一．概念
1．早期介入
早期介入是指公司從物業(yè)管理和日后運(yùn)作的專業(yè)角度為開發(fā)商（業(yè)主）提出樓宇設(shè)計(jì)，設(shè)備安裝、施工監(jiān)督工程驗(yàn)收接管等多方面提出建設(shè)性的意見。
2．前期管理前期管理是指公司接受委托物業(yè)管理，從接受驗(yàn)收到業(yè)主委員會(huì)成立。對(duì)非小區(qū)物業(yè)，目前政府沒有成立業(yè)主委員會(huì)要求，可理解為從接受物業(yè)驗(yàn)收后3—6月該項(xiàng)目物業(yè)管理的實(shí)施階段。
3．管理責(zé)任早期介入的物業(yè)管理是參與和提出建議，不承擔(dān)管理責(zé)任，前期物業(yè)公司是直接參與管理，具有承擔(dān)物業(yè)管理的責(zé)任。
二．早期介入
1．早期介入的人員安排早期介入是為了便于今后管理，主要對(duì)樓宇的土建結(jié)構(gòu)、管道走向、設(shè)備安裝等諸多工程建設(shè)接但各項(xiàng)管理進(jìn)行了解、熟悉。所以該階段人員配置應(yīng)從工程技術(shù)人員為主，可根據(jù)樓宇面積的大小、設(shè)備的復(fù)雜程度選派電氣、暖通、弱電等方面的技術(shù)骨干若干名，以及管理中心/處候選經(jīng)理，在工程施工中后期進(jìn)場。
2．早期介入階段管理中心/管理處經(jīng)理基本工作內(nèi)容早期介入期間由公司市場經(jīng)營部負(fù)責(zé)，現(xiàn)場管理中心/處經(jīng)理組織工程管理技術(shù)人員可以對(duì)以下方面作出計(jì)劃的安排：
2.1提出設(shè)備的設(shè)置和服務(wù)方面的改進(jìn)意見及設(shè)計(jì)遺漏工程項(xiàng)目的建議；
2.2分析物業(yè)建造選料及安裝，降低隱患，改善設(shè)備使用效果，減輕后期管理的壓力；
2.3審查有關(guān)工程及設(shè)備的優(yōu)劣，提供改進(jìn)意見。對(duì)維修檢查通道的位置及供電量的設(shè)計(jì)配置，要仔細(xì)審核，以避免日后維修工程開展不便；
2.4提供機(jī)電安裝及能源分配的有關(guān)專業(yè)管理意見；
2.5提供功能布局或用料更改的有關(guān)專業(yè)管理意見；
2.6幫助施工人員做好對(duì)樓宇材質(zhì)方面的保護(hù)，不留下因施工對(duì)材質(zhì)造成的損傷；
2.7提前熟悉樓宇中的各種設(shè)備和管線走向，對(duì)今后的管理和維修養(yǎng)護(hù)大有益處；
2.8督促工程施工進(jìn)度。當(dāng)樓宇進(jìn)入施工驗(yàn)收階段，現(xiàn)場管理中心/處經(jīng)理應(yīng)與公司物業(yè)管理部、人力資源部協(xié)調(diào)，準(zhǔn)備將工作狀態(tài)轉(zhuǎn)入前期管理階段工作。
三．前期管理
辦公物業(yè)、公共物業(yè)的前期管理概念界定為樓宇物業(yè)管理驗(yàn)收接管開始3至6個(gè)月，物業(yè)管理階段。
小區(qū)居住物業(yè)前期管理界定為小區(qū)物業(yè)管理驗(yàn)收接管后至小區(qū)業(yè)主委員會(huì)成立。
1．管理中心/處管理人員的確立與人員招聘根據(jù)樓盤面積、功能、設(shè)備復(fù)雜程度可設(shè)立：
1—2萬平方米（建面）擬設(shè)立管理處經(jīng)理1名、文員兼財(cái)務(wù)、人事管理員1名、工程主管或物業(yè)主管1名。工程人員、保安人員、保潔人員、客服人員按樓宇實(shí)際需求和合同約定進(jìn)行配置。管理處總?cè)藬?shù)一般由30—50人組成；
3—5萬平方米（建面）擬設(shè)立管理處經(jīng)理1名、文員1名、工程部、保安部、保潔部、客服部經(jīng)理各1名。管理處總?cè)藬?shù)應(yīng)根據(jù)樓宇實(shí)際需求和合同約定進(jìn)行配置。一般由60—110人組成；
5—15萬平方米（建面）擬設(shè)立管理中心總經(jīng)理1名、財(cái)務(wù)1名、人事管理員1名、工程部、保安部、保潔部、客服部經(jīng)理各1名。管理中心總?cè)藬?shù)應(yīng)根據(jù)樓宇實(shí)際需求和合同約定進(jìn)行配置，管理中心總?cè)藬?shù)一般為110—180人組成，管理中心人員招聘由公司人力資源部負(fù)責(zé)實(shí)施；
15萬平方米以上（建面）擬設(shè)立管理中心總經(jīng)理1名、總經(jīng)理助理1名、財(cái)務(wù)1名、人事管理員1名、工程部、保安部、保潔部、客服部經(jīng)理各1名。管理中心總?cè)藬?shù)應(yīng)根據(jù)樓宇實(shí)際需求和合同約定進(jìn)行配置，管理中心總?cè)藬?shù)一般為215人左右組成，管理中心人員招聘由公司人力資源部負(fù)責(zé)實(shí)施。
2．前期管理階段管理中心/處經(jīng)理基本工作內(nèi)容
2.1物業(yè)驗(yàn)收、交接時(shí)間、步驟、內(nèi)容、記錄的安排管理中心/處經(jīng)理應(yīng)根據(jù)參加項(xiàng)目工程協(xié)調(diào)會(huì)及與業(yè)主的溝通確定驗(yàn)收區(qū)域、驗(yàn)收步驟、樓宇具體驗(yàn)收、交接的驗(yàn)收時(shí)間。
2.1.1驗(yàn)收、交接的內(nèi)容
（1）概念
竣工，它是指一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目經(jīng)過建筑施工和設(shè)備安裝之后，達(dá)到了該工程項(xiàng)目規(guī)劃文件所規(guī)定的要求，具備了使用或投產(chǎn)的條件，作為房地產(chǎn)綜合開發(fā)的成品，由承建單位向房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)單位書面報(bào)告工程項(xiàng)目完成。
竣工驗(yàn)收，它是指建設(shè)工程項(xiàng)目竣工（包括隱蔽工程竣工、單項(xiàng)工程竣工、分期工程竣工以及全部工程竣工）后，開發(fā)建設(shè)單位會(huì)同設(shè)計(jì)單位、施工單位、設(shè)備供應(yīng)單位以及工程質(zhì)量監(jiān)督部門等，對(duì)該項(xiàng)目是否符合規(guī)劃設(shè)計(jì)要求以及建筑施工質(zhì)量、設(shè)備安裝質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)，取得竣工合格的資料，數(shù)據(jù)和憑證。其中住宅小區(qū)全部工程竣工后，必須申報(bào)城市建設(shè)行政主管部門進(jìn)行綜合驗(yàn)收。
接管驗(yàn)收，它是指物業(yè)管理企業(yè)在接受委托管理物業(yè)時(shí)，以獨(dú)立人（獨(dú)立于發(fā)展商和購房業(yè)主的第三者）的性質(zhì)對(duì)新建物業(yè)或原有物業(yè)能否正常使用或管理按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行綜合檢驗(yàn)的過程。它是在竣工驗(yàn)收合格的基礎(chǔ)上，以主體結(jié)構(gòu)安全和配套設(shè)備、設(shè)施滿足使用功能為主要內(nèi)容的驗(yàn)收。接管驗(yàn)收合格，標(biāo)志著物業(yè)可以實(shí)施正常的管理。
（2）竣工驗(yàn)收和接管驗(yàn)收的區(qū)別與聯(lián)系
竣工驗(yàn)收和接管驗(yàn)收的主要區(qū)別是：
A接收主體不同：竣工驗(yàn)收的主體是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)和城市建設(shè)行政主管部門，接管驗(yàn)收的主體是管理該物業(yè)的物業(yè)管理企業(yè)，具有獨(dú)立人的性質(zhì)。
B驗(yàn)收性質(zhì)不同：竣工驗(yàn)收是為了查驗(yàn)房地產(chǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目是否達(dá)到規(guī)劃設(shè)計(jì)文件和建筑施工安裝所規(guī)定的要求；接管驗(yàn)收是為了主體結(jié)構(gòu)安全和配套設(shè)備、設(shè)施是否滿足使用功能的再檢驗(yàn)。
C接收目的不同：竣工驗(yàn)收是工程項(xiàng)目建成后，開發(fā)企業(yè)為了使物業(yè)取得進(jìn)入市場的資格，對(duì)物業(yè)是否合格進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收；接管驗(yàn)收是物業(yè)管理企業(yè)為了分清管理責(zé)任和對(duì)業(yè)主負(fù)責(zé)，對(duì)即將進(jìn)行委托管理的物業(yè)進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。
竣工驗(yàn)收與接管驗(yàn)收的主體、性質(zhì)和目的雖然各不相同，但是它們的中心環(huán)節(jié)都是圍繞物業(yè)的質(zhì)量驗(yàn)收，這是兩者的共同點(diǎn)。一般來說，竣工驗(yàn)收和接管驗(yàn)收應(yīng)分布進(jìn)行，竣工驗(yàn)收在先，接管驗(yàn)收在后，但開發(fā)建設(shè)企業(yè)如能委托物業(yè)管理企業(yè)早期介入，竣工驗(yàn)收和接管驗(yàn)收可以同時(shí)進(jìn)行。大量的事實(shí)證明，有物業(yè)管理企業(yè)早期介入的竣工驗(yàn)收和接管驗(yàn)收，對(duì)日常的管理和業(yè)主而言，其優(yōu)越性則能充分體現(xiàn)。
（3）物業(yè)企業(yè)管理的接管驗(yàn)收
A驗(yàn)收應(yīng)具備的條件：
建設(shè)工程全部施工完畢，并經(jīng)竣工驗(yàn)收合格；
供電、供水、通訊、電梯、污水、化糞池、消防等設(shè)備、設(shè)施均能運(yùn)轉(zhuǎn)正常；
建筑物編號(hào)經(jīng)有關(guān)部門確認(rèn)；
B開發(fā)企業(yè)應(yīng)提交的資料齊全完整，主要有：
產(chǎn)權(quán)資料：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件用地批準(zhǔn)文件規(guī)劃許可證建筑執(zhí)照；
技術(shù)資料：竣工圖、包括平面、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙；
竣工驗(yàn)收說明書；
給排水、空調(diào)、煤氣系統(tǒng)的試壓報(bào)告；
C驗(yàn)收內(nèi)容：
供電系統(tǒng)
給排水系統(tǒng)
升降系統(tǒng)
空調(diào)系統(tǒng)
弱電系統(tǒng)
消防監(jiān)控系統(tǒng)
接管驗(yàn)收中應(yīng)注意問題
2.2保安對(duì)樓宇鑰匙的接管的安排
分別對(duì)鑰匙的接收、保管、領(lǐng)用、借用、應(yīng)急等各發(fā)起能夠面作出人員接收方式、保管方式的準(zhǔn)備。
鑰匙接管由指定保安部經(jīng)理（主管/領(lǐng)班）負(fù)責(zé)，對(duì)所接收的鑰匙進(jìn)行標(biāo)號(hào)登記與保存。特別對(duì)客戶/業(yè)主委托保管的重要區(qū)域的鑰匙應(yīng)由二人以上簽字方可借用。
2.3清潔開荒的安排
清潔開荒可委托清潔公司進(jìn)行，（如業(yè)主愿意支付該項(xiàng)費(fèi)用時(shí)）也可由管理中心/處組織清潔人員進(jìn)行。
管理中心/處指派保潔部經(jīng)理（主管/領(lǐng)班）制定開荒計(jì)劃，計(jì)劃應(yīng)對(duì)開荒的時(shí)間、內(nèi)容、人員、物資、檢查方式作出安排。
當(dāng)管理中心/處保潔人員不足及開荒時(shí)間緊的前提下，可請(qǐng)求公司物業(yè)部的支援，委派其它管理中心/處清潔人員以加班的形式支援開荒工作。加班人員所涉及的費(fèi)用應(yīng)計(jì)入于該管理中心/處成本費(fèi)用之中。
A清潔“開荒”的主要內(nèi)容
清潔“開荒”的主要內(nèi)容有：對(duì)物業(yè)內(nèi)外建筑垃圾的清理；清除貼附在地面、墻面、玻璃等建筑材料面上的水泥漬、膠漬、油漆以及其他灰塵污垢；對(duì)公用部分（電梯、洗手間、茶水間、設(shè)備房等）及辦公室以及建筑物內(nèi)的其他設(shè)施進(jìn)行清掃等。清除裝飾后殘留在材料表面的污跡，必須使用專門的機(jī)器、試劑和藥劑，在專業(yè)人員的指導(dǎo)下完成，否則有可能使裝飾材料的飾面受到損害；造成不可彌補(bǔ)的破壞。如大廈玻璃幕墻的清洗，各種指示牌（不銹鋼或銅牌）的清潔。地面大理石不僅要清洗，而且要打蠟?zāi)ス饣蜃鼍?。一幢已竣工的大廈，經(jīng)過專業(yè)清洗“開荒”后，可以變得整潔，美觀舒適，從而提高該物業(yè)的形象，業(yè)主或使用人住后馬上就可以使用，不必再為這些污跡煩惱。更重要的是，一幢物業(yè)“開荒”清潔工作做得好，可以為以后的日常清潔保養(yǎng)工作打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
B物業(yè)清潔“開荒”的方式
清潔“開荒”是公司接管物業(yè)后的第一項(xiàng)繁重工作，由于入住時(shí)間緊迫，“開荒”不僅工作量大，而且涉及面廣，質(zhì)量要求高，對(duì)公司來說是一個(gè)嚴(yán)峻的考驗(yàn)。物業(yè)公司進(jìn)行物業(yè)的清潔“開荒”一般有三種做法：
a)公司自己做。有公司自己的清潔人員負(fù)責(zé)“開荒”。這主要對(duì)物業(yè)規(guī)模不大，“開荒”時(shí)間較充裕的物業(yè)。自己做“開荒”的好處是能鍛煉清潔人員的耐勞毅力，增強(qiáng)清潔人員的專業(yè)本領(lǐng)，為今后的清潔保養(yǎng)奠定基礎(chǔ)；
b)聘請(qǐng)專業(yè)公司做。鑒于清潔“開荒”工作量大，時(shí)間要求緊，需要投入大量的人力資源，特別是有些項(xiàng)目的清潔風(fēng)險(xiǎn)程度高，如高空外墻清潔，有些項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)，如不同質(zhì)地表面污跡的清潔要用不同性質(zhì)的“藥水”；有些項(xiàng)目對(duì)清潔工具要求較高，如大堂、中廳天花板的清潔需要用升降機(jī)等。為了能按時(shí)、保質(zhì)完成“開荒”工作，公司只能聘請(qǐng)專業(yè)清潔公司來承擔(dān)這項(xiàng)工作；
c)公司自己做與聘請(qǐng)專業(yè)公司做相結(jié)合。公司立足于自己做“開荒”，但對(duì)一些專業(yè)性很強(qiáng)或風(fēng)險(xiǎn)程度高的項(xiàng)目，則委托專門清潔公司做。而其他室內(nèi)的清潔，如洗地、擦窗、抹灰等一般性的工作則由公司自己做。如果是趕時(shí)間的話，公司還將一部分一般性的清潔工作交給清潔公司做，如20層的大廈，1—10層由專業(yè)清潔公司負(fù)責(zé)做，11—20層由公司做。公司自己做與請(qǐng)清潔公司做相接的好處：一是鍛煉了公司的清潔隊(duì)伍；二是保障清潔“開荒”按時(shí)保質(zhì)完成。因此，公司與專業(yè)清潔公司相結(jié)合的方式是比較合理又經(jīng)濟(jì)有效的“開荒”措施。
四．客戶管理文件編制的安排
1．二次裝修管理
1.1二次裝修應(yīng)遵循：
A裝修公司至管理中心辦理裝修時(shí)，需先將公司營業(yè)執(zhí)照營、資質(zhì)證書、施工人員身份證及特種施工操作證書復(fù)印件交由客服部存檔；
B客服人員向裝修公司提供繳費(fèi)表（包括裝修保險(xiǎn)）、《裝修圖紙清單》、《裝修緊急聯(lián)絡(luò)表》、《裝修期安全/消防責(zé)任協(xié)議書》、《裝修施工須知》、《裝修施工承諾書》等由裝修公司確認(rèn)蓋章，并告知裝修公司申報(bào)消防事宜；
C裝修公司將裝修圖紙、簽好的裝修期安全協(xié)議、裝修施工承諾書交、聯(lián)絡(luò)表等至客服部歸檔，并至財(cái)務(wù)部付清相應(yīng)款項(xiàng)；
D客服部將圖紙及圖紙審核意見書轉(zhuǎn)至工程部二次裝修管理人員進(jìn)行審核，三日內(nèi)將審核意見反饋給客戶及裝修公司，客戶及裝修公司遵照實(shí)施，圖紙由客服部歸檔；
E裝修公司申報(bào)消防、保險(xiǎn)，并將消防審核批文及保單交至客服部；
F裝修公司辦理施工進(jìn)場手續(xù)，辦理施工人員出入證，管理中心批復(fù)裝修許可證；
G裝修過程中，所有動(dòng)火、油漆、加班、貨梯使用等特殊施工都必須至管理中心填寫相應(yīng)申請(qǐng)表（遵照《裝修指南》要求）；
H二次裝修管理人員將裝修進(jìn)程反饋給客服部，客服部通知客戶填寫隱蔽工程竣工及工程竣工通知，并將竣工圖紙交至工程部審核后歸檔；
I工程部按照竣工圖紙進(jìn)行竣工驗(yàn)收，并將驗(yàn)收結(jié)果交客服部歸檔；
J業(yè)主至管理中心申請(qǐng)電話、水牌等入住事宜，并填寫相應(yīng)表格備案；
K裝修公司將消防驗(yàn)收合格批文交至管理中心歸檔，并至財(cái)務(wù)部退款。
2．管理制度、管理職責(zé)編制的安排管理中心/管理處應(yīng)建立適合于本樓宇的管理職責(zé)、管理制度。管理中心/管理處根據(jù)本物業(yè)實(shí)際情況有選擇的建立可包括下列制度、職責(zé)、但不僅限于以下目錄：
2.1管理制度
2.1.1獎(jiǎng)勵(lì)制度(應(yīng)與公司保持一致)
2.1.2懲戒制度(應(yīng)與公司保持一致)
2.1.3印章、介紹信使用管理制度(應(yīng)與公司保持一致)
2.1.4財(cái)務(wù)管理制度(應(yīng)與公司保持一致)
2.1.5費(fèi)用管理制度(應(yīng)與公司保持一致)
2.1.6保密工作制度(應(yīng)與公司保持一致)
2.1.7資產(chǎn)管理制度(應(yīng)與公司保持一致)
2.1.8物資管理制度(應(yīng)與公司保持一致)
2.1.9交接班管理制度
2.1.10更衣室（柜）管理制度
2.1.11員工著裝管理制度
2.1.12鑰匙管理制度
2.1.13消防安全管理制度
2.1.14工程部管理制度
2.1.15保安部管理制度
2.1.16保潔部管理制度
2.2崗位職責(zé)
2.2.1管理中心/處總經(jīng)理崗位職責(zé)
2.2.2核算員崗位職責(zé)
2.2.3人事員崗位職責(zé)
2.2.4工程部經(jīng)理崗位職責(zé)
2.2.5客戶部經(jīng)理崗位職責(zé)
2.2.6保安部經(jīng)理崗位職責(zé)
2.2.7保潔部經(jīng)理崗位職責(zé)
2.2.8電氣主管崗位職責(zé)
2.2.9弱電主管崗位職責(zé)
2.2.10空調(diào)主管崗位職責(zé)
2.2.11高壓電工崗位職責(zé)
2.2.12低壓電工崗位職責(zé)
2.2.13電梯工崗位職責(zé)
2.2.14空調(diào)制冷工崗位職責(zé)
2.2.15弱電維修工崗位職責(zé)
2.2.16鍋爐工兼水處理工崗位職責(zé)
2.2.17智能化系統(tǒng)管理員崗位職責(zé)
2.2.18保安領(lǐng)班崗位職責(zé)
2.2.19巡邏人員崗位職責(zé)
2.2.20車庫管理人員崗位職責(zé)
2.2.21中央監(jiān)控室操作員崗位職責(zé)
2.2.22保潔領(lǐng)班崗位職責(zé)
2.2.23保潔人員崗位職責(zé)
2.2.24客戶服務(wù)部文員工崗位職責(zé)
2.2.25倉庫管理員崗位職責(zé)
3．屬地政府機(jī)構(gòu)的溝通、協(xié)調(diào)的安排管理中心/管理處經(jīng)理應(yīng)保持與本區(qū)房屋土地管理局、街道、警署、消防、防疫、環(huán)衛(wèi)、工商、環(huán)保、職業(yè)介紹等機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，應(yīng)在春節(jié)、國慶、中秋等重要節(jié)假日拜訪相關(guān)機(jī)構(gòu)，通過溝通加強(qiáng)管理中心/管理處與以上單位的交流。
3.1與房屋土地管理局的溝通
3.1.1保持聯(lián)系、取得相關(guān)物業(yè)管理的信息
3.1.2物業(yè)管理達(dá)標(biāo)、創(chuàng)市優(yōu)、國優(yōu)的安排
3.1.3征求處理物業(yè)違章處理意見
3.1.4管理資質(zhì)的申報(bào)
3.2與街道的溝通
管理居住物業(yè)保持與街道的溝通可以對(duì)以下面取得街道的支持
3.2.1小區(qū)內(nèi)違章搭建的處理
3.2.2小區(qū)糾紛的處理
3.2.3環(huán)境衛(wèi)生、生活垃圾、處理的協(xié)調(diào)
3.2.4居改非現(xiàn)象的處理
3.2.5治安管理
3.3與消防、警署的溝通
3.3.1對(duì)管理物業(yè)消防、治安管理的指導(dǎo)
3.3.2樓宇內(nèi)入住租戶的管理
3.3.3樓宇發(fā)生盜竊、失竊、斗毆、火災(zāi)等事件的處置
3.4與防疫部門的溝通
3.4.1生活用水箱清洗、水質(zhì)化驗(yàn)
3.4.2樓宇四害的防治
3.4.3樓宇防疫的控制
3.5與環(huán)衛(wèi)的溝通
3.5.1生活垃圾、建筑垃圾的處理
3.5.2樓宇餐飲廢水、廢氣油煙氣體的控制
3.6與職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)的溝通
3.6.1管理中心/處新進(jìn)人員的招聘
3.6.2臨時(shí)性用工人員的招聘
4．管理中心/管理處物資采購與儲(chǔ)存的安排管理中心/管理處經(jīng)理根據(jù)合同預(yù)算每月制定采購計(jì)劃，就服裝、辦公用品、保安用品、工程配件、清潔物耗等物資作出采購安排。采購申請(qǐng)應(yīng)注明物品型號(hào)、單價(jià)、用途、數(shù)量等信息。
4.1物品的申購和采購
4.1.1采購計(jì)劃
a.管理中心/管理處經(jīng)理根據(jù)部門的工作計(jì)劃及倉庫庫存情況審定編制采購計(jì)劃，采購計(jì)劃應(yīng)防止倉庫庫存的超量與短缺；
b.采購計(jì)劃應(yīng)包括采購產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期等內(nèi)容。
c．采購物品按樓盤性質(zhì)差異而有所不同，對(duì)于甲級(jí)樓盤采購時(shí)使用進(jìn)口或合資產(chǎn)品（主要指保潔用品），對(duì)于乙級(jí)或以下樓盤采購時(shí)則亦使用國產(chǎn)品牌（主要指保潔用品）。對(duì)于采用實(shí)報(bào)實(shí)銷方式，采購物資由業(yè)主方報(bào)銷或業(yè)主方指定的品牌除外。
4.1.2組織采購
a.根據(jù)管理中心/處、各部門的采購計(jì)劃和倉庫的庫存物資帳平衡后由指定的采購員采購；
b.關(guān)鍵物品的采購其品牌必須符合關(guān)鍵物品一覽表中的規(guī)定；
c.特殊情況急需申購或不能在合格供方處購得，由部門負(fù)責(zé)人填寫申購單,經(jīng)審核批準(zhǔn)后，方可采購；
d.顧客委托采購的物品根據(jù)部門開具的申購單，經(jīng)批準(zhǔn)后即可采購；
e.對(duì)一般物品的采購，無須指定品牌，但必須滿足服務(wù)和使用質(zhì)量的要求。
4.1.3采購驗(yàn)證采購物品的驗(yàn)證
a．采購物品驗(yàn)證按進(jìn)貨驗(yàn)證和倉庫管理規(guī)定對(duì)有關(guān)采購物品驗(yàn)收要求執(zhí)行，并填寫物品進(jìn)貨驗(yàn)證記錄，符合要求后，由倉庫保管員填寫“收料單”；
b.被確定為關(guān)鍵物品的采購，應(yīng)采購指定的品牌，由倉庫保管員負(fù)責(zé)進(jìn)貨驗(yàn)證。并做好驗(yàn)證記錄；
c.顧客委托采購的物品，按指定的品牌、規(guī)格要求進(jìn)行驗(yàn)證。對(duì)供方已經(jīng)檢驗(yàn)過的物品，倉庫保管員也需重新驗(yàn)證；
d.驗(yàn)證后不符合規(guī)定要求的物品，應(yīng)作拒收、退貨或調(diào)換處理，并做好標(biāo)識(shí)；
e.當(dāng)公司需到供方貨源處對(duì)采購物品進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，應(yīng)在合同中加以規(guī)定，明確驗(yàn)證的安排和物品放行的形式；
f.當(dāng)合同規(guī)定顧客要對(duì)本公司供方產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證時(shí)，公司應(yīng)提供必要的條件，使顧客能在公司或供方處對(duì)供方產(chǎn)品是否符合要求進(jìn)行驗(yàn)證。但公司和供方都不能認(rèn)為該驗(yàn)證是供方對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行有效控制的依據(jù)，不能免除本公司提供合格服務(wù)的責(zé)任，也不能排除以后顧客對(duì)本公司服務(wù)質(zhì)量不合格的投訴或拒收；
g.如遇特殊情況無法按程序驗(yàn)證，經(jīng)管理中心/處經(jīng)理批準(zhǔn)后可采取緊急放行，但關(guān)鍵物品不允許緊急放行；
h.采購的物品若屬批量進(jìn)貨，進(jìn)貨驗(yàn)證數(shù)量規(guī)定如下：關(guān)鍵物品少于10件驗(yàn)證比例為100%，超過10件抽驗(yàn)10%，且不少于10件；一般物品，比例為10%。
4.1.4外協(xié)委托服務(wù)的驗(yàn)證
a.管理中心/處經(jīng)理及各部門負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)供方負(fù)有管理、監(jiān)督和檢查職責(zé)。發(fā)現(xiàn)供方有不合格應(yīng)及時(shí)糾正并予以記錄，作為對(duì)供方評(píng)價(jià)時(shí)的依據(jù)；
b.管理中心/處各相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)空調(diào)、鍋爐、外墻清洗、綠化養(yǎng)護(hù)、水質(zhì)處理、電梯等項(xiàng)目供方每次提供服務(wù)后驗(yàn)證服務(wù)結(jié)果；
c.管理中心/處每半年負(fù)責(zé)組織管理中心/處相關(guān)部門對(duì)供方服務(wù)項(xiàng)目質(zhì)量作出評(píng)價(jià)。
4.1.5采購資料和質(zhì)量記錄的保管管理中心/處負(fù)責(zé)保存所有采購資料，包括采購計(jì)劃、外協(xié)委托服務(wù)協(xié)議等文件，保存期為兩年。
采購物品的驗(yàn)證記錄由管理中心/處負(fù)責(zé)納入合格供方檔案保存，外協(xié)委托服務(wù)驗(yàn)證記錄由管理中心/處各相關(guān)部門負(fù)責(zé)納入合格供方檔案保存。
4.2倉庫管理
4.2.1倉庫管理員根據(jù)“申購單”的要求對(duì)采購來的物品會(huì)同使用部門的相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收；
4.2.2對(duì)合格的物品辦理入庫手續(xù)（填寫入庫單），不合格的物品按《不合格品控制程序》執(zhí)行；
4.2.3每類貨物必須用倉庫貨物標(biāo)識(shí)卡進(jìn)行標(biāo)識(shí)，填寫物料“收發(fā)存登記卡”，并登記賬簿，做到帳、卡、物相符；
4.2.4倉庫管理員根據(jù)“先進(jìn)后出”的原則發(fā)放物料，緊急情況下可以先行發(fā)放，但事后必須補(bǔ)辦出庫手續(xù)，填寫“領(lǐng)料單”；
4.2.5倉庫管理員每月底匯總出入倉庫物料的數(shù)量，單價(jià)及結(jié)存數(shù)量，做好倉庫物品報(bào)表，并根據(jù)結(jié)存數(shù)量，作出下月采購計(jì)劃。
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