時間管理有很多種方法,而GTD(全稱:Getting Things Done)就是其中一套行之有效的方法,也是現(xiàn)在最受歡迎的方法。
Getting Things Done翻譯成中文就是“把事情做完”,GTD的核心理念概括就是 “通過記錄把頭腦中的各種事情移出來,然后整理安排,再去執(zhí)行”。
帶著一些自己的理解和實踐,談一談我對GTD的理解以及方法論,GTD的核心步驟為五步:收集、處理、管理、執(zhí)行、回顧。
1. 收集 —— 清空大腦
人的大腦能儲存很多東西,但有限,不要相信某事情發(fā)生后過了一段時間你還能記得,釋放大腦的儲存負(fù)載,讓大腦著重于去思考,平時有什么信息、任務(wù)和靈感要在忘記之前用工具記錄下來,使用的工具要盡可能的方便,易用,便捷。我一般會將想到的事情馬上列到手機(jī)的記事本上,然后再納入紙質(zhì)的行程表和備忘錄,等再有事兒我再對照行程表來安排,以及每天檢查一下備忘錄。
2. 處理 —— 處理分類
只有及時處理信息,對信息及時做出決定和歸納成類,你才能避免信息的堆積和碎片化,處理信息時采用二分鐘法則和四象限法則。
如果事情不能分類,就用二分鐘方法。即如果一件事情兩分鐘內(nèi)能解決的事情,無論是何種事情,馬上著手解決掉。
如果不能再進(jìn)行分類,分類則采用四象限法則,四象限法則是把工作按照重要和緊急兩個不同的程度劃分成四個“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。其實第二象限的事兒基本上都是花費五色時間元的事兒,比如說充電、發(fā)現(xiàn)新機(jī)會、規(guī)劃、鍛煉、社交等。
3. 計劃 —— 計劃安排
除了既有的日程安排外,可以設(shè)定每日,每周,每月,每年你需要完成的重大事件,把他們排進(jìn)日程表。
每天要做的事件采用三只青蛙理論,前天晚上睡覺前設(shè)定第二天最重要的三件事,起床后就可以開始著手這三件事了(同理可用于每月的“三只青蛙”, 每季度的“三只青蛙”,每年的“三只青蛙”)。
每周要做的事采用習(xí)慣21天效應(yīng),一件事只要堅持21天就能習(xí)慣成自然,成為一種習(xí)慣。不過不是所有的事兒21天都可以養(yǎng)成習(xí)慣,比如說改變身體或者要增強(qiáng)樂觀情緒,都不是21天就可以養(yǎng)成的,但是比如說一天一蘋果這樣的行為改變是可以的。
每月要做的事采用日歷行程表的方法,將每月要做的事排進(jìn)日程表。每年要做的事采用原望清單法,讓自己每年都有收獲和進(jìn)步。
我一般每天都會列出來工作方面的3件最重要的事兒,然后再按照五色時間的每天主色調(diào)來安排一件事,這樣我會覺得心里很有數(shù),并且很有色彩。
4. 執(zhí)行 —— 堅決執(zhí)行
執(zhí)行是Getting Things Done最關(guān)鍵的一步,也是成功與否的關(guān)鍵,要言行一致,制定了計劃就一定得做到,這能很好地提升你的自我認(rèn)同感。
執(zhí)行時應(yīng)當(dāng)在不分心的情境下,一次只執(zhí)行一件事,既不要多線工作,也不要讓你的工作突然中斷。
采用番茄工作法,將番茄時間設(shè)為25分鐘,專注工作,中途不做任何與該任務(wù)無關(guān)的事,直到番茄時鐘響起,然后短暫休息5分鐘繼續(xù)番茄時鐘。番茄工作法極大地提高了工作的效率,還會有意想不到的成就感。
番茄時間不是一定的,也可以是20分鐘,還可以是30分鐘,但是一定要記得結(jié)合休息。
專注生效率,你用了就知道了。
5. 回顧 —— 回顧檢查
目前我采用的是每天寫日記,每周回顧,每月總結(jié),采用PDCA循環(huán)法對長期目標(biāo)、中期目標(biāo)和短期目標(biāo)進(jìn)行回顧,對工作、學(xué)習(xí)、健康、寫作和社交五個方面進(jìn)行回顧,看看哪里做得不好,需要改進(jìn),重新做出調(diào)整計劃。
哪怕是再大的圖書館,如果它藏書豐富但卻雜亂無章,其實際用處就反不如那些規(guī)模雖小卻條理井然的圖書館。同樣,如果一個人擁有大量的知識,卻未經(jīng)過自己頭腦的獨立思考而加以吸收,那么這些學(xué)識就遠(yuǎn)不如那些雖所知不多但卻經(jīng)過認(rèn)真思考的知識有價值。祝你經(jīng)由思考變成你自己的。
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