會議 導(dǎo)讀：不論是機關(guān)單位還是企業(yè)，開會是必不可少的工作環(huán)節(jié)。但大家都厭惡冗長、低效的會議。缺乏管理的會議浪費時間、精力與金錢，又毫無生產(chǎn)力，但這種會議是可以避免的。結(jié)合朗歐企管駐廠咨詢的實踐，我認(rèn)為在工廠的生產(chǎn)管理中必須要開好三個會議：部門/車間班前會、生產(chǎn)協(xié)調(diào)會和管理周例會。 1.部門/車間班前會 利用部門/車間班前會，可以說明新產(chǎn)品、新方法、新工藝，提高員工的技術(shù)水平，傳播品質(zhì)觀念，宣傳公司各項政策，真正做到始于教育、始于培養(yǎng)； 利用部門/車間班前會，可以實施追蹤與管理，對品質(zhì)異常進(jìn)行檢討、分析與矯正，對過去工作加以回顧，總結(jié)經(jīng)驗、改正過失； 利用部門/車間班前會，可以安排每天的生產(chǎn)任務(wù)，說明市場反應(yīng)，傳達(dá)上級指令； 利用部門/車間班前會，可以培養(yǎng)員工好的習(xí)慣及行為觀念，通過對工作素養(yǎng)、工作倫理及工作習(xí)慣的宣導(dǎo)，促使員工不斷改進(jìn)，從而提升整個公司員工的素質(zhì)； 利用部門/車間班前會，可以培養(yǎng)主持會議的管理者的管理能力、演說能力，提升管理者的形象、風(fēng)范與氣質(zhì)。 部門/車間班前會是企業(yè)管理者必須運用好的一個工具。很多企業(yè)也開早會，但是我在走訪中發(fā)現(xiàn)，很多早會流于形式，存在紀(jì)律差、團隊士氣不佳、內(nèi)容不具體等問題，沒有得到應(yīng)有的效果。甚至有些管理者認(rèn)為不如不召開，節(jié)省出的時間還可以多做一些工作。 部門/車間班前會是朗歐的老師進(jìn)駐企業(yè)后要抓好的基礎(chǔ)工作之一。開好部門/車間班前會需要做好以下幾點： （1）會議頻率 部門/車間班前會，每班前都要召開（一班制早上上班前開，多班制逢班前召開）?；鶎颖３置刻煺匍_。主管選擇重點班組、車間、部門參加，保證每周至少到每個單位參加一次。經(jīng)理保證每兩周至少到每個單位參加一次。 （2）會議時間 部門/車間班前會的時間最好控制在10~15分鐘。 （3）會議紀(jì)律 部門/車間是企業(yè)中的最小單位，也是企業(yè)組織的基本單位。會議紀(jì)律必須要嚴(yán)格，不能遲到、嬉鬧、交頭接耳，隊伍隊形要整頓好，可以參考軍訓(xùn)的要求站軍姿，體現(xiàn)出企業(yè)的精氣神。 （4）會議主要內(nèi)容 首先，總結(jié)昨日工作，通報昨日工作紀(jì)律、業(yè)務(wù)/生產(chǎn)情況、發(fā)貨情況、客戶投訴等問題，對前一天表現(xiàn)優(yōu)異的員工提出表揚，樹立優(yōu)秀員工的榜樣，鼓舞士氣；其次，傳達(dá)昨日相關(guān)會議的決議與精神，對相關(guān)制度、流程進(jìn)行培訓(xùn)及考核、問答；再次，安排當(dāng)日工作任務(wù)，具體到個人或最小單位，強調(diào)當(dāng)日工作的目標(biāo)和注意事項；最后，對昨日表現(xiàn)不佳的個人或不良現(xiàn)象提出批評和指導(dǎo)。 （5）與會人員要求 主持班前會的管理者要聲音洪亮、態(tài)度親切。班前會氣氛要輕松，要懂得鼓勵下屬。班前會時作業(yè)員可以反映問題、積極參與。必要時可以有上司指導(dǎo)、協(xié)助及列席。 （6）會議準(zhǔn)備 會前準(zhǔn)備是保證會議有效的核心。很多企業(yè)召開班前會完全依靠管理人員的臨場發(fā)揮，但基層管理人員大都不是管理專業(yè)科班出身，也不具備很深的演講功底，因而就需要充分做好會前準(zhǔn)備，準(zhǔn)備好講話內(nèi)容等。 朗歐的老師去企業(yè)推行班前會管理制度的時候有一個核心的表單，就是班前會臺賬，要求管理人員前一天下班前按照要求將臺賬填寫好，第二天班前會就有本可依了。 班前會看似是一個小動作，但如果能夠真正發(fā)揮出功能，將會給企業(yè)團隊帶來無限的好處。各企業(yè)一定要重視部門/車間班前會，讓迫切地希望被了解、被尊重、被培養(yǎng)的一線員工能夠在團隊中快速成長，在部門/車間班前會上找到一個屬于自己的舞臺。 2.生產(chǎn)協(xié)調(diào)會 生產(chǎn)協(xié)調(diào)會又叫生產(chǎn)調(diào)度會。在異常頻發(fā)的中小企業(yè)，每天需要下達(dá)生產(chǎn)計劃，通報生產(chǎn)異常，協(xié)調(diào)各類問題，因而必須召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會。每天有效召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，是企業(yè)生產(chǎn)正常化的保障。 開好生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，有助于將各部門的目光充分集中到生產(chǎn)任務(wù)上來，確保各部門每天的工作圍繞著具體的生產(chǎn)任務(wù)展開；開好生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，有助于統(tǒng)一聲音，將具體的問題在會議上暴露出來，有利于各部門之間的協(xié)調(diào)溝通；開好生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，有助于打造一支高效、務(wù)實的團隊。 開好生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，需要注意以下幾點： （1）會議頻率 生產(chǎn)協(xié)調(diào)會應(yīng)保證每天召開一次。只要工廠在開展生產(chǎn)，就必須要召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會。生產(chǎn)管理需要高頻率的工作，需要每天不斷地下達(dá)任務(wù)、協(xié)調(diào)異常、跟進(jìn)進(jìn)度。很多管理者覺得生產(chǎn)沒有問題就沒必要召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，或者認(rèn)為生產(chǎn)協(xié)調(diào)會作用不大，因而不愿意召開，這是錯誤的。 （2）會議時間 會議時間一般控制在30分鐘以內(nèi)。企業(yè)剛開始實行生產(chǎn)協(xié)調(diào)會制度的時候，會議時間可以稍長，但常規(guī)召開以后，會議時間必須控制在30分鐘以內(nèi)。要想控制好時間，就必須得有明確的會議議程，并且嚴(yán)格按照會議議程進(jìn)行。 （3）會議紀(jì)律 稽查部人員需要參與，與會人員嚴(yán)格按照會議議程控制發(fā)言時間和發(fā)言內(nèi)容，并遵守會議管理制度。嚴(yán)明的會議紀(jì)律是打造一個好團隊最好的武器，也是最簡單而最有效的改造員工習(xí)性的方式。 （4）會議主要內(nèi)容 第一項，通報前一日的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會會議決議完成情況； 第二項，組織各部門對生產(chǎn)計劃、物料計劃的準(zhǔn)確性與合理性進(jìn)行評審； 第三項，各車間負(fù)責(zé)人匯報前一日的生產(chǎn)異常及日計劃達(dá)成情況，并提出需要其他部門協(xié)助的事項； 第四項，采購部匯報物料進(jìn)度及跟進(jìn)情況； 第五項，品質(zhì)部匯報前一日來料、制程、成品的品質(zhì)狀況； 第六項，技術(shù)部通報車間工藝操作及生產(chǎn)技術(shù)工作進(jìn)展情況； 第七項，PMC部對前一日各車間生產(chǎn)計劃達(dá)成情況進(jìn)行考核通報。 各企業(yè)視行業(yè)、要求不同，可以根據(jù)實際情況對會議議程進(jìn)行增減。 （5）與會人員要求 生產(chǎn)協(xié)調(diào)會由PMC部主持，各生產(chǎn)相關(guān)部門參與，生產(chǎn)部總負(fù)責(zé)人必須到場，老板視企業(yè)實際情況選擇性參與。 （6）會議準(zhǔn)備 各部門在生產(chǎn)協(xié)調(diào)會召開之前，一定要明確開會時需要匯報的內(nèi)容，且要用數(shù)據(jù)說話，要有理有據(jù)，并根據(jù)實際情況填寫各部門的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會匯報表，以保證生產(chǎn)協(xié)調(diào)會的高效召開。 （7）會議決議 必須要形成有效的會議決議。生產(chǎn)協(xié)調(diào)會要安排專人進(jìn)行會議記錄，會議結(jié)束時由會議記錄人通報確認(rèn)會議決議并在結(jié)束以后將會議記錄分發(fā)給各與會人員，便于稽查部跟進(jìn)。 3.管理周例會 管理周例會，也可以被稱為“管理變革周例會”，是在朗歐企管提供咨詢期間，整個管理變革中最核心的會議，也是朗歐的老師離開企業(yè)以后，企業(yè)方必須要堅持召開的會議。周例會是企業(yè)每周不可缺少的重點工作。然而，如何高效、實用、真實地召開會議，是很多企業(yè)面臨的難點。 召開管理周例會，可以提供一個各部門展示和比拼工作業(yè)績的平臺，讓重大事情呈現(xiàn)于陽光之下；可以讓管理團隊養(yǎng)成用數(shù)據(jù)說話的習(xí)慣；可以樹立公司制度流程的權(quán)威；可以讓老板、高管了解到具體的事情和問題。 召開管理周例會，有助于培養(yǎng)一支企業(yè)的核心團隊。在會上，各管理人員對上周（上一階段）本部門的工作進(jìn)行小結(jié)，并對下周（下一階段）工作進(jìn)行預(yù)先計劃，可以提高管理人員的總結(jié)和計劃能力，長此以往形成良好的工作習(xí)慣。 召開管理周例會需要注意以下幾項內(nèi)容： （1）會議頻率 必須保證每周一次。管理周例會是各部門總結(jié)上周工作，制定下周的工作計劃和周目標(biāo)的主要戰(zhàn)場。 （2）會議時間 會議時間一般控制在兩個小時以內(nèi)，根據(jù)企業(yè)規(guī)模的不同可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。因為周例會時間比較長，且各部門人員都要到齊并集中注意力，建議企業(yè)每周選一天晚上組織召開。 （3）會議紀(jì)律 需要稽查部人員參與，各與會人員嚴(yán)格按照會議議程控制發(fā)言時間和發(fā)言內(nèi)容，并遵守會議管理制度?；槿藛T需要依據(jù)議程，嚴(yán)格控制每個人的發(fā)言時間，改變之前開會“言而不決”的習(xí)慣。
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