開會是為了促進和推動項目更好的進行，但事實上大多數(shù)人對于開會的印象都是沮喪、煎熬，為什么？
人們討厭會議，往往是由于會議的糟糕效果導(dǎo)致。每次開完會之后都會聽到， “哎，又討論了半天”
確實許多會議都會陷入無休止的討論怪圈，甚至還會跑題，對于每天任務(wù)堆成山的人來說，開會就意味著加班，大家難免抵觸。
但是項目會議是項目經(jīng)理溝通項目信息、跟蹤項目進度、解決項目沖突、確保項目按計劃進行的有效手段。
通過項目會議，項目經(jīng)理不僅可以了解項目的進度、成本、質(zhì)量、工作任務(wù)的完成狀況，以及人員表現(xiàn)，客戶滿意度，項目執(zhí)行過程中暴露的問題和出現(xiàn)的沖突，另一方面也有助于項目經(jīng)理集思廣益，加強團隊協(xié)作，進行項目決策、解決項目沖突奠定堅實的基礎(chǔ)。因此高效率的項目會議對于成功的項目管理來說十分重要。
所以今天我們就來討論一下，如何高效率地開會。
作為項目經(jīng)理，
要明確自己的定位
作為項目經(jīng)理，要明確自己的定位 ，PM（項目經(jīng)理）不僅是會議主持者，更是會議把控者，可能還在一定程度上是決策者（項目型組織或者強矩陣項目中）。
應(yīng)做到四個明確
1.目的明確
會議目的一定要在會前通知，便于參會者做好相關(guān)議題考慮，做好表達意見的成熟思考，同時也是整個會議管理與控制的目標所在。明確的會議主題，可以提高會議效率避免浪費大家時間，避免會后總結(jié)發(fā)現(xiàn)“白忙一場”，避免形式主義。
2.人員明確
邀請參加會議的人員需要與會議主題相關(guān)，開會，并不是人越多越好。人多不僅增加會議成本，延長會議時長也會增加扯皮的可能性，不容易行程一直的會議結(jié)論，也不利于會議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會議的人員，不要讓不相關(guān)的人參與，避免“陪綁”現(xiàn)象。
3.議程明確
時間、發(fā)言人明確，有明確的順序和限定時間，闡明每個議題的時間分配方案。便于討論準備，即使在思維發(fā)散，頭腦風(fēng)暴的時候也可以幫助收斂回來。確保有效控制會議的進程與高效。
4.記錄明確
由于參加會議的大部人往往只記錄或者記住自己關(guān)心的內(nèi)容，因此為了能夠?qū)叩陌l(fā)言、寶貴的思想火花以及最終決策、待完成事項能夠清晰地保留下來，必須做好會議記錄。將會議記錄整理好并分發(fā)與會人員進行確認（必要時可做工作匯報材料向未參與會議的領(lǐng)導(dǎo)做匯報）。防止會后記憶有誤，產(chǎn)生權(quán)責(zé)糾紛，衍生出新的問題。
做好會前、會中、會后注意事項
1.會前準備
提前準備好議題、議程、會議材料并確定參與人、主持人和記錄人；
會議議題、議程、時間、地點確定后，要提前告知參會人員并提前發(fā)放相關(guān)會議資料；
提前準備好會場設(shè)備設(shè)施。
2.會中做好控制
確保會議按時開始，嚴格按照會議議程進行；
嚴格把控會議時間和進度，按時結(jié)束；
營造活躍開放平等的會議環(huán)境；
保障與會者相互尊重彼此發(fā)表的意見；
控制會議秩序，避免過度討論，如發(fā)現(xiàn)跑題立即制止；
對討論結(jié)果進行及時匯總，形成會議結(jié)論。
3.會后做好跟蹤
衡量一個會議是否有成效，一看會議是否能夠形成有效的決策、二是會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)。
會議記錄要明確記錄待追蹤事項；
會議的發(fā)起人要制定專人追蹤完成工作的進度；
如是例行會議，可在下次會議前，整理出待完成的事項表追蹤情況。
聯(lián)系客服
