記得曾經(jīng)有朋友問我：“你每次采購工作的時間是下單前付出多些?還是下單后的付出時間更多?”因為當時所在工廠的供應(yīng)商的確存交期和質(zhì)量兩個方面的問題，同時還存在供應(yīng)資源匱乏的情況，所以我們把大多把精力放在了采購后期，去尋找了許多的方法，培養(yǎng)供應(yīng)商、督導(dǎo)供應(yīng)商等。
事過多年，回顧過去，我才恍然大悟。后期努力型的采購人員，我理解他們是想把事情做好，但不一定是做了正確的事!因為忽略采購前期的很多關(guān)鍵性的工作，所以致使采購的結(jié)果差強人意。
確實，無論在哪家公司的采購部門，一直是有些類似的問題困擾著我們，合理的改善這些老的難問題是提高采購工作效率的關(guān)鍵。
價格、質(zhì)量、交期這三要素如何平衡?
新供應(yīng)商開發(fā)及產(chǎn)品前期如何導(dǎo)入?
采購員到底需要掌握哪些專業(yè)知識?
如何應(yīng)對多品種、小批量、低金額、短交期的產(chǎn)品采購工作?
如何深層次的看懂《報價單》?如何爭取到最合理的價格?
如何與供應(yīng)商快捷有效的溝通，并讓溝通結(jié)果與實際吻合?
如何與供應(yīng)商快捷有效的溝通，并讓溝通結(jié)果與實際吻合?
采購工作到底需要做到哪個環(huán)節(jié)才算完成?
采購數(shù)據(jù)如何整理與分析?
這三要素應(yīng)該為質(zhì)量第一、交期第二、價格第三;而我們在日常的采購工作中總是把價格放在首先考慮，認為只要價格談下來了后面有些小問題都好解決，這往往會帶來無窮無盡的問題。質(zhì)量不穩(wěn)定就一定影響到交期，之間的來回反復(fù)必然推高公司管理和生產(chǎn)成本也就無形中提高了采購價格(這個多米諾效應(yīng)就是采購導(dǎo)致的，要算在采購帳上)。我認為品質(zhì)追求最好，最好必然價格最高;交期也不是越短越好，交貨太快會帶來貨款的最短期支付，給公司帶來資金壓力;我認為應(yīng)該首先做到質(zhì)量合格，其次交貨準時，再是價格合理;現(xiàn)實中從來找不到價格最低、質(zhì)量最好、交貨最快的供應(yīng)商。
在開發(fā)供應(yīng)商的環(huán)節(jié)，諸多供應(yīng)商在接受考核前會做許多工作來掩蓋自身的不足。身為采購開發(fā)者應(yīng)該意識到這些，那些掩蓋掉的往往應(yīng)該是我們最關(guān)心的，我們應(yīng)該尋求新到方式去探求供應(yīng)商最真的一面，否則這樣的工廠一旦成為我們的供應(yīng)商，后期雙方的合作必然不順。
另外，使用供應(yīng)商不是傳真一份圖紙，然后報價再下單生產(chǎn)這樣簡單。在與供應(yīng)商開始走報價流程前，一定要詳細了解供應(yīng)商的狀況：設(shè)備能力、工藝能力、生產(chǎn)能力、周邊配套是否便利、地理位置(就近不就遠)、目前生產(chǎn)飽和度、是否有同類(或同材質(zhì))產(chǎn)品、供應(yīng)商接單的積極度。
以上看似很普通的問題，但是現(xiàn)在采購?fù)紩雎赃@點，或是因為比較懶散，僅憑直覺去判斷。在對供應(yīng)商的狀況確定掌握時，再發(fā)圖紙報價，在報價過程中一定要結(jié)合實際情況把圖紙的要點先與供應(yīng)商溝通，比如：之前存在的質(zhì)量問題、產(chǎn)品使用環(huán)境、關(guān)鍵尺寸、關(guān)鍵技術(shù)要求等，讓供應(yīng)商能比較準確的報價。對于試樣件采購必須全流程跟蹤，把要點與供應(yīng)商溝通。這樣供應(yīng)商開發(fā)成功率比較高。
至少自身負責的主要采購項目的專業(yè)知識必須具備，否則不可能和供應(yīng)商有良好的溝通，也不會有一個合理的價格，這樣的采購員肯定是行尸走肉。當然買的永遠沒有賣的精，好的采購對自身的主要采購物料的原材料、加工工藝、工時狀況等重點要素非常了解，要做到勤跑現(xiàn)場觀摩實際生產(chǎn)狀況，做到心中有數(shù)。其余采購物料的大概知識也要知道。
好多公司都有這樣的狀況，真的很糾結(jié)，很多采購人員的做法就是把這些物料統(tǒng)統(tǒng)發(fā)到一家供應(yīng)商，覺得好管理，催貨方便，東西多了采購金額大一點供應(yīng)商也有點積極性，但是往往實際情況確適得其反，不是這個物料趕出來了那個物料就延期了;甚至供應(yīng)商還要再往下分包其他協(xié)作廠家，掌控起來異常艱難，供應(yīng)商也疲于奔命、怨言多多，最后傷害了供需雙方。對于這樣的情況首先要把這些物料分類，如機加工件，從其材質(zhì)、生產(chǎn)工藝、表面處理等分別區(qū)分，分別下單，下單前要了解清楚目前供應(yīng)商目前的生產(chǎn)現(xiàn)狀、是否有現(xiàn)成材料等情況，如供應(yīng)商或公司生產(chǎn)上有突發(fā)情況也好調(diào)整。
先多家報價,接著多家比價,然后多家議價,最后確認最低價,這也許是最簡單的方式，但不是最有效的方式。有的時候這是采購人員最喜歡用的方式，因為這個是各公司最喜歡的也能夠接受的核價機制，但往往最后價格都不是最好的。對于《報價單》一定要求供應(yīng)商提供的越細致越好，把各成本核算項目寫清楚，越細也就越掩蓋不了問題，采購員仔細分析就能發(fā)現(xiàn)問題，核價也就越清楚，供應(yīng)商也才能接收你的議價要求，這樣的價格才會是合理的價格。。
為了準確制定采購策略，首要先了解采購環(huán)境，其中對供應(yīng)商的考核是制定決策依據(jù)的一個重要因素。很多采購者同樣意識到此項工作的重要性，但有的企業(yè)基于存在某種狀況無法去實施，或有的實施卻是走與形式，其導(dǎo)致的結(jié)果采購管理無法準確制定采購策略，采購者僅憑個人主觀下達采購訂單，而供應(yīng)商介于此種環(huán)境里是毫無危機意識，依然是我行我素。
另外，無特殊情況采購要堅決杜絕供應(yīng)商“獨此一家”的情況發(fā)生，任何物料都必須有2家以上的供應(yīng)商，哪怕價格不一樣、物料的訂購量再小都要有2家以上，一是避免供應(yīng)商出現(xiàn)停電、放假、搬廠等客觀因素，另一方面也有個相互制約。很多采購員都聽見過“獨此一家”的供應(yīng)商最常說的“對不起，你再催，我不做了”或者直接回復(fù)讓你撤單，這樣時候采購員的出路只有妥協(xié)，哪怕質(zhì)量再差、交期再長、價格最高，需方只好無條件的接受。采購工作就變成一塌糊涂了。
任何溝通能直接當面溝通最好，其次能發(fā)郵件不要傳真，能傳真的不要只電話，只有電話溝通沒有記錄;溝通中最好不要出現(xiàn)盡快、盡量、大約等模糊結(jié)果，一定要有確定的結(jié)果。并時時追蹤。
很多采購人員把物料催回廠就松了口氣，萬事大吉了。物料到廠往往整個采購過程才進行了一半，首先在條件允許的情況下采購人員要第一時間到現(xiàn)場了解物料進廠狀況，在檢驗前初步了解質(zhì)量狀況、到貨數(shù)量、到貨規(guī)格等基本情況出現(xiàn)問題立刻溝通解決，檢驗中時時跟進檢驗過程如有質(zhì)量問題可以第一時間調(diào)整，不要等隔天甚至2、3天后《不合格品處理報告》開出后才開始溝通。檢驗合格后也要抽空了解一下生產(chǎn)裝配狀況，很多不合格品都是在生產(chǎn)裝配中才發(fā)現(xiàn)到，如果去等待這些不合格信息傳遞我們這里，顯然留給后期處理的時間就緊迫多了，成為是最難調(diào)整的狀況，所以還是越早知道越好！
采購數(shù)據(jù)不僅僅需要分類與匯總，當前企業(yè)都有ERP系統(tǒng)，不需要采購專門整理。但是ERP系統(tǒng)不會專業(yè)分析，特別是對于價格。采購員不僅要會縱向?qū)Ρ葦?shù)據(jù)，更重要是要會橫向類比，我們常常在橫向類比時會發(fā)現(xiàn)類似的物料采購價格確相差很遠，這個方法很容易核查出價格不合理的狀況。匯總也有利于發(fā)現(xiàn)主要物料的采購情況，為后續(xù)工作做準備。 最后，“采購人應(yīng)在適當?shù)臅r間，以合適的價格購買到適當?shù)臄?shù)量且品質(zhì)合格的物料，在規(guī)定時間內(nèi)送到指定的地點。”這是采購人的職責，同樣它是貫穿采購工作每一環(huán)節(jié)的思想，也是檢查采購的每項工作的一個標準!
本文摘自CIPS供應(yīng)鏈管理學會
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CIPS蘇州授權(quán)認證中心為CIPS中國認證總部授權(quán)指定的蘇州地區(qū)CIPS國際認證培訓、考試服務(wù)管理機構(gòu)。※是蘇州地區(qū)唯一同時獲得CIPS官方及當?shù)卣姓鞴軝C關(guān)審批備案的認證機構(gòu)※ 我們擁有近十年采購證書認證助學資歷，是江蘇省內(nèi)極具規(guī)模性、權(quán)威性的供應(yīng)鏈培訓咨詢平臺之一，我們致力于傳播最前沿的采購及供應(yīng)鏈管理知識和最佳實踐，為您提供卓越的供應(yīng)鏈管理解決方案和咨詢服務(wù)。詳情點擊本微信平臺底部菜單/“在線辦理”/“考試報名”查詢相關(guān)考試計劃和報名安排。
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CIPS是英國皇家采購與供應(yīng)學會(The Chartered Instituteof Procurement and Supply)的英文縮寫。CIPS建立于1932年，發(fā)展至今已有八十多年的歷史，現(xiàn)在全球150多個國家有超過103,000多位會員，是世界最大的采購與供應(yīng)專業(yè)組織，也是國際上海外學員最多的專業(yè)組織。
其（CIPS）注冊采購經(jīng)理認證，注重實際技能培養(yǎng)與評估，培訓與考核系統(tǒng)完善，得到眾多專業(yè)組織（如國際采購與物資管理聯(lián)盟IFPMM，世界銀行，世界貿(mào)易組織等）的廣泛認可。聯(lián)合國所屬各級機構(gòu)——聯(lián)合國開發(fā)計劃署、聯(lián)合國兒童基金會、聯(lián)合國難民署均采用CIPS作為采購人員的培訓和考核體系。
此外，微軟、沃達豐、Cable & Wireless、惠普、BP、SHELL、BBC、DHL、聯(lián)合國采購執(zhí)行機構(gòu)——聯(lián)合國項目事務(wù)署（UNOPS）等企業(yè)和組織，均采用CIPS企業(yè)認證（CIPS corporate certification）體系作為內(nèi)部采購與供應(yīng)流程優(yōu)化和管控的標準。通過（CIPS）企業(yè)認證的機構(gòu)，可以直接進入聯(lián)合國各級機構(gòu)的供應(yīng)商目錄。
（CIPS）注冊采購經(jīng)理認證系統(tǒng)完善，在國際性企業(yè)的采購職位遴選中得到普遍認同和優(yōu)先選擇。該認證還得到了英國和許多國家上百所大學的認可，如英國伯明翰大學、澳大利亞昆士蘭大學、科廷科技大學、香港理工大學等。同時，向英聯(lián)邦國家移民，該認證可得到評估加分。學員經(jīng)過培訓并通過統(tǒng)一考試，可獲得全球最具專業(yè)水準的（CIPS）采購經(jīng)理證書。
CIPS作為全球領(lǐng)先的采購職業(yè)資格認證體系，由淺入深地設(shè)置1到6個級別，分別對應(yīng)于采購一線員工實際操作、到采購中層管理運營、到采購高層戰(zhàn)略規(guī)劃等。每個級別又對應(yīng)五門專業(yè)課程，整套體系30門課程完整地對應(yīng)了中等職業(yè)教育、高等職業(yè)教育、本科教育、研究生教育（中職、大專、本科、研究生）四級學歷體系。這種嚴謹?shù)膶哟蝿澐郑谌蚵殬I(yè)資格證書體系中是唯一的。所以在中國，CIPS也是唯一的一個被國家教育部認可的采購類國際證書。
◇好消息：7月10日前報名的原已獲得CPS證書的考生可以立即節(jié)?。?500.00直接升級到CIPS5級。（現(xiàn)在至過渡期間到2018年前，原已通過CPS中高級的考生或國內(nèi)自考采購與供應(yīng)管理本科畢業(yè)生只需要加考：《供應(yīng)鏈中的可持續(xù)性》、《采購與供應(yīng)中的分類管理》、《提高供應(yīng)鏈競爭力》等三門課程，即可獲得CIPS五級國際采購與供應(yīng)高級證書！請各位考生把握機遇、抓緊報考哦！
◇好消息2：馬上領(lǐng)?。?500.00網(wǎng)絡(luò)課程大禮包。7月10日前預(yù)報名者，贈送價值￥1500.00的CIPS網(wǎng)絡(luò)在線課程學習賬號（一個級別5門課程，學習期限90天）。
◇好消息3：搶試聽門票。馬上有機會獲得全國名師精英班公開課免費試聽名額。限6月1日前預(yù)報名者，并同時可享受培訓費相應(yīng)折扣。
◇好消息4：7月10日開班前報名優(yōu)惠如下：兩人報班同享九折；三人同享八折；五人團報同享八折或一人免單。十人及上以團報七折或三人免單。超二十人可按學員需求自由組班，上課時間、地點親們自己決定，我們提供師資和教學管理、考試報名等配套服務(wù)，詳細面議。
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