所謂項目管理, 就是項目的管理者, 在有限的資源約束下, 運用系統(tǒng)的觀點、方法和理論, 對項目涉及的全部工作進行有效地管理。作為項目經(jīng)理, 就是要從項目的投資決策開始到項目結(jié)束的全過程進行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價, 以實現(xiàn)項目的目標。項目管理內(nèi)容很多, 涉及到項目范圍、項目進度、項目費用、項目質(zhì)量、人力資源、項目協(xié)調(diào)、項目風險、項目采購、項目集成。
項目經(jīng)理是項目承包企業(yè)法定代表人在項目中的全權(quán)委托代理人，是協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。使之相互緊密協(xié)作、配合的橋梁和紐帶；對項目實施進行控制，是各種信息的集散中心；是施工項目責、權(quán)、利的主體。因此，項目經(jīng)理在項目執(zhí)行管理中，處于中心地位，是項目管理成敗的關(guān)鍵。在項目管理過程中。項目經(jīng)理扮演著各種角色：頭面人物、領(lǐng)導(dǎo)人的聯(lián)絡(luò)人、監(jiān)督人、傳播人、發(fā)言人、企業(yè)家、應(yīng)急人、資源分配者、談判人。
一、項目經(jīng)理需要的素質(zhì)
現(xiàn)在市場上具有項目經(jīng)理頭銜的人越來越多, 取得PMP 證書的人也越來越多, 可是項目管理的成效依然不高。究竟是為什么呢? 有很多原因, 但其中依然有相當部分是因為項目經(jīng)理不合格。那么, 一個合格的項目經(jīng)理應(yīng)具備哪些素質(zhì)呢? 筆者認為通常至少應(yīng)具備下面九方面,即能適應(yīng)變化、有實踐能力、能進行創(chuàng)造性的思考、樂于學(xué)習、有帶團隊的能力、具有大局觀與組織能力、具有大局觀與組織能力、適應(yīng)各類企業(yè)的文化與價值觀、善于與人溝通、善于描繪愿景。
1.能適應(yīng)變化
作為項目經(jīng)理，這意味著你愿意改變，是樂于改變而不是勉強改變。在我們的生活中變化是永恒的。事實上，多數(shù)的現(xiàn)代管理思想都圍繞著如何管理大組織中連續(xù)和深刻的變化展開?？咕茏兓娜艘詰岩傻哪抗饪创ぷ魃钪械母淖儯遣豢赡墚敽庙椖拷?jīng)理的， 原因很簡單， 因為任何項目幾乎總是會發(fā)生某些變化。就個人來說，歡迎變化就是對你在工作生活中所碰到的新工作，新技術(shù)和新方法感到自然舒適。比如信息技術(shù)總是在改變，作為粗略的檢測標準。你會發(fā)現(xiàn)樂于迎接變化的人是較早熱心接受信息技術(shù)的人，這些人總是挖掘計算機的潛力來幫助其工作。適應(yīng)變化與不武斷別人如何安排其工作有很大的關(guān)系，因為實現(xiàn)一種目標并非只有一種方法。你選擇的方法對別人可能不是最有效的方法，認識到這一點是很重要的。所以一個好的項目經(jīng)理總是樂于接受別人提出的新見解。
2.有實踐能力
一個好的項目經(jīng)理所需要的實踐能力，不是指像換一個插頭或維修一臺電腦的日用技能， 關(guān)鍵的是按照你所想的方法去做。當然，你要通盤考慮運籌帷幄。面對項目中要實現(xiàn)的很多目標，你不能只見樹木不見森林，還要看到森林中樹木之間的關(guān)系。只有通盤考慮的人才能在解決問題時過關(guān)斬將。他們善于收集信息，尤其是那些問題中不同環(huán)節(jié)間如何關(guān)聯(lián)的信息，善于發(fā)現(xiàn)兩種不同行動之間的邏輯關(guān)聯(lián)。例如，他們能夠看出在完成某項任務(wù)之前必須完成另一項任務(wù)。他們善于運用和平衡項目中可用的有限資源。他們也善于判斷每項工作是否進展良好而保持整個項目的正常運轉(zhuǎn)，不會因局部的原因使整個項目停下來通盤考慮是項目經(jīng)理在項目過程中的思維主題， 尤其是當你考慮挑選隊伍， 決定時間表和組織資源時更顯得重要。
3.能進行創(chuàng)造性的思考
這一品質(zhì)是與全盤考慮相關(guān)的， 但是它還有另外的意思。針對你的項目， 你可能想要另外的方法來達到你的目標，尤其當你面臨時間和資源的約束時更是如此。如果你必須在有限的時間內(nèi)完成任務(wù)， 或者你不能得到你想要的預(yù)算，你就不得不另辟蹊徑完成項目。有一個重要的方法可以幫助你進行創(chuàng)造性思考。如果你能勾畫出的任務(wù)的全景， 你就能更容易地說出哪些是問題的重要部分和關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。之后就更容易抓住優(yōu)先的東西， 嘗試更快或更有效的方法來完成項目。
4.樂于學(xué)習
當你承擔一個項目時，很可能你以前從沒有做過類似工作。當然， 你要去學(xué)習，去了解和掌握有關(guān)新工作的關(guān)鍵因素。然而， 樂于學(xué)習不僅是指樂于學(xué)習你所不知道的事情，它還包括樂于挑戰(zhàn)你現(xiàn)在的工作方法(也許是你最受益的工作方法)， 用新知識的眼光嚴格地反復(fù)檢查這些方法。現(xiàn)在人們經(jīng)常談?wù)摗皩W(xué)習型組織”，好像組織本身有大腦。事實上“組織大腦” 幾乎真的存在，它存在于組織的所有員工之間員工的學(xué)習愿望決定了組織的能力項目組的每個成員都樂于學(xué)習是重要的，尤其是項目經(jīng)理應(yīng)該在不易接受變化的成員中倡導(dǎo)學(xué)習文化，使他們樂于接受新觀念和新方法。
5.有帶團隊的能力
除了在最小的項目，也就是通常只能稱之為任務(wù)的情況之外，你總是和別人一起協(xié)同工作。如果人們不能以團隊的方式有效地工作，就不可能使項目完滿的完成。我國古代就存在成功的項目團隊，例如唐僧師徒四人西天取回真經(jīng)就是一個被成功完成的項目。其中唐憎是項目經(jīng)理．孫悟空是技術(shù)核心，豬八戒、沙和尚是普通員工， 這個團隊的高層領(lǐng)導(dǎo)是觀音。唐憎作為項目經(jīng)理，有堅韌的品性和極高的原則性，不達目的不罷休，又很得上司支持和賞識。
有人對團隊意識存在一個很大的誤解， 團隊意識不意味著總是同意成員們所說的或是從不進行爭論。在一個團隊中沒人挑戰(zhàn)和懷疑就不是一個團隊而是一幫“死黨”。團隊意識是說尊重團隊中的其他成員， 因為他們對團隊的貢獻是不可或缺的。團隊意識意味著以開放的態(tài)度聽取別人的觀點，可以不同意但卻坦誠友好地對待別人的觀點。事實上，在絕大多數(shù)項目組中， 為了以最好的方式完成項目的不同部分，項目組的某些成員或全體成員間隨時會發(fā)生小的爭議和討論，項目組成員會覺得爭論令人興奮而不是令人害怕，項目經(jīng)理的關(guān)鍵作用是發(fā)展這種文化，友好而富有創(chuàng)造性的文化氛圍有利于更好地完成項目。
6.具有大局觀與組織能力
項目管理, 就如下棋打仗, 需要大局觀, 如果只計較一子一地的得與失, 卻失之全局形勢的把握, 失敗則是必然的?，F(xiàn)在的項目越來越復(fù)雜, 尤其是非技術(shù)因素的影響日益增加, 其非理性對項目的影響有可能是致命的; 另外,從純粹技術(shù)或業(yè)務(wù)的角度看, 項目包含的內(nèi)容也非常多,同樣需要有大局觀。在項目中, 有大局觀, 還要有組織協(xié)調(diào)能力, 才能調(diào)度所擁有的眾多資源, 以保證項目的順利實施, 沒有組織協(xié)調(diào)能力, 計劃是無法執(zhí)行的。
7.適應(yīng)各類企業(yè)的文化與價值觀
每類企業(yè)都會有自己獨特的文化與價值觀, 文化與價值觀引起的沖突往往會給項目帶來很大的不良影響。項目經(jīng)理需要適應(yīng)企業(yè)的文化與價值觀, 做到對各種客戶企業(yè)文化能夠認可和包容。
8.善于與人溝通
作為項目經(jīng)理，溝通既是一種工作方法也是一種學(xué)習方法。與項目組成員溝通是建設(shè)團隊的必要手段， 與管理高層溝通可以有效地獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持，與客戶溝通(有時是談判)可以獲得客戶的理解和支持，也是提高客戶滿意度的重要方法之一。
9.善于描繪愿景
以激發(fā)和激勵項目組成員的方式， 闡明項目正在努力實現(xiàn)的目標是項目經(jīng)理的重要職責。經(jīng)常提供愿景，可以使項目隊伍付出超常的努力， 從而使項目取得驚人的成功。
二、實踐中的體會
知道了應(yīng)該努力的方向, 這還不夠。我們應(yīng)該積極實踐, 探索現(xiàn)實中的實際操作經(jīng)驗, 不斷總結(jié), 才能更好地做好管理工作。
1.項目前期的準備階段
項目中最基本的要素有范圍、成本與進度, 其中最重要的莫過于范圍。項目前期, 項目經(jīng)理要積極參與到項目的談判中, 進行合同評審, 在評審的時候一定要清楚合同文件的標準和要求, 也就是范圍。要清楚業(yè)主會不斷提高標準和要求, 而承諾的款項卻不會增加。合同的標準和要求對每個公司來說都有一個底線, 一旦突破了這個底線,項目肯定是虧損的。因此, 項目經(jīng)理在合同評審階段之前,應(yīng)該分析收集盡可能詳細的數(shù)據(jù), 確立盡可能詳細的需求,進一步確立詳細的項目范圍、預(yù)估費用。
2.項目啟動
合同簽訂下來后, 項目正式開始啟動。項目實施過程中, 成本和進度都需要嚴格控制, 控制內(nèi)容主要有工期、質(zhì)量、投資預(yù)算和合同管理, 其詳細內(nèi)容和方法現(xiàn)有的資料介紹的都很多, 不再重提了, 在此筆者只是重點論述風險管理和設(shè)計變更管理, 因為這兩項不管直接還是間接都會影響到上述幾項的控制。
2.1風險管理
既然是市場商業(yè)行為, 那么項目的風險必然存在, 不論什么樣的風險, 能避免盡量避免, 由于風險的不可預(yù)知性, 風險管理難度很大, 只能從一些可行的角度去分析,進行管理。首先要識別風險, 要先召開風險識別會議, 這個會議面向公司高層, 各部門的有經(jīng)驗的人都邀請參加。識別之后要進行分析。先進行粗略的量化分析, 有經(jīng)驗的人可以一起參加討論, 把提交出來的風險進行分類,針對出現(xiàn)的可能性, 采取一些手段降低風險, 盡其所能的避免。書上介紹的方法中有兩種很好, 不妨一試, 一是將風險納入項目管理計劃并指定負責人, 由外部人員定期檢查項目風險, 一旦風險發(fā)生, 執(zhí)行風險管理計劃; 二是保險, 這種屬于風險轉(zhuǎn)嫁。
2.2項目變更管理
對任何項目, 變更無可避免, 無從逃避, 只能去積極應(yīng)對。追訴變更的原因, 不外乎有三種, 一種是起源于我們, 另一種是客觀原因, 第三種是業(yè)主的原因。第一種, 就是我們在開始所做的方案, 由于考慮不周全, 導(dǎo)致結(jié)果實現(xiàn)不了, 這種變更一旦發(fā)生, 項目經(jīng)理應(yīng)該盡最大努力去和業(yè)主商量, 盡可能地取得業(yè)主的原諒,如果經(jīng)過最大努力后, 在業(yè)主關(guān)系和短期利益兩方面難以取舍時, 一般都是向業(yè)主妥協(xié), 既使可能項目最后虧損,也要勇敢地去面對。因為你還有以后, 你的信譽不能丟失!對于第二種原因, 尤其是一些不可見原因, 這個時候千萬不能手軟, 要主動出擊, 積極去辦變更, 為項目創(chuàng)造更大的利潤。對第三種情況, 要具體問題具體處理, 但是忌諱得禮不讓人的態(tài)度, 去猛敲業(yè)主!
3.結(jié)束階段
項目結(jié)束時, 按照我們所學(xué)的知識, 要組織好竣工驗收, 也就是說項目經(jīng)理要將合同約定好的遞交文件交付客戶, 完成項目所有的提交件, 收集項目全部信息并結(jié)束項目。此時, 項目經(jīng)理要組織有關(guān)人員開一個總結(jié)會, 獲得業(yè)主對該項目的評價, 總結(jié)項目實施過程中的過失以得到今后項目實施的經(jīng)驗, 表彰突出人員, 公布項目收益和虧損情況, 并上報公司主管。
三、結(jié)語
扎實的理論知識和豐富的實踐經(jīng)驗是項目經(jīng)理必須具備的基本素質(zhì), 要想做好工程項目, 項目經(jīng)理還應(yīng)該不斷歷練自己, 使自己更成熟、穩(wěn)健和寬容。
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