦公室都要管。俗話說：不經(jīng)一事，不長一智。辦公室工作的這種“管事”，既是一種責(zé)任，也是一種難得的鍛煉機(jī)會。辦公室的同志要有這樣一種“傻氣”，不管是份內(nèi)的事還是份外的事，不管是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事還是干部群眾期盼的事，只要是有利于全局、有利于群眾、有利于發(fā)展，就要積極管、大膽管、盡力管，盡可能地使主要領(lǐng)導(dǎo)從日常瑣事中解脫出來，集中精力想大事、抓大事。第三，要干事。辦公室是一個干事的崗位。多做一件事情，就多一次加強(qiáng)學(xué)習(xí)的機(jī)會，就多一個展示自我的平臺。辦公室的同志都要樹立“吃苦也是享受”的理念，勤于干事，樂于干事。第四，要息事。息事，就是要協(xié)調(diào)左右，溝通八方，消除誤會，化解矛盾，使領(lǐng)導(dǎo)的形象更加高大，使工作的氛圍更加和諧。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，尤其要突出為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。主要領(lǐng)導(dǎo)在一個地方、一個單位處于核心地位，擔(dān)負(fù)主要責(zé)任，突出為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)既是工作任務(wù)決定的，也是主要領(lǐng)導(dǎo)工作所需求的。突出為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，就是服務(wù)大局，就是服務(wù)發(fā)展。
2.要致力搞好政務(wù)服務(wù)。辦公室工作，事務(wù)服務(wù)是基礎(chǔ)，政務(wù)服務(wù)是重點(diǎn)。辦公室的工作有沒有地位，辦公室的同志有沒有“出息”，最重要的方面就是看政務(wù)服務(wù)有沒有較高的質(zhì)量。提高政務(wù)服務(wù)水平，要做到三點(diǎn)。一是文稿要優(yōu)。文稿是辦公室的“主要產(chǎn)品”，是參謀服務(wù)的重要載體。從事文字工作的同志一定要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，認(rèn)真對待每篇文稿，更好地實(shí)現(xiàn)以文輔政、以文助政。二是落實(shí)要好。充分發(fā)揮辦公室督促檢查的職能作用，推動工作落實(shí)。三是反應(yīng)要快。反應(yīng)快，就是收集情況、捕捉信息要快，做到暢通渠道，反應(yīng)敏捷，及時為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的信息。
3.要盡量做到主動服務(wù)。主動服務(wù)，關(guān)鍵要宜早、宜少、宜透。宜早，就是要增強(qiáng)工作的預(yù)見性，強(qiáng)化超前意識，力求想在領(lǐng)導(dǎo)之先，謀在領(lǐng)導(dǎo)之前，考慮問題盡可能快半拍、早半拍，凡事想得遠(yuǎn)一點(diǎn)，思考深一點(diǎn)。宜少，就是參謀建議要求精不求全，求優(yōu)不求多，力求參到點(diǎn)子上，參到關(guān)鍵處。宜透，就是要領(lǐng)會上級精神，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，做到情況明、想得全、把得準(zhǔn)。
4.要努力實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。根據(jù)省委辦公廳的統(tǒng)一部署，市委辦公室今年在全市黨委系統(tǒng)辦公室開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)競賽活動。希望大家以此為契機(jī)，以優(yōu)質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)，以滿意為目標(biāo)，積極參與，不斷提升辦公室工作水平。優(yōu)質(zhì)服務(wù)，總的來說要突出三點(diǎn)：一是無差錯。辦公室工作那么多，事情那么雜，絕對不出一點(diǎn)差錯，是不可能的。但古人講“取法乎上，得乎其中”，我們就是要以“無差錯”這個高目標(biāo)，來提高整體辦事水平，提高服務(wù)的優(yōu)質(zhì)程度。辦公室的同志一定要強(qiáng)化責(zé)任意識，提高工作能力，減少工作差錯，防止重大失誤，杜絕責(zé)任事故。二是不越權(quán)。要講政治、講紀(jì)律、講規(guī)矩，做到到位不越位、攬事不攬權(quán)。三是不攬功。辦公室的同志，做的是幕后工作，嘗的是辛苦滋味，必須淡泊名利、大度從容，勇于出面辦事，勇于出面擔(dān)事，但絕不出風(fēng)頭、不搶功，做到謙虛謹(jǐn)慎，樂于奉獻(xiàn)。
二、方圓相濟(jì)
“方”，就是原則性；“圓”，就是靈活性。“方”是為人之本，成事之基；“圓”乃和諧之要，處事之道。“方”是核心，“圓”是補(bǔ)充，兩者相濟(jì)，事半功倍。如何做到方圓相濟(jì)，總的來說要把握三點(diǎn)：第一，大事要方，小事要圓。在大是大非面前保持清醒頭腦，堅定政治立場，牢守辦事原則；在小事方面不斤斤計較，不吹毛求疵。第二，對己要方，待人要圓。律己以嚴(yán)，對自己，哪怕是最小的事也要從嚴(yán)約束，從高要求，從微慎守，尤其要吃得苦，吃得虧；待人以寬，保持開闊胸懷、寬容氣度，容人之長，容人之短，容人之異，容人之過。第三，管理要方，理念要圓。要有制度，有規(guī)矩，堅持以制度管事；要以人為本，體現(xiàn)人文關(guān)懷，做到無情管理，有情操作。具體要做到：一是要堅持原則性。方圓相濟(jì)，絕不是“和稀泥”、當(dāng)“老好人”，核心是要有立場。這個立場，就是原則性。古人講，無規(guī)矩不成方圓；西方哲人說，只有好的法典，才是保障人民自由的圣經(jīng)。大到一個社會、一個國家，小到一單位、一個科室，只有人人講原則、個個守規(guī)矩，才能秩序井然，和諧相處。辦公室工作人員身處領(lǐng)導(dǎo)身邊，肩負(fù)重要使命，更要始終堅持原則，敢于堅持原則，善于堅持原則。什么是原則，堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅持依法行政，堅持民主集中制，這就是原則，這就是我們辦公室工作人員最應(yīng)遵守的原則。二是要增強(qiáng)主動性。辦公室工作有著較強(qiáng)的從屬性、被動性，這一特性決定了辦公室的服務(wù)往往被動的多、主動的少。提高辦公室工作水平，就必須在增強(qiáng)主動性上下功夫。要緊緊圍繞全局工作和領(lǐng)導(dǎo)的要求，增強(qiáng)工作的預(yù)見性、前瞻性和主動性，做到早介入、早思考、早研究，察領(lǐng)導(dǎo)所察，察領(lǐng)導(dǎo)未察，在被動中求主動。三是要調(diào)動積極性。“謀靠共識，行靠合力"。搞好辦公室工作，既要充分發(fā)揮辦公室內(nèi)部全體人員的作用，又要發(fā)揮其它部門、科室同志的作用。我們講方圓相濟(jì)，就是要始終圍繞激發(fā)人的活力、滿足人的需求來加強(qiáng)管理，以更好地調(diào)動方方面面的積極性，共同把辦公室工作做好。
三、內(nèi)外結(jié)合
辦公室工作人員，在內(nèi)要審核文件、起草文稿，在外要加強(qiáng)協(xié)調(diào)、開展調(diào)研，內(nèi)外都重要，兩者不可偏廢。這就要求我們“對內(nèi)是管家、對外是行家”。如何做到既當(dāng)好“管家”，又當(dāng)好“行家”，關(guān)鍵要做好三點(diǎn)：一要增強(qiáng)大局意識，做到有數(shù)有為。所謂有數(shù)，就是要了解全局，做到心中有數(shù)。辦公室工作人員，思想要活，眼界要闊，不能將自己僅僅限在本身業(yè)務(wù)范圍這個小天地，要對發(fā)展大勢、整體趨勢和本地本單位本行業(yè)的形勢了然于心，只有這樣才能及時有效地綜合情況、提供信息、提出參考意見，才能充分發(fā)揮好參謀助手的作用，才能算得上一個稱職的秘書工作人員。所謂有為，就是要敢作為、善作為，在參政設(shè)謀上有為、在協(xié)調(diào)落實(shí)上有為、在服務(wù)發(fā)展上有為。二要增強(qiáng)服務(wù)意識，做到有度有效。所謂有度，就是服務(wù)要注意適度，把握方寸，要真正從關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)、愛護(hù)同志的角度出發(fā)，把好活動關(guān)，把好廉政關(guān)，把好決策關(guān)。要本著務(wù)實(shí)高效的原則，安排好領(lǐng)導(dǎo)活動，把好活動關(guān)；要保持頭腦清醒，牢記黨的宗旨，遵守黨紀(jì)國法，把好廉政關(guān)；要當(dāng)好參謀，參在點(diǎn)子上，謀在正道上，不出歪點(diǎn)子、不出餿主意，尤其不能不講原則、不論是非，把好決策關(guān)。所謂有效，就是服務(wù)要優(yōu)質(zhì)高效，提高水平，真正實(shí)現(xiàn)“三個滿意”。三要增強(qiáng)團(tuán)隊意識，做到有方有情。所謂有方，就是培養(yǎng)干部也要講究方法，不能總是老一套，要著力于“引”，不斷引進(jìn)優(yōu)秀人才；立足于“培”，加強(qiáng)崗位鍛煉培養(yǎng)人才；致力于“用”，堅持任人唯賢，放手使用人才，使干事的有干勁，有才的有舞臺。所謂有情，就是要注重人文關(guān)懷，對待干部要用真情，不僅在政治上關(guān)心，生活上照顧，還要從情感上關(guān)懷，隨時了解他們的思想，關(guān)心他們的生活，解決他們的困難，最大限度地調(diào)動各方面的積極性，共同開創(chuàng)辦公室工作新局面。
