工作分析，簡單地說，是在很短的時間內(nèi)人力資源管理人員對相關工作的相關的信息和情況進行了解；具體地說，是一種活動或過程，它是分析師通過科技手段，直接采集，比較，整合工作的全面信息，描述和規(guī)范基本職責，資格要求，發(fā)展戰(zhàn)略，組織規(guī)劃。為人力資源管理和其他管理行為的管理活動提供基礎。
工作中，很多公司并沒有認真的進行工作分析，為了節(jié)省資源和成本，照搬照抄其他公司本崗位的工作說明書，這就導致了很多職位說明書不切合自 己公司的實際情況。許多公司在招聘時沒有對需求的崗位充分認識，對需要的人才類型、結(jié)構(gòu)、數(shù)量以及層次和輕重緩急等缺乏合理的規(guī)劃。很多時候不少的崗位是不需要高學歷、高素質(zhì)，而是只需要具備一技之長和基本的學歷的員工，如基層操作工、保潔人員、保安人員等。由于這些人員的工作很簡單，只需要初中甚至小學學歷的人就可以做，年齡在18周歲到45歲的人員都可以。
還有較多的公司一味地提高應聘條件，導致求職者獲得的崗位與招聘需求嚴重不符，比如一線操作人員，有的公司要求這些人員學歷必須是高中以上，年齡在18周歲到30歲之間。有些單位一味抬高用人標準，對求職者的長相、氣質(zhì)、專業(yè)技能、應變力等都有明確規(guī)定，對求職者的學歷、經(jīng)驗、身高、年齡、職稱等都有量化要求，這樣不僅會造成企業(yè)管理成本的增加甚至浪費，而且易造成“高標準” 招來的人員到企業(yè)進行“低能力”的崗位工作使他們感到?jīng)]有足夠的發(fā)展空間，最終他們可能會離開企業(yè)，另謀更好的工作。
招聘人員往往用以前的工作說明書來協(xié)助招聘工作，并以此為指導對應聘者進行詢問，這樣常常跟不上企業(yè)的發(fā)展需要。招聘人員不能更好地招聘到所需要的人才。在工作分析和科學合理的工作說明缺席的情況下，招聘人員將不可避免地被這樣或那樣的錯誤影響，提出不符合崗位信息的問題。
人力資源管理中的工作設計和評估，招聘和配置管理，培訓和發(fā)展，績效管理，薪酬管理等環(huán)節(jié)，均需要以工作分析為基礎。工作分析是人力資源規(guī)劃的重要基礎和依據(jù)，為人員招聘與甄選提供基礎參考標準。由于工作分析的復雜與繁瑣，要進行好工作分析工作，就要選好合適的人員和方法，才能達到預期的效果。
公司要對全公司所涉及的崗位進行工作分析，在實事求是的前提下展開。雇傭或者是請專門的人員來進行工作分析，針對不同的崗位采用不同的方法和工具，比如常規(guī)性、重復性的工作適用于觀察分析法，管理或隨意性大、內(nèi)容復雜的崗位工作適用于工作日志法，對于不易觀察到的崗位工作可用訪談法或問卷調(diào)查法等。無論選用哪種方法，溝通都是必不可少的，要讓客體明確工作分析的目的、過程、和方法，以保證工作分析的順利進行，真正發(fā)揮工作分析在人力資源管理中的基礎性作用。公司的高層管理人員應充分的重視工作分析，調(diào)配公司的人力物力積極的配合好工作分析人員的分析。在工作分析的基礎上，充分考慮各崗位的實際情況，制定或完善科學規(guī)范的工作說明書。
完善的職位說明書，可以提高招聘工作的有效性，對一個人能用還是不能用，只要將面試結(jié)果與崗位說明書相比較，就能做出比較合理的決策。人與事的最佳結(jié)合，是人們認識事物的基本原則，對事情的了解越準確，越具體,選人才能越有依據(jù)。在招聘前后，與部門進行必要的溝通，包括每個崗位對人才的具體要求，人才使用方面的情況，便于具體的招聘過程中有針對性的有效的溝通，有利于雙方共同提高未來的招聘工作，使企業(yè)能夠更準確地確定人，使用人員。
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