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友好表格：輸入時(shí)最大程度實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范性、統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性??！

設(shè)置的四個(gè)步驟：數(shù)據(jù)有效性設(shè)置；嵌入VLOOKUP函數(shù)，減少輸入；條件格式設(shè)置；保護(hù)工作表

數(shù)據(jù)之道·友好表格

       小張是A公司的人事專員，每月匯總各部門上報(bào)的人事信息是其主要工作之一。

      小張是個(gè)很負(fù)責(zé)任的同志，她自己制作了一張人事信息表，方便各部門填寫。

      下發(fā)、回收····

       小張?jiān)诨厥胀旮鞑块T上報(bào)的人事信息表時(shí)，瞬間崩潰了??！

   “ 出生日期竟然有五花八門的填寫樣式，1991年8月1日，19910801,1991.08.01····” “ 姓名有中間空格的，還有沒空格的，職位、工資級(jí)別劃分他們也不清楚，工資一欄都是空的”

      匯總表也整理不出來了，只能再一個(gè)一個(gè)的再聯(lián)系要信息。。好委屈！??！

小張的‘人事信息統(tǒng)計(jì)表’

      除了人事信息表，諸如加班統(tǒng)計(jì)、薪酬統(tǒng)計(jì)、社保繳費(fèi)計(jì)算等等，都面臨著類似的問題。

      究竟怎么辦，如何通過Excel的設(shè)置保證數(shù)據(jù)填寫的規(guī)范性和準(zhǔn)確性呢？今天就手把手教大家，通過簡單的4步玩轉(zhuǎn)Excel友好表格設(shè)置。

第一步：數(shù)據(jù)有效性設(shè)置

要減少數(shù)據(jù)輸入的錯(cuò)誤，一般有幾個(gè)方法：一是盡可能地減少輸入，盡量通過選擇已有選項(xiàng)來實(shí)現(xiàn)；二是在輸入時(shí)進(jìn)行提醒，提醒如何輸入；三是禁止，當(dāng)輸入錯(cuò)誤時(shí)，不予通過。這些手段都可以通過數(shù)據(jù)有效性設(shè)置來實(shí)現(xiàn)。

推薦文章：【Excel系列16】數(shù)據(jù)有效性應(yīng)用概覽①；【Excel系列18】數(shù)據(jù)有效性應(yīng)用實(shí)例③：下拉式菜單

       在本例中如何進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性設(shè)置呢？如何實(shí)現(xiàn)輸入-提醒-禁止三位一體呢？

       大家跟著演示動(dòng)畫一起來操作一下！So easy??！

有效性設(shè)置-姓名（文本長度）

有效性設(shè)置-性別（序列）

有效性設(shè)置-日期（日期）

有效性設(shè)置-部門（序列）

有效性設(shè)置-職位（序列）

有效性設(shè)置-工資級(jí)別（序列）

第二步：嵌入VLOOKUP函數(shù)

通過VLOOKUP函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)查找匹配，比如工資級(jí)別對(duì)應(yīng)的工資數(shù)額。

推薦文章：超級(jí)干貨丨入職第一天，老板就和我說，Excel的這兩個(gè)功能一定要會(huì)

       當(dāng)工資級(jí)別確定，工資數(shù)額也就是確定了。當(dāng)輸入了工資級(jí)別，工資數(shù)額就應(yīng)該自動(dòng)出現(xiàn)。這時(shí)，就要用到VLOOKUP函數(shù)了。

VLOOKUP函數(shù)基本結(jié)構(gòu)

工資額自動(dòng)與工資級(jí)別匹配

      ☆ 根據(jù)提供的工資級(jí)別與工資額對(duì)應(yīng)表，通過查找工資級(jí)別，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)工資額輸入

第三步：條件格式設(shè)置

人總是傾向于積累成功性的行為。當(dāng)你輸入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，獲得正向性的反饋時(shí)，你會(huì)傾向于選擇繼續(xù)輸入。因此，在數(shù)據(jù)輸入時(shí)，我們可以通過條件格式的設(shè)置給數(shù)據(jù)輸入者提供正向反饋。

方法：“ 請(qǐng)?zhí)顚懸陨媳砀?，?dāng)所有黃色變藍(lán)色時(shí)，恭喜你完成填寫?！?/i>

       條件格式是如何設(shè)置的呢？一起來學(xué)習(xí)一下

條件格式設(shè)置

      注：當(dāng)完成符合條件的填寫時(shí)，意味著單元格存在值，存在值就會(huì)>0，依據(jù)這個(gè)規(guī)則，我們就可以把完成填寫的單元格設(shè)置為藍(lán)色。

      ☆ 當(dāng)所有黃色變藍(lán)色時(shí)，意味著你的數(shù)據(jù)輸入工作準(zhǔn)確地完成了

第四步：保護(hù)工作簿和工作表

只有需要填寫的部分才允許你填寫，其他部分想修改一下，想都別想

        在人事信息表中，我們要保證兩點(diǎn)：一是待填寫部分可以填寫，即可修改；二是除了待填寫部分，其他部分不允許修改。因此，在設(shè)置保護(hù)工作簿時(shí)：

       1. 選中待填寫單元格—右鍵單擊選擇【單元格格式】，在單元格格式設(shè)置對(duì)話框中，安全中把鎖定的勾取消掉；

       2.【審閱】—【工作表保護(hù)】—設(shè)置密碼—允許用戶—勾選“選定未鎖定的單元格”

保護(hù)工作表和保護(hù)工作簿

      當(dāng)我們完成以上四個(gè)步驟的設(shè)置時(shí)，一張友好的數(shù)據(jù)表格就誕生了。雖然設(shè)置的時(shí)候要花費(fèi)一些時(shí)間，但當(dāng)其他人進(jìn)行數(shù)據(jù)填寫時(shí)，準(zhǔn)確性、規(guī)范性也就有了保障。后期整理數(shù)據(jù)也就變得容易許多了。

      通過小小的演示案例，希望大家可以掌握友好表格的設(shè)置，將其靈活運(yùn)用到工作、學(xué)習(xí)過程中，提高職場辦公的規(guī)范性和工作效率。希望對(duì)大家的工作學(xué)習(xí)有所價(jià)值。

下期再會(huì)

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