文/鄭榮祿博士 業(yè)務(wù)主任基礎(chǔ)管理系列課程之《時間管理》
很多人對時間管理都存在著認(rèn)識上的誤區(qū)，誤以為時間管理就是“管理時間”，實(shí)際上，時間管理的本質(zhì)是“事件管理”。今天，鄭榮祿博士通過深入淺出的分析，讓您了解究竟應(yīng)該如何做好“事件管理”，以及做好以“事件”為中心的管理的一些實(shí)用技巧，幫您提高工作效率，成為時間的主人。
// 時間管理的概念和重要性//
什么是時間管理？如何做好時間管理?要搞清楚這些，首先我們需要來認(rèn)識一下“時間”。
時間是公平的。每個人對時間的感受可能不一樣，但無論是誰，其實(shí)并沒有所謂時間“太多”或時間“不夠”的情況存在。每個人的一天都是24小時，不多也不少，不管你是誰，都是一樣的?！案F人”和“富人”，“成功的人”和“失敗的人”，唯一公平的就是擁有相同的每天24小時。
時間比黃金更加貴重。有句俗語叫“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，意思就是說時間比黃金還要貴重，尤其是我們的工作時間，算下來非常短?，F(xiàn)在我們中國人的平均壽命還不到80歲，一般60歲退休；1歲到20歲在學(xué)習(xí)，而且現(xiàn)在學(xué)制越來越長，20歲能夠?qū)W校畢業(yè)參加工作的人都很少；60歲到80歲是退休時間。所以真正的工作年齡只有40年。如果再除去一些對工作而言的無效時間，比如每天用于睡眠、用餐、電話以及其它瑣事的時間，真正有效率的工作時間就更少了。上表是從一個時間管理的課程里面摘出來的一張表，按照這個表計算，對大部分人來說，40年的職業(yè)生涯，真正用于工作上的時間、真正有效率的工作時間只有3.3個小時！
所以，一個人要高效率去做一些事情，要更高的生活品質(zhì)，就得知道什么是時間管理？并知道如何利用好我們的工作時間，不要讓大多數(shù)的時間被浪費(fèi)掉。
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■什么是時間管理。所謂時間管理，就是只用最短的時間或在預(yù)定的時間里，把正確的事情做好!時間對每個人來說都是公平的，也都是有限的。正因?yàn)檫@樣，如果你的心里想做得越多，最后的結(jié)果可能會越糟糕；而你心里想做得越少，結(jié)果反而可能會越好。所以，我們要在有限的工作時間內(nèi)學(xué)會選擇去做一些更有價值的事情，這是時間管理的精要。
■時間管理的重要性。美國的杜拉克說：不能管理時間，便什么都不能管理。很多人感到奇怪：同樣工作三年，為什么有些人的收獲、效率比自己高那么多呢？主要原因就是時間管理方面存在著差別，效率高的人都是時間管理能力很強(qiáng)的人。時間管理的能力決定了一個人的競爭力和生活品質(zhì)，時間管理能力越強(qiáng)，他的競爭力越強(qiáng)，生活品質(zhì)越高。可以說，一個時間管理優(yōu)秀的人比一個時間管理糟糕的人工作效率高10倍以上；同一個人，時間管理優(yōu)秀時比時間管理糟糕時工作效率高10倍以上；一個時間管理理念優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)比時間管理理念糟糕的團(tuán)隊(duì)工作效率高10倍以上。
// 時間管理的本質(zhì)是事件管理//
時間管理對一個人的競爭力和方方面面都是如此的重要，然而很多人對時間管理卻存在著認(rèn)識上的誤區(qū)，這個如果不理清，我們很難去做好時間管理。
時間管理認(rèn)知的誤區(qū)：把“時間管理”等同于“管理時間”。實(shí)際上，“時間管理”是“自我管理”很重要的一部分。所以，要做好“時間管理”很大程度上就是要做好“自我管理”，因?yàn)槲覀儾豢赡馨岩惶?4小時“管”成48小時，但是我們可以通過自己的計劃安排，讓同樣的24小時，產(chǎn)生48小時的績效。所以，要想做好時間管理，首先要走出對“時間管理”的認(rèn)識誤區(qū)。
時間管理的基本單位是事件。時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線。所以我們經(jīng)常說過去、現(xiàn)在、未來，過去我做什么？現(xiàn)在要做什么？未來要做什么？時間只是把這些“事件”串起來。 所以表面上看時間管理似乎是在“管理時間”，實(shí)際上好的時間管理是在管理“事件”。這是做好時間管理非常關(guān)鍵的一個概念。如果能夠把“事件”管好，你的時間效率就高了，理解了這個概念，對做好“時間管理”非常有幫助。
高效時間管理的本質(zhì)是以“事件”的管理為中心。高效時間管理的本質(zhì)是以““事件”為中心的管理，而不是以“時間”的管理為中心！簡單地說，如果工作時你總是考慮“時間”，就會導(dǎo)致效率低下；但如果考慮的出發(fā)點(diǎn)是“事件”，你的效率就會提升。通過簡單的對比就能看出兩種時間管理模式的差別。
以“時間”為中心的管理模式。
以“時間”為中心的管理強(qiáng)調(diào)表面上的工作時間，但最后往往會發(fā)現(xiàn)，大部分的工作時間是無效時間。在銷售領(lǐng)域，我們經(jīng)常聽到有些業(yè)務(wù)員說：我天天跟客戶在一起，客戶要求我做什么我就做什么，我一切都為客戶著想。比如說他每天早上從8：00就開始見客戶，然后客戶剛好沒事干，要他喝茶聊天，他就跟他喝茶聊天，要他陪著打麻將就陪著打麻將，然后打到晚上12點(diǎn)。表面上看，這個業(yè)務(wù)人員從早上8：00到晚上12：00都在陪客戶，工作時間似乎很長，但效率卻很低。所以，一個業(yè)務(wù)人員如果整天的工作模式是這樣的話，最后的結(jié)果很可能是一個月下來，業(yè)績掛零。
以“事件”為中心的管理模式。
所謂以“事件”為中心的管理，就是明確對工作而言最有價值的事件有哪些？然后在單位時間內(nèi)高效的完成。比如每一天、每個禮拜、每個月要做哪幾件有價值的事情。同樣以銷售領(lǐng)域的業(yè)務(wù)人員為例：比如說我明天一定要做這六件事情——1.我一定要在8：30參加公司的早會；2.我每天一定要獲得5個新的客戶名單3.我每天一定要面談3個客戶；4.我每天一定用半個小時閱讀相關(guān)的專業(yè)資訊，并且消化理解；5.我每天一定要溫習(xí)一個TOP講師的課程，對照學(xué)習(xí)；6.我每天一定要跟小孩子溝通半個小時。這就是以“事件”為中心的思維，就是以“事件”為中心來安排每天的工作。只要把這六件事情完成了，你回過頭看，就會發(fā)現(xiàn)這一天有效的工作時間非常多。
大家可以回顧一下自己不同時期的工作狀態(tài)。當(dāng)你一直感覺很忙碌，但卻很空虛的時候，往往工作的效果都不好，很難出結(jié)果，這時候你往往是以“時間”為中心在做自己的時間管理；但你如果有一段時間，感到特別充實(shí)、特別有成就感的時候，你一定是以“事件”為中心來做管理。這個就是兩者之間的差別。
（小編再強(qiáng)調(diào)下，時間管理的本質(zhì)是事件管理、時間管理的本質(zhì)是事件管理、時間管理的本質(zhì)是事件管理！——重要的事情說三遍）
//如何做好時間管理//
做好時間管理的三步曲：首先，根據(jù)事件的重要性與緊迫性進(jìn)行分類；其次，明確處理事件的優(yōu)先順序，并確定重要的事；最后，專注于重要的事。
首先，根據(jù)事件的重要性與緊迫性進(jìn)行分類。重要的事是指對個人工作生活會產(chǎn)生重大影響的事情；緊迫的事是指此刻不做就會給我們帶麻煩的事情。但緊迫的事情不一定是重要的事情。下圖為按照事件重要性與緊迫性的分類象限圖，據(jù)此可以把事件分為：既重要又緊急的事情、重要但不緊急的事情、緊急但不重要的事情、既不重要也不緊急的事情。
其次，明確處理事件的優(yōu)先順序，確定重要的事。因?yàn)槊總€人的時間都有限，每個人都有重要的事情要處理，所以需要根據(jù)事件的性質(zhì)來明確處理事件的優(yōu)先順序。這個可以參照“4D”原則進(jìn)行。
“4D”原則就是根據(jù)事件不同的重要緊急程度采取相應(yīng)的處理辦法，可以幫助我們選出重要的事情，進(jìn)而幫助我們大大提升時間管理的效率。
最后，專注于重要的事。當(dāng)我們把重要的事情選出來以后，就要集中注意力去做這些事情，即專注于達(dá)成目標(biāo)相關(guān)的事件。
所以，確定重要的事件和專注于重要的事件。這兩方面非常重要，哪一方面沒做好，你的效率都會下降。比如說你不能選出最重要的事件，那你的效率就不可能很高；同樣，即使選出了重要的事，但如果你不能專注地去做這個重要的事件，被其他的不重要的事情干擾和影響，你的效率也不會高。所以一定要避免分散注意力，一定要專注，專注在少數(shù)能夠影響結(jié)果的事物上。
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最后，和大家談?wù)勛龊脮r間管理的幾個技巧。
理解了時間管理的內(nèi)涵，希望大家都能夠?qū)W會做時間管理。從現(xiàn)在開始，就制訂好以“事件”為中心的每日工作計劃，并扎實(shí)執(zhí)行，不斷達(dá)成各個階段的績效目標(biāo)，讓自己成為一位高效的成功人士。
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