作為財(cái)務(wù)人員，你可以在知道Excel基礎(chǔ)的情況下精通十幾個(gè)函數(shù)就行了，你可以甚至沒必要懂得VBA應(yīng)用，但你不得不會(huì)Excel【數(shù)據(jù)透視表】。那什么是數(shù)據(jù)透視表呢，數(shù)據(jù)透視表好學(xué)嗎，它是干嗎用的？
簡單地說，數(shù)據(jù)透視表就是對(duì)數(shù)據(jù)交叉匯總分析的表。他可以對(duì)Excel表里的數(shù)據(jù)、其他工作薄里的工作表數(shù)據(jù)、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫和OLE數(shù)據(jù)集數(shù)據(jù)匯總分析。
聽起來是不是暈了，你也許會(huì)說這太專業(yè)了吧，實(shí)際一點(diǎn)也不專業(yè)，也許專業(yè)人士還會(huì)說我太外行了呢。
數(shù)據(jù)透視表最大的特點(diǎn)就是易學(xué)易用，一般人員學(xué)習(xí)一周時(shí)間就完全學(xué)會(huì)了；對(duì)大量數(shù)據(jù)匯總分析簡單實(shí)用；對(duì)數(shù)據(jù)交叉應(yīng)用，讓你得心應(yīng)手；簡單的拉拉扯扯就會(huì)得到你需要的各種分析匯總數(shù)據(jù)。
談到數(shù)據(jù)透視表這么多好處，那需要注意的是什么，這在好多人學(xué)習(xí)過程中都遇到過，好多有關(guān)數(shù)據(jù)透視表的專業(yè)書也忽視了這一點(diǎn)。數(shù)據(jù)管理的好壞是學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)透視表的關(guān)鍵。
- 數(shù)據(jù)管理要求保存在一張獨(dú)立的表里；
- 數(shù)據(jù)管理要求規(guī)范化，也就是說數(shù)據(jù)表里不要有空值（空值易造成某些功能失效），數(shù)字里不允許參差文本字符；
- 數(shù)據(jù)管理不允許有合并單元格；
- 數(shù)據(jù)管理是一個(gè)多行多列的數(shù)據(jù)表或者說是一個(gè)矩陣；
- 多表數(shù)據(jù)管理要有相同的字段。
下面我用實(shí)例做演示，這是從一個(gè)會(huì)計(jì)軟件導(dǎo)入的管理費(fèi)用數(shù)據(jù)到Excel表里，我對(duì)Excel表做處理，所做的處理就是為領(lǐng)導(dǎo)使用的數(shù)據(jù)分析表。
一、首先導(dǎo)入數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)加以修改，做成我們需要的數(shù)據(jù)表：
導(dǎo)入后刪除A、B、J、K和L列，這些數(shù)據(jù)對(duì)我們沒有用。
我們從編輯欄里可以看出來，【科目名稱】里有空格，要對(duì)空格做處理如下：
第一步：選擇A列點(diǎn)擊選項(xiàng)卡【數(shù)據(jù)】—【分列】—【分隔符號(hào)】；
第二部：復(fù)制【科目名稱】，選擇【科目名稱】按Ctrl+C，然后點(diǎn)擊下一步，選擇空格，再點(diǎn)擊下一步；
第三步：選擇【不導(dǎo)入此列】—確定【完成】，然后復(fù)制【科目名稱】Ctrl+V即可。
第四步：選擇A列，按鍵盤F5，點(diǎn)擊【定義條件】， 選擇【空值】后【確定】；
第五步：鍵盤按等號(hào)“=”點(diǎn)擊A2，也就是A3=A2，按Ctrl+Enter,這樣空格里就會(huì)全部輸入我們需要的數(shù)據(jù)，然后在復(fù)制A列粘貼到原來位置即可（以上操作里面有公式，所以要復(fù)制粘貼）。
這一小節(jié)我做個(gè)動(dòng)畫做為對(duì)上面操作的總結(jié)。
接著我們刪除第二行數(shù)據(jù)（第二行是上年結(jié)轉(zhuǎn)，這里沒有任何用處），選擇E列，用上面第四步同樣的方法選擇空值，然后選擇【開始】選項(xiàng)卡的【工作表】—【刪除】按鈕里的刪除【工作表行】；
處理的結(jié)果就是下面的表，然后刪除E—F兩列，做簡單修飾，這張表就做好了。依據(jù)這張表我們做我們需要的數(shù)據(jù)透視表。
二、數(shù)據(jù)透視表操作：
第一步：點(diǎn)擊【插入】選項(xiàng)卡【表格】選項(xiàng)里的【數(shù)據(jù)透視表】。 第二步：鼠標(biāo)放在“數(shù)據(jù)”的任何單元格都可以，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)透視表】的【數(shù)據(jù)透視表】，這樣我們可以看見一個(gè)虛線將所有數(shù)據(jù)都放在虛線里了，在【創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表】的選著一個(gè)表或區(qū)域里就是要選擇的數(shù)據(jù)范圍；在選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置你可以選擇“新工作”或“現(xiàn)有工作表”，默認(rèn)情況下是“新工作表”，然后點(diǎn)擊“確認(rèn)”；
第三步：我們看圖，這就是一個(gè)數(shù)據(jù)透視表的框架。這個(gè)框架包括4個(gè)部分，第一部分是【報(bào)表篩選】，你可以直接用鼠標(biāo)將你要的字段拖入【報(bào)表篩選】，也可以拖入到【將報(bào)表篩選字段拖到此處】，我們選擇將“年”拖入【報(bào)表篩選】；將“科目名稱”拖入【行標(biāo)簽】里，將
“金額”拖入【數(shù)值】里，將“月份”拖入【列標(biāo)簽】。經(jīng)過拖入后的數(shù)據(jù)就是數(shù)據(jù)透視表了，看下列表：
您看簡單吧，如果你需要日期，你可以將日期也拖入【行標(biāo)簽】，你還可以將“年”勾選取消，也可以將“科目名稱”從【行標(biāo)簽】拖到【列標(biāo)簽】將“月份”拖入【行標(biāo)簽】，這就是交叉表的制作。
我們總結(jié)一下上面的數(shù)據(jù)透視表，請(qǐng)看動(dòng)畫：
第四步：做好的數(shù)據(jù)透視表 要經(jīng)過修飾才能美觀實(shí)用。點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)透視表工具】的【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡，選擇【數(shù)據(jù)透視表樣式】里的格式；選擇第4行，點(diǎn)擊【開始】選項(xiàng)卡的【數(shù)字】自定義設(shè)置自定義格式的“G/通用格式"月份"，看下圖。
第五步：現(xiàn)在我們做透視圖，鼠標(biāo)放在數(shù)據(jù)透視表任何地方，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)透視表工具】選項(xiàng)卡的【選項(xiàng)】 —【工具】—【數(shù)據(jù)透視圖】，選擇【插入圖表】里的【柱形圖】第一個(gè)；
第六步：修飾圖表。點(diǎn)擊點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)透視表工具】選項(xiàng)卡的【分析】 —【字段按鈕】——【全部隱藏】；【格式】——【形狀樣式】里的樣式；
我們還可以利用數(shù)據(jù)透視表做出較為復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析表。
第一步：將“科目名稱”拖入【報(bào)表篩選】，將“月份”拖入【行標(biāo)簽】，“金額”拖入【數(shù)值】里，再次“金額”二次拖入【數(shù)值】里，“金額2”改為“比例”，“求和項(xiàng)：”選擇后刪除或使用查找替換將“求和項(xiàng)：”；
第二步：鼠標(biāo)點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表C列任意單元格（這里鼠標(biāo)放在C7），在【選項(xiàng)】里選擇【計(jì)算】的【值顯示方式】—【列匯總%】，這樣我們就會(huì)對(duì)12個(gè)月的數(shù)據(jù)做了百分比分析，點(diǎn)擊【選項(xiàng)】—【數(shù)據(jù)透視表】—【選項(xiàng)】里的【更新時(shí)自動(dòng)調(diào)整列寬】取消勾選。
到此這張表也就做成了，同樣我們可以做數(shù)據(jù)透視圖。還是做柱形圖，你可以找前面的做，主要是百分比圖如何做呢？
第一步：選擇【數(shù)據(jù)透視表工具】選項(xiàng)卡【布局】—【當(dāng)前所選內(nèi)容】選擇“系列占比例”；【設(shè)置所選內(nèi)容格式】打開，選擇【系列繪制在次坐標(biāo)】；點(diǎn)擊【設(shè)計(jì)】—【更改圖標(biāo)類型】為【折線形】。點(diǎn)擊【分析】—【字段按鈕】—【隱藏】；點(diǎn)擊【布局】—【標(biāo)簽】—【圖列】選擇【無】；
最后一步就是修飾。
我們可以利用數(shù)據(jù)透視表分組做出4個(gè)季度的組。選擇月份里的1至3月，分組，依此類推，分出4個(gè)組，然后把組名改成“季度”即可，看視頻；
今天就講到這里，如果你有興趣，我會(huì)繼續(xù)講下去，祝您學(xué)習(xí)愉快。
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