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會議主持基本禮儀
  
1.應(yīng)準(zhǔn)備好一份會議議程表,并按照議程進(jìn)行。
2.主持人首先應(yīng)介紹會議目的及所有參會人員。
3.提請與會者注意本次會議的目的,并使會議始終不離宗旨,以保證會議順利進(jìn)行,并達(dá)到預(yù)期目的。
4.如同時(shí)有兩人以上請求發(fā)言,這時(shí)若沒有其他補(bǔ)充或都尚未發(fā)言時(shí),可請距離主持人較遠(yuǎn)者先發(fā)言。
5.請人發(fā)言時(shí),態(tài)度要誠懇,用語應(yīng)有禮貌。
6.有人發(fā)言時(shí),應(yīng)看著發(fā)言人,仔細(xì)聆聽。
7.會議進(jìn)行過程中,主持人對持不同觀點(diǎn)的人,應(yīng)允許其做充分解釋,會議出現(xiàn)僵局時(shí)要善于引導(dǎo),出現(xiàn)空場、冷場時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)白。要處處尊重別人的發(fā)言和提問,不可在發(fā)言人尚未發(fā)言完畢時(shí)隨便插嘴,不能以任何動作、表情或語言來阻止別人,或表示不滿。要用平靜的語言、緩和的口氣、準(zhǔn)確的事實(shí)來闡述正確主張,使人心服口服。但有權(quán)控制發(fā)言人的發(fā)言時(shí)間。
8.引導(dǎo)會議內(nèi)容:遇到冷場,要善于啟發(fā),或選擇思想敏銳、外向型的同志率先發(fā)言。有時(shí)可以提出有趣的話題或事例,活躍一下氣氛,以引起與會者的興趣,使之樂于發(fā)言。遇有離題情況,可根據(jù)具體情況,接過議論中的某一句話,或插上一句話做轉(zhuǎn)接,巧妙柔和地使議論順勢回到議題上來。當(dāng)發(fā)生爭執(zhí)時(shí),如果因事實(shí)不清,可讓與會者補(bǔ)充事實(shí),如事實(shí)仍不甚清,可暫停該問題的爭執(zhí)。主持者應(yīng)設(shè)法緩和沖突,而不能激化矛盾,更不能直接參加無休止的爭吵。主持者要善于觀察與會者的性格、氣質(zhì)、素質(zhì)和特點(diǎn),并根據(jù)各類人員特點(diǎn),區(qū)別對待,因勢利導(dǎo),牢牢掌握會議進(jìn)程。
9.時(shí)時(shí)維持會場秩序,遵守會議規(guī)則。
10.走姿:主持人在步入主持位置時(shí),步伐要?jiǎng)倧?qiáng)、有力,表現(xiàn)出胸有成竹、沉穩(wěn)自信的風(fēng)度和氣概,要視會議內(nèi)容掌握步伐的頻率和幅度。主持莊嚴(yán)隆重的會議,步頻要適中,以每秒約2步為宜,步幅要顯得從容;主持熱烈、歡快類型的會議,步頻要快,每秒至少約2—2.5步之間,步幅略大;主持紀(jì)念、悼念類會議,步頻要放慢,每秒約1-2步之間,步幅要小,以表達(dá)緬懷、悲痛之情;平常主持工作會議,可根據(jù)會議內(nèi)容等具體情況決定步頻、步幅。一般性會議,步頻適中、步幅自然;緊急會議、重要會議,可以適當(dāng)加快步頻。行進(jìn)中要挺胸抬頭,目視前方,振臂自然。重要會議開始前,在步入主持位置的過程中,不要與熟人打招呼。一般性工作會議,如果時(shí)間未到,落座后可適當(dāng)與鄰座寒暄,與距離遠(yuǎn)的人微笑點(diǎn)頭示意
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。行進(jìn)中步速不能過快,不能跨大步,以免顯得緊張、不安。如果特殊情況因故來遲,不要破門而入,跑步到位、大喘粗氣。應(yīng)該以手輕輕推門,進(jìn)門后快步到位,放下文件袋、落座,先向等候者道歉,并簡要說明原因,求得大家諒解,立即主持會議。
11.坐姿:主持會議多為坐姿。坐立應(yīng)端正,腰要挺直,頸項(xiàng)伸直,面對前方,虛視全場,雙臂前伸,兩肘輕按會議桌沿,對稱,呈“外八字”。不能前傾或后仰,主持中不能出現(xiàn)用手抓頭、揉眼、搔臉、拄臉、不住地喝水、抽煙等多余動作,以免顯得緊張,不夠沉穩(wěn)。
12.站姿:在一些集會典禮中,主持人以站立姿勢主持。站立主持時(shí),要雙腿并攏,腰背挺直,右手持稿底部中間。有風(fēng)的天氣,要雙手持稿,與胸等高,與身體呈45度。脫稿主持人應(yīng)兩手五指平伸,自然下垂,身體不能晃動,腰背挺直,目視前方。兩腿不能叉開,不能抖動,兩手不能上抬、晃動、抓握話筒等。
13.手勢:主持人與一般講話者不同,一般不需要手勢。
14.有一定的形象、氣質(zhì)及親和力,最重要的是要有熱情和激情!
15.提醒:主持人最大的錯(cuò)誤是喧賓奪主——很希望聽眾去注意他,他把角色搞顛倒了,非常關(guān)心自己的舉動。這是非常錯(cuò)誤滴!
附件:減少會議時(shí)間的方法。國外有的公司有如下經(jīng)驗(yàn):在辦公時(shí)間不準(zhǔn)開會,凡二級主管會議,大都在下午6點(diǎn)以后舉行,并不得超過60分鐘,否則將由主席負(fù)責(zé),輕者扣薪,重則解聘。嚴(yán)格限制會議時(shí)間,站著開會,這可以抓住問題的核心。有的公司把一般會議安排在午餐前,這時(shí),與會者饑腸轆轆,無心閑談碎扯,會議很快抓住中心。限制發(fā)言時(shí)間,舉世矚目的南北首腦的坎昆會議,每個(gè)發(fā)言者只有25分鐘的時(shí)間。日本一個(gè)公司讓職工學(xué)會開會的方法,教他們在一分鐘內(nèi)闡明符合議題的意見,避免講那些與議題無關(guān)的廢話。有人主張?jiān)跁h室掛一時(shí)鐘,像球類比賽那樣隨時(shí)顯示出還剩多少時(shí)間,這會提醒與會者抓緊時(shí)間。

 

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