開會通知
股東（大）會會議也好，董事會會議也罷，開會的第一步就是“通知”，別看這小小的一紙“通知”，稍不注意就可能會導(dǎo)致股東（大）會決議、董事會決議被撤銷或被確認無效。一份有效的股東（大）會會議或董事會會議的通知該如何制作并發(fā)出呢？法務(wù)部梳理出“會議通知制作及送達須知”。
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會議通知發(fā)出的主體要適格
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實踐中股東想召開臨時股東會會議，往往就直接以自己名義向全體股東發(fā)出召開臨時股東會會議的通知；董事也往往會直接以自己董事的身份向全體董事發(fā)出召開臨時董事會會議的通知。
我國《公司法》對股東會會議的“通知人”作了明文規(guī)定：（1）股東會會議由董事會（執(zhí)行董事）召集；（2）若董事會（執(zhí)行董事）不能履行或不召集的，則由監(jiān)事會（監(jiān)事）召集；（3）若監(jiān)事會（監(jiān)事）不能履行或不召集的，則代表十分之一以上表決權(quán)的股東可以自行召集。
我國《公司法》對有限責(zé)任公司董事會會議的通知人作了明文規(guī)定：（1）董事長召集；（2）董事長不能履行或不召集的由副董事長召集；（3）副董事長不能履行或不召集的由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事召集。
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會議通知須載明審議事項
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會議通知通常不會遺漏時間地點，但常常會將審議議題遺漏，通知中或沒有議題或議題不明確。
審判實踐中，淄博市臨淄區(qū)公有資產(chǎn)經(jīng)營公司訴山東齊魯乙烯化工股份有限公司等股東請求撤銷董事會決議案【（2007）淄民四終字第33號】中，法院認為：“根據(jù)公司章程的規(guī)定，董事會會議通知應(yīng)當(dāng)包括事由和議題。但此次會議通知中只注明會議議題是：規(guī)范公司管理，改善公司現(xiàn)狀。對于董事會決議中擬作出的成立公司清產(chǎn)核資工作組及更換董事長等對公司有重大影響的事項均未涉及”；“楊濱川是2006年6月12日在淄博收到會議通知，2006年6月14日會議就在重慶召開，完全沒有給楊濱川準備的時間，再加上會議通知中絲毫沒有涉及會議內(nèi)容，這實際上是不正當(dāng)?shù)貏儕Z了楊濱川董事對這次會議的表決權(quán)?！?/span>
會議通知中清晰的列明需要股東（大）會、董事會審議的議題，是股東、董事行使表決權(quán)的應(yīng)有之義，股東、董事只有事先知曉需要審議的議題，方能在會議上充分表達自己的意愿。
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會議通知發(fā)出的時間要合法
實踐中不少企業(yè)對于開會需要提前幾天發(fā)出通知并沒有準確的概念，而是認為只要適當(dāng)提前幾天就可以了。
事實上，我國《公司法》對于通知發(fā)出的時間有明確的規(guī)定：對于有限責(zé)任公司應(yīng)當(dāng)于會議召開十五日前通知全體股東；但是，公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外；對于股份公司“召開股東大會會議，應(yīng)當(dāng)將會議召開的時間、地點和審議的事項于會議召開二十日前通知各股東；臨時股東大會應(yīng)當(dāng)于會議召開十五日前通知各股東；發(fā)行無記名股票的，應(yīng)當(dāng)于會議召開三十日前公告會議召開的時間、地點和審議事項。”需要特別注意，前述日期是以收到之日起算還是發(fā)出之日起算并未明確規(guī)定，但股東只有看到通知方能知曉開會的具體事宜，故應(yīng)以收到之日起計算上述相應(yīng)時間。
關(guān)于董事會會議，《公司法》中并未明確規(guī)定有限責(zé)任公司發(fā)出召開董事會會議的通知時間，但我們建議通知時間不能過短，要留有給董事思考該如何表決的時間，一般應(yīng)不低于5日?！豆痉ā分袑煞萦邢薰菊匍_固定董事會會議的通知時間有明確規(guī)定“董事會每年度至少召開兩次會議，每次會議應(yīng)當(dāng)于會議召開十日前通知全體董事和監(jiān)事”“董事會召開臨時會議，可以另定召集董事會的通知方式和通知時限?！?/p>
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會議通知的送達地址要準確
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實踐中向股東、董事發(fā)出通知的送達地址可謂五花八門，注冊地、實際經(jīng)營地、戶籍所在地、實際居住地、工作單位地等等都有；發(fā)出的形式也是多種多樣，郵寄送達、專人送達、郵箱微信送達等。
審判實踐中，開會通知送達地址的錯誤，可能會導(dǎo)致決議無效或被撤銷。在（2012）浦民二（商）初字第197號公司決議效力確認中，法院認為：“收件人系第三人的郵寄地址分別為…..，且原告并無證據(jù)證明寄送郵件時第三人確實居住在上述地址的事實，因此原告無證據(jù)證明2011年9月2日下午召開臨時股東大會的通知已于會議召開十五日以前通知全體股東，故2011年9月2日召開的臨時股東大會違反了《公司法》及公司章程的規(guī)定，侵犯了其他股東的合法權(quán)利，該臨時股東大會形成的《股東會決議》和關(guān)于《上海XXX工具有限公司章程》修正案僅是原告單方意思表示，不具有法律效力。原告要求確認2011年9月2日形成的《股東會決議》有效，不符合法律規(guī)定，本院不予支持”。
為此，開會通知的有效送達顯得尤為關(guān)鍵。我們建議開會通知的送達可按照以下方式進行：
（1）企業(yè)應(yīng)在制定公司章程或者股東名冊中等內(nèi)部文件中就明確載明所有主體接受各式通知的有效送達地址；
（2）在上述文件未能載明的情形下，通知人應(yīng)確保通知發(fā)出的送達地址是開會人實際可以接收到的地址；企業(yè)應(yīng)以EMS快遞送達，并保留寄送原件單據(jù)和送達回執(zhí)；
（3）若通知人以電子郵件方式送達，建議通知人提前在郵箱中設(shè)置郵件查看的自動發(fā)送回執(zhí)，便于將對方打開郵件的證據(jù)予以固定留存。
（4）窮盡上述送達方式之后，仍未能將開會通知送達開會人的，通知人可進一步采用法院送達中的“公告送達”方式，通過報紙公告送達開會通知。
在陳建武與舟山博凱金融服務(wù)有限公司公司決議撤銷糾紛（（2013）舟普商初字第289號）民事判決中，法院認為 “從本案中被告提供的郵政特快專遞詳情單看，郵單上寄件人一欄為博凱公司監(jiān)事辛巧娜，收件人一欄為原告陳建武，電話為陳建武本人手機號碼，地址為陳建武名下房產(chǎn)所在地，內(nèi)件品名一覽為臨時股東會通知書，郵寄時間為2012年12月10日，到達溫州未投妥時間為2012年12月11日，后轉(zhuǎn)到公司由員工簽收。2013年1月16日，被告又在《青年時報》上刊登了臨時股東會會議通知，載明了股東會召開的時間、地點、及會議審議事項。本院認為，公司監(jiān)事在通過郵寄方式向原告通知會議召開事項未妥投的情況下，于會議召開15日前在《青年時報》上又登報通知原告股東會召開事宜，可視為原告已收到股東會召開通知?！?/p>
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