新年到， 又是一年總結(jié)來。 蓓蓓菌之前準(zhǔn)備的各種PPT模板也成了HR們的搶手貨→年終總結(jié)PPT玩點(diǎn)時(shí)尚？HR給你點(diǎn)“顏色”看看 往模板里填上費(fèi)盡了腦細(xì)胞列出來的數(shù)據(jù)、分析、計(jì)劃……PPT終于做完。 然而萬萬沒想到，真正的難題才剛剛開始—— PPT匯報(bào) 年終總結(jié)說得不好，影響了績(jī)效年終獎(jiǎng)可咋辦？大風(fēng)大浪都過來了，一年的辛苦又怎么能敗在了年終總結(jié)上。 想好好在領(lǐng)導(dǎo)面前展示一番，無奈年終總結(jié)大會(huì)卻不能是你的主場(chǎng)，總是一不小心就超時(shí)。直到某一天，我看到了一個(gè)叫“電梯匯報(bào)術(shù)”的方法，號(hào)稱在電梯門口攔住領(lǐng)導(dǎo)，五分鐘就能說清上百?gòu)圥PT的內(nèi)容，我才恍然大悟。 有時(shí)候，你準(zhǔn)備了上百頁(yè)的屁屁踢，可臨開會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)卻只有五分鐘的時(shí)間在場(chǎng)，沒他拍板，別人什么也決定不了。 有時(shí)候，你要匯報(bào)一件很重要的事，但領(lǐng)導(dǎo)卻覺得自己的時(shí)間很值錢，你的事只配給五分鐘。 有時(shí)候，你到客戶那里去提報(bào)方案，剛好遇上了他們的大領(lǐng)導(dǎo)，可他只有五分鐘的時(shí)間，你是一步步走流程，還是抓住這天降的五分鐘呢？ 再比如，你在行業(yè)會(huì)議的茶歇認(rèn)識(shí)了一個(gè)投資人，你能利用這短短的五分鐘泡咖啡的時(shí)間，把項(xiàng)目說清楚，并爭(zhēng)取一次正式見面的機(jī)會(huì)嗎？ 麻省理工學(xué)院每年的創(chuàng)業(yè)大賽中，有一個(gè)環(huán)節(jié)就是“電梯匯報(bào)”，贏者可獲2萬美元獎(jiǎng)金，因?yàn)樯厦孢@些，都是“電梯匯報(bào)術(shù)”可以幫助你的。 “電梯匯報(bào)術(shù)”是一種結(jié)構(gòu)化思維，比如今天要介紹的是PREP的匯報(bào)結(jié)構(gòu)：Position觀點(diǎn)、Reason理由、Evidence證據(jù)、Position重復(fù)觀點(diǎn)。 這都是你需要事先準(zhǔn)備的，我們來分解一下，到底包括哪些： 第一步 觀點(diǎn)（Position） 就是首先用一兩句話說清楚你想要得到的東西，包括：希望領(lǐng)導(dǎo)原則上同意、給預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃、或者盡快看看你的詳細(xì)材料，等等。 請(qǐng)注意（敲黑板），很多人第一步就出了問題，不是“你做了什么”，而是“你希望領(lǐng)導(dǎo)做什么”。 我們通常這樣開頭： “上周我見了一個(gè)供應(yīng)商，他balabalabala” “這個(gè)月，我對(duì)員工滿意度進(jìn)行了全面調(diào)查，其中有balabalabala” “我分析了近幾個(gè)月的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)balabalabala” 沒錯(cuò)，你為這個(gè)方案付出了一個(gè)月的努力，你有很多話想告訴領(lǐng)導(dǎo)，但這關(guān)他什么事呢？功勞要賣，但不是現(xiàn)在。 不是“我見了一個(gè)供應(yīng)商”，而是“有個(gè)供應(yīng)商希望見一下您”。 不是“我做了調(diào)查”，而是“想請(qǐng)您確認(rèn)一下下一步的改進(jìn)方案”。 不是“我分析了數(shù)據(jù)”，而是“我們必須把時(shí)間提前”。 為什么要這樣開頭？你知道很多領(lǐng)導(dǎo)忙到什么程度？會(huì)議開始之前，他還不知道會(huì)議的主題是什么。你必須讓他一開始就明白，你希望他做什么？他才能圍繞這一點(diǎn)，考慮你下面的內(nèi)容。 你想要領(lǐng)導(dǎo)做的事情，一般有三種： 第一種是領(lǐng)導(dǎo)明確的動(dòng)作（定方向、定預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃）； 2 第二種是領(lǐng)導(dǎo)原則上同意，可以繼續(xù)進(jìn)行下去； 3 第三種是領(lǐng)導(dǎo)重視并盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會(huì)議。 你想得到哪一樣，取決于工作目前的進(jìn)度，取決于領(lǐng)導(dǎo)的決策風(fēng)格（授權(quán)型還是參與型），你必須有一個(gè)明確的判斷，別指望領(lǐng)導(dǎo)幫你決定。 請(qǐng)一定要盯著他的眼睛，用堅(jiān)定、簡(jiǎn)短、直接的語(yǔ)言告訴他：“我需要得到您的……” 不要怕這樣做失禮，讓領(lǐng)導(dǎo)盡快進(jìn)入狀況，節(jié)省他的時(shí)間，就是對(duì)他最大的尊重。 第二步 理由（Reason） 接下來，你還有4分30秒？ 不，你最多還有2分鐘時(shí)間陳述你的理由，差不多是你平時(shí)講三頁(yè)P(yáng)PT的時(shí)間。因?yàn)檫€得留1分多鐘給領(lǐng)導(dǎo)提問。 你需要仔細(xì)分析你的匯報(bào)材料，凝結(jié)成不超過三個(gè)理由，然后試著用簡(jiǎn)潔而有力的語(yǔ)言表達(dá)出來。 簡(jiǎn)潔的表達(dá)在于強(qiáng)化重點(diǎn)，何為重點(diǎn)，又取決于你的匯報(bào)目標(biāo)。試比較下面兩種句式： A：“考勤上我建議采用XX系統(tǒng)，因?yàn)楸容^成熟，解決我們后期考勤核算復(fù)雜的問題?！?/p> 這是“論點(diǎn)——論據(jù)——強(qiáng)化論點(diǎn)”的結(jié)構(gòu)，強(qiáng)調(diào)“成熟系統(tǒng)”、“解決實(shí)際問題”，顯然是希望用明顯的優(yōu)勢(shì)引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)明確的動(dòng)作（給預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃）。 B：“我建議的XXXX是一項(xiàng)大公司都開始運(yùn)用的系統(tǒng)，可以在XXX 部分運(yùn)用，供應(yīng)商可以幫我們聯(lián)系參觀XXX?！?/p> 這是“論據(jù)——論點(diǎn)——強(qiáng)化論據(jù)”的結(jié)構(gòu)，強(qiáng)調(diào)“創(chuàng)新”、“行業(yè)交流”，是想要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視與興趣，引發(fā)下一步的動(dòng)作——“原則上同意，可以繼續(xù)進(jìn)行下去”，或者“盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會(huì)議”。 在“理由（Reason）”環(huán)節(jié)，大部分人的困難在于精簡(jiǎn)材料，文章是自己的好，越看越喜歡，每點(diǎn)都重要，怎么也減不下來。 此時(shí)，我們要放棄做方案時(shí)常用的“技術(shù)思維”，學(xué)會(huì)用“決策思維”看自己的方案。 這兩者有什么不同呢？“技術(shù)思維”考慮的是有哪些方法，它們的優(yōu)劣勢(shì)又是什么？“決策思維”考慮的是這個(gè)方案要多少資源，能達(dá)到什么效果，是否符合我們的目標(biāo)。 站在領(lǐng)導(dǎo)的角度上，站在一個(gè)決策者而不是執(zhí)行者的角度上，哪些理由能直接幫助他做決策？哪些是間接的？先把間接的去掉。再想一想，其中最重要的三條是什么？ 請(qǐng)不要懷疑這個(gè)方法，因?yàn)橐欢梢宰龅?。如果你做不到，說明方案本身有問題，給你一個(gè)小時(shí)也沒用。 第三步 證據(jù)（Evidence） 在陳述理由之后，通常領(lǐng)導(dǎo)會(huì)詢問一兩個(gè)關(guān)心的問題，即使領(lǐng)導(dǎo)不問，我們?nèi)匀恍枰M(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)——證據(jù)（Evidence）。 在“理由（Reason）”部分，核心是觀點(diǎn)，要求簡(jiǎn)潔直接；但在“證據(jù)（Evidence）部分”，最重要的是細(xì)節(jié)，要求有打動(dòng)力，包括：具體現(xiàn)象、數(shù)據(jù)、效果估計(jì)、承諾等等。 選擇什么樣的材料作為你強(qiáng)有力的證據(jù)，仍然取決于你想要達(dá)到的目標(biāo)： 給領(lǐng)導(dǎo)決策信心： “供應(yīng)商之前的使用XXX技術(shù)的XXX項(xiàng)目，預(yù)算和我們基本相同，就是在30天內(nèi)完成的……” 強(qiáng)調(diào)事情的緊急性 “我已經(jīng)聯(lián)系過XXX培訓(xùn)公司的tony，他至少可以聯(lián)系三個(gè)在此期間有空擋的場(chǎng)地，但必須在本周內(nèi)確認(rèn)……” 強(qiáng)調(diào)事情的重要性 “我做過測(cè)算，按現(xiàn)在的招聘速度，入職率將低于60％，將嚴(yán)重影響各部門工作……” 引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的興趣 “這個(gè)管理方式雖然目前應(yīng)用不廣，但非常符合公司未來的發(fā)展方向，聽咨詢公司朋友說國(guó)外的一些大型企業(yè)也在做這方面的深度調(diào)研……” 第四步 重復(fù)觀點(diǎn)（Position） 最后，再一次重復(fù)你的要求。 和開頭不同，開頭提要求是讓領(lǐng)導(dǎo)明確你的匯報(bào)目的，結(jié)尾的要求則帶有強(qiáng)烈的“行動(dòng)導(dǎo)向”——更明確，更能讓領(lǐng)導(dǎo)做出決策。 如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)給預(yù)算、定時(shí)間、定下一步計(jì)劃”，那么你最好能讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是判斷題： “上面的兩個(gè)方案，其中預(yù)算首先要定下來，希望領(lǐng)導(dǎo)能給個(gè)建議，我們可以盡快執(zhí)行下去。” 如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)原則上同意，可以繼續(xù)進(jìn)行下去”，那么你最好表示下一步的行動(dòng)已經(jīng)在計(jì)劃之中，這是一個(gè)積極的暗示： “如果您同意的話，我下一步的想法是……” 如果你的目標(biāo)是“希望領(lǐng)導(dǎo)重視并盡快看看你的詳細(xì)材料或安排會(huì)議”，那就可以更明確一點(diǎn)： “我的詳細(xì)計(jì)劃已經(jīng)發(fā)到您的郵箱里，剛才跟您的助理確認(rèn)您本周三和五有時(shí)間，如果您覺得有必要，可以安排一個(gè)會(huì)議……” 請(qǐng)注意（再次敲黑板），所有的努力都是為了一個(gè)結(jié)果——下一步明確的行動(dòng)（時(shí)間、人物、預(yù)算、動(dòng)作），別天真地以為領(lǐng)導(dǎo)會(huì)自己決定自己該做什么，人天生有拖延的傾向，你含糊，他也含糊，事情辦不好，責(zé)任還在你。 “五分鐘電梯溝通術(shù)”，難點(diǎn)不在技術(shù)層面，多多練習(xí)，一定可以做到。 難點(diǎn)在于思想包袱。很多人把跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，看得太嚴(yán)重，于是拼命想表現(xiàn)自己，有人則看得太復(fù)雜，于是拼命逃避。 簡(jiǎn)潔的表達(dá)源于單純的心態(tài)，“五分鐘領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)”只是為了解決問題，不是讓你給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)好印象（盡管客觀上有可能），不要追求所謂“技術(shù)含量”，那些只不過是為了滿足個(gè)人的虛榮心而已。 你對(duì)世界簡(jiǎn)單了，這個(gè)世界也就不會(huì)對(duì)你太復(fù)雜。
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