“把大象放進(jìn)冰箱里，統(tǒng)共需要幾個(gè)步驟”
這個(gè)笑話(huà)我們都很熟悉，把冰箱門(mén)打開(kāi)，把大象放進(jìn)去，把冰箱門(mén)關(guān)上。
那做一頓晚飯統(tǒng)共需要幾個(gè)步驟？
早晨起床到出門(mén)統(tǒng)共需要幾個(gè)步驟？
組織一次市場(chǎng)活動(dòng)需要幾個(gè)步驟？
發(fā)布一篇博客需要幾個(gè)步驟？
把衛(wèi)星送到太空總共需要幾個(gè)步驟？
把一個(gè)剛出生的嬰兒撫養(yǎng)成人需要幾個(gè)步驟？
事情有簡(jiǎn)單，有復(fù)雜和極其復(fù)雜的事情。簡(jiǎn)單到做一頓飯，復(fù)雜到把衛(wèi)星送到太空，極其復(fù)雜的，例如把小孩子撫養(yǎng)成人。
我們的工作和生活中有各種各樣的小系統(tǒng)，無(wú)論簡(jiǎn)單或復(fù)雜，總會(huì)有規(guī)律可言。我們對(duì)這些小系統(tǒng)的熟悉程度，大不相同，而我們對(duì)這些事情的認(rèn)知也不相同。
從去年開(kāi)始，我就在做一件事情，嘗試把將我重復(fù)做的一些小事情標(biāo)準(zhǔn)化，把一個(gè)復(fù)雜或簡(jiǎn)單的任務(wù)所需要的行動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化。這里提到的任務(wù)指的的超過(guò)兩個(gè)步驟的事情，這類(lèi)事情還是蠻多的。
這其實(shí)就是我們經(jīng)常說(shuō)的，標(biāo)準(zhǔn)化我們的清單。就拿做三人行個(gè)人成長(zhǎng)沙龍，辦一個(gè)沙龍看起來(lái)容易，其實(shí)也是需要很多步驟，就拿宣傳期來(lái)說(shuō)就會(huì)有一系列的事情，雖然這些事情都很?。?/span>
1、寫(xiě)沙龍宣傳文案
2、更新沙龍報(bào)名系統(tǒng)
3、更新官方博客
4、制作長(zhǎng)微博、官微發(fā)微博
5、微信公眾平臺(tái)文章更新
6、官方微信群發(fā)
7、把官方微博信息轉(zhuǎn)發(fā)到自己的朋友圈
8、給沙龍成員發(fā)郵件
9、給意向成員（報(bào)過(guò)名但沒(méi)來(lái)過(guò)的）
10、更新豆瓣同城活動(dòng)
11、微信發(fā)原創(chuàng)文章
整理一下，還真有不少的事情，如下圖
為什么要做這件事情呢？
首先是節(jié)省腦力，就像《清單革命》里說(shuō)的“人們之所以不喜歡執(zhí)行清單，是害怕自己會(huì)變得死板。但精心設(shè)計(jì)的清單恰恰不會(huì)讓你變得死板，他們會(huì)幫助你節(jié)省有限的腦力，不讓你的頭腦被繁雜的檢查項(xiàng)目所占據(jù)，而是讓你解放出來(lái)處理更加困難的問(wèn)題 ” ，有些事情雖然我們經(jīng)常做，但是我們卻不一定對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都能熟練到倒背如流，畢竟我們只是普通人，是人就會(huì)忘記事情，是人就有可能出錯(cuò)。我們?yōu)榱瞬怀鲥e(cuò)，就會(huì)不停的想我下一步做什么？大腦成了一個(gè)檢視系統(tǒng)，不停的反復(fù)的無(wú)規(guī)律的在檢查我們已經(jīng)做了和沒(méi)有做的事情，毫無(wú)規(guī)律可言，這種效率其實(shí)是很低的。而將小系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化，我們的大腦就不需要在費(fèi)力去想我的下一步行動(dòng)是什么，只需要按照清單上標(biāo)識(shí)的步驟去做就好了。就好比我們按照菜譜去做飯一樣。
用便利貼組織清單
一個(gè)完善的清單可以非常清楚的指導(dǎo)我們的行動(dòng)。就像飛機(jī)起飛降落的時(shí)候，指示燈會(huì)亮，然后廣播會(huì)播放安全須知，收起小桌板，打開(kāi)遮陽(yáng)板，調(diào)直座椅靠背，確認(rèn)是否關(guān)閉通訊設(shè)備。這是相對(duì)已經(jīng)比較完善的清單。而一個(gè)清單的形成，是在反復(fù)實(shí)踐的基礎(chǔ)上的。沒(méi)有一次性就很完美的清單，每個(gè)行動(dòng)都是在實(shí)踐的基礎(chǔ)上總結(jié)出來(lái)的，否則那就是拍腦門(mén)了。
當(dāng)我們嘗試去建立清單的時(shí)候，不妨借助便利的工具，幫助我們?cè)诜磸?fù)實(shí)踐中建立清單。
用便利貼的好處
我們可以用便利貼把腦子里能想到的內(nèi)容都輸出出來(lái)，這里為什么不用紙筆呢。其實(shí)原因也簡(jiǎn)單，我們?cè)趯?duì)流程進(jìn)行梳理的時(shí)候，剛開(kāi)始的時(shí)候可能想法不夠成熟，需要反復(fù)修改和優(yōu)化，而便利貼排列組合起來(lái)十分方便。
其實(shí)很多公司的知識(shí)管理做的很好，很多環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，但是和自己相關(guān)的工作流程，我們自己卻很少關(guān)注，每個(gè)人有自己的工作習(xí)慣，在一定的基礎(chǔ)上不斷的修訂和完善系統(tǒng)，不斷優(yōu)化系統(tǒng)，制定適合自己的小系統(tǒng)才尤為重要。
記得有一次上課的時(shí)候，一位學(xué)員說(shuō)，她不太習(xí)慣把代表已經(jīng)完成的行動(dòng)的便利貼扔掉，這點(diǎn)也提醒了我，其實(shí)我們只要把已經(jīng)完成的任務(wù)的行動(dòng)梳理一下，經(jīng)歷幾次也就形成了自己的小系統(tǒng)。而這個(gè)時(shí)候便利貼就起到了很好的組織作用，隨時(shí)取，隨時(shí)帖，還可以整理，拿出幾張A4紙，就搞定了。
一個(gè)任務(wù)，與之相對(duì)應(yīng)的就是行動(dòng)和資料。
行動(dòng)：由任務(wù)進(jìn)行分解，可以執(zhí)行
資料：與相對(duì)應(yīng)任務(wù)有關(guān)的關(guān)鍵少量信息
對(duì)我們手中的任務(wù)進(jìn)行掌控，其實(shí)也就是對(duì)行動(dòng)和資料的掌控。
使用便利貼進(jìn)行流程梳理，可以按照這個(gè)順序
首先是收集：思維可以是發(fā)散的，不規(guī)律的都沒(méi)有關(guān)系，只要我們能把這個(gè)過(guò)程先用便利貼記錄下來(lái)就可以了。在這個(gè)過(guò)程結(jié)束后，我們零散的思維就通過(guò)便利貼輸出到了紙上，我們通過(guò)這些進(jìn)行歸納總結(jié)，就形成了sop的雛形
其次是主動(dòng)回憶：在收集零散的想法結(jié)束后，就進(jìn)行主動(dòng)回憶階段，主動(dòng)思考要完成這個(gè)任務(wù)還應(yīng)該完成哪些。如果你是第一次進(jìn)行這個(gè)任務(wù)，可以找已經(jīng)有經(jīng)驗(yàn)的人借鑒一些經(jīng)驗(yàn)，但是別人的經(jīng)驗(yàn)暫時(shí)還不是自己的，還需要再進(jìn)行總結(jié)。如果不是第一次完成這個(gè)任務(wù)，主動(dòng)回憶可以建立在自己以往的經(jīng)驗(yàn)上。
最后是行動(dòng)后反思與不斷總結(jié)完善：在任務(wù)結(jié)束后，最后一個(gè)步驟就是行動(dòng)后反思，你可以自己進(jìn)行總結(jié)，也可以讓參與這個(gè)任務(wù)的人給出改進(jìn)意見(jiàn)，或者通過(guò)調(diào)查反饋頭腦風(fēng)暴等形式，不斷完善流程。
最后，說(shuō)說(shuō)我對(duì)建立標(biāo)準(zhǔn)化流程的經(jīng)驗(yàn)
1、不用太復(fù)雜：一些大公司會(huì)在建立標(biāo)準(zhǔn)化流程上破費(fèi)周折，其實(shí)我們?yōu)樽约航⒌南到y(tǒng)，不是以多標(biāo)準(zhǔn)為目的，而是符合自己風(fēng)格的標(biāo)準(zhǔn)化流程
2、流程要建立在反復(fù)實(shí)踐的基礎(chǔ)上，任何不經(jīng)過(guò)實(shí)踐調(diào)查的拍腦門(mén)行為都是耍流氓，先有行動(dòng)，再歸納總結(jié)，我們不是做一個(gè)流程給誰(shuí)交差，而是真正做出對(duì)自己有用的流程
3、每一次實(shí)踐結(jié)束后，都進(jìn)行修正，我的標(biāo)準(zhǔn)化流程的最后一條：“對(duì)流程進(jìn)行行動(dòng)后反思，并對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化”，這樣讓我們的工作不斷的優(yōu)化，做事情的品質(zhì)也會(huì)越來(lái)越高。
剛開(kāi)始，也許我們只是建立了幾個(gè)小系統(tǒng)，但是隨著自己的小系統(tǒng)越來(lái)越多，我們自己也會(huì)越來(lái)越輕松。熟能生巧，從現(xiàn)在就開(kāi)始吧。
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