1、價格掌握：門票、住宿、用餐、用車、導游。
2、接電話：要客氣、禮貌，一定要說“您好，*****”。做好團隊記錄
3、做報價：旅行社名稱傳真、電話、聯(lián)系人。人數(shù)、旅游線路、住宿標準、用餐標準、大交通和用車情況、導游、保險。
4、發(fā)送報價：10分鐘到1個小時之內(nèi)將報價發(fā)給對方，并確認是否收到。
5、電話溝通：團隊定下來，溝通落實人數(shù)、用房數(shù)、是否有自然單間、小孩是否占床;看看游客中是否有少數(shù)民族，或宗教信徒，飲食上有無特殊要求;如人數(shù)有增減，要及時進行車輛調(diào)換、酒店房間數(shù)和往返程票的更改。
6、蓋章確認：要和對方蓋章確認，和對方約定結(jié)帳方式，以及全陪的聯(lián)系方式，和帶團導游的聯(lián)系方式。并在確認件上注清楚。
7、做到五定：計調(diào)及時將團隊的接待計劃早安排好，做到五定：定房、定票、定車，定導游，定餐。
8、如果有完備辦公軟件的旅行社，應該把要求登錄的信息及時在我網(wǎng)上登錄，以備相關(guān)部門查看。
9、團走款清：按照傳真件上約定的情況及時催收團款，在團走之前必須結(jié)清所有團款。不得以任何理由拖欠。
10、跟蹤電話：團隊返回目的地后，及時打服務跟蹤電話，做到團團滿意，團團心中有數(shù)。
11、整理備檔：操作完團隊之后，將對方社的資料整理、備檔(包括團隊確認單、派單、導游的交帳單)。
專線團隊計調(diào)工作流程：接受組團社詢價傳真——認真研究路線——以適當?shù)慕M團社能夠承受的價格回復組團旅行社——保持密切聯(lián)系——本團確認后——根據(jù)組團社的訂團單制作精確的本旅游團出團任務單—— 同時房調(diào)訂房、車調(diào)訂車、票調(diào)訂票——導游部出導游——制作本旅游團財務收支清單交財務部安排旅游預付款和有關(guān)簽單。
旅行社計調(diào)工作八大禁忌
計調(diào)工作對從業(yè)人員有十分嚴格的要求。對于初次從事計調(diào)工作的人員來說，總有一些工作不到位，即便是一些老計調(diào)，也容易犯一些常識性錯誤。以下是筆者總結(jié)出的旅行社計調(diào)工作八大禁忌。
#口頭確認或不明確確認。計調(diào)在與相關(guān)合作單位確定吃、住、行、游、購、娛等方面的接待事宜時，必須要以接收到對方蓋有公章或者業(yè)務專用章的確認函、或者對方蓋有公章或者業(yè)務專用章的傳真確認件為準，并加以核實，不能接受對方的口頭確認或者網(wǎng)絡聊天確認，即使對方是很熟的合作對象也不可以。
#工作無條理。計調(diào)需要處理各種各樣的日?；蛘咄话l(fā)事件，也需要與各種各樣的人打交道，這就要求計調(diào)人員做事要有條理、有計劃，要分清輕重緩急，更要準備好各種情況下的處理預案。計調(diào)要對每一個運行團隊的基本情況爛熟于心，并適時進行雙向的信息溝通。
#延誤回復。計調(diào)人員對每一項需要回復的要求都應予以重視，絕對不能拖延或者應付。否則，就會誤事，或是失去客戶。比如，對方要求你提供一個產(chǎn)品的報價，或者一條旅游線路設(shè)計，你必須盡快從自己的資料庫中提取相關(guān)信息，進行加工潤色之后，在3—5分鐘之內(nèi)回復。
#濫用通訊設(shè)備。計調(diào)人員對打出或打入的電話都應該言簡意賅，快捷明了，不能閑扯過多的無關(guān)話題。同時，計調(diào)必須24小時開機，保證聯(lián)系暢通。目前旅游從業(yè)者的年輕化愈發(fā)明顯，年輕人間有比較多的話題，有些人經(jīng)常以工作名義互相聊天、套近乎，從而達到籠絡客戶的目的。但是，這種既浪費時間又浪費資源的方法是不可取的，把你與對方互相恭維的時間，用在如何把團隊做好上，你會得到更多的客戶。充分利用好通訊設(shè)備，也是一個作為合格計調(diào)的必要素質(zhì)。
#作業(yè)不精心。計調(diào)人員要縝密嚴謹，心細如發(fā)，目光如電，能夠發(fā)現(xiàn)接待計劃中的細微變動，要對特殊要求仔細研究，要有重復檢查及細節(jié)檢查的意識。把每一項需要向接待人員交代的注意事項落實到書面上，不能只是在腦子里過一下或者臨時現(xiàn)想。
#行程安排不合理。計調(diào)要對本接待區(qū)域的吃、住、行、游、購、娛等事項全面了解并實地查看，還要掌握這些事項的最新變化，要以最優(yōu)化的組合，妥善安排旅游接待計劃。對于一些諸如看日出、觀潮汐、進場館看比賽等活動，要嚴格掌握時間、地點、規(guī)則、禁忌、路線等等。要適時與有關(guān)接待人員進行信息溝通，虛心聽取他們的意見建議。
#與外聯(lián)人員缺乏溝通。計調(diào)在安排團隊接待計劃及接待人員時一定要聯(lián)系本團的外聯(lián)人員，向他詳細了解團隊的有關(guān)信息及特殊要求，并據(jù)此作出有針對性的接待計劃。只有加強溝通，增進了解，才能給游客提供更舒心的服務。
#對合作社缺乏了解。計調(diào)在聯(lián)系合作旅行社時要對其進行深入了解，諸如規(guī)模、行業(yè)信用度、團量等信息是必須要掌握的，是否“黑社”或者部門更要從嚴核實。
計調(diào)師要掌握的知識
計調(diào)是旅行社完成地接、落實發(fā)團計劃的總調(diào)度、總指揮、總設(shè)計。“事無巨細，大權(quán)在握”，具有較強的專業(yè)性、自主性、靈活性。如果說“外聯(lián)”是辛勤的采購員，那么計調(diào)就是“烹飪大師”，經(jīng)他們的巧手要把“酸、甜、苦、麻、辣、咸”的不同滋味調(diào)制出來以滿足不同團隊的“口味”，確實需要一定的技巧。計調(diào)人員提高工作效率、避免差錯應注意以下幾個方面的問題。
一、人性化：計調(diào)人員在講話和接電話時應客氣、禮貌、謙虛、簡潔、利索、大方、善解人意、體貼對方，養(yǎng)成使用“多關(guān)照”、“馬上辦”、“請放心”、“多合作”等“謙詞”的習慣，給人親密無間，春風拂面之感。每個電話，每個確認，每個報價，每個說明都要充滿感情，以體現(xiàn)你合作的誠意，表達你作業(yè)的信心，顯示你準備的實力。書寫信函、公文要規(guī)范化，字面要干凈利落、清楚漂亮，簡明扼要、準確鮮明，以贏得對方的好感，以換取對方的信任與合作，一個優(yōu)秀的計調(diào)人員，一定是這個旅行社多彩“窗口”的展示，它像“花蕊”一樣吸引四處的“蜜蜂”紛至沓來。
二、條理化：計調(diào)人員一定要細致地閱讀對方發(fā)來的接待計劃，重點是人數(shù)、用房數(shù)，有否自然單間，小孩是否占床;抵達大交通的準確時間和抵達口岸，核查中發(fā)現(xiàn)問題及時通知對方，迅速進行更改。此外，還要看看人員中有否少數(shù)民族，或宗教信徒，飲食上有無特殊要求，以便提前通知餐廳;如果發(fā)現(xiàn)有在本地過生日的游客，記得要送他一個生日蛋糕以表慶賀。如人數(shù)有增減，要及時進行車輛調(diào)換。條理化是規(guī)范化的核心，是標準化的前奏曲，是程序化的基礎(chǔ)。
三、周到化：“5定”(定房、定票、定車、定導游員、定餐)是計調(diào)人員的主要任務。盡管事物繁雜繚亂，但計調(diào)人員頭腦必須時刻清醒，逐項落實。這很像火車貨運段編組站，編不好，就要“穿幫”、“撞車”，甚至“脫節(jié)”。俗話說：“好記性不如爛筆頭”。要做到耐心周到，還要特別注意兩個字。第一個字是“快”，答復對方問題不可超過24小時，能解決的馬上解決，解決問題的速度往往代表旅行社的作業(yè)水平，一定要爭分奪秒，快速行動。第二個字是“準”，即準確無誤，一板一眼，說到做到，“不放空炮”，不變化無常。回答對方的詢問，要用肯定詞語，行還是不行，“行”怎么辦?“不行”怎么辦?不能模棱兩可，是似而非。
四、多樣化：組一個團不容易，往往價格要低質(zhì)量要好，計調(diào)人員在其中往往發(fā)揮很大作用。因此，計調(diào)人員要對地接線路多備幾套不同的價格方案，以適應不同游客的需求，同時留下取得合理利潤的空間。同客戶“討價還價”是計調(diào)人員的家常便飯。有多套方案，多種手段，計調(diào)就能在“變數(shù)”中求得成功，不能固守“一個打法”，方案要多、要細、要全，你才可“兵來將擋，水來土掩”，縱然千變?nèi)f化，我有一定之規(guī)。
五、知識化：計調(diào)人員即要具有正常作業(yè)的常規(guī)手段，還要善于學習，肯于鉆研，及時掌握不斷變化的新動態(tài)，新信息，以提高作業(yè)水平，肯下工夫?qū)W習新的工作方法，不斷進行“自我充電”，以求更高、更快、更準、更強。如要掌握賓館飯店上下浮動的價位;海陸空價格的調(diào)整，航班的變化;本地新景點，新線路的情況，不能靠“聽人家說”，也不能靠電話問，應注重實地考察，只有掌握詳細、準確的一手材料，才能沉著應戰(zhàn)、對答如流，保證作業(yè)迅速流暢。
計調(diào)人員不僅要“埋頭拉車”，也要“抬頭看路”，要先學一步，快學一步，早學一步，以豐富的知識武裝自己，以最快的速度從各種渠道獲得最新的資訊，并付諸研究運用，才可以“春江水暖鴨先知”。虛心苦學、知識化運作其實是最大的竅門。
兩大核心。 1.成本領(lǐng)先---掌握著旅行社的成本;要與接待旅游團隊的酒店、餐館、旅游車隊及合作的地接社等洽談接待費用。所以，一個好的計調(diào)人員必須要做到成本控制與團隊運作效果相兼顧，也就是說，必須在保證團隊有良好的運作效果的前提下，在不同行程中編制出一條能把成本控制得最低的線路出來。在旅游旺季，計調(diào)要憑自己的能力爭取到十分緊張的客房、餐位等，這對旅行社來說，相當重要!
2.質(zhì)量控制即在細心周到地安排團隊行程計劃書外，還要對所接待旅游團隊的整個行程進行監(jiān)控。因為導游在外帶團，與旅行社惟一的聯(lián)系途徑就是計調(diào)，而旅行社也恰恰是通過計調(diào)對旅游團隊的活動情況進行跟蹤、了解，對導游的服務進行監(jiān)管，包括對游客在旅游過程中的突發(fā)事件代表旅行社進行靈活地應變。所以說，計調(diào)是一次旅行的幕后操縱者。
在質(zhì)量控制上，中小旅行社十分需要水平高的計調(diào)人員進行總控。整合旅游資源、包裝旅游產(chǎn)品、進行市場定位等都需要計調(diào)來完成。計調(diào)是市場的敏銳器，要求懂游客心理，具有分銷意識及產(chǎn)品的開發(fā)能力等等。在具體操團過程中，一名稱職的計調(diào)要業(yè)務熟練，對團隊旅行目的地的情況、接待單位的實力、票務運作等都胸有成竹。
三點要求：
1、精：業(yè)務精通，報價、突發(fā)問題處理、客戶關(guān)系維護、電腦、網(wǎng)絡、
2、快：速度快，效率第一
3、益：報價合適，總體收益最高
五大素質(zhì)
1、責任心。一名好的計調(diào)會讓導游和旅行社省心;
2、工作有計劃性。如出境游需要提前多少天辦理簽證，要給自己建立一個預警機制;
3、掌握與合作地接社、酒店的談判技巧;
4、有風險和法律意識，對旅游相關(guān)法規(guī)要了如指掌;
5、市場意識。這一點是目前計調(diào)普遍缺乏的。
盡管總社的分工細化，在制定線路、新產(chǎn)品的開發(fā)及采購上要求計調(diào)必須具備強烈的市場意識。要對旅游市場、各旅游目的地的變化、各地接待單位實力的情況等有所了解;按季節(jié)及時掌握各條線路的成本及報價，確保對外報價的可靠性、可行性及準確性，還要不斷地對工作進行創(chuàng)新。
目前，高水平、高素質(zhì)的計調(diào)人才實在難求。一方面是因為旅游從業(yè)人員門檻低，文化素質(zhì)和經(jīng)驗不足。另一方面就是分工細化后，計調(diào)僅僅是熟練的流水線作業(yè)，而不關(guān)心其他業(yè)務工作，所以真正達到要求的人員很少?，F(xiàn)實中，有些小旅行社計調(diào)是導游、外聯(lián)、計調(diào)集于一身，而如此大的工作量會令其心理不平衡。
計調(diào)是旅行社完成地接、落實發(fā)團計劃的總調(diào)度、總指揮、總設(shè)計?？梢哉f，“事無巨細，大權(quán)在握”，具有較強的專業(yè)性、自主性、靈活性，而不是一個簡單重復的技術(shù)性勞動。計調(diào)崗位十分需要高素質(zhì)、高水平的人員，一個優(yōu)秀的導游或外聯(lián)人員能直接給旅行社帶來客源效益，計調(diào)人員的價值也同樣重要。這位幕后英雄的優(yōu)秀與否，是旅行社經(jīng)營運作的一個重要原素。
《計調(diào)人員的要求、職責 》
(一)熟練掌握計調(diào)部采購的各項常用業(yè)務成本
1、 各景點門票及折扣價
2、 各類酒店的掛牌價和淡旺平季團隊報價,陪同床價格及成團房間數(shù)
3、各餐廳的餐費折扣價
4、各類型旅游車客運的價格
(二)接聽電話
接聽電話時一定要客氣，禮貌，音質(zhì)甜美，音速適中，語言委婉流暢，讓客戶感到放心，舒服。一定要說：“您好，承德北方!”
(三)做出報價
1、接聽業(yè)務咨詢電話，一定要記住對方旅行社的名稱，業(yè)務聯(lián)系人，傳真，電話，線路要求
A、人數(shù)
B、線路景點
C、住宿標準
D、用車情況
E、返程情況
F、大概出發(fā)時間
G、如果有手機，最好留下對方的直接聯(lián)系方式
(四)發(fā)送傳真
1、做報價時，一定要迅速，準確，5分鐘之內(nèi)將報價傳真給對方。
2、傳真給對方發(fā)過去了，5分鐘之后打電話問詢對方是否收到傳真件，并詢問對方所收到的傳真清楚嗎?有什么問題的?
3、如果傳真準確無誤，和對方業(yè)務人溝通團隊的情況，要了解團隊大概的出發(fā)日期，人數(shù)，做到心中有數(shù)，盡量通過和對方溝通早早把團隊定下來。
(五)電話溝通
如果團對定下來了，計調(diào)人員一定要細致地閱讀對方發(fā)來的接待計劃，重點是人數(shù)、用房數(shù)，是否有自然單間，小孩是否占床;抵達大交通的準確時間和抵達地點，核查中發(fā)現(xiàn)問題及時通知對方，迅速進行更改。此外，還要看看人員中有否少數(shù)民族，或宗教信徒，飲食上有無特殊要求，以便提前通知餐廳;如人數(shù)有增減，要及時進行車輛調(diào)換。
(六)蓋章確認
要和對方蓋章確認，和對方約定結(jié)帳方式，以及全陪的聯(lián)系方式，和本社導游的聯(lián)系方式。并在傳真確認件上注清楚。
(七)做到五定
計調(diào)及時將團隊的接待計劃早安排好。做到 “5定”(定房、定票、定車、定導游員、定餐)是計調(diào)人員的主要任務。盡管事物繁雜繚亂，但計調(diào)人員頭腦必須時刻清醒，逐項落實。這很像火車貨運段的編組站，編不好，就要“穿幫”、“撞車”，甚至“脫節(jié)”。俗話說：“好記性不如爛筆頭”。要做到耐心周到，還要特別注意兩個字。第一個字是“快”，答復對方問題不可超過2小時，能解決的馬上解決，解決問題的速度往往代表旅行社的業(yè)務水平，一定要爭分奪秒，快速行動。第二個字是“準”，即準確無誤，一板一眼，說到做到，“不放空炮”，不變化無常。回答對方的詢問，要用肯定詞語，行還是不行，“行”怎么辦?“不行”怎么辦?不能模棱兩可，似是而非。
(八)討價還價
組一個團不容易，往往價格要低、質(zhì)量要好，計調(diào)人員在其中往往發(fā)揮很大作用。因此，計調(diào)人員要對地接線路多備幾套不同的價格方案，以適應不同游客的需求，同時留下取得合理利潤的空間。同客戶“討價還價”是計調(diào)人員的家常便飯。有多套方案，多種手段，計調(diào)就能在“變數(shù)”中求得成功，不能固守“一個打法”，方案要多、要細、要全，你才可“兵來將擋，水來土掩”，縱然千變?nèi)f化，我有一定之規(guī)。
(九)催收團款
1、按照傳真件上約定的情況及時催收團款。
2、在團隊的游覽過程中，要多和帶團導游聯(lián)系，知道團隊的進度情況。在團走之前必須結(jié)清所有團款。
(十)跟蹤電話
團隊返回目的地后，及時打服務跟蹤電話，做到團團滿意，團團心中有數(shù)，知道以后操作中應該注意的事項。
(十一)整理備檔
操作完團隊之后，將對方社的資料整理、備檔(包括團隊確認單、派單、導游的交帳單)。
(十二)注意事項
1、計調(diào)人員電話24小時開機，要讓所有人知道你的電話。
2、具有敬業(yè)精神。熱愛旅游事業(yè)，計調(diào)工作應該說其實是很枯燥的，是由無數(shù)瑣碎的工作環(huán)節(jié)組成，沒有敬業(yè)樂業(yè)的精神是無法把這份工作做好的。
3、保持認真細致的工作態(tài)度。旅游是個一環(huán)緊扣一環(huán)的活動，而負責將這些環(huán)節(jié)緊扣在一起的工作便由計調(diào)人員去完成。如果沒有認真負責的工作態(tài)度，票務、用車、接送團隊等其中一環(huán)沒扣好或沒扣上，就會出現(xiàn)一招不慎、滿盤皆亂的失控局面。
4、精確的預算能力，必須要做到成本控制與團隊運作效果相兼顧。也就是說，必須要保證團隊有良好的運作效果，在保證團隊有良好的運作效果的前提下，能在不同行程安排中編制出一條最經(jīng)濟，能把成本控制得最低的線路。
5、計調(diào)人必須要懂得不斷學習的重要性，善于學習，肯于鉆研，及時掌握不斷變化的新動態(tài)，新信息，以提高業(yè)務水平，肯下工夫?qū)W習新的工作方法，不斷進行“自我充電”，以求更高、更快、更準、更強。如要掌握賓館飯店上下浮動的價位;本地新景點、新線路的情況，不能靠“聽人家說”，也不能靠電話問，應注重實地考察，只有掌握詳細、準確的一手材料，才能沉著應戰(zhàn)、對答如流。
6、團走款清。
1、 計調(diào)就是為客人安排吃，住，行，游，購，娛的人 ,2、 計調(diào)一詞從字義上理解計劃調(diào)動,代替總經(jīng)理行使團隊散客信息收集,傳遞,回復工作,編排計劃日程表,填寫計調(diào)結(jié)算單據(jù),向有關(guān)部門下達操作指令,(含結(jié)算),建立并保存業(yè)務檔案.等 ,3、 計調(diào)，說得苦一點就是買菜、擇菜、做菜、收拾案板、打掃衛(wèi)生的 ,那么計調(diào)就應該拿工資與獎金,給他們下達任務指標就不是很合適,給他們制定提成方案也就不是很合適,因為他們只是按指令行事,不是業(yè)務,但有太多的社都給計調(diào)下達的有任務指標,也因此給計調(diào)有利潤分成,還有同行說給組團計調(diào)可以發(fā)工資加獎金,而地接計調(diào)要為爭取團而付出努力,所以應該有好的提成方案,那么計調(diào)的本質(zhì)工作到底含業(yè)務還是不含?包括結(jié)算團款的旅行社的核心工作人員之一。
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