石頭說
假如做到事前給一份,桌上擺一份,自己身上帶一份,肯定會(huì)萬無一失。
這兩天,春節(jié)檔電影《你好,李煥英》火了,成為中國影史為數(shù)不多的票房破30億影片。
作為一個(gè)文字工作者,欣賞這部作品時(shí),有一個(gè)情節(jié)讓我印象深刻。
情節(jié)是這樣的:李煥英所在勝利化工廠舉行女子排球賽,廠長(zhǎng)親臨現(xiàn)場(chǎng),到主席臺(tái)落座,并將作開幕式講話。
在臺(tái)下職工的安靜等待、鼓掌歡呼聲中,廠長(zhǎng)從座位上站了起來,從兜里掏出眼鏡戴上,習(xí)慣性向衣服口袋、褲兜里摸索,卻沒摸到任何東西。
這,讓他略顯尷尬,不得不放棄尋找。
隨即,他摘掉眼鏡,講了句“比賽,正式開始”后落座,手又往兩邊胸口口袋摸索了一下,仍然一無所獲。
相信很多觀眾都明白,廠長(zhǎng)是在找講話稿。尷尬的是,講話稿沒找到。
這個(gè)情節(jié),不知導(dǎo)演是想按照小品模式有意為之,還是其他。
光從其內(nèi)容看,折射出這次活動(dòng)的承辦存在重大失誤:
活動(dòng)前跟廠長(zhǎng)溝通請(qǐng)示不夠;沒有備用講話稿;出現(xiàn)“廠長(zhǎng)式尷尬”時(shí),沒有應(yīng)急預(yù)案等。
類似的失誤,在現(xiàn)實(shí)職場(chǎng)中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)。
從某種意義上看,電影中這個(gè)情節(jié),對(duì)我們每個(gè)辦公室人員來說,是一個(gè)警示,同時(shí)也是一個(gè)啟示。
那么,作為辦公室人員,籌辦會(huì)務(wù)要注意什么?
01
要有“備胎意識(shí)”
所謂“有備無患”,凡事只要多想一步、多做一點(diǎn),就能確保平穩(wěn)、順利。
在職場(chǎng),領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)工作繁忙,要處理、考慮的事情多,難免會(huì)丟三落四。
這時(shí)候,擁有“備胎意識(shí)”將顯得尤為重要。
比如,辦會(huì)時(shí),只要內(nèi)容不涉密,給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好講話稿后,要多帶一份備用,以防萬一,這是基本業(yè)務(wù)要求,也最能體現(xiàn)辦事水平。
假如做到事前給一份,桌上擺一份,自己身上帶一份,肯定會(huì)萬無一失。
此外,會(huì)議用名卡、話筒、筆、眼鏡、車輛等,也要備一份(輛),以應(yīng)臨時(shí)安排或突發(fā)狀況。
辦事時(shí),要多想幾種可能,制定出AB方案,未雨綢繆搶占先機(jī)。
比如,《你好,李煥英》電影中,如果事先想到了“廠長(zhǎng)要是忘記帶講稿了該怎么辦”這一點(diǎn),也就不會(huì)出現(xiàn)“廠長(zhǎng)式尷尬”了。
02
先代入
我們都知道,寫和說是兩碼事。
有的詞語,出現(xiàn)在文章中后,你會(huì)覺得“遣詞造句很到位”“能巧妙表達(dá)想要表達(dá)的意思”,但讀出來就不一定那么順溜了。
比如,像一些長(zhǎng)句、古文,若引用來作為書面語,會(huì)讓文章增色不少,看起來還很“高大上”。
但如果作為口語來用,就會(huì)影響表達(dá)效果,甚至讓聽眾云里霧里。
所以說,籌辦會(huì)務(wù)時(shí),要先代入,逐字逐句默讀一遍,盡量不要用長(zhǎng)句、讀起來不通順、晦澀難懂的話語。
一些不好理解、不好念的字詞句和一些生僻字,最好標(biāo)注一下。
此外,語言風(fēng)格方面,要將領(lǐng)導(dǎo)的講話特點(diǎn)反映到文稿中去。
否則,領(lǐng)導(dǎo)和聽眾都會(huì)產(chǎn)生一種不自然的感覺。
03
溝通提醒很重要
會(huì)務(wù)籌辦過程中,就會(huì)議召開時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、議程程序等,要多跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)。
及時(shí)做好提醒服務(wù),保證每個(gè)細(xì)節(jié)不出紕漏,確保會(huì)務(wù)有序進(jìn)行。
比如,會(huì)議材料是由辦公室代擬,領(lǐng)導(dǎo)在此基礎(chǔ)上自由發(fā)揮?還是領(lǐng)導(dǎo)即興講話?
對(duì)于這些,要提前跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)好。
如果是領(lǐng)導(dǎo)即興講話,作為會(huì)務(wù)承辦人員,會(huì)前要做好提醒服務(wù)。
如果領(lǐng)導(dǎo)備了講話稿或在紙上列了講話要點(diǎn),就要提醒他把這些帶上。
如果是由辦公室代擬,再由領(lǐng)導(dǎo)修改定稿。
那就要提前把初稿交給領(lǐng)導(dǎo),并及時(shí)跟進(jìn)修改情況。
04
聽會(huì)不能含糊
作為會(huì)務(wù)、活動(dòng)的組織者,會(huì)中要安排人聽會(huì)、錄音。
這是基本的職業(yè)要求,更是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的一種尊重。
要知道,很多領(lǐng)導(dǎo)講話,不會(huì)跟講話稿完全一致,或多或少會(huì)有臨場(chǎng)發(fā)揮。
安排人聽會(huì),能及時(shí)記錄這些臨場(chǎng)發(fā)揮,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示要求,跟進(jìn)做好會(huì)議精神的貫徹落實(shí)、督促檢查。
總之,“身在兵位胸為帥謀”,要想辦好會(huì)務(wù),需要多思考幾個(gè)預(yù)案、多想幾種可能。
將事情想清想透,將準(zhǔn)備工作做足做充分,會(huì)務(wù)自然順暢了。
作者:辦公室顧問團(tuán) 浪子燕青
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