現(xiàn)實(shí)中，一些高學(xué)歷的人往往寫不好機(jī)關(guān)文稿，也有一些大學(xué)生到機(jī)關(guān)企事業(yè)單位好幾年還寫不出讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的文稿。
這是為什么？因?yàn)闄C(jī)關(guān)文稿與一般文章相比具有不同的特點(diǎn)和規(guī)律，因而對公務(wù)員寫作也就有了不同的要求。剛剛加入公務(wù)員隊(duì)伍的同仁，對機(jī)關(guān)文稿的知識、理論和技巧，都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專門的學(xué)習(xí)、準(zhǔn)備和訓(xùn)練。
機(jī)關(guān)文稿到底是一種什么樣的文章，不少人對這一問題的認(rèn)識上還存在著一些偏差。比如，有的認(rèn)為公文就是應(yīng)用文，應(yīng)用文就是公文，有人認(rèn)為公務(wù)員寫的主要是策論文，還有人認(rèn)為公務(wù)員寫的基本上都是虛話、套話，談不上什么體裁。
其實(shí)，很難簡單地把機(jī)關(guān)文稿劃到哪一類，它有著自己獨(dú)立的性質(zhì)和特點(diǎn)。
文章是講究種類劃分的。
《尚書》是中國歷史上的第一部政治性文件總集，其中就有誓、誥、典、謨等不同公文文種。
三國時期，曹丕曾在《典論·論文》中指出“蓋奏議宜雅，書論宜理，銘誄尚實(shí)，詩賦欲麗”，這是古代對不同文種的特點(diǎn)進(jìn)行研究的最早論述。
南北朝時期，劉勰在《文心雕龍·總術(shù)》中提出了“今之常言，有文有筆，以為無韻者筆也，有韻者文也”的文章分類標(biāo)準(zhǔn)，基本上為世人所認(rèn)可。到了現(xiàn)代，著名語文學(xué)家葉圣陶在他和夏丏尊合著的《文心》中，提出了文藝文與普通文的分類方法，產(chǎn)生了很大的影響。
現(xiàn)在，對文章的分類通常就是大家所熟知的五種形式：記敘文、議論文、抒情文、說明文和應(yīng)用文。這幾類各有各的特點(diǎn)，很難把機(jī)關(guān)文稿劃分到任何一類中去。機(jī)關(guān)文稿有的是論證論述的形式，有的又帶有說明文的一些特點(diǎn)，部分領(lǐng)導(dǎo)講話稿還很抒情。
因此，要獨(dú)立看待機(jī)關(guān)文稿特殊的性質(zhì)和特點(diǎn)。這種特殊性決定了初進(jìn)機(jī)關(guān)的公務(wù)員對機(jī)關(guān)文稿寫作要有一個嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，不能將其視為普通的作文，想怎樣寫就怎樣寫，更來不得任何輕慢和疏忽。否則，就可能鬧出不小的笑話?，F(xiàn)實(shí)中有這么一則案例，大家看看錯在什么地方。
公告
經(jīng)上級決定，我廠的青山加工車間已歸屬至市田園家具公司，自2017年１月１日起，我廠更名為安宜木材廠。
特此公告。
××市木材廠二○一七年一月八日
大家看這則公告表面上好像沒有問題，其實(shí)它屬于濫用文種。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。本文從發(fā)文機(jī)關(guān)、事項(xiàng)內(nèi)容、受文對象來看，均不應(yīng)采用公告。首先從發(fā)文機(jī)關(guān)看，“市木材廠”無權(quán)發(fā)布公告；其次從事項(xiàng)內(nèi)容看，本文內(nèi)容不屬“重要事項(xiàng)”或者“法定事項(xiàng)”；第三，從受文對象看，本文內(nèi)容不是發(fā)至“國內(nèi)外”讀者。
所以，本文不應(yīng)用“公告”這一文種，而應(yīng)采用“布告”或“啟事”等。
所以說，公文的屬性是不能隨意混淆的，由于黨政機(jī)關(guān)的特殊地位，決定了其文稿的特殊性。那么，這些特點(diǎn)主要有哪些呢？
⑴權(quán)威性。即具有使人服從的力量和威信，具有一定的強(qiáng)制性和約束力。
機(jī)關(guān)文稿特別是公文，是用來傳達(dá)、貫徹黨和國家的路線、方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，報(bào)告情況和交流經(jīng)驗(yàn)，在重大場合發(fā)表重要講話的。公文的內(nèi)容同現(xiàn)行方針、政策和法律、法規(guī)相一致，公文的規(guī)定和上級機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定相一致，公文的制發(fā)同本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系相一致，任何人或非正式組織無權(quán)隨意制發(fā)。
公文一經(jīng)頒布，便成為公務(wù)活動的行為準(zhǔn)則，如果不執(zhí)行或違反公文的有關(guān)規(guī)定，要受到監(jiān)督機(jī)關(guān)或強(qiáng)制機(jī)關(guān)的追究。而且，公文的文種、規(guī)格、標(biāo)記、式樣和語體等外觀形式，一經(jīng)國家規(guī)定或約定俗成，便作為規(guī)范長期沿用下去，任何組織或個人不得隨意改變。
⑵執(zhí)行性。即具有指導(dǎo)或規(guī)范人們現(xiàn)實(shí)言論和行為的性質(zhì)。
與一般文章是作者表達(dá)思想、觀點(diǎn)的工具不同，機(jī)關(guān)文稿是黨政機(jī)關(guān)履行公務(wù)的重要工具，是黨務(wù)、行政活動的產(chǎn)物，它體現(xiàn)著組織的意志，表達(dá)著組織的主張，顯現(xiàn)著組織的意圖。機(jī)關(guān)文稿下發(fā)后，一般都要求有關(guān)單位和個人要認(rèn)真領(lǐng)會、貫徹執(zhí)行。
比如，建國初期馬寅初先生談人口問題的文章，機(jī)關(guān)單位可以讀，也可以不讀，但國務(wù)院關(guān)于人口問題的決策，以文件形式發(fā)布，各收文單位則必須認(rèn)真讀，并且要貫徹執(zhí)行，否則就是失職。
顯然，組織的職責(zé)、職權(quán)賦予機(jī)關(guān)文稿的思想、言論以權(quán)力的意義，它通過組織渠道傳播，表明機(jī)關(guān)文稿發(fā)布者與收文者所構(gòu)成的關(guān)系不僅僅是發(fā)文與收文的關(guān)系，而且是管理與被管理、命令與服從的關(guān)系。下級對上級的行文也是如此，下級向上級請求指示、報(bào)告情況，上級就有答復(fù)的責(zé)任，對報(bào)告的情況有知照的責(zé)任，這是由兩個機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系決定的。
⑶事務(wù)性。機(jī)關(guān)文稿的選題重心不在思想領(lǐng)域，而在于機(jī)關(guān)活動的實(shí)際事務(wù)。
機(jī)關(guān)的類別多種多樣，有立法、司法、行政機(jī)關(guān)，也有決策、執(zhí)行、監(jiān)督機(jī)關(guān)；有面向社會公眾的機(jī)關(guān)，也有黨政內(nèi)部機(jī)關(guān)。但無論何種機(jī)關(guān)，其存在絕不是為了生產(chǎn)思想、言論，而是為了圍繞某個既定的宗旨，有計(jì)劃有目的地開展工作，也就是說，其行為呈現(xiàn)為一個個具體的實(shí)際事務(wù)，在機(jī)關(guān)行為實(shí)現(xiàn)過程中產(chǎn)生的文稿，必然以推進(jìn)實(shí)際事務(wù)為其著眼點(diǎn)。
報(bào)刊雜志可以大談特談“治理環(huán)境污染”的必要性、重要性、緊迫性，一個單位以文件形式談“治理環(huán)境污染”，雖然也需講一些道理，但首先著眼于操作性，便于貫徹執(zhí)行。
科學(xué)論文、新聞通訊、思想雜談、文學(xué)作品等，對其內(nèi)容能否解決某地區(qū)、某行業(yè)、某單位的具體工作問題可不負(fù)責(zé)任，文章作者在不違反憲法和法律的前提下享有充分的言論自由。
而機(jī)關(guān)文稿的作者則必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，不能信口開河、人云亦云。在思想領(lǐng)域推動社會進(jìn)步不是機(jī)關(guān)文稿刻意追求的目標(biāo)，提出和解決工作中存在的問題才是其特定的目標(biāo)和任務(wù)。
⑷程序性。機(jī)關(guān)文稿是怎么形成的、收發(fā)人怎么處理，這些特殊的程序也體現(xiàn)出其與一般文章的不同。
機(jī)關(guān)文稿表達(dá)的是一級組織的意志，是機(jī)關(guān)立言、約事、指揮、洽商的工具，就應(yīng)當(dāng)保證姓“公”，發(fā)布與收文處理都要按工作規(guī)定行事，通常發(fā)文程序有交擬、起草、審核、簽發(fā)、用印等，收文程序有簽收、傳閱、擬辦、批辦、承辦、平時歸卷、歸檔等，每一程序環(huán)節(jié)都有它特定的意義。
一般文章作者選題和成文不受程序要求的限制，可以自由選擇，我手寫我心；但機(jī)關(guān)文稿的寫作和成文，則有著特殊要求，執(zhí)筆人是受命寫作，要按組織交擬意圖行事，按時完成寫作任務(wù)，所表達(dá)的不是個人見解，必須準(zhǔn)確完整地把組織意見轉(zhuǎn)化為文字形式。
為確保文稿能正確反映發(fā)文單位的意見，防止出現(xiàn)疏漏，公文從起草到外發(fā)還必須經(jīng)過校核與簽發(fā)的工作程序，用印時要有核查手續(xù)。不按程序制發(fā)的文件，容易導(dǎo)致工作失察，除了容易出現(xiàn)文面疏漏外，還容易讓少數(shù)人、個別人把自己的意志強(qiáng)加給組織，嚴(yán)重?fù)p害組織利益。
⑸體式的特殊性。特定體式的文面是機(jī)關(guān)文稿與一般文章的直觀區(qū)別，這是由機(jī)關(guān)文稿的性質(zhì)決定的。
機(jī)關(guān)文稿尤其公文的文種、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記與格式安排都有特殊性，由此構(gòu)成體式的特殊性。公文文種的選用，受制于作者的權(quán)限、作者與收文者的行文關(guān)系以及公文內(nèi)容的性質(zhì)。不同文種反映著機(jī)關(guān)文稿不同的功能與作用。各行其是就會引起工作關(guān)系混亂或工作失誤。
比如“報(bào)告”和“請示”，它們都是上行文種，上級收到“報(bào)告”后可以答復(fù)，也可不答復(fù)；而“請示”則需要上級予以答復(fù)。該用“請示”的如果用“報(bào)告”的文種發(fā)文，顯然不妥。
事實(shí)上，任何報(bào)告都有請求、請示的成分，任何請示也都有報(bào)告情況的內(nèi)涵。所以，為便于公文往來的處理，需要約定不同公文的處理規(guī)范，規(guī)定文種的用法，不同內(nèi)容的公文使用不同的文種名稱，并把文種名稱置于標(biāo)題之中，以引起收件人關(guān)注，區(qū)別處理。
機(jī)關(guān)文稿還具有特殊的語體特征，當(dāng)人們閱讀機(jī)關(guān)文稿的時候，在語感上就能將其與一般文章區(qū)別開來。經(jīng)過千百年的積淀，建立在白話文基礎(chǔ)上的機(jī)關(guān)文稿語體，形成了莊重、凝練、周嚴(yán)、簡潔、明曉等語體風(fēng)格。從“近查、據(jù)悉、此布、此函、業(yè)已須發(fā)、存案備考、為荷、為要”之類的慣用語詞中，即可見其語體風(fēng)格的一斑。
所以，機(jī)關(guān)文稿的執(zhí)筆人不必“語不驚人死不休”，讀的人也不必體察“微言大義”，發(fā)文人想說什么、想干什么，表達(dá)要清楚、明白，應(yīng)力求平淡中見精神、追求凝煉美、平直美、素樸美，不要讓讀者產(chǎn)生歧義，這是機(jī)關(guān)文稿語體的重要特征。
總之，寫作機(jī)關(guān)文稿時必須融入組織角色，進(jìn)入處理具體事務(wù)的氛圍。如果一個碩士、博士進(jìn)入公務(wù)員隊(duì)伍，還抱定知識傳播、理論探討、文化爭鳴的思維定勢，就不可能適應(yīng)機(jī)關(guān)寫作的需要。
很多人都感覺公務(wù)員工作很“光鮮”，實(shí)則不然。一旦加入這個隊(duì)伍，你就會逐漸覺得“三多三少”：加班加點(diǎn)多，熬更守夜多，失眠頭痛多；家務(wù)事情少，拋頭露面少，歡歌笑語少。當(dāng)你走進(jìn)一個機(jī)關(guān)辦公室，看到神情素然、伏案疾書的，不用問，大多是在忙著寫材料；看到一臉疲憊、兩眼惺松的，也不用問，大多是昨晚通宵達(dá)旦、埋頭苦干?！肮P桿子”的。
為什么會這樣苦呢？因?yàn)闄C(jī)關(guān)寫作活動既與一般寫作活動不一樣，也與具體的行政管理行為不一樣，它既要遵循寫作活動的一般規(guī)律和原理，也要服從公務(wù)活動的客觀需要，只有在立足實(shí)際的基礎(chǔ)上，將一般寫作原理、技法和機(jī)關(guān)文稿特性相結(jié)合，才能寫出高質(zhì)量的機(jī)關(guān)文稿。
⑴公務(wù)員寫作是綜合性的研究工作。公務(wù)員要對面對的問題和困難有深入的了解和研究，這樣才能寫出具有針對性、可行性的機(jī)關(guān)文稿。同時，公務(wù)員高效率地撰寫出高水平的文稿，也可以使單位領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的時間和精力謀大事、抓大事。
在一個機(jī)關(guān)單位，經(jīng)常寫稿子、寫材料的公務(wù)員都應(yīng)當(dāng)具有一定的綜合性研究能力和水平。這種綜合性的研究工作要求文稿寫作者必須站在一定高度，持續(xù)、全面地認(rèn)識和把握一個地方或單位的工作情況和進(jìn)程、本質(zhì)和規(guī)律、問題和經(jīng)驗(yàn)，為機(jī)關(guān)單位工作提供系統(tǒng)的、正確的、有效的文字成果。
公務(wù)員的寫作活動既是理論與實(shí)際相結(jié)合的工作，又是長期的、艱苦的、創(chuàng)造性的工作。在這種綜合性研究活動過程中，“寫作”只是一個重要環(huán)節(jié)，前提是要進(jìn)行認(rèn)真深入的思考和研究。沒有這種持續(xù)地研究，文稿寫作便無法進(jìn)行，機(jī)關(guān)文稿的質(zhì)量也無法保證，更不可能寫出政治性、思想性、針對性、操作性、前瞻性兼而有之的好材料。
⑵公務(wù)員寫作是出謀劃策的參謀工作。文稿寫作還通過參與領(lǐng)導(dǎo)的決策和指揮活動，為機(jī)關(guān)決策提供重要的參謀作用，這種參謀作用貫穿決策的整個過程。
在決策之前，文稿起草者通過根據(jù)具體情況，通過綜合研究，做領(lǐng)導(dǎo)的耳目，為領(lǐng)導(dǎo)撰寫調(diào)研報(bào)告、情況分析、總結(jié)報(bào)告等材料，使領(lǐng)導(dǎo)能夠統(tǒng)觀全局、運(yùn)籌帷幄，并能提出完整的、具體的、經(jīng)過論證的決策方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。
在決策過程中，文稿起草者應(yīng)當(dāng)通過創(chuàng)造性的勞動，把領(lǐng)導(dǎo)的決策思想和決策內(nèi)容用文字表達(dá)出來，并給予論述論證，使決策內(nèi)容具有嚴(yán)密性和科學(xué)性。
決策作出之后，文稿起草者要做好宣傳貫徹工作，進(jìn)行系統(tǒng)的闡釋和介紹，使決策內(nèi)容真正落實(shí)下去，同時總結(jié)執(zhí)行中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為今后決策提供參考借鑒。
應(yīng)當(dāng)注意的是，盡管文稿寫作在整個決策過程中發(fā)揮著重要的參謀作用，但只有參謀職責(zé)，沒有決策性質(zhì)。
⑶公務(wù)員寫作是聽命而行的被動工作。公務(wù)員起草機(jī)關(guān)文稿前必須得到領(lǐng)導(dǎo)人的授權(quán)。
這種授權(quán)包含著一系列的限制，諸如為什么寫，主要寫什么，基本觀點(diǎn)是什么，給什么人看，什么時候完成等等，這些一般都要根據(jù)機(jī)關(guān)公務(wù)活動的實(shí)際需要，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖或依照決策層意愿，在領(lǐng)導(dǎo)授意下進(jìn)行“遵命”寫作，不允許起草者帶有個人的隨意性和自發(fā)性。
起草者撰寫任何一份文稿，都不能自作主張、任意發(fā)揮，都不能受其個人寫作愿望或意圖的左右。如領(lǐng)導(dǎo)要求將某一方面工作情況用書面形式上報(bào)，就要求起草者在文種選擇上首先需擬定“報(bào)告”形式的文書，在起草過程中報(bào)告表述什么主旨、運(yùn)用什么材料、匯報(bào)什么內(nèi)容、提出什么建議等，都要受制于領(lǐng)導(dǎo)的意圖，是“代機(jī)關(guān)立言”。
⑷公務(wù)員寫作是具有時限性的實(shí)務(wù)工作。公務(wù)員寫作本身不是目的，目的在于指導(dǎo)實(shí)際工作或處理工作中出現(xiàn)的問題，如有的是為了傳達(dá)上級精神，有的是為了反映情況、匯報(bào)工作，有的是對重大問題提出處理意見，還有的是對重要工作作出部署和安排等。
說白了，機(jī)關(guān)文稿是進(jìn)行公務(wù)活動的工具，是辦事的工具，而工具是要使用的。這說明它具有很強(qiáng)的實(shí)用性和直接的功效性，這種實(shí)用性和執(zhí)行性造就了它的權(quán)威性。
一篇文稿能不能在公務(wù)活動中發(fā)揮積極效用，對指導(dǎo)工作或解決處理實(shí)踐中的具體問題有沒有針對性，關(guān)鍵在于起草者對文稿寫作意圖的準(zhǔn)確把握和對實(shí)施措施的設(shè)定。
機(jī)關(guān)文稿寫作有時還受到時間的嚴(yán)格約束。在日常工作中，有時一份文稿必須在幾天，甚至一兩天內(nèi)撰寫出來。一旦遇到要緊急上報(bào)或向下傳達(dá)的重要事項(xiàng)，由接受領(lǐng)導(dǎo)意圖開始到起草成文，必須在五小時甚至一兩個小時之內(nèi)撰寫完成，容不得起草者尋找“靈感”或等“靈感”來了才寫。
⑸公務(wù)員寫作是體現(xiàn)集體智慧的法定工作。機(jī)關(guān)文稿的內(nèi)容代表的是機(jī)關(guān)意志，必須以機(jī)關(guān)的名義或法定代表人的名義制發(fā)。
文稿的擬定者雖是個人，但他或他們是代表集體意志來寫作的。一篇文稿特別是一篇份量較重、容量較大的文稿，從內(nèi)容到形式，從主題到提綱，從草擬、修改到審核、定稿，都不是寫作者個人所能左右的，往往需要多方參與，發(fā)揮集體力量。
在黨政機(jī)關(guān)，重要文稿的寫作過程通常是先組織一個寫作班子進(jìn)行集體討論，集思廣益，分工負(fù)責(zé)，然后由秘書人員執(zhí)筆；文稿初稿撰寫完畢，又要在一定范圍內(nèi)征求意見，加以修改，有時這一環(huán)節(jié)需要反復(fù)多次，最后才能定稿，送交領(lǐng)導(dǎo)人審閱使用或簽發(fā)。這一寫作過程就是為了保證機(jī)關(guān)文稿對集體意志準(zhǔn)確無誤地表達(dá)，避免起草者個人意志的狹隘偏頗。
可以說，文稿寫作是一個集體智慧共同發(fā)揮的過程，表達(dá)的是機(jī)關(guān)意志。特別是機(jī)關(guān)公文一旦發(fā)出，便具有法定效力。從這個角度講，文稿起草者在撰寫過程中需具有一定的法律意識，要知法、守法、依法行文，要排除自我表現(xiàn)意識，不能將個體意志置于集體意識之上，把個人意見塞進(jìn)文稿。機(jī)關(guān)文稿寫作必須服從發(fā)文機(jī)關(guān)的意志，服從傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖的需要，經(jīng)得起法律法規(guī)的檢驗(yàn)。
在各級黨政和企事業(yè)機(jī)關(guān)，公務(wù)員工作苦是免不了的，但也樂在其中。人活著總得有點(diǎn)理想，有點(diǎn)抱負(fù)，有點(diǎn)追求。
如果我們把為機(jī)關(guān)起草文稿當(dāng)成為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀助手的機(jī)會，當(dāng)成回報(bào)社會、執(zhí)政為民的一種事業(yè)，當(dāng)成實(shí)現(xiàn)自身價值的一條路徑，那么，每當(dāng)你看著自己參加完成的一篇調(diào)查報(bào)告發(fā)揮了決策參考作用的時候，每當(dāng)你看著自己參與設(shè)計(jì)的工作規(guī)劃或方案付諸實(shí)踐的時候，每當(dāng)你看著自己參與起草的講話稿正在被領(lǐng)導(dǎo)使用的時候，你就會有一種成就感，也深切體會到自我的價值。
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