數(shù)據(jù)分列
Excel的數(shù)據(jù)分列功能主要用于處理文本型數(shù)據(jù)，幫助用戶將輸入到Excel中的混亂的原始數(shù)據(jù)快速轉換化為以列表形式存在的數(shù)據(jù)。
在日常工作中，我們也經常會遇到類似的數(shù)據(jù)混亂的情況，例如從ERP系統(tǒng)導出的一份報表，如下圖所示：
圖中的數(shù)據(jù)合并在了同一列，而并沒有以列表形式存儲，這樣的數(shù)據(jù)顯然不能供我們進行后續(xù)的操作，我們需要對數(shù)據(jù)進行整理，這時，Excel的分列功能就可以幫助我們輕松解決。
首先選中需要分列的數(shù)據(jù)，然后點擊數(shù)據(jù)選項卡中的“分列”，彈出如下對話框：
根據(jù)原始數(shù)據(jù)類型的分列方式有兩種，一種是按分隔符號分列，另一種是按固定寬度分列，這里選擇“分隔符號”，點擊“下一步”：
選擇或輸入具體的分隔符號，由于當前數(shù)據(jù)中字段與字段間是由空格隔開的，所以我們勾選“空格”；如果字段間存在連續(xù)的空格并且要視為一個整體來處理，勾選“連續(xù)分隔符號視為單個處理”的選項，如果不存在，則不必勾選；點擊“下一步”：
在當前界面，用戶可以在數(shù)據(jù)預覽下選擇任意列并設置數(shù)據(jù)格式，通常保持默認的常規(guī)狀態(tài)；另外，數(shù)據(jù)分列默認在原始數(shù)據(jù)上進行，若需要復制到其它位置，可在“目標區(qū)域”指定單元格區(qū)域；設置完成后，點擊“完成”，完成數(shù)據(jù)的分列，如下圖所示：
自動分級
Excel除了允許用戶手動創(chuàng)建分級組合外，還可以創(chuàng)建自動分級。
自動分級功能，是Excel依據(jù)單元格區(qū)域中公式的引用單元格的從屬關系，智能生成分級組合，它能夠直觀地反映出公式所在單元格與引用單元格之間的從屬關系。
所以自動分級的前提條件，是Excel能夠從所選的單元格區(qū)域中獲取到分級的依據(jù)。
利用下面這個示例，我們來介紹一下自動分級的應用與原理，下圖是創(chuàng)建自動分級前的數(shù)據(jù)：
我們需要對上圖的列表創(chuàng)建分級產生在行的自動分級，先選中第2到18行，然后點擊數(shù)據(jù)選項卡中“組合”下的“自動建立分級顯示”，如下圖所示：
點擊“自動建立分級顯示”后，完成行項目的自動分級，如下圖所示：
根據(jù)以上分級結果，可以看出，第一季度是對2、3、4行數(shù)據(jù)的匯總，而年度匯總則是對第2到18行數(shù)據(jù)的匯總，這與匯總行公式所在單元格以及所引用的單元格構建出來的從屬關系是一致的。
分類匯總
Excel分類匯總，就是根據(jù)指定分類對列表的若干字段按照指定匯總方式進行匯總并建立分級組合的功能，操作簡單且功能強大，是處理與分析數(shù)據(jù)常用的功能。
在使用分類匯總時，需要注意的一點是，我們需要先按照分類字段對列表進行排序，使得分類字段中相同的項目能夠連續(xù)排列。
下面來看一下分類匯總的應用，選中已按分類字段排序的單元格區(qū)域，點擊數(shù)據(jù)選項卡中的“分類匯總”，彈出如下圖所示的“分類匯總”對話框：
設置“分類字段”為產品編號，“匯總方式”為匯總，“選定匯總項”為數(shù)量，如下圖所示：
若需要在打印時每個分組單獨一頁則勾選“每組數(shù)據(jù)分頁”，另外，如果不勾選“匯總結果顯示在數(shù)據(jù)下方”這一項，則匯總將顯示在每組數(shù)據(jù)的上方；設置完成后，點擊“確定”，完成分類匯總的創(chuàng)建，如下圖所示：
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