第三編 承辦事務篇
第七章 發(fā)文處理標準
■ 發(fā)文辦理程序
一、 擬稿、審核與簽發(fā)
1.擬稿
?、?在文稿前邊要用公文稿頭紙。
⑵ 文件發(fā)放范圍要寫得明確、具體。
?、?擬稿人要把有關(guān)的文字資料和擬稿的依據(jù)附在文稿后面。
⑷ “批轉(zhuǎn)報告”也是發(fā)文的一種形式。一般在擬好“報告”的文稿的同時，代擬批語，然后將“報告稿”和“批語文稿”一并送領(lǐng)導機關(guān)核發(fā)。
?、?主管部門擬以領(lǐng)導機關(guān)名義發(fā)的文稿，要經(jīng)部門領(lǐng)導審核簽字。涉及其他部門的問題，要送請其他部門會簽。
2.審核?、?查是否需要行文，以什么名義行文。
?、?查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級政府的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾。
⑶ 查要求和措施是否明確具體、切實可行。
?、?查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。如發(fā)現(xiàn)文告內(nèi)容涉及其他部門，且又沒有協(xié)商、會簽時，應暫不簽發(fā)，責成主辦單位組織協(xié)商、會簽后再送審。
?、?查文字表達是否準確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。?、?查公文格式是否符合規(guī)定。
3.簽發(fā)
簽發(fā)的格式包括核準意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期三項，缺一不可。
A. 核準意見要具體。常見的核準意見有：“同意印發(fā)”、“打印發(fā)出”、“抄清后發(fā)”等。如果認為文稿還應送其他領(lǐng)導同志審閱，應寫明“請×××同志審閱后印發(fā)”。
B. 其他審批人（對文件內(nèi)容承擔次要責任的其他領(lǐng)導人）沒有不同意見的前提下，才可以圈閱。
C. 簽發(fā)人姓名要寫全。
D. 簽發(fā)日期不缺項。
核準意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期均應寫在準用發(fā)文稿紙左上側(cè)“簽發(fā)”欄內(nèi)，不要直接寫在文稿首頁或尾頁空白處，以利立卷歸檔。
二、 繕印與校對
三、 用印、登記與封發(fā)
1.用印
◇ 文件用印時，必須以簽發(fā)好的文件原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后方能用印。
◇ 文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要“齊年蓋月”（即印章的左邊緣與落款日期的年相齊，月、日蓋在印章的下面）。
◇ 要核實份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。
2.登記
一切發(fā)出的文件，均應進行登記。
3.封發(fā)
◇ 分裝之前先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等。入封文件要折疊平整，并略短于信封長度。
◇ 郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準確。
◇ 發(fā)文如系密件、急件、親啟件必須分別注明，文件的封口要用糨糊或膠水封實，不要用書釘釘封，絕密文件應蓋專用密封章或貼密封簽。
■ 來文收集
一、來文收集的含義
來文收集是指對已處理完畢，但需要立卷歸檔或保存一定時間的來文，進行匯集回收的過程。
一、來文收集的工作方法
1. 來文份數(shù)較多的，在處理的同時留足歸檔的份數(shù)。
2. 來文只有一份又需要歸檔的，要在文件眉頭加蓋明顯戳記。如“此件閱后請退回歸檔”之類的字樣，并在登記簿上作出記載，以便催要。
3. 領(lǐng)導同志有重要批示的文件，如果能夠復印的，可將原件存留，復印件送給閱知部門或閱知人。
4. 對傳閱件，要在傳閱完畢后及時收存。
5. 對上級召開的各類會議印發(fā)的文件材料，要按“會議主辦單位的通知”和“會議文件目錄”，及時收集，登記后再交有關(guān)部門或個人使用，用畢及時收回。
■ 文件的傳達
一、文件傳達的含義
文件的傳達，是指根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳達范圍，利用會議向有關(guān)人員口頭傳達。傳達上級文件，要按照時限要求，可一次性傳達到指定范圍，也可分期傳達到指定范圍。
一、傳達文件的要求
1. 不可隨意擴大傳達范圍，不能隨意各取所需和擅自截留。
2. 需要同廣大人民群眾見面的文件，一般可直接傳達到群眾，不必先黨內(nèi)后黨外、層層傳達。需要逐級傳達的，必須在文件規(guī)定到達群眾的最遲時間內(nèi)傳達完畢。
3. 需要向廣大黨員和群眾傳達的重要文件，各級領(lǐng)導干部都應親自宣講或輔導，使黨的方針、政策為廣大群眾所了解、理解并變?yōu)樽杂X行動。
■ 文件的管理方法
?。? 定位管理法
?。? 跟蹤管理法
３. 卡片管理法
■ 公文立卷
一、公文立卷的含義
公文立卷，是指機關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。
案卷，也稱卷宗，指有關(guān)某一問題或某一工作活動的系統(tǒng)的、具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。
二、公文立卷的范圍
1. 應以國家檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案暴光期限表》和《機關(guān)文件材料歸納的范圍》等文件的基本思想為指導。
2.
要明確文書立卷的分工，即哪一級的文件由哪個機關(guān)立卷。應該立卷歸檔的文件材料，應以本機關(guān)、本部門為住。原則上以什么名義發(fā)的文件就在哪里立卷；是哪個部門承辦或主辦的文件，就放在哪里立卷。
三、公文立卷的準備
1. 立卷類目的編制
2. 立卷類目的組成
?、?類名，即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱。如組織類、宣傳類、工交類、城建類、財貿(mào)類、文教類、綜合類等等。
?、?條款，即條目。如第一類第一條為“1-1”、第二類第二條為“2-2”等等。
三、組卷
1. 調(diào)整立卷
2. 卷內(nèi)文件排列和編號
{可以按時間、問題、重要程度、問號、作者、地區(qū)、通訊者、文種名稱、人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進行排列。}
3. 擬訂案卷標題
通常應當標明卷內(nèi)文件作者、問題、名稱三個基本部分，中間用“關(guān)于”、“的”來連接。例如：“××省政府關(guān)于農(nóng)村工作的決定（指示、通知）”。◇作者——可用通用的簡稱，如“中共××市委”，對本機關(guān)可簡稱“本局”、“本委”、“本廠”等。
◇問題——有些文件名稱相近或卷內(nèi)文件名稱過多，可以進行概括，或舉出兩三個有代表性的文件名稱后面加“等”字。
◇時間——一般的案卷標題不需標明時間，只有計劃、報告、總結(jié)、預算和重要文件以及跨年度文件組成的案卷才需要標明時間。
◇通訊者——將同一性質(zhì)的機關(guān)概括為總稱，例如：“××市航運公司就制止貨輪搭客問題與××線各航運公司的往來文書”。
◇地區(qū)——如：“××地區(qū)各縣關(guān)于減輕農(nóng)民負擔情況報告”；或“××地區(qū)行署關(guān)于××、××等五個縣（市）防汛救災情況的調(diào)查報告”。
■ 案卷歸檔
一、 案卷目錄的編制
案卷目錄的項目有“案卷號、立卷類目號、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、頁數(shù)、保管期限、備注”等等。
二、 文件檢索工具的編制
⑴ 文號索引，又叫文件作者目錄。
⑵ 文件分類目錄，又叫文件綜合分類目錄。
三、 案卷的歸檔
?、?歸檔范圍。指機關(guān)在工作活動中，形成和使用的文件以及其他有關(guān)的材料（包括照片、圖表、印模、錄音帶、錄像帶等）。
?、?歸檔時限。一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。?、?歸檔要求。移交目錄一式2至3份，一份經(jīng)簽字后留公文處理部門使用，另外1至2份交機關(guān)檔案室保存。
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