張辛：辦公技能專家 微軟視窗應(yīng)用技能專家，微軟授權(quán)視圖應(yīng)用學(xué)習(xí)中心（MLC）認(rèn)證講師，微軟認(rèn)證技術(shù)專家（MCP），微軟認(rèn)證講師（MCT），微軟中國新品巡展特約講師，微軟中國Office 2007增值服務(wù)精英講師，專注于微軟視窗應(yīng)用系統(tǒng)、終端用戶技能等方面的培訓(xùn)服務(wù)。以其幽默的授課方式及其高度責(zé)任感收到客戶廣泛贊許，現(xiàn)為嘉為IT培訓(xùn)學(xué)院專職培訓(xùn)講師和咨詢顧問。

【摘要】

“郵件合并”是Word的一項(xiàng)高級功能，是辦公自動化人員應(yīng)該掌握的基本技術(shù)之一。郵件合并可以幫我們批量處理文檔，提高工作效率，深受辦公人員歡迎。但是，圖片或者照片能不能進(jìn)行郵件合并呢？答案是肯定的，本文將通過制作員工工作證為例子，給大家詳細(xì)介紹對照片進(jìn)行郵件合并的方法。

【正文】

一、素材準(zhǔn)備

首先要有員工照片。我們建立一個(gè)員工信息的文件夾，將所有員工照片放在里面，照片以員工姓名命名。

建立一個(gè)Excel表格存放員工信息。里面包含工號、姓名、職務(wù)、照片等信息?？赡艽蠹艺J(rèn)為“照片”列書寫起來比較麻煩。其實(shí)只需要寫一個(gè)簡單公式“=B2&”.jpg””，很容易就搞定了。

在word中創(chuàng)建一個(gè)工作證的模版文件，如圖所示。

將照片、Excel員工信息表、Word模版文件都放在“員工信息”文件夾下。

二、利用WORD郵件合并制作工作證件

1. 鏈接數(shù)據(jù)源

將word模版和Excel信息表建立鏈接。在帶狀工具欄中選擇【郵件】-【選擇收件人】-【使用現(xiàn)有列表】。

打開選取數(shù)據(jù)對話框，在硬盤上找到Excel員工信息表，選擇打開。

確認(rèn)數(shù)據(jù)源是“OLE DB數(shù)據(jù)庫文件”。

在打開的數(shù)據(jù)源中選擇sheet1表格。

此時(shí)，word模版和Excel信息表已經(jīng)建立鏈接，“郵件”工具欄中大多數(shù)命令都由灰色變?yōu)椴噬?，說明可以使用。

2. 插入合并域

將Excel信息表中數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Word模版中。選擇【郵件】工具欄中【插入合并域】命令，將數(shù)據(jù)域依次放到Word員工卡模版相應(yīng)的位置。

3. 批量插入照片

接下來就是最重要的步驟就是導(dǎo)入照片。用鼠標(biāo)單擊預(yù)留的顯示照片的位置，打開【插入】工具欄，選擇【文檔部件】中的【域】。

在“選擇域”對話框中選擇“IncludePicture”域，域?qū)傩灾须S便輸入些文字，如“照片”，先占住位置，方便隨后修改域代碼。

源文件的最終效果如下圖所示。

此時(shí)照片控件與Excel表格中的照片列并沒有建立關(guān)聯(lián)，我們需要修改域代碼。按alt F9切換域代碼，選中代碼中“照片”兩字，用【插入合并域】中的【照片】域替換。alt F9再次切換域代碼，調(diào)整一下存放照片控件的大小。

4. 查看合并效果

最后選擇【郵件】-【完成并合并】-【編輯單個(gè)文檔】，查看合并效果。

這時(shí)候會出現(xiàn)一個(gè)新的WORD文檔，你會發(fā)現(xiàn)并沒有出現(xiàn)想要的結(jié)果，這時(shí)候按“Ctrl A”全選，然后按F9刷新，這時(shí)候就已經(jīng)成功了。

但是我們發(fā)現(xiàn)兩個(gè)問題：

（1）照片太小了，逐個(gè)調(diào)整起來很麻煩，能不能一次調(diào)整圖片大?。?/span>

（2）比較浪費(fèi)紙張，每頁紙只有一位員工的工作證，可不可以將多個(gè)人的表格放在一頁紙中呢？

下面我們來解決這兩個(gè)問題。

三、后期調(diào)整

1. 調(diào)整郵件合并文檔的圖片大小

很多人在完成之后總是不滿于圖片原始大小，因此需要批量改變圖片的大小，這時(shí)候需要做的是：返回到之前設(shè)計(jì)的模板頁面，按“Ctrl A”全選，然后按F9刷新，這時(shí)候會顯示出第一個(gè)學(xué)生的照片，在這里可以調(diào)成好圖片的大小，再重新合并到新文檔即可。

2. 選擇郵件合并的文檔類型

回到主文檔。如果希望多個(gè)人的表格放在一頁紙中，順序排列下去，我們可以將郵件合并的文檔類型設(shè)置為“目錄”，如下圖。（注：該操作一定要在最初的主文檔中進(jìn)行）

此時(shí)合并文檔的效果如下圖：

注：后期調(diào)整可以放在郵件合并的過程中操作，總結(jié)如下：

（1）設(shè)置文檔類型為“目錄”。

（2）鏈接數(shù)據(jù)源

（3）插入合并域及照片域

（4）調(diào)整照片大小

（5）完成合并，查看合并效果