在上一期中，我們提到在項(xiàng)目沒有完成之前，是很難做出準(zhǔn)確預(yù)算的?？杉幢闳绱?，沒有哪個(gè)項(xiàng)目敢不做預(yù)算。而項(xiàng)目管理的難點(diǎn)就在于既要滿足客戶的各種要求，交付符合要求的產(chǎn)品，又要確保不超出預(yù)算，同時(shí)還有時(shí)間的約束。為了確保項(xiàng)目費(fèi)用不超支，除了合理的控制之外，首先要做的是一個(gè)相對(duì)靠譜的預(yù)算。
這里之所以用「靠譜」這個(gè)詞代替「準(zhǔn)確」，因?yàn)樽龅健笢?zhǔn)確」幾乎是不可能的。而且對(duì)于「準(zhǔn)確」的標(biāo)準(zhǔn)每個(gè)人有不同的理解。而所謂「靠譜」指的是通過優(yōu)化合理的過程獲得優(yōu)化合理的結(jié)果?？孔V！
除了未來的不可預(yù)知性之外，做出靠譜預(yù)算的另外一個(gè)難點(diǎn)在于項(xiàng)目都是非標(biāo)的。特別是很多投資類項(xiàng)目、運(yùn)營托管項(xiàng)目和海外工程項(xiàng)目等等。項(xiàng)目本身的非標(biāo)特性和復(fù)雜的外部因素使我們很難找到一個(gè)統(tǒng)一的模型來進(jìn)行費(fèi)用估算。而僅由費(fèi)用估算的專業(yè)人士依賴自身經(jīng)驗(yàn)在以往項(xiàng)目的模型中進(jìn)行調(diào)整往往會(huì)導(dǎo)致結(jié)果過于保守或樂觀。
雖然費(fèi)用估算屬于專業(yè)工作，一般會(huì)有專業(yè)人士負(fù)責(zé)具體的建模和計(jì)算。但作為項(xiàng)目經(jīng)理有責(zé)任通過一些方法預(yù)防或降低系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)，通過合理的估算流程提高項(xiàng)目預(yù)算的總體準(zhǔn)確度和適用性，為執(zhí)行階段的費(fèi)用控制創(chuàng)造良好的開端。因此，如果你正面臨這些困擾，或即將成為項(xiàng)目經(jīng)理，或許可以有一些收獲和啟發(fā)。
1. 費(fèi)用估算的四大要素
對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理而言，在進(jìn)行項(xiàng)目費(fèi)用估算時(shí)需要注意四個(gè)方面的要素及其相互作用。這些要素與行業(yè)無關(guān)，因此并不會(huì)因?yàn)樾袠I(yè)差異導(dǎo)致適用性問題。
專業(yè)要素
專業(yè)要素包含了所有和費(fèi)用估算相關(guān)的專業(yè)技能、專家、專業(yè)知識(shí)等資源（包括制定項(xiàng)目方案的專業(yè)人員）。在整個(gè)費(fèi)用估算的過程中，專業(yè)要素是必要條件。如果能有更有經(jīng)驗(yàn)的專家承擔(dān)這項(xiàng)工作，其「靠譜」度會(huì)增加不少。
但專業(yè)能力卻并不是充分條件，這就像發(fā)動(dòng)機(jī)是汽車的核心部件一樣，沒有不行，而只有發(fā)動(dòng)機(jī)的車子顯然也很難開動(dòng)。因?yàn)椴痪哂邢到y(tǒng)性。
風(fēng)險(xiǎn)要素
我曾經(jīng)做過一個(gè)海外工程項(xiàng)目的報(bào)價(jià)經(jīng)理。在進(jìn)行費(fèi)用估算的時(shí)候，我們有很豐富的國內(nèi)同類項(xiàng)目數(shù)據(jù)作參考，但如果不考慮海外風(fēng)險(xiǎn)因素的話，很顯然最終預(yù)算是不準(zhǔn)確的。對(duì)于很多非工程類行業(yè)的朋友可能很難想象海外和國內(nèi)的差異會(huì)有多大。這里列舉一些常見風(fēng)險(xiǎn)：
自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)「連續(xù)數(shù)月的雨季造成施工問題」
社會(huì)用工問題「當(dāng)?shù)貏诠ふ邔?dǎo)致用工成本高）
政治風(fēng)險(xiǎn)「政府、領(lǐng)導(dǎo)人換屆造成社會(huì)動(dòng)蕩」
貨幣問題「經(jīng)濟(jì)不穩(wěn)定導(dǎo)致貨幣貶值物價(jià)上漲」
物流問題「基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后導(dǎo)致物流難度大，成本高」
……
所有這些風(fēng)險(xiǎn)最終都將反映在項(xiàng)目預(yù)算中。如果過于保守勢(shì)必導(dǎo)致預(yù)算過高，從而失去經(jīng)濟(jì)可行性，而如果過于樂觀或有遺漏，那么執(zhí)行過程中費(fèi)用控制的再好，也扛不住這種系統(tǒng)性錯(cuò)誤導(dǎo)致的費(fèi)用不足。
組織要素
所謂組織要素，是指組織本身的項(xiàng)目執(zhí)行和管控能力。這一點(diǎn)其實(shí)很好理解。如果你從未跑過馬拉松，而又想估算一下自己跑完要多久，你可以查找到各種比賽數(shù)據(jù)?？蛇@些數(shù)據(jù)都是經(jīng)過專門訓(xùn)練的專業(yè)長跑運(yùn)動(dòng)員的比賽數(shù)據(jù)，如果你以為自己大概也差不多那就錯(cuò)了。因?yàn)楹苡锌赡苣銐焊团懿幌聛?，能走下來也很厲害了「呃，我自己練了將近半年，最多能跑半?2公里，2小時(shí)15分」
企業(yè)也是一樣。特別是對(duì)于很多大型工程項(xiàng)目，企業(yè)的整體實(shí)力除了項(xiàng)目本身的執(zhí)行和管控能力還包括供應(yīng)鏈管理能力、國別信息獲取和分析能力、風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)監(jiān)控能力等等，是這些能力疊加的結(jié)果。因此，在進(jìn)行費(fèi)用估算時(shí)一定要關(guān)注自己的組織水平如何。我們可以通過分析企業(yè)歷史項(xiàng)目預(yù)算、費(fèi)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行判斷。
信息要素
信息要素是指為完成估算所需的所有企業(yè)內(nèi)部和外部信息。很多企業(yè)有自己的信息管理系統(tǒng)。歷史項(xiàng)目積累了大量的信息可以作為參考。這些信息包括供應(yīng)商信息、項(xiàng)目過程數(shù)據(jù)、專家資源信息等內(nèi)部信息，還可能包括國別信息、宏觀經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、國家政策信息等外部信息。這些信息是修正費(fèi)用估算的重要支撐，但在使用前需要重新審查，確保信息不過時(shí)，依然具備可用性。
以上四大要素是預(yù)算靠譜的基礎(chǔ)，適用于任何行業(yè)和企業(yè)。但是僅僅有這些要素還是不夠的，我們還需要用一定的流程來實(shí)現(xiàn)要素之間的協(xié)同。這同樣存在一個(gè)問題，就是每個(gè)企業(yè)都會(huì)有自己的費(fèi)用估算流程。沒關(guān)系！這里也是提供一個(gè)執(zhí)行框架，算是一種思路吧，與各位所在公司的流程不會(huì)沖突。
2. 費(fèi)用估算的執(zhí)行框架
上圖涵蓋了所有四大要素以及它們之間的關(guān)系。其中項(xiàng)目定義包括：明確項(xiàng)目的目標(biāo)和范圍，產(chǎn)品要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目經(jīng)理未必要具備編制方案或者費(fèi)用估算的專業(yè)技能，但卻要知道如何整合這四大要素，從系統(tǒng)上避免可能的錯(cuò)誤，降低費(fèi)用估算的疏漏，減少系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)。
這并非一個(gè)作業(yè)流程，但對(duì)于很多沒有相關(guān)流程的組織可以作為一個(gè)方法論，并以此為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)適合于自己的費(fèi)用估算流程。通過運(yùn)用該執(zhí)行框架，組織也可以獲得以下四方面好處：
降低非標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目費(fèi)用估算的系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)
通過組織能力評(píng)估獲得未來改進(jìn)的方向
持續(xù)更新內(nèi)外部信息確保信息準(zhǔn)確有效
通過使用和積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)獲得知識(shí)積累
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