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怎么辦會(huì)務(wù)（第3期）

做好三個(gè)保障開(kāi)好視頻會(huì)議

突如其來(lái)的新冠肺炎疫情，使得居家辦公、遠(yuǎn)程教學(xué)、遠(yuǎn)程醫(yī)療等遠(yuǎn)程視頻服務(wù)成為了社會(huì)熱點(diǎn)，點(diǎn)燃了整個(gè)視頻會(huì)議行業(yè)。視頻會(huì)議能極大地提高開(kāi)會(huì)效率，還能適應(yīng)某些特殊情況，尤其是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和需緊急召開(kāi)的會(huì)議。為充分發(fā)揮、利用好現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，市政府辦公室組建了視頻會(huì)議系統(tǒng)。目前已經(jīng)通過(guò)視頻會(huì)議召開(kāi)了80余次會(huì)議，有效提升了政府工作效能。

視頻會(huì)議涉及要素多，不確定性強(qiáng)，技術(shù)要求高。視頻會(huì)議運(yùn)維保障的主要任務(wù)是保證承載網(wǎng)絡(luò)通信正常、相關(guān)設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定，通過(guò)保障人員的有序操作，以確保會(huì)議的順利進(jìn)行。核心就是通過(guò)制定保障方案、進(jìn)行預(yù)演，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的連通性、視頻顯示效果、音頻互動(dòng)效果及整體視頻會(huì)議流程進(jìn)行反復(fù)測(cè)試，確保會(huì)議效果。開(kāi)好視頻會(huì)議，應(yīng)從設(shè)備、過(guò)程、人員三個(gè)方面做好保障：

◆一、視頻會(huì)議的設(shè)備保障◆

視頻會(huì)議系統(tǒng)的效果受設(shè)備狀況直接影響較大。網(wǎng)絡(luò)或會(huì)議設(shè)備不穩(wěn)定或出現(xiàn)故障，會(huì)議的效果輕則不理想，重則會(huì)導(dǎo)致無(wú)法開(kāi)會(huì)的后果。

（一）保障通信線路

通信線路的暢通是視頻會(huì)議順利召開(kāi)的重要保證。在接到會(huì)議通知后，保障人員應(yīng)及時(shí)測(cè)試通信線路，保障線路通信通暢，保證會(huì)議順利進(jìn)行。

（二）保障網(wǎng)絡(luò)設(shè)備

如果網(wǎng)絡(luò)連接狀況不好，速度慢，丟包多，就會(huì)出現(xiàn)會(huì)議畫(huà)面和語(yǔ)音延遲、馬賽克、視頻終端掉點(diǎn)等現(xiàn)象，在保障工作中，應(yīng)該重點(diǎn)檢查路由器、交換機(jī)、光纖收發(fā)器等運(yùn)行狀態(tài)，測(cè)試主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)之間網(wǎng)絡(luò)連通率和丟包率。

（三）保障會(huì)議設(shè)備

視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備包括會(huì)議終端及視音頻設(shè)備、中控等，會(huì)議保障人員應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行全面的檢查，確保質(zhì)量都沒(méi)有問(wèn)題，并調(diào)整到最佳狀態(tài)。

◆二、視頻會(huì)議的過(guò)程保障◆

為使視頻會(huì)議能流暢、自然，在視頻會(huì)議中，技術(shù)人員往往要完成大量的實(shí)時(shí)操作，這些操作一方面必須與會(huì)議議題緊密貼合，時(shí)機(jī)的把握上非常重要；另一方面不允許出現(xiàn)失誤，因?yàn)橐坏┏霈F(xiàn)失誤，馬上就會(huì)被與會(huì)人員感知，從而干擾到會(huì)議的進(jìn)行，影響與會(huì)人員的感受。上述技術(shù)保障要求給視頻會(huì)議的組織帶來(lái)很大的工作難度。

解決的方法是將視頻會(huì)議劃分為會(huì)前聯(lián)調(diào)、會(huì)中保障和會(huì)后收尾三個(gè)階段。

（一）會(huì)前聯(lián)調(diào)

國(guó)家、省級(jí)會(huì)議聯(lián)調(diào)分為會(huì)前半天和會(huì)前2個(gè)小時(shí)，市、縣級(jí)會(huì)議時(shí)分為會(huì)前半天和會(huì)前1小時(shí)。兩次聯(lián)調(diào)均進(jìn)行點(diǎn)名和登記，形成點(diǎn)名臺(tái)賬。視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)結(jié)束后，嚴(yán)禁在會(huì)議過(guò)程中隨意改變參數(shù)配置。

1. 熟悉會(huì)議流程。會(huì)議保障人員應(yīng)與會(huì)議主辦處室做好溝通，掌握會(huì)議議程和參會(huì)人員。按照會(huì)議議程，模擬會(huì)議期間完成的各種操作。通過(guò)操作彩排，一方面測(cè)試設(shè)備和查找漏洞；另一方面，也是提高保障人員的動(dòng)作熟練度。

2. 調(diào)整視頻畫(huà)面。攝像機(jī)鏡頭應(yīng)置于會(huì)議室最前端正對(duì)參會(huì)人員中心位置，略高于參會(huì)人員水平視線。攝像畫(huà)面應(yīng)突出第一排座席。參會(huì)人員應(yīng)居中入座，以保證攝像畫(huà)面人員飽滿。原則上，沒(méi)有發(fā)言的分會(huì)場(chǎng)第一排領(lǐng)導(dǎo)入鏡3至5人，有發(fā)言的會(huì)場(chǎng)第一排領(lǐng)導(dǎo)入鏡1至3人。

視頻會(huì)議桌簽注意文字字號(hào)適宜、顏色醒目、字形規(guī)整，確保在視頻畫(huà)面中清晰可辨。

3. 調(diào)節(jié)會(huì)場(chǎng)燈光。會(huì)場(chǎng)使用人工照明，窗戶應(yīng)采用遮光窗簾遮擋自然光，保證主要參會(huì)人員面部光線良好，影像清晰明亮，禁止混光照明。

4. 調(diào)整音頻設(shè)備。連接好會(huì)議話筒并逐個(gè)試音，調(diào)整好音量。逐一檢查話筒聲音是否正常，配合調(diào)音臺(tái)調(diào)整話筒音量。除有線話筒外，至少應(yīng)準(zhǔn)備1-2只無(wú)線話筒，換上全新的電池，保證電量充足。試音后及時(shí)關(guān)閉設(shè)備。

5. 調(diào)整視頻設(shè)備。打開(kāi)會(huì)場(chǎng)中的所有攝像頭，查看采集到的圖像情況，并預(yù)設(shè)機(jī)位。

（二）會(huì)中保障

1. 嚴(yán)明紀(jì)律。參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)前5分鐘入場(chǎng)完畢。參會(huì)人員在會(huì)議期間要共同維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序。關(guān)閉手機(jī)或設(shè)置為靜音。

2. 加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)。要建立專門(mén)的工作保障群，人員要單一，直接參與會(huì)議保障。各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)與主會(huì)場(chǎng)保持聯(lián)絡(luò)，實(shí)時(shí)掌握會(huì)議過(guò)程進(jìn)展情況，做到及時(shí)反饋、及時(shí)修正。

3. 控制音響。實(shí)時(shí)跟蹤主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)的實(shí)際情況，將音響調(diào)整到最佳音量。會(huì)議期間，無(wú)發(fā)言時(shí)，應(yīng)保持話筒靜音。

4. 調(diào)控視頻。參會(huì)人員發(fā)言時(shí)，切換為發(fā)言人的特寫(xiě)鏡頭。不涉及發(fā)言時(shí)，切換為會(huì)場(chǎng)的全景影像。主會(huì)場(chǎng)和各分會(huì)場(chǎng)參會(huì)人員交流時(shí)，主會(huì)場(chǎng)顯示屏播放該分會(huì)場(chǎng)畫(huà)面，并給定發(fā)言人鏡頭。主會(huì)場(chǎng)播放各分會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)畫(huà)面時(shí)，技術(shù)保障人員應(yīng)密切關(guān)注畫(huà)面內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)切換輪播畫(huà)面。

5. 信號(hào)切換。視頻會(huì)議室信號(hào)源比較多，其要求的技術(shù)性比較強(qiáng)，工作人員要根據(jù)會(huì)議的實(shí)際要求對(duì)視頻矩陣和中控進(jìn)行操作，要將互不同步的視頻信號(hào)在任意時(shí)刻不斷切換。

（三）會(huì)后收尾

會(huì)后階段的工作主要是關(guān)閉設(shè)備，做好會(huì)議整理。具體包括：關(guān)閉信號(hào)源（攝像頭、高清視頻會(huì)議機(jī)）、關(guān)閉顯示設(shè)備、關(guān)閉音響、關(guān)閉計(jì)算機(jī)、關(guān)閉矩陣、關(guān)閉電源。

◆三、視頻會(huì)議的人員保障◆

視頻會(huì)議保障工作是一項(xiàng)即時(shí)性、技術(shù)性要求非常高的工作，對(duì)保障人員的專業(yè)水平和心理素質(zhì)都提出了較高的要求。

（一）要有敬業(yè)心

視頻會(huì)議一般重要性強(qiáng)，保障要求高。因此，保障人員必須負(fù)責(zé)敬業(yè)。會(huì)議開(kāi)始前，保障人員應(yīng)至少提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，對(duì)設(shè)備和會(huì)場(chǎng)音視頻效果做最后的確認(rèn)，完成會(huì)議準(zhǔn)備工作。會(huì)議過(guò)程中要集中精力，堅(jiān)守崗位，善始善終。

（二）要有平和心

視頻會(huì)議突發(fā)性強(qiáng)，保障人員對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的各種情況要及時(shí)作出預(yù)案。遇到突發(fā)故障要能夠迅速做出反應(yīng)，沉著應(yīng)對(duì)。

（三）要有進(jìn)取心

保障人員要加強(qiáng)視頻會(huì)議專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，使自己具備較深厚的知識(shí)積淀。應(yīng)熟悉會(huì)場(chǎng)中音視頻和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，掌握各種系統(tǒng)軟硬件操作，善于判斷各種設(shè)備故障原因并實(shí)施故障排查。

供稿：技術(shù)服務(wù)處

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